Close
Menu

phần mềm erp

Copy of Copy of Blue Women Shoes Review Youtube Thumbnail (1)

Kinh tế tuần hoàn_bài toán quản lý doanh nghiệp nhựa tái sinh/ màng-túi PE/túi niêm phong

, , , , , , , , 0

Một ý tưởng cho kinh tế tuần hoàn đó là tái chế các sản phẩm từ hạt nhựa tái sinh như: Túi đựng rác; màng PE nông nghiệp, túi niêm phong.

Cùng mình phân tích để xem thử thị trường này như thế nào nhé.

Picture1
Picture2

Ví dụ trong hơn 6,000 lượt tìm kiếm thông qua kênh Online cho sản phẩm Màng PE, có khoảng 412 khách hàng click vào quảng cáo là thỏa tiêu chí nhóm khách hàng tiềm năng:

  • Khách hàng doanh nghiệp doanh thu trên 50 tỷ / năm
  • Phân bố tại khu vực các khu công nghiệp lớn: khu vực HCM, Bình Dương và Đồng Nai, Hà Nội

Khi đó có thể tính được giá trị sơ bộ tiềm năng thị trường đối với chỉ 01 từ khóa này là :(mình xin nhắc lại là mới chỉ 01 từ khóa thôi nhé, còn rất nhiều từ khóa và rất nhiều kênh khác nữa): 412 x 50 triệu = 20,6 tỷ (giá trị trung bình một đơn hàng Màng PE cho doanh nghiệp vừa và nhỏ).

Với miếng bánh thị trường được khai thác từ chỉ 01 từ khóa: Màng PE như vậy thì các tay chơi sẽ cũng nhau ăn chi miếng bánh này như thế nào ?
Picture3
Picture4
Picture5
Picture6

Market size với 01 từ khóa này là: tương ứng khoảng 412 khách hàng tiềm năng/ tháng. Ví dụ sau đây mọi người có thể thấy tính từ thị phần searching từ khóa tương ứng cho 4 đối thủ chính là:

Thanh Bình                      : 13,58 % tương ứng là: 412 x 13,58% = 56 KHTN à 2,8 tỷ (giả sử tỷ lệ chốt là 100% và đơn hàng trung bình là 50 triệu)

Phu An                              : 6,12    % tương ứng là: 412 x 6,12%  = 28 KHTN à 1,4 tỷ (giả sử tỷ lệ chốt là 100% và đơn hàng trung bình là 50 triệu)

Hanh Chung                     :10,14   % tương ứng là: 412 x 10,14% = 41 KHTNà 2,05 tỷ (giả sử tỷ lệ chốt là 100% và đơn hàng trung bình là 50 triệu)

Thiên Hoàng Kim             :10,06   % tương ứng là: 412 x 10,06% = 41 KHTNà 2,05 tỷ (giả sử tỷ lệ chốt là 100% và đơn hàng trung bình là 50 triệu)

Do đó, có thể thấy, nếu khai thác tốt từ khóa này, hoàn toàn có thể đạt được mục tiêu doanh số trung bình tháng tối thiểu như trên.

Đó là chỉ mới khảo sát thị trường nội địa, đối với doanh nghiệp lớn, quy mô xuất khẩu thì quy trình và yêu cầu về quản lý hệ thống sẽ không hề đơn giản như những đơn vị phục vụ thị trường Việt Nam không thôi được.

Cùng tìm hiểu thêm với mình qua 3 bài toán sau đây:

  1. Quy trình quản lý đơn hàng trước và sau khi sử dụng phần mềm Bravo.
  2. Quy trình tính giá thành tự động, đặc biệt có công đoạn tái chế hạt nhựa
  3. Gia tăng tính tiện lợi cho bộ phận Mua hàng, Kho bằng chức năng kết nối dữ liệu và App Mobile để giảm thao tác nhập liệu; hạn chế sai sót số liệu
1. Quy trình quản lý đơn hàng trước và sau khi sử dụng phần mềm Bravo.
1. Bảng tính giá
1. Bảng tính giá

+ Theo dõi thủ công bằng bảng tính excel

+ Quy trình duyệt và áp dụng bảng tính giá bằng email; chứng từ lưu trữ không tập trung và đồng bộ

2.Đơn hàng
2.Đơn hàng

+ Theo dõi thủ công bằng file word; pdf; excel;

+ Quy trình duyệt và áp dụng bảng tính giá bằng email; chứng từ lưu trữ không tập trung và không kế thừa dữ liệu được cho các bộ phận khác

3.Kế hoạch giao hàng
3.Kế hoạch giao hàng

+ Theo dõi bảng google sheet. Điều chỉnh thủ công và các phòng ban cùng nhau theo dõi để thực hiện.

4.Định mức
4.Định mức

+ Theo dõi thủ công bằng file word; pdf; excel;

+ Quy trình duyệt và áp dụng bằng email; chứng từ lưu trữ không tập trung và không kế thừa dữ liệu được cho các bộ phận khác.

+ Khó đối chiếu và so sánh với số liệu thực tế

5.Định mức phế
5.Định mức phế
6.Kế thừa định mức để xuất vật tư
6.Kế thừa định mức để xuất vật tư
7.Lệnh sx khâu trộn
7.Lệnh sx khâu trộn
7.1 Sổ giao cao khâu trộn
7.1 Sổ giao cao khâu trộn
8.Lệnh sản xuất khâu thổi
8.Lệnh sản xuất khâu thổi
9.Lệnh sản xuất khâu cắt
9.Lệnh sản xuất khâu cắt
10 Sổ giao ca khâu cắt
10 Sổ giao ca khâu cắt
11.Yêu cầu NVL phối trộn
11.Yêu cầu NVL phối trộn
12.Đề nghị xuất kho
12.Đề nghị xuất kho
13.Sổ giao nhận NVL trộn
13.Sổ giao nhận NVL trộn
14.giám sát phối trộn
14.giám sát phối trộn
15.Sổ giao phế phẩm
15.Sổ giao phế phẩm
16.giám sát thổi màng
16.giám sát thổi màng
18.giám sát cắt cuộn
18.giám sát cắt cuộn
19.Theo dõi kế hoạch sản xuất cắt
19.Theo dõi kế hoạch sản xuất cắt
20. Kiểm màng thành phẩm
20. Kiểm màng thành phẩm
2.Quy trình tính giá thành tự động, đặc biệt có công đoạn tái chế hạt nhựa

Đối với hoạt động trộn-thổi-cắt, quá trình sản xuất có thể có những phế phẩm như:

  • Phế đầu khuôn
  • Sản phẩm lỗi
  • Phế trộn
  • …

Việc thu hồi các phế này để tái chế thành hạt nhựa tái sinh cho các mẻ sản xuất tiếp theo, nếu không thống kê (số lượng và giá trị) thì việc tính giá thành khó có thể tính toán được.

Từ đó, dẫn đến một số vướng mắc trong việc xác định giá thành như:

  • Không phản ánh chính xác chi phí (621, 622, 627) cho từng sản phẩm
  • Báo cáo tập hợp chi phí sản xuất trong tháng và báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm trong tháng xuất hiện tình trạng không khớp do cách tính giá thành không đúng.
  • Sau khi tính giá thành, giá trị giá thành không được áp thẳng vào giá trị phiếu nhập thành phẩm trong tháng mà tách dòng giá trị riêng, khiến khó theo dõi và kiểm tra số liệu nhập xuất tồn.
  • Chưa đáp ứng được nhu cầu đánh giá định mức kỹ thuật với thực tế phát sinh các chi phí của sản phẩm.

Kinh nghiệm xử lý của Bravo cho bài toán này là:

  • Nhập các bán thành phẩm phế/ hồi: bán thành phẩm phế/ hồi được theo dõi riêng tại kho hàng phế/ tái chế. Số lượng có thể thống kê sau mỗi mẻ nấu, đơn giá nhập có thể xác định (tương đối) dựa trên giá tồn trên kho tái chế. BRAVO xây dựng tính năng tự động áp giá nhập theo giá tồn đầu trên kho tái chế (cho phép điều chỉnh giá áp nếu xác định lại).
  • Tính giá thành cho các thành phẩm hoàn thiện nhập trong kỳ: tất cả chi phí phát sinh trong kỳ từ nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung đều được phân bổ cho thành phẩm hoàn thiện trong kỳ. Tuy nhiên, các chi phí đó còn bao gồm cả những chi phí cho các bán thành phẩm phế/ hồi trong tháng. Trên BRAVO xử lý giảm trừ tự động giá thành nhập hồi trong tháng cho các sản phẩm nhập trong kỳ và giá thành của thành phẩm hoàn thiện không bị đúp phần chi phí bán thành phẩm hồi.
Picture1
Kiểm kê bán thành phẩm định kỳ
Kiểm kê bán thành phẩm định kỳ
Tạo phiếu nhập Phế từ sản xuất
Tạo phiếu nhập Phế từ sản xuất
Picture4
Picture5
Picture6
Tạo phiếu nhập thống kê BTP/thành phẩm
Tạo phiếu nhập thống kê BTP/thành phẩm
Picture8
Picture9
Picture10
Picture12
Picture13

Tính và cập nhật giá thành

3. Gia tăng tính tiện lợi cho bộ phận Mua hàng, Kho bằng chức năng kết nối dữ liệu và App Mobile để giảm thao tác nhập liệu; hạn chế sai sót số liệu

Một số hình ảnh minh họa chức năng kết nối

Mô hình kết nối trạm cân/ cân điện tử
Mô hình kết nối trạm cân/ cân điện tử
Cập nhật dữ liệu phiếu cân
Cập nhật dữ liệu phiếu cân
Picture16
Picture17

Tạo và in barcode/QRcode trực tiếp trên phần mềm

Picture18
Picture19

Thiết kế ứng dụng nhập-xuất-kiểm kê tồn kho trên thiết bị PDA

Nhận dữ liệu từ thiết bị quét barcode
Nhận dữ liệu từ thiết bị quét barcode

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Copy of Copy of Copy of Một cuộc nói chuyện với nhà tâm lý học đáng kính

Giải pháp quản lý thi công công trình (Cơ điện-Điện nhẹ-Nội thất)

, , , , , , , , 0

Phần 1- Nhớ lại những ngày đi làm đầu tiên

Một số khách hàng gần đây mình có dịp tiếp xúc chợt làm mình nhớ lại những ngày đầu tiên khi mới đi làm. Từ thời còn sinh viên, đi thực tập kéo dây cáp, leo cột điện, làm trong phòng R&D của công ty điện tử đến khi ra trường, làm việc đầu tiên ở những vị trí kỹ thuật của các công ty chuyên về mảng điện nhẹ.

  1. Cơ điện HN

Ở công ty đầu tiên này mình được trải nghiệm 2 vị trí công việc đó là: Kỹ sư QS và Kỹ sư T&C (Testing and Commissioning)

  1. Trends and Technology

Ở công ty này, mình được trải nghiệm qua 3 dự án trong đó có 2 dự án nhỏ thì mình làm kỹ thuật viên dự án. Một dự án quy mô lớn hơn thì mình làm giám sát công trường.

  1. Dat

Ở công ty này, mình làm sales dự án. Trong đó bán thì dự án lớn thì không được nhưng trong thời gian làm việc cũng kịp chốt được 2 đơn hàng: 1 đơn hàng làm hệ thống cho hộ gia đình; 1 đơn hàng bán vật tư; hệ thống (không bao gồm dịch vụ thi công ) cho 1 nhà thầu khác.

Vậy là trải nghiệm được 1 vòng các vị trí trong một công ty cơ điện-điện nhẹ chuyên mảng thi công công trình: Kỹ thuật viên à Kỹ sư T&C –> Giám sát công trường–> Kỹ sư QS –> Sales dự án.

Ngồi nhớ lại những công việc mình đã làm và đối chiếu với những thứ hay ho mà phần mềm ERP Bravo bây giờ có thể quản lý được cho các công ty tương tự mới thấy, thời đó mình thiếu rất nhiều thứ (có lẽ đó là lý do mình chuyển qua làm sales hẳn luôn, phần thì nản, phần thì môi trường quá khốc liệt):

+ Kỹ thuật viên thì phải có kỹ năng sử dụng các công cụ để thực hiện các công việc như: Khoan; đục; đi dây; đi ống; dựng cột; lắp đặt thiết bị; test thông đường truyền.

Picture3
Picture4

+ Kỹ sư T&C thì phải có kỹ năng quản lý kế hoạch và tiến độ công việc; cùng với đó là các kỹ năng chuyên môn như lập trình hệ thống, cài đặt và test hệ thống phần mềm.

Picture5
Picture6

+ Giám sát công trường thì thiên về quản lý tiến độ-chi phí và chất lượng dự án. Các task hằng ngày bao gồm như: chấm công -quản lý đội thầu phụ; kỹ thuật viên; Cập nhật khối lượng công việc hằng ngày; Bám sát tiến độ kế hoạch; Điều phối công việc và quản lý kho công trình_bao gồm cả việc nhập-xuất và điều chuyển.

Picture7
Picture8
Picture9
Picture10

+ Kỹ sư QS: khoản thời gian đi khảo sát công trình để lên bản vẽ thiết kế và bóc tách khối lượng đã cho mình nhiều trải nghiệm thực tế và đáng giá. Đầu ra là bản vẽ thiết kế và bảng khối lượng là quan trọng nhất. Chính là căn cứ để Sales dự án áp giá chào thầu và trao đổi với khách hàng.

Picture11
Picture12

 

+ Sales dự án: làm việc nhiều với data khách hàng nên có nhu cầu lưu trữ, tổng hợp data khách hàng. Sau đó là quá trình liên hệ để cùng khảo sát báo giá chào thầu cho khách hàng. Đàm phán chốt ký kết hợp đồng và hỗ trợ trong quá trình triển khai dự án.
Picture13
Picture14


Phần 2- Nếu công việc được thực hiện trên phần mềm thì sao.

Picture15
Bộ phận QS

Bộ phận QS là bộ phận quản lý và nắm chắc nhất danh mục vật tư của dự án. Do đó, chức năng cập nhật và quản lý danh mục vật tư hàng hóa phải xuất phát từ bộ phận QS đầu tiên.

Ngoài ra, trong mỗi dự án chi tiết sẽ có những hạng mục, khu vực (chung theo chuẩn mực và cả riêng theo 1 số đặc thù). Bộ phận QS cũng có thể quản lý trên phần mềm.

Picture15
Picture16
Picture17

Chức năng quan trọng nhất của bộ phận QS là lập và bóc tách khối lượng từ bản vẽ. Do đó, để đồng bộ với hệ thống danh mục vật tư; hạng mục; khu vực thì tính năng import bảng khối lượng vào phần mềm Bravo là thực sự cần thiết. Vừa linh động cho Bộ phận QS với quy trình hiện tại vừa nhanh chóng chuẩn hóa dữ liệu vào phần mềm.

Picture18
Picture19
Picture20

Và đây là kết quả sau khi thực hiện import vào phần mềm. Việc quản lý khối lượng (BOQ) trên phần mềm sẽ giải quyết nhiều vấn đề về lưu trữ thông tin; bảo mật; phê duyệt và đồng thời dễ dàng kế thừa cho các bộ phận khác như Mua hàng; Dự án; Công trường; Kho.

Picture21

Ngoài ra, Kế thừa lại những BOQ đã import và nhập liệu trực tiếp giá trị quyết toán theo từng hạng mục của BOQ. –> BOQ quyết toán.

Picture22

Về mặt báo cáo theo dõi công việc cũng như báo cáo quản trị. Có một số mẫu chuẩn, ngoài ra người dùng có thể yêu cầu viết thêm theo nhu cầu.

Picture23
Picture24
Picture25
Bộ phận Costing

Chức năng của bộ phận này cực kỳ quan trọng, khi sẽ cập nhật bảng giá; thực hiện chiết tính giá thành của một số hạng mục. Mục đích là cung cấp thêm thông tin về giá để cùng với BOQ tạo thành báo giá dự thầu cho khách hàng/ chủ đầu tư.

Một số chức năng như:

Picture26

Cập nhật ngân hàng giá cho danh sách các vật tư hàng hóa. Vì thường với vật tư xây dựng, công trình, giá cả biến đổi rất nhanh theo thị trường. Việc khai báo giá từng mặt hàng có theo dõi cả ngày áp dụng.

Picture27

Đối với một số vật tư/ hàng hóa công ty tự thiết kế/ sản xuất thì cần phải lập thêm Phiếu chiếc tính giá thành từng mã thành phẩm trong công trình, để dự tính ra được chi phí cho 1 sản phẩm trong 1 công trình. Sau khi hoàn thiện xong đơn hàng và lưu lại người dùng sẽ in mẫu in đã được thiết kế để trình ký. Tập hợp tất cả giá của các mã hàng hóa trong BOQ chính là đơn giá của dự án/ công trình.

Bộ phận quản lý hợp đồng (Sales dự án)
Picture28
Picture29
Picture30

Bộ phận sales dự án cập nhật hợp đồng với các thông tin quản trị tương ứng lên phần mềm.

Picture31

Trong trường hợp có phát sinh nội dung nằm ngoài hợp đồng, hai bên thương lượng để thống nhất phụ lục.

Picture32

Đồng thời theo dõi tiến độ dự án đến khi hoàn thanh và từng đợt thanh toán tương ứng để hỗ trợ bộ phận kế toán và ban giám đốc claim thanh toán với khách hàng/ chủ đầu tư.

Picture33
Bộ phận kế hoạch

Tiếp theo là chức năng điều phối, lập kế hoạch. Căn cứ trên list các dự án/công trình, bộ phận kế hoạch lập BOM kế hoạch xuất vật tư cho từng công trình.

Picture34
Picture35

BOM kế hoạch này có thể kế thừa từ BOM BOQ, nhưng có thể có điều chỉnh và phân loại, tổng hợp các nhóm vật tư xuất để phù hợp với kế hoạch tiến độ thi công và vật tư tồn tại kho cũng như kế hoạch mua hàng. BOM kế hoạch này có thể xem là tương tự như Ngân sách công trình theo hạng mục. Việc thi công công trình dự án cần được kiểm soát theo BOM Kế hoạch này. Nếu vượt cần phải giải trình.

Picture36

Bộ phận kế hoạch cũng sẽ lập yêu cầu mua hàng (nhà máy/ mua ngoài) cho từng công trình. Sau khi hoàn thành tạo yêu cầu vật tư người dùng có thể in ra và trình ký.

Picture37

Với bộ phận Kế hoạch, cần theo dõi được số liệu báo cáo từ các phòng ban khác như Kho; Mua hàng; Công trường. Do đó, cần theo dõi một số mẫu chuẩn như:

Picture38
Picture39
Picture40
Bộ phận mua hàng

Với bộ phận mua hàng thì Bravo đã có 1 quy trình cực kỳ chuẩn chỉnh để quản lý quy trình mua hàng đi từ: Tổng hợp yêu cầu vật tư à–>Lựa chọn nhà cung cấp –>Đặt hàng nhà cung cấp –> Tổng hợp hồ sơ thanh toán.

Đặt biệt trong bước tổng hợp hồ sơ thanh toán, phần mềm hỗ trợ chức năng kiểm tra lại Ngân sách công trình để bắt vượt. Tức là kiểm tra lại so với BOM kế hoạch. Một số hình ảnh minh họa như sau:

Nhập nhật nhu cầu mua hàng
Nhập nhật nhu cầu mua hàng
Cập nhật báo giá từ nhà cung cấp
Cập nhật báo giá từ nhà cung cấp
So sánh báo giá từ nhà cung cấp
So sánh báo giá từ nhà cung cấp
Theo dõi đơn hàng mua
Theo dõi đơn hàng mua
Picture46
Tổng hợp đề nghị thanh toán và kiểm tra vượt khối lượng, giá trị so với kế hoạch.
Tổng hợp đề nghị thanh toán và kiểm tra vượt khối lượng, giá trị so với kế hoạch.
Picture48
Picture49
Picture50
Bộ phận Kho-Công trường

Mọi nhu cầu vật tư theo quy trình đều xuất phát từ công trường. Kho cũng là kho công trường. Thường thì hàng tồn kho cũng được giao trực tiếp đến công trường. Ngoài ra một số chức năng khác như tổng hợp bảng chấm công; khối lượng thi công tại công trường.

Picture51
Picture52
Picture53
Picture54

Vật tư có thể được nhập hoặc luân chuyển từ công trình khác sang.

Picture55
Picture56

Sản lượng công trình cũng sẽ được cập nhật định kỳ để các bộ phận ở văn phòng nắm bắt tiến độ.

Picture57
Picture58

Một số báo cáo theo dõi khác cho bộ phận công trường.

Bộ phận tài chính kế toán

Đối với tài chính kế toán các công ty thi công công trình, không chỉ đơn thuần là quản lý: Thu-chi; Mua-bán; Nhập-xuất mà còn là chi tiết và liên kết chặt chẽ với tiến độ cũng như có kế thừa qua lại dữ liệu từ các phòng ban khác.

Một số đặc thù như: Quản lý bảo lãnh

Picture59

Bao gồm cả bảo lãnh của công ty với khách hàng hoặc bảo lãnh của thầu phụ đối với công ty. Cùng với đó là chức năng quản lý hạn mức tín dụng; kế ước vay. Các thông tin này sẽ hỗ trợ để phòng tài chính-kế toán dự báo được kế hoạch dòng tiền.

Đối với chức năng Kế toán mua hàng-quản lý công nợ phải trả. Việc sử dụng phân hệ kế toán sẽ giúp kiểm soát được quy trình: Ghi nhận công nợ theo chứng từ: Hóa đơn thầu phụ/ Chi phí thanh toán của tổ đội, phòng ban.

Thực hiện được việc tổng hợp thanh toán, lập và phê duyệt đề nghị thanh toán trên chương trình phần mềm. Hỗ trợ kiểm tra lại so với Kế hoạch ngân sách từng dự án ban đầu. Trước khi đi lệnh thanh toán UNC cho NCC.

- Cập nhật Hóa đơn thầu phụ -
– Cập nhật Hóa đơn thầu phụ –
- Cập nhật Phiếu chi phí tổ đội -
– Cập nhật Phiếu chi phí tổ đội –
- Cập nhật Đề nghị thanh toán –
– Cập nhật Đề nghị thanh toán –
Picture63
Picture64

Đối với chức năng Kế toán bán hàng, ở phần quản lý Hợp đồng ta đã đề cập đến Claim thanh toán. Kế toán sẽ kiểm tra lại và tiến hàng trao đổi với khách hàng/ chủ đầu tư để xuất hóa đơn nháp trước khi xuất thực. Và theo dõi công nợ phải thu theo từng công trình, từng claim thanh toán.

- Cập nhật Claim thanh toán –
– Cập nhật Claim thanh toán –
- Cập nhật Hóa đơn bán hàng -
– Cập nhật Hóa đơn bán hàng –
Picture67
Picture68

Cuối cùng và cũng là một chức năng quan trọng không kém là việc tập hợp chi phí theo công trình. Trên phần mềm sẽ có chức năng tổng hợp cuối kỳ để kết chuyển tất cả chi phí theo công trình, bao gồm như:

  • Chi phí nguyên vật liệu
  • Chi phí nhân công
  • Chi phí chung

Chương trình có thể tự động tập hợp chi phí theo từng hạng mục công trình, người dùng chọn những hạng mục nào sẽ kết chuyển.

Picture69
Picture70

Trên đây là các chức năng phần mềm cơ bản để áp dụng cho 1 công ty thi công công trình (điện nhẹ-cơ điện-nội thất). Nếu mọi người thấy phù hợp, có thể liên hệ riêng với mình để được tư vấn chi tiết hơn nhé.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Picture1

Mô hình hợp tác xã nông nghiệp

, , , , , , , , , , , 0

1.      Đặc tính của hạt gạo xuất khẩu:

Gạo là một trong năm loại ngũ cốc chính trên toàn cầu. Theo Tổ chức Lương thực và Nông nghiệp của Liên Hợp Quốc (FAO), khoảng 90% lượng gạo trên thế giới được sản xuất và tiêu thụ ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Bên cạnh đó, sản xuất lúa gạo có ý nghĩa địa phương ở nhiều nơi khác trên thế giới. Khi mà các nước phương Tây đang phải đối mặt với thời kỳ khó khăn phía trước về giá ngũ cốc và nguồn cung cấp ngũ cốc do các vấn đề địa chính trị toàn cầu, đây sẽ là một lựa chọn hoàn toàn khả dĩ.

Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của hạt gạo

Theo tiêu chuẩn Quốc tế, chất lượng hạt gạo được đánh giá theo 8 tiêu chuẩn sau:

(1) Kích thước hạt gạo có 4 loại, gồm: dài nhất có chiều dài lớn hơn 7,5 mm, dài có kích thước từ 6,61-7,5 mm, trung bình có kích thước từ 5,51-6,6mm, ngắn có kích thước dưới 5,5mm.

(2) Màu của vỏ cám: Màu vỏ cám bao gồm màu trắng, nâu sáng, nâu tối, nâu, đỏ, tím sáng và tím.

(3) Mức độ bạc bụng có 4 cấp độ, gồm Cấp 0: không bạc bụng; Cấp 1: Vùng bạc bụng ít hơn 10% ở trong hạt gạo; Cấp 5: Diện tích bạc bụng trung bình 11- 20%; Cấp 9: Hơn 20%.

(4) Chất lượng xay chà: Yếu tố này bao gồm phần trăm gạo lức, gạo trắng và gạo nguyên.

Gạo lức (%) = Trọng lượng hạt lúa không vỏ x 100

Trọng lượng lúa

Gạo trắng (%) = Trọng lượng gạo sau khi chà và đánh bóng x 100

Trọng lượng lúa

Gạo nguyên (%) = Trọng lượng gạo nguyên (không gãy) x 100

Trọng lượng lúa

(5) Chất lượng cơm: Chất lượng gạo được nấu gồm hàm lượng amylose, nhiệt độ trở hồ và độ bền gel. Tiêu chuẩn Quốc tế về hàm lượng amylose như sau: 0 – 2% là gạo dẻo; 2 – 20% là gạo mềm (hàm lượng amylose thấp); 20 – 25% là gạo mềm (hàm lượng amylose trung bình); lớn hơn 25% là gạo cứng (hàm lượng amylose cao).

(6) Nhiệt độ trở hồ (GT): Là đặc tính chỉ nhiệt độ nấu gạo thành cơm và không thể trở lại trạng thái ban đầu. GT thay đổi từ 55 đến 790C. GT trung bình là điều kiện tối hảo cho chất lượng gạo tốt.

(7) Độ bền gel: Tiêu chuẩn Quốc tế cho độ bền gel dựa vào chiều dài gel. Trong nhóm gạo, các giống có cùng hàm lượng amylose nhưng độ bền gel cao hơn được ưa chuộng hơn.

(8). Hương vị (mùi thơm):

Vị ngon hoặc hương thơm trong gạo được tạo bởi hóa chất diacetyl-1- pyroproline. Đánh giá tiêu chuẩn theo Viện Nghiên cứu lúa gạo quốc Tế (IRRI) được chia làm 3 mức độ: Cấp 0 không thơm; Cấp 1 ít thơm; Cấp 2 thơm nhiều.

Song, theo TS. Lê Văn Bảnh, Viện trưởng Viện Lúa đồng bằng sông Cửu Long (ĐBSCL) thì tiêu chuẩn thị trường đặt ra cho việc tiêu thụ và sản xuất gạo XK lại dựa vào các chỉ tiêu sau:

(1) Phẩm chất xay chà: đặc biệt quan tâm đến tỷ lệ gạo nguyên, bao gồm: Gạo cấp cao: thường gọi là gạo 5 (là 95% gạo nguyên, 5 % gạo gãy) hoặc gạo 10 (là 90% gạo nguyên, 10 là gạo gãy). Gạo cấp thấp: là gạo 30, hoặc 25 (tỷ lệ gạo nguyên thấp hơn).

(2) Phẩm chất cơm chú trọng nhất là hàm lượng amiloze, như sau:

Amiloze 0-2%: nếp, loại này ít có trên thị trường; Amiloze 3-20% cơm dẻo, thị trường chiếm 30-40%; Amiloze 20-25%: gạo mềm cơm. Loại này chiếm thị trường rất lớn: 60%. Hiện gạo nước ta đang tập trung vào nhóm này; Amiloze > 25%: cơm khô cứng, nhóm này thường được làm bánh tráng hoặc bún.

(3) Độ trở hồ: Ngoài phẩm chất cơm, gạo tốt còn phụ thuộc vào độ trở hồ, có các cấp độ sau: Độ trở hồ cấp 1: khó nấu; Độ trở hồ cấp 5: Trung bình (giống IR 64); Độ trở hồ cấp 9: gạo nát và đổ lông. Loại này ăn không ngon.

(4) Độ dài hạt gạo: trên 7 ly là tiêu chuẩn thị hiếu yêu cầu.

(5) Bạc bụng: Yêu cầu đặt ra là không bạc bụng vì đây là thị hiếu của thị trường. Các giống lúa thơm thường bị khuyết điểm này.

(6) Mùi thơm: được chia làm cấp 1, 2, 3. Có thị trường hẹp và hiện nay Ấn Độ và Thái Lan là 2 nước độc quyền.

Những nhân tố chính ảnh hưởng tới chất lượng hạt gạo XK

ĐBSCL được coi là vựa lúa với sản lượng lúa đạt trên 24 triệu tấn/năm, chiếm hơn 54% tổng sản lượng, cung cấp trên 90% lượng gạo XK cả nước. Người nông dân vùng này phần lớn vẫn có thói quen lấy lúa trong kho (lúa thịt) ra làm giống, không muốn đầu tư mua lúa giống tốt.

Theo ông Trần Đức Tụng, chuyên viên cao cấp Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn (NN&PTNT), có tình trạng trên là do khi mua gạo XK, hầu như DN lại mua tràn lan, không phân biệt giống tốt hay xấu, chất lượng lúa khi thu hoạch cũng không phân biệt được tốt – xấu, mọi phẩm cấp đều cùng một giá.

Lý giải về vấn đề này, ông Ngô Quang Thanh, ngụ tại ấp 8, xã Sơn Kiên (Hòn Đất- Kiên Giang) phân tích: Bên Khuyến nông thì khuyến cáo nông dân nên trồng loại giống năng suất cao, chất lượng cao ví dụ như Jasmine85; OM4900…, nhưng những loại giống này thời gian sinh trưởng dài ngày, sâu bệnh nhiều, công chăm sóc nhiều, dẫn đến đầu tư nhiều, trong khi đó lại không có đơn vị nào bao tiêu sản phẩm. Bà con phải bán cho thương lái với giá ngang bằng loại lúa chất lượng thấp; nếu có chênh lệch thì giá bán giữa 2 loại cũng chỉ khoảng 200-300 đ/kg nên không bõ bèn gì..! Dẫn tới bà con lại phải trồng loại giống truyền thống: dễ chăm sóc, năng suất cao, chất lượng thấp, như giống OM2517; IR50404… Đấy là chưa kể đến chuyện do “đói” thông tin về thị trường và khoa học kỹ thuật nên bà con nông dân hay bị lừa trong khâu mua giống và phân bón.

Theo Cục Trồng trọt Bộ NN&PTNT, nguyên nhân lại do số lượng giống theo cấp xác nhận còn thiếu so với nhu cầu, không đủ cung ứng sản xuất, chất lượng hạt giống hạn chế, việc sử dụng giống tự sản xuất còn nhiều. Đó là vì năng lực sản xuất và cung ứng giống của các đơn vị còn hạn chế, hệ thống chế biến hạt giống còn nhiều yếu kém, hệ thống quản lý chất lượng hạt giống chưa vận hành tốt, công tác quản lý chất lượng hạt giống chưa được quan tâm.

Còn ông Ngô Văn Giáo, Chủ tịch Hiệp hội Thương mại Giống cây trồng Việt Nam thì cho rằng, với diện tích sản xuất lúa ở ĐBSCL trên 4 triệu ha/năm thì nhu cầu lúa giống sản xuất phải đạt khoảng 490.000 tấn/năm. Trên thực tế chỉ khoảng 18,1% khối lượng lúa giống gieo sạ hàng năm đạt tiêu chuẩn cấp xác nhận. Cứ đà này, không biết đến năm 2020 mục tiêu đối với trồng trọt: “Tỷ lệ dùng giống xác nhận hoặc tương đương trong sản xuất đối với cây lúa đạt 70-85% và chấm dứt tình trạng các hộ gia đình sử dụng thóc thịt làm giống”(1) có đạt được?.

Sản lượng lúa ở ĐBSCL chủ yếu thu hoạch vào mùa mưa lũ, trong khi đó, hoạt động tiêu thụ lúa của bà con nông dân vùng ĐBSCL lại được thực hiện theo quy trình sau: Đến mùa thu hoạch, lúa gặt xong được phơi tại bờ ruộng, bán tại bờ kênh. Lúa phơi khô rồi lấy ni lon che đậy. Khi gặp ghe của thương lái đến mua được giá là bán. Do vậy, hầu hết gạo của Việt Nam trước khi đem XK đều phải qua hệ thống sấy. Lúa phơi không đủ nắng, gạo có độ ẩm cao, khi qua hệ thống sấy, hạt gạo bị nát và xỉn màu. Vì thế mà chất lượng hạt gạo XK của Việt Nam luôn thấp là lẽ đương nhiên.

Chất lượng hạt gạo kém còn do nông dân thiếu hiểu biết khi phơi lúa ngoài đồng, hoặc để lúa chín lâu ngày mới thu hoạch. Đối với sản xuất lúa hàng hóa, khi phơi qua đêm, độ ẩm gạo tăng do hút sương; rồi ban ngày nắng, nhiệt độ cao làm cho độ ẩm giảm quá mức dẫn đến hạt gạo rạn vỡ từ trong vỏ lúa. Do vậy khi xay xát, gạo bị gãy rất nhiều. Trường hợp lúa để chín khô lâu ngày, độ ẩm thấp xuống, gạo bị giòn, tỷ lệ gạo vỡ sau xay xát cũng lớn, dẫn đến phẩm cấp hạt gạo XK giảm, đồng nghĩa với giá bán hạ thấp.

Hiện nay, tỷ lệ thất thoát sau thu hoạch ở Việt Nam vẫn còn cao. Theo Viện Lúa ĐBSCL thì tỷ lệ này khoảng 12%-15%. Còn theo Viện Lúa quốc tế (IRRI) thì tỷ lệ thất thoát sau thu hoạch ở Việt Nam và các nước Đông Nam Á khoảng 15%-20% sản lượng. Trong khi đó TS. Lê Văn Bảnh, Viện trưởng Viện Lúa ĐBSCL nhận định: “Tổn thất sau thu hoạch không chỉ làm giảm sản lượng, mà còn ảnh hưởng lớn chất lượng, giá trị hạt gạo, giảm thu nhập của nông dân”.

Nguồn-Online

2.   Đặc thù quy trình sản xuất gạo và các phụ phẩm:

Picture2

Khác với các loại ngũ cốc khác, lúa được trồng trên ruộng nước. Sản phẩm thu hoạch được sau quá trình thu hoạch được gọi là thóc, với hạt màu nâu nhạt được bao bọc khá chặt trong hai lớp vỏ lồng vào nhau. Tỷ lệ vỏ trấu có màu nâu khoảng 20%. Quá trình chế biến từ thóc thành gạo trắng (dạng thức ăn cho người) tạo ra các sản phẩm phụ, và một số trong các phụ phẩm này sẽ có giá trị nổi trội:

Thóc hầu như không bao giờ được sử dụng làm thức ăn chăn nuôi, và đặc biệt là không dùng trong thức ăn công nghiệp. Lý do chính là thóc là một mặt hàng có giá trị cho con người và do đó hầu như luôn được chế biến thành gạo trắng. Ngoài ra, vỏ trấu không phù hợp để làm thức ăn cho động vật. Bất kỳ loại thóc gạo nào không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật rất có thể cũng không phù hợp để làm thức ăn cho động vật, đặc biệt nếu nó bị mốc.

 Việc tách vỏ trấu để lại một sản phẩm là gạo lức. Vỏ trấu là nguyên liệu thô không mong muốn đối với tất cả các loài động vật vì chúng chứa hàm lượng silicat cao. Gạo là loại ngũ cốc duy nhất hấp thụ tích cực silicat từ đất, có thể là do một cơ chế chống lại một số bệnh. Tuy nhiên, silicat lại khiến cho vỏ trấu rất thô ráp đến mức chúng có thể gây ra các tổn thương đường tiêu hóa nếu tiêu thụ ở mức độ cao. Vì vậy, vỏ trấu thường được sử dụng làm chất độn chuồng cho gà thịt vì khả năng hút ẩm tuyệt vời và giá thành rẻ. Ở một số quốc gia, vỏ trấu được sử dụng với số lượng hạn chế trong thức ăn cho động vật nhai lại, chủ yếu ở gia súc nuôi trong chuồng, khi thiếu các loại thức ăn thô khác hoặc để giảm chi phí thức ăn.

Gạo lứt sau đó được đưa vào xát trắng, thường sau khi được trộn với canxi cacbonat để loại bỏ các lớp bên ngoài, để lại gạo trắng và cám gạo (có thêm canxi) không được đánh bóng. Cám gạo rất giàu chất xơ, nhưng nó cũng chứa nhiều protein, chất béo và thậm chí một số tinh bột. Cám gạo đặc biệt giàu một số loại vitamin nhất định, nhưng nếu được luộc trước khi sản xuất, phần vitamin này sẽ nằm trong gạo trắng. Vấn đề thực sự duy nhất với cám gạo là chất béo có thể nhanh chóng bị oxy hóa vì cám gạo chứa hàm lượng cao một enzyme tên là lipase. Nếu enzyme nội sinh này bị vô hiệu hóa, hoặc nếu cám gạo được chiết xuất bằng dung môi để loại bỏ dầu cám, thì sản phẩm thu được sẽ khá ổn định. Cám gạo có thể được sử dụng tự do hơn trong khẩu phần ăn của động vật nhai lại, để thay thế các sản phẩm tương tự khác (chẳng hạn như lúa mì), và hạn chế hơn đối với động vật dạ dày đơn. Trong trường hợp thứ hai, thức ăn nên được xây dựng dựa trên hàm lượng chất xơ thô để đảm bảo lượng thức ăn ăn vào không bị hạn chế do khối lượng thức ăn dư thừa.

Gạo sau khi xát trắng, tách hạt, tách màu sẽ được đánh bóng. đánh bóng gạo thực tế là tinh bột, với vật liệu chính là tàn dư từ cám. Tàn dư cám này ít khi được bán lẻ mà sẽ là một phần của gạo trắng khi bán.

 Gạo tấm là những mảnh thóc hoặc gạo trắng được tạo ra trong toàn bộ quá trình xử lý thóc thành gạo. Thành phần này được loại bỏ trước khi sản phẩm cuối cùng là gạo được sản xuất xong, nhưng tấm được coi là phù hợp cho con người. Gạo tấm được bán như một sản phẩm riêng lẻ, và thị trường dành cho sản phẩm này đang vươn đến cả Châu Âu. Nếu sử dụng làm thức ăn chăn nuôi, gạo tấm nên được xay nát, vì hạt tấm nguyên có thể giảm việc hấp thu qua quá trình tiêu hóa trên heo.

Nhìn chung, chế biến gạo thành gạo trắng có hiệu suất 70%. Tức là cứ 100 kg thóc thì có 70% là gạo trắng (bao gồm cả tấm). Trong số 30% còn lại, phần có thể được sử dụng trong thức ăn chăn nuôi chỉ là 10%, vì vỏ trấu chiếm 20% tổng số. 10% nguyên liệu thô thích hợp cho thức ăn chăn nuôi có thể được tách thành 8% cám và 2% chất đánh bóng. Tỷ lệ chính xác là khác nhau tùy theo máy móc được sử dụng và cũng khác nhau giữa các loại gạo.

Vì gạo tấm thường được bán riêng và đã được sử dụng làm thức ăn chăn nuôi nên phần cám gạo cùng với chất đánh bóng được quan tâm chính để thay thế ngũ cốc trong thời gian thiếu hụt. Ở đây, đảm bảo chất lượng cao và cám gạo được ổn định để oxy hóa, chính thành phần dinh dưỡng của cám gạo quyết định mức độ đưa vào thức ăn chăn nuôi. Vì phần cám của nhân chứa hàm lượng pentosan cao (polysacarit không phải tinh bột) nên có thể bổ sung một loại enzyme ngoại sinh phù hợp để tăng cường khả năng cung cấp năng lượng của nó.

Cuối cùng, việc cho động vật ăn gạo lức hoặc thậm chí gạo trắng là hoàn toàn có thể cân nhắc để áp dụng. Gạo lứt nên tuân theo các hướng dẫn liên quan đến cám mì để đảm bảo vài loài động vật sẽ không phải đối mặt với tình trạng dự thừa chất xơ trong khẩu phần. Mặt khác, gạo trắng có thể được sử dụng trong tất cả các loại thức ăn chăn nuôi, tùy theo thành phần dinh dưỡng của nó.

Vì gạo trắng nghèo thiamin (một loại vitamin B), nên cần tăng cường thêm vitamin này vào khẩu phần. Trên thực tế, đây là một vấn đề lớn đối với người dân tiêu thụ gạo như là phần quan trọng trong bữa ăn của họ. Vì thế, một số phương pháp làm giàu thiamin cho gạo trắng đang được thực hiện tại nhiều nơi trên thế giới. Thiếu thiamin gây ra bệnh beriberi, một bệnh tê phù gây ra do sự thiếu hụt vitamin B1.

Nguồn-Online

3.  Điều kiện để thương nhân xuất khẩu gạo.

Có ít nhất 1 kho chuyên dùng để chứa thóc, gạo phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về kho chứa thóc, gạo do cơ quan có thẩm quyền ban hành theo quy định của Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật;

Có ít nhất 1 cơ sở xay, xát hoặc cơ sở chế biến thóc, gạo phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về kho chứa và cơ sở xay, xát, chế biến thóc, gạo do cơ quan có thẩm quyền ban hành theo quy định của Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật.

Kho chứa, cơ sở xay, xát, chế biến thóc, gạo để đáp ứng điều kiện kinh doanh tại nêu trên có thể thuộc sở hữu của thương nhân hoặc do thương nhân thuê của tổ chức, cá nhân khác, có hợp đồng thuê bằng văn bản theo quy định của pháp luật với thời hạn thuê tối thiểu 5 năm.

4.  Đấu thầu gạo Dự trữ quốc gia là gì và Dùng cho mục đích gì?

Nhằm tăng cường nguồn lực dự trữ quốc gia (DTQG), đáp ứng nhu cầu hỗ trợ, cứu trợ trong các trường hợp đột xuất, cấp bách. Ví dụ như: xuất cứu trợ cho Cuba; xuất kho hỗ trợ nhân dân vùng lũ; các tỉnh khác.

Trong năm 2023, 22 cục dự trữ nhà nước (DTNN) khu vực đã và đang triển khai kế hoạch lựa chọn nhà thầu cung cấp 220.000 tấn gạo nhập kho DTQG năm 2023.

Trong diễn biến mới nhất, Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh vừa lựa chọn được nhà thầu thực hiện 4 trong số 7 gói thầu mua gạo thuộc Kế hoạch mua 10.000 tấn gạo nhập kho DTQG năm 2023. Cục DTNN Thái Bình cũng vừa lựa chọn được nhà thầu thực hiện 3 gói thầu cung cấp 3.800 tấn gạo DTQG thuộc Dự án Mua 7.500 tấn gạo nhập kho DTQG năm 2023. “Cục đã ký hợp đồng với Công ty CP Thương mại Minh Khai để thực hiện Gói thầu số 03 và Gói thầu số 06; Gói thầu số 02 do Công ty TNHH Thương mại tổng hợp Đông Phương trúng thầu cũng đang chuẩn bị ký hợp đồng”, cán bộ Cục DTNN Thái Bình cho biết.

5. Quota xuất khẩu gạo là gì? Quy trình kiểm soát xuất khẩu gạo của Doanh nghiệp ra sao?

Quota có nghĩa là “hạn ngạch” do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đề ra. Đây là mức giới hạn tối đa số lượng mặt hàng hoặc giá trị mặt hàng được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua thị trường trong một khoảng thời gian cụ thể. (Căn cứ theo Theo quy định tại Điều 17 Luật quản lý ngoại thương).

Quota xuất khẩu gạo hay còn gọi là hạn ngạch xuất khẩu gạo là một hình thức quản lý giới hạn việc xuất khẩu lượng gạo cụ thể từ Việt Nam sang quốc gia khác. Hạn ngạch này thường áp dụng trong khoảng thời gian nhất định thông qua giấy phép, khi hết hiệu lực, doanh nghiệp cần làm thủ tục xin Quota xuất khẩu để có kế hoạch xuất khẩu phù hợp. Trường hợp, lượng gạo vượt quá hạn ngạch sẽ không được phép xuất khẩu hoặc bị xử phạt.

Đối với doanh nghiệp, không chỉ cần làm thủ tục xin Quota xuất khẩu gạo mà doanh nghiệp muốn xuất khẩu gạo còn phải làm thủ tục xin giấy phép xuất khẩu gạo. Quá trình thực hiện không khó nhưng cần hiểu và nắm rõ các quy định, cơ quan chuyên trách nếu không sẽ mất thời gian và chậm tiến độ xuất khẩu. Vì vậy, doanh nghiệp muốn xuất khẩu gạo thành công cần nắm rõ những những thủ tục sau:

Thủ tục làm hợp đồng xuất khẩu gạo

Dưới đây là một số giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thiện hợp đồng đăng ký:

  • Văn bản đăng ký hợp đồng xuất khẩu gạo
  • Hợp đồng xuất khẩu gạo (Bản chính hoặc bản sao)
  • Báo cáo lượng thóc gạo có sẵn trong kho, địa chỉ, cụ thể của doanh nghiệp
  • Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (Bản sao)

Hồ sơ xuất khẩu gạo cần những gì?

Hoàn thiện hồ sơ xuất khẩu gạo cần những giấy tờ gì? Nếu như doanh nghiệp nắm rõ các giấy tờ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế nhiều rắc rối. Dưới đây là một số giấy tờ cần thiết:

Tờ khai hải quan: Doanh nghiệp khai báo trên tờ khai hải quan và nộp hai bản chính tờ khai xuất khẩu dựa vào mẫu HQ/2015/XK Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39 – 2018 TT-BTC

  • Hóa đơn thương mại
  • Giấy phép về xuất khẩu hàng hóa do cơ quan có thẩm quyền quy định về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu.
  • Giấy thông báo không cần kiểm tra hoặc văn bản thông báo kết quả kiểm tra chứng từ khác theo quy định của pháp luật: 1 bản chính
  • Giấy tờ chứng minh điều kiện xuất khẩu hàng hóa: 1 bản chụp
  • Hợp đồng ủy thác: 1 bản chụp

6. Quản lý mã số vùng trồng như thế nào? In tem, truy xuất nguồn gốc sản phẩm ra sao?

Đây là quy trình mà mỗi doanh nghiệp xuất khẩu cần làm việc với các cơ quan nhà nước như: Cục bảo vệ thực vật…để thực hiện xin giấy phép; giấy chứng nhận mã số vùng trồng với thị trường tiêu thụ mục tiêu mà doanh nghiệp nhắm đến.

Picture3

Ví dụ các bước để chứng nhận vùng trồng:

Bước 1: Gửi yêu cầu cấp mã số vùng trồng lên Cục Bảo vệ thực vật

Tổ chức/cá nhân có nhu cầu xuất khẩu trái cây đệ trình yêu cầu lên Cục Bảo vệ thực vật. Hồ sơ xin cấp mã vùng trồng gồm có:

✔Tờ khai kỹ thuật đề nghị cấp mã số vùng trồng theo mẫu tại phụ lục A tiêu chuẩn cơ sở 774:2020/BVTV (Kèm theo danh sách các hộ nông dân vùng trồng kèm theo diện tích).

✔ Giấy chứng nhận VietGAP cho vùng trồng xin cấp mã số (nếu có).

✔ Nhật ký sản xuất

✔ Cam kết thực hiện đúng tiêu chuẩn cơ sở

Bước 2: Đánh giá vùng trồng

Cục Bảo vệ thực vật xem xét, rà soát các tài liệu do cơ sở nộp lên. Nếu các tài liệu cần thiết đã được đáp ứng, Cục Bảo vệ thực vật sẽ tiến hành kiểm tra, khảo sát vùng trồng nông sản xin cấp mã số.

Trong trường hợp cần thiết theo yêu cầu của nước nhập khẩu, cán bộ của Cơ quan BVTV nước nhập khẩu có thể đi theo để cùng đánh giá.

Cán bộ kỹ thuật xuống kiểm tra thực địa, với một số yêu cầu cơ bản như: Vùng trồng phải theo hướng VietGAP (tuy nhiên không bắt buộc phải có giấy chứng nhận VietGAP), nhất là đảm bảo vệ sinh đồng ruộng; sử dụng thuốc BVTV, quản lí dịch bệnh,…

Chi tiết yêu cầu khi thiết lập vùng trồng:

  1. Yêu cầu chung:

Bạn phải đồng nhất một quy trình quản lý sinh vật gây hại tại vùng trồng.

Đảm bảo có quy trình kiểm soát được sinh vật gây hại ở mức độ thấp. Và được phép sử dụng thuốc BVTV theo quy định của nước nhập khẩu.

Vùng trồng phải được kiểm tra và cấp mã số lần đầu trước thời điểm thu hoạch theo yêu cầu của nước nhập khẩu. Trước mỗi vụ thu hoạch, bạn phải thực hiện đăng ký cấp mã số vùng trồng lại, mã số sẽ bị thu hồi nếu bạn không thực hiện đăng ký lại.

  1. Diện tích vùng trồng:

Vùng trồng cây ăn quả: tối thiểu 10 ha

Rau gia vị: tùy theo diện tích của nông trại và theo yêu cầu của nước xuất khẩu

Các loại cây trồng khác: theo yêu cầu của nước xuất khẩu.

  1. Sinh vật gây hại và biện pháp quản lý:

Quy trình quản lý sinh vật gây hại cũng phải thực hiện theo yêu cầu của nước xuất khẩu.

Vùng trồng của bạn phải có biện pháp quản lý cụ thể cho từng nhóm sinh vật gây hại theo hàng hóa và phải thực hiện theo hướng dẫn của các cơ quan chuyên ngành BV&KD thực vật.

  1. Sử dụng thuốc BVTV:

Vùng trồng chỉ được sử dụng các loại thuốc BVTV có trong danh mục được phép sử dụng tại Việt Nam và đảm bảo không sử dụng các hoạt chất cấm theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

  1. Yêu cầu về ghi chép thông tin:

Phải ghi chép nhật ký sản xuất chi tiết từng giai đoạn. Các thông tin bắt buộc gồm có:

Giai đoạn phát triển của cây trồng

Sinh vật gây hại phát hiện trong quá trình điều tra

Nhật ký bón phân: ngày bón, loại phân bón, phương pháp bón,…

Nhật ký sử dụng thuốc BVTV: ngày sử dụng, tên thuốc, liều lượng sử dụng, lý do sử dụng,…

Nhật ký thu hoạch và tiêu thụ sản phẩm: sản phẩm dự kiến, bảo quản, tiêu thụ,…

  1. Điều kiện canh tác:

Canh tác, quy trình, tiêu chuẩn cần tuân theo VietGAP, GlobalGAP,… (Có thể không có chứng nhận nhưng vẫn phải tuân theo các quy trình tương đương).

Nhật ký canh tác có thể lập chung cho cả vùng trồng. Và các yêu cầu khác của nước nhập khẩu.

 Bước 3: Cấp mã số vùng trồng

Sau khi kiểm tra và khảo sát, nếu vùng trồng đáp ứng đầy đủ tất cả các tiêu chí kỹ thuật, Cục BVTV sẽ tiến hành cấp mã số vùng trồng.

Trong trường hợp vùng trồng chưa đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn, Cục BVTV sẽ chỉ đạo các biện pháp khắc phục. Tổ chức/cá nhân xin cấp có thể tiếp tục đăng ký sau khi đã hoàn thiện các yêu cầu còn thiếu.

Bước 4: Bàn giao kết quả và mã số vùng trồng

Cục BVTV sẽ thông báo kết quả và mã số vùng trồng cho cơ sở đăng ký và gửi mã số đó sang Cơ quan BVTV Quốc gia của nước nhập khẩu.

Riêng đối với thị trường Mỹ, Cơ quan BVTV của nước này sẽ cấp lại mã số IRADS (Irradiation Reporting and Accountability Database) dựa trên mã số P.U.C của Cục BVTV. Trường hợp xuất trái cây vào Mỹ, thùng hàng phải có đầy đủ thông tin của 2 loại mã số trên.

Tem truy xuất nguồn gốc là gì?

Tem truy xuất nguồn gốc là loại tem sử dụng công nghệ dữ liệu biến đổi ma trận, QR code, phần mềm truy xuất.

Tem truy xuất nguồn gốc cho phép người dùng sử dụng các phần mềm quét mã để xác định nguồn gốc xuất xứ sản phẩm, các thông tin đến sản phẩm từ khâu sản xuất, chế biến, phân phối và đến tay người tiêu dùng.

Quy trình đăng kí là các giai đoạn mà các doanh nghiệp phải từng bước thực hiện để hoàn tất quá trình đăng kí in tem truy xuất nguồn gốc tại một đơn vị cung cấp tem truy xuất.

Theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 60/2014/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân muốn đăng ký tem truy xuất nguồn gốc để bảo vệ sản phẩm phải có các loại giấy tờ sau:

  1. Giấy phép đăng ký kinh doanh.
  2. Giấy đăng ký nhãn hiệu hàng hóa.
  3. Hợp đồng đặt in của tổ chức cung cấp tem chống hàng giả.
  4. Giấy ủy quyền in tem chống giả (nếu có)
  5. Những giấy tờ liên quan khác (nếu có)

Quy trình đăng ký tem truy xuất nguồn gốc:

  • Doanh nghiệp cung cấp đầy đủ hồ sơ như trên cho nhà cung cấp tem truy xuất
  • Đơn vị cung cấp tem xác minh các hồ sơ có hợp lệ hay không và phản hồi lại cho doanh nghiệp
  • Đơn vị cung cấp Tư vấn về giải pháp tem truy xuất, từ mẫu mã, kích thước, thiết kế trên tem sao cho phù hợp nhất với sản phẩm cần dán tem truy xuất nguồn gốc.
  • Tư vấn chi phí, giá thành in tem chống hàng giả cho doanh nghiệp
  • Doanh nghiệp Chọn thiết kế, chất liệu, công nghệ in sau khi được tư vấn
  • Ký kết hợp đồng với công ty cung cấp tem
  • Giao nhận tem truy xuất theo thời gian trong đơn đặt hàng, hợp đồng
  • Giám sát, theo dõi và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình lưu thông sản phẩm, hàng hoá có dán tem chống hàng giả ra thị trường.
  • Hỗ trợ, kết nối cơ quan quản lý Nhà nước trong việc điều tra, xử lý hàng giả, tem giả.

Mô hình vận hành thực tế tại một doanh nghiệp ngành gạo

  1. Trụ sở chính

+ Kế toán

+ Mua hàng

+ Kinh doanh

+ Dịch vụ-sản xuất

  1. Nhà máy (vừa có chức năng sản xuất xay xát lúa gạo, vừa là kho thành phẩm; lúa giống): ví dụ

+ Nhà máy 1: Ấp 1, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

+ Nhà máy 2: Ấp 2, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

  1. Đội sản xuất: ví dụ

+ Đội sản xuất 1: Ấp 1, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

+ Đội sản xuất 2: Ấp 2, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

+ Đội sản xuất 3: Ấp 3, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

+ Đội sản xuất 4: Ấp 4, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

  1. Cửa hàng bán vật tư nông nghiệp và giới thiệu sản phẩm: ví dụ

+ Cửa hàng 1: Ấp 1, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

+ Cửa hàng 2: Ấp 2, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

+ Cửa hàng 3: Ấp 3, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

+ Cửa hàng 4: Ấp 4, xã ***, Huyện ***, TP.Cần Thơ

  1. Các mảng kinh doanh khác (nếu có)

+ Của hàng xăng dầu

+ Trại chăn nuôi

Picture4
Mô hình liên kết giữa các phòng ban
Mô hình liên kết giữa các phòng ban

Sau đây là chi tiết chức năng trên hệ thống phần mềm

Xây dựng danh mục đối tượng theo các nhóm đối tượng đặc thù của công ty Nông nghiệp
Xây dựng danh mục đối tượng theo các nhóm đối tượng đặc thù của công ty Nông nghiệp
Quản lý Mua hàng
  • Đề nghị mua hàng:
    • Các bộ phận có nhu cầu mua, tiến hành lập đề nghị mua theo từng phòng ban
    • Chi tiết nhu cầu mua: Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng yêu cầu (đối với việc mua thiết bị, CCDC có thể không cần chi tiết từng mã)
  • Tổng hợp nhu cầu mua:
    • Bộ phận thu mua dựa vào tất cả các đề nghị mua đã được duyệt của các phòng ban, tổng hợp thành nhu cầu mua
  • Lập hợp đồng/ đơn hàng mua tương ứng
  • Theo dõi hợp đồng mua/ đơn hàng mua:
    • Tùy nhà cung cấp sẽ phát sinh hợp đồng mua, đối với các nhà cung cấp nhỏ sẽ tiến hành lập đơn hàng mua mà không cần hợp đồng
    • Vật tư nông nghiệp:
      • Phát sinh hợp đồng nguyên tắc
      • Định mức theo năm: số lượng, giá trị
      • Đơn hàng mua:
        • Phát sinh theo từng đợt.
        • Bộ phận mua hàng lập đơn hàng mua cụ thể từng sản phẩm cho đợt mua
      • Cửa hàng vật tư nông nghiệp nhập kho theo đơn hàng: chi tiết theo từng loại, lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng….
    • Xăng dầu:
      • Hợp đồng nguyên tắc theo năm
      • Định mức: số lượng, giá trị
      • Đơn hàng mua: phát sinh theo từng đợt chi tiết từng sản phẩm cho đợt mua
      • Trạm xăng dầu nhập kho theo đơn hàng
    • Thức ăn chăn nuôi/ thuốc thú y:
      • Trại chăn nuôi dự trù số lượng theo từng tháng, lập đề nghị mua
      • Bộ phận mua hàng dựa vào Đề nghị mua lập đơn hàng mua chi tiết từng loại
      • Trại chăn nuôi nhập kho theo đơn hàng: chi tiết theo từng loại, lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng……
    • Lúa giống (siêu nguyên chủng)
      • Phát sinh hợp đồng mua theo từng đợt
      • Nhà máy nhập kho theo hợp đồng, chi tiết theo từng loại, lô, hạn sử dụng, ngày sản xuất, người sản xuất.
Hợp đồng mua
Hợp đồng mua
Phiếu nhập mua
Phiếu nhập mua
Hóa đơn nhà cung cấp
Hóa đơn nhà cung cấp
  • Gạo
    • Phát sinh hợp đồng mua theo từng đợt hoặc bảng kê
    • Nhà máy/ cửa hàng nhập kho theo hợp đồng/ hoặc bảng kê
  • Bao bì/ thiết bị/ vật tư
    • Lập đề nghị mua khi phát sinh nhu cầu
    • Bộ phận mua hàng lập Hợp đồng mua theo từng đợt
    • Nhà máy/ cửa hàng nhập kho theo Hợp đồng.
  • Mua dịch vụ:
    • Hợp đồng theo thực tế phát sinh (nếu có)
    • Kế toán lập hóa đơn đầu vào
  • Văn phòng phẩm/ chi phí/ công cụ dụng cụ:
    • Lập đề nghị mua khi phát sinh nhu cầu
    • Hợp đồng theo thực tế phát sinh (nếu có)
    • Kế toán lập hóa đơn đầu vào
  • Theo dõi công nợ phải trả:
    • Chi tiết công nợ nhà cung cấp
    • Theo dõi công nợ chi tiết theo hạn thanh toán (tuổi nợ phải trả)

Xem video chi tiết ở video mô tả Phân hệ quản lý Mua hàng

Quản lý kho
  • Quản lý thông tin vật tư
    • Đơn vị tính: theo dõi đơn vị quy đổi
    • Theo dõi date hàng đối với các sản phẩm theo dõi hạn sử dụng
    • Chi tiết tồn kho theo từng lô: Lúa giống, lúa lương thực, nguyên liệu, nguyên liệu, vật tư nông nghiệp, gia công, gạo…
    • Lúa giống:
      • Chủng loại: Đài thơm, OM18….
      • Chi tiết lô theo dõi: Mùa vụ, ngày sản xuất, date sử dụng, người sản xuất, ngày kiểm định, tỷ lệ nảy mầm (%), phân loại (nguyên chủng, không nguyên chủng…)
    • Nguyên liệu:
      • Chủng loại: Đài thơm, OM18….
      • Chi tiết lô theo dõi: Mùa vụ, ngày sản xuất, date sử dụng, người sản xuất, ngày kiểm định, tỷ lệ nảy mầm (%), phân loại (nguyên chủng, không nguyên chủng…)
    • Xăng dầu
      • Chủng loại: dầu DO, Xăng RON95…..
      • Theo dõi tồn kho từng bồn chứa
Xây dựng danh mục vật tư theo nhóm vật tư đặc thù của doanh nghiệp
Xây dựng danh mục vật tư theo nhóm vật tư đặc thù của doanh nghiệp
  • Theo dõi quy trình nhập-xuất kho:
    • Quản lý nhập/ xuất hàng hóa vật tư theo vị trí
    • Quản lý nhập/ xuất hàng hóa vật tư theo lô, hạn sử dụng
    • Nhập kho:
      • Nhập mua
      • Nhập chuyển kho nội bộ
      • Nhập gia công (nhập theo hợp đồng gia công)
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho
  • Xuất kho:
    • Xuất cấp phát vật tư, nhiên liệu, lúa giống tại cho các Đội sản xuất
    • Xuất bán lẻ xăng/ dầu:
      • Xuất thống kê cuối ngày
      • Xuất hóa đơn theo nhu cầu
    • Xuất bán gạo, lúa giống, lúa lương thực
      • Đề nghị xuất bán: thông tin khách hàng, chủng loại, giá bán, số lượng, giá trị…
    • Hợp đồng bán (nếu có)
    • Xuất bán (in BB Xuất bán, xuất hóa đơn)
  • Xuất gia công: xuất trả sản phẩm theo hợp đồng gia công
  • Xuất bán chăn nuôi (heo, cá)
    • Đề nghị xuất bán: thông tin khách hàng, số lượng, giá trị
    • Hợp đồng bán (nếu có)
    • Xuất bán (in BB Xuất bán, xuất hóa đơn)
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất đấu trộn
Phiếu xuất đấu trộn
Phiếu nhập thành phẩm
Phiếu nhập thành phẩm
  • Báo cáo kho
Picture14
Picture15
Picture16

Quản lý giao khoán đất

  • Danh mục:
    • Thông tin hộ giao khoán:
      • Người đại diện, địa chỉ, CCCD, Số điện thoại, tài khoản ngân hàng…..
      • Mã số hợp đồng
      • Sơ đồ đất
      • Biên bản họp hội đồng
      • Các quyết định
  • Phát sinh
    • Hợp đồng giao khoán đất:
      • Hợp đồng ghi nhận thông tin ký kết cho việc giao khoán đất
      • Thông tin chi tiết:
        • Thông tin hộ giao khoán: người đại diện, địa chỉ, CCCD, Điện thoại, số tài khoản ngân hàng….
        • Diện tích đất, loại đất (A, B, C….)
        • Mức giao khoán: 200 kg lúa chất lượng cao/ ha/ năm.
    • Hợp đồng dịch vụ kèm theo:
      • Đầu tư vật tư nông nghiệp/ nhiên liệu/ dịch vụ nông nghiệp
      • Định mức kỹ thuật theo từng nhóm (giống, phân, thuốc, nhiên liệu….): giá trị và số lượng
    • Hợp đồng liên kết thu mua: cam kết việc bán lúa cho Công ty
      • Chủng loại lúa, giá thu mua, tiền cọc, sản lượng thu mua…..
      • Hợp đồng áp dụng cho từng năm, mỗi năm ký kết 1 lần
  • Báo cáo thống kê
    • Theo dõi chi phí phát sinh cho hoạt động giao khoán
    • Theo dõi thanh/ quyết toán công nợ với hộ hội đồng viên

Quản lý đất sản xuất lúa giống

  • Danh mục
    • Quản lý các loại tài liệu liên quan hợp đồng sản xuất lúa giống
    • Quản lý định mức các chi phí và sản phẩm giao nộp (định mức cho 1 ha)
  • Phát sinh:
    • Hợp đồng sản xuất lúa giống
      • Hợp đồng ghi nhận thông tin ký kết cho việc sản xuất lúa giống, hợp đồng được ký kết lại hằng năm.
      • Thông tin hợp đồng:
        • Thông tin hộ giao khoán: người đại diện, địa chỉ, CCCD, Điện thoại, số tài khoản ngân hàng….
        • Diện tích, loại đất (A, B….), loại giống lúa,…..
        • Thời gian (1 năm)
        • Phí các dịch vụ kỹ thuật và phúc lợi đi kèm.
    • Theo dõi thanh/ quyết toán chi phí so với định mức (ít hơn được hưởng, nhiều hơn phải thanh toán bù):
      • Ít hơn: chi tiền thanh toán (Nợ 331/ Có 111- thu mua lúa)
      • Nhiều hơn: ghi nợ (thu tiền/ hoặc cấn trù mùa sau)
  • Báo cáo thống kê
    • Theo dõi chi phí phát sinh cho hoạt động sản xuất giống

Quản lý phát sinh/ thanh toán quyết toán công nợ đối với hộ giao khoán/ hộ sản xuất lúa giống

  • Thu khoán (đối với giao khoán đất)
    • Tính vào vụ đầu tiên của năm (vụ đông xuân)
    • Công nợ không phát sinh lãi
    • Chi tiết công nợ: theo từng năm, theo từng hộ nông dân
  • Đầu tư, dịch vụ:
    • Cấp vật tư nông nghiệp
      • Đội sản xuất lập phiếu cấp vật tư theo bảng giá
      • Cửa hàng vật tư nông nghiệp xác nhận xuất kho (xuất kho theo đúng số lượng trên phiếu cấp vật tư)
    • Cấp nhiên liệu
      • Đội sản xuất lập phiếu cấp nhiên liệu theo bảng giá
      • Cửa hàng xăng dầu xác nhận xuất kho (xuất kho theo đúng số lượng trên phiếu cấp nhiên liệu)
    • Cấp lúa giống
      • Đội sản xuất lập phiếu cấp lúa giống theo bảng giá
      • Nhà máy/ kho xác nhận xuất kho (xuất kho theo đúng số lượng trên phiếu cấp lúa giống)
    • Dịch vụ
      • Đội sản xuất ghi nhận giá trị theo thực tế đã phát sinh
  • Bảng giá dịch vụ/ vật tư nông nghiệp:
    • Bảng giá thay đổi theo chính sách giá của Công ty, khi có thay đổi sẽ cập nhật 1 bảng giá mới chi tiết cho từng loại dịch vụ
    • Khi phát sinh tại Đội sản xuất, giá sẽ được ghi nhận theo bảng giá mới nhất
  • Thanh toán:
    • Đội sản xuất lập phiếu thu theo từng loại (dịch vụ, lúa giống, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật….) theo từng mùa vụ phát sinh.
Quản lý danh mục dự án nông nghiệp
Quản lý danh mục dự án nông nghiệp
Danh mục loại cây
Danh mục loại cây
Dự kiến sản lượng- thu hoạch
Dự kiến sản lượng- thu hoạch
Báo cáo tồn kho vật tư-nông nghiệp
Báo cáo tồn kho vật tư-nông nghiệp
Phiếu xuất cây giống
Phiếu xuất cây giống
Phiếu nhập thành phẩm
Phiếu nhập thành phẩm
Picture23

Về chức năng kế toán doanh nghiệp sản xuất và Bán hàng kênh xuất khẩu. Mời mọi người tham khảo thêm video tài liệu ở đây:

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Copy of Copy of Yellow Modern Crypto YouTube Thumbnail

Chuyển đổi số phải bắt đầu từ người lãnh đạo

, , , , , , 0

Muốn nhanh thì phải chậm. Đây là keyword. Quy trình phải là quy trình. Chứ quy trình không phải là sếp.

Nếu mà cứ sợ chậm, sợ lâu là bỏ qua quy trình. Đưa thẳng đến sếp để duyệt. Rồi sếp nam; sếp nữ tham gia vào duyệt thẳng 1 cấp như chưa hề có quy trình thì không thể nào kiểm soát chi phí cho được.

PHẦN 1-NHỮNG BĂN KHOĂN

Từ những câu hỏi lớn sau khi đi 1 khách hàng gia đình ngành gạo về. Làm mình càng thêm đau đầu với một khách hàng gia đình khác là H** L**** mà mình đang vướng phải. Vấn đề là không biết đang vướng gì luôn. Một số lý do mình đưa ra để giả định những lý do đang vướng:

  1. Dữ liệu để import vào phần mềm chưa có do không có người làm.
  2. Quy trình để kiểm soát chưa thống nhất do hiện tại chưa có quy trình; mẫu chứng từ.
  3. Hay tư duy quản lý tập trung vẫn còn cho dù đang muốn áp dụng phần mềm.

Lại tản mạn thêm về khách hàng mới đi demo phần mềm trong tháng 1 này ngành Gạo : Du*** V*_một doanh nghiệp gia đình điển hình. (Anh V* con trai của 2 vợ chồng chú giám đốc. Vợ làm giấy tờ và kiểm soát lãi lỗ). Rồi chị Hoa*_Admin mới về. 

Đâu là lối đi để giải bài toán với nhiều ẩn số như này ?

X: đối tác

Y: con trai chủ tịch

Z: chủ tịch

W: vợ của chủ tịch.

Picture2

Một loạt câu hỏi khác lại đặt ra trong đầu mình:

  1. Khoảng cách giữa 1 người đối tác đủ năng lực và 1 người đối tác chưa đủ năng lực là gì?
  2. Làm thế nào để san bằng khoảng cách đó?
  3. Liệu chăng khi thất bại đủ thì mới có đủ kinh nghiệm để thành công. Phải bắt buộc thất bại mới thành công được à?
  4. Đối tác; con chủ tịch; chủ tịch hay người vận hành đầu cuối là các trưởng bộ phận sản xuất/ trưởng bộ máy móc thiết bị. Ai mới là đáp án cho những câu hỏi của mình?

Bốn chữ kiểm soát chi phí của chú chủ tịch/kiêm giám đốc gạo Du*** V* cứ nhắc đi nhắc lại làm mình phải suy nghĩ. Bài toán đặt ra đã rõ. Nhưng giờ làm sao, trách nhiệm như thế nào thì mới khó.

Picture3
PHẦN 2-THAM VẤN VÀ LỜI GIẢI

Thử đặt tư cách là 1 người bạn của chủ tịch; đặt địa vị người đối tác là vợ mình thì mình sẽ tư vấn cho họ như thế nào? 

Vâng và câu hỏi của mình cho vợ (cũng là 1 kế toán tổng hợp. Một trong những công việc liên quan của vợ mình là Kiểm soát chi phí.) đã được vợ đưa ra quan điểm. Và quan điểm của vợ làm mình có được gợi ý để tự mình điền ra 1 đáp áp. Câu trả lời là ở cả Chủ tịch và Đối tác.

Quy trình kiểm soát có chặt chẽ đến đâu. Ví dụ như:

Picture4

B1: Lập ngân sách kế hoạch chi phí.

B2: Khai báo định mức. (tương ứng là định mức chi phí).

B3: Khi phát sinh lập Phiếu yêu cầu bảo dưỡng/ sữa chữa/ mua mới à duyệt theo nhiều cấp. Cấp nào duyệt tương ứng có trách nhiệm kiểm soát.

B4: Đến khi quyết toán chi phí bảo dưỡng sửa chữa/ vật tư. Chọn lại từ chứng từ yêu cầu đã được duyệt để bắt vượt lại lần nữa.

Muốn kiểm soát được chi phí thì về mặt kỹ thuật trước tiên phải có dữ liệu danh mục; có quy trình; có chứng từ. Mỗi chứng từ phải có cấp duyệt tối thiểu là trưởng phòng ban; rồi tới kế toán trưởng và tuỳ vào một số trường hợp giám đốc mới là người cuối cùng.

Muốn nhanh thì phải chậm. Đây là keyword. Quy trình phải là quy trình. Chứ quy trình không phải là sếp.

Nếu mà cứ sợ chậm, sợ lâu là bỏ qua quy trình. Đưa thẳng đến sếp để duyệt. Rồi sếp nam; sếp nữ tham gia vào duyệt thẳng 1 cấp như chưa hề có quy trình thì không thể nào kiểm soát chi phí cho được.

Picture5

Xác định tư duy trước tiên là thay đổi từ người sếp rồi mới đến bước tiếp theo là dọn dẹp những trở ngại/ chướng ngại bên dưới (tức là cấp dưới của giám đốc/ chủ tịch). Đó mới là tư duy chuyển đổi số đúng đắn.

PHẦN 3-GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ KỸ THUẬT VÀ CON NGƯỜI BÊN DƯỚI

Cũng qua khách hàng gạo này. Rõ ràng, qua phỏng vấn với trưởng bộ phận bảo trì và đội xe. Mình thấy rõ 1 tư tưởng không chịu thay đổi, không chịu sử dụng phần mềm vì: hiện tại vẫn ổn mà. “Có gì đâu mà cần phải dùng phần mềm.”

Tổng quát hơn, thông qua kinh nghiệm, mình liệt kê một số trở ngại cả trước và trong quá trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp và hướng giải quyết như sau:

STT

NỘI DUNG

GIẢI PHÁP

1

Thiếu nhân sự chuyên trách dự án chuyển đổi số

Phần cứng; dữ liệu; quy trình; yêu cầu nghiệp vụ của từng phòng ban. Đây là vấn đề chi tiết về mặt kỹ thuật cần phải chuẩn bị (đối ứng với đơn vị cung cấp phần mềm).

Do đó, điều kiện cần là cần có 1 nhân sự làm trưởng dự án để làm đầu mối thông tin với cả nội bộ trưởng các phòng ban. Cũng như chuẩn bị các công tác cho đơn vị phần mềm.

Có 2 phương án: 1 là chọn từ 1 nhân sự có sẵn trong công ty (từ phòng IT hoặc phòng kế hoạch-đầu tư hoặc KTT hay bất kỳ phòng ban nào. Yêu cầu là cần có kinh nghiệm quản lý dự án và phải có kỹ năng về dữ liệu ở mức khá). 2 là phải thuê theo dự án hoặc tuyển dụng vị trí này vào làm việc full time trong công ty (Bởi một dự án ERP của 1 doanh nghiệp không hề ngắn, trước khi ký hđ triển khai cần thực hiện rất nhiều khâu chuẩn bị nội lực_nhanh thì nửa năm, chậm thì 1-2 năm. Rồi đến bước lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ và bắt tay vào triển khai. Đâu đó, tổng cộng cũng sẽ mất hết 1-2 năm). Do đó, Ban giám đốc cần suy nghĩ vấn đề này một cách nghiêm túc.

2

Thay đổi thói quen, phương thức làm việc.

Người lao động tại 01 doanh nghiệp lâu năm sẽ có nhiều thế hệ. Mỗi thế hệ sẽ có những suy nghĩ, khả năng, kỹ năng nghiệp vụ khác nhau. Từ đó sẽ 01 nhóm người khó thay đổi, không tích cực áp dụng cái mới – nhất là ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ năng nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu. Cần có công tác truyền thông, các biện pháp và tác động từ Ban giám đốc công ty để mọi người có thể tham gia tích cực vào việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc, nâng cao nghiệp vụ, trình độ để đáp ứng nhu cầu. Tăng cường đào tạo, hỗ trợ sử dụng đối với các nhân sự chưa nắm bắt, vận dụng phần mềm.

3

Xung đột Qui trình, Công việc giữa các phòng ban.

Trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm, Việc kế thừa và liên kết dữ liệu giữa các phòng ban là một yếu tố quan trọng. Công việc này giúp giảm tải khối lượng công việc tại từng phòng ban và đảm bảo dữ liệu xuyên suốt và minh bạch. Tuy nhiên, Nó cũng là vấn đề dễ xảy ra xung đột giữa các phòng ban. VD: Dữ liệu sẽ do ai nhập; nhập những thông tin gì tại từng phòng ban; mức độ chi tiết của thông; cho phép sửa, xoá và khoá dữ liệu khi có thay đổi….Để giải quyết các vấn đề tránh sự xung đột làm việc triển khai dự án khó khăn thất bại, Cần:

–          Thống nhất dữ liệu các phòng ban sẽ phải cập nhật. (Tại 01 có thể tại 01 phòng ban có thể cập nhật chi tiết hơn yêu cầu của phòng ban mình cần, nhưng cũng sẽ có những nghiệp vụ phòng ban đó sẽ kế thừa mà không cần nhập lại à Khối lượng công việc cũng sẽ không tăng mà bù trừ qua lại.)

–          Giữa các phòng ban nên đặt yêu cầu về dữ liệu cần thu thập từ phòng ban khác và đưa ra các phân tích lợi điểm cũng như thông tin có thể phản hồi lại cho phòng ban đã gửi thông tin.

Một số qui trình cần sự Quyết định quyết liệt của Ban giám đốc về việc thực hiện cập nhật thông tin vào phần mềm đối với một số phòng ban.

4

Sự hỗ trợ điều hành, quyết định từ Ban giám đốc, trưởng dự án về việc QĐ các thay đổi qui trình, nghiệp vụ khi áp dụng vào phần mềm

Trong quá trình triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc sẽ làm thay đổi qui trình làm việc, phương cách xử lý nghiệp vụ, thói quen làm việc và đòi hỏi về kỹ năng của người lao động. Vấn đề này sẽ tác động đến phương pháp làm việc của phòng ban, tâm lý người lao động. Và Ban giám đốc, Trưởng dự án phải có phương pháp để có thể:

–          Truyền thông, thuyết phục và biện pháp cứng rắn đến người lao động những mặt tích cực khi áp dụng công nghệ thông tin, cũng như phải quyết liệt kiên định vào mục tiêu.

Phối hợp, hỗ trợ cùng ban dự án, nhà tư vấn đưa các giải pháp thực thi giải quyết các xung đột (nếu có).

5

Thay đổi nhân sự

Trong thời gian triển khai dự án, Việc thay đổi nhân sự tham gia dự án có thể sẽ xảy ra (việc thay đổi là bất khả kháng):

–          Thông báo đối với việc thay đổi nhân sự.

–          Nhân sự thay đổi phải đảm bảo trình độ, kinh nghiệm tương đương.

–          Đảm bảo việc thay đổi nhân sự không ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện dự án, không làm thay đổi phương pháp thực hiện.

6

Thay đổi, bổ sung yêu cầu so với giải pháp ban đầu.

1.      Thay đổi ảnh hưởng đến qui trình nghiệp vụ:

–          Các yêu cầu được tập hợp gửi Ban dự án của khách hàng.

–          02 bên sẽ tổ chức cuộc họp để trao đổi rõ thông tin, phân tích các ưu, nhược điểm đối với các yêu cầu. Phân tích công sửa đổi và chi phí phát sinh (nếu có).

–          Đàm phán chi phí và ký Phụ lục phát sinh.

–          Lập kế hoạch thực hiện.

2.      Thay đổi bổ sung thêm thông tin, biểu mẫu và báo cáo:

–          Các yêu cầu được tập hợp gửi Ban dự án của khách hàng.

–          02 bên sẽ tổ chức cuộc họp để trao đổi rõ thông tin, phân tích các ưu, nhược điểm đối với các yêu cầu. Xác nhận các yêu cầu sẽ thực hiện.

–          Lập kế hoạch để thực hiện
PHẦN 4-TỔNG KẾT VÀ HƯỚNG LÀM VIỆC TIẾP THEO

Vậy theo mình, ở Gạo Du*** V* đang vướng là vướng ở chủ tịch/ giám đốc.

  • Hướng giải quyết là: Tư vấn cho đối tác hiểu vấn đề và người trực tiếp thuyết phục giám đốc chỉ có thể là đối tác + dĩ nhiên nếu cần sự trợ giúp từ người đồng cấp bên Bravo, Bravo luôn sẵn sàng tư vấn trực tiếp + Thời gian sẽ làm thay đổi nhận thức/ tư duy của khách hàng (từ những thất bại).

Tạm mượn hình ảnh của Tuân Úc (một nhân vật trong Tam Quốc-quân sư của Tào Tháo)

Picture6
Picture7

Còn H** L**** vướng là vướng ở mặt kỹ thuật. Tức là nếu không phải trở ngại về con người bên dưới của anh Trư*** thì là trở ngại ở chính anh Trư*** (tức là ôm mọi chuyện tự làm).

  • Hướng giải quyết là: Anh Trư*** phải giao việc; tuyển thêm người phụ trách; giao trách nhiệm cho cấp dưới/ người phụ trách. Quy trình có thiết kế ra mà tự anh Trư*** kiểm soát trung tâm theo kiểu 1 cấp thì cũng không được gì hết. Lại phí tiền của mua công cụ tốt mà lại không biết dùng.

Và bí kíp cuối cùng là: Muốn nhanh thì phải chậm. Đúng là có quy trình vào thì chậm hơn so với trực tiếp như trước kia. Nhưng làm dần rồi sẽ quen, chậm rồi sẽ nhanh. Ngoài ra, cái lợi nữa là kiểm soát được chi phí bằng cách giao quyền duyệt và trách nhiệm cho các cấp; đi được xa hơn; nhanh hơn so với việc bị thất thoát nếu vẫn đi theo cách cũ.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Picture1

Cải tiến hệ thống: Từ mục tiêu tài chính đến kế hoạch thực hiện

, , , , 0

Ngày cuối năm Dương lịch 2023, kết thúc năm với một thất vọng nho nhỏ khi không về kịp một hợp đồng để lên dây cót tinh thần cho nhân viên. Nhân tiện review lại công việc 1 năm và lên đề xuất cải tiến để áp dụng cho 1 năm 2024 đầy thử thách trước mắt.

-Tính toán sản lượng hòa vốn theo tháng-

-Tính toán sản lượng hòa vốn theo tháng-

-P&L theo tháng (chỉ có 3 tháng đạt doanh thu vượt sản lượng hòa vốn)-

-P&L theo tháng (chỉ có 3 tháng đạt doanh thu vượt sản lượng hòa vốn)-

-Cash flow theo tháng (may thay tháng 6, tháng 7 cứu vớt)-

-Cash flow theo tháng (may thay tháng 6, tháng 7 cứu vớt)-

Tempate quản lý P&L, Cash flow, Dự án
Đề xuất 1: Lưu trữ Nhu cầu khách hàng tại Danh mục khách hàng.
Hiện trạng:

Xuất phát từ hiện trạng hiện tại là các nhân viên kinh doanh đã nghỉ hoặc kể cả nhân viên kinh doanh còn làm, không theo dõi được lịch sử các Nhu cầu khách hàng đã phát sinh trong quá khứ của từng Khách hàng.

Do đó, thiếu thông tin quá khứ làm điều kiện để tra cứu nhanh và tạo động lực cho nhân viên telesales cũng như tương tác lại hẹn demo, giới thiệu phần mềm.

Mình nhận thấy cần thiết trong việc lưu trữ các Nhu cầu khách hàng khai thác được. Cập nhật các nhu cầu này tại màn hình Danh mục khách hàng luôn.

Picture5
Quy trình:

Khi Marketing khai thác được Nhu cầu khách hàng: Cập nhật chứng từ này tại Màn hình Nhu cầu khách hàng.

Quản lý Kinh doanh phân bổ cho nhân viên thực hiện.

Trong trường hợp nhu cầu khách hàng này của Khách hàng đã tạo mã: thực hiện chức năng –> cập nhật vào danh mục khách hàng.

Trong trường hợp nhu cầu khách hàng này của Khách hàng chưa tạo mã: thực hiện chức năng –> tạo mã khách hàng mới từ nhu cầu khách hàng. Đồng thời cập nhật nhu cầu khách hàng vào Danh mục khách hàng luôn.

Đề xuất 2: Xây dựng hệ thống email marketing/telemarketing cho nhân viên kinh doanh.
Hiện trạng:

Xuất phát từ hiện trạng nhân viên kinh doanh chủ yếu gửi thư tay và email. Ngại gọi điện liên hệ lại. Kể cả việc gửi email/ thư tay cũng là gửi vào mail công ty/ lễ tân/ tuyển dụng. Hiệu quả marketing gần như là không có. Nên có những nhân viên, gần như cả 1 quý cũng không hẹn được 1 demo nào.

Thêm vào đó, điện thoại bàn, di động cũng chưa thực sự kết nối với danh mục đối tác, danh mục khách hàng trên hệ thống CRM. Nên chưa phục vụ nhiều trong việc tra cứu thông tin cho nhân viên kinh doanh gọi điện.

Picture6
QUY TRÌNH 1: Email marketing và gọi điện

Mục tiêu: Hẹn được demo phần mềm.

Phương thức:  Sử dụng mail merge hoặc các công cụ email marketing để thăm hỏi sau đó gọi lại bằng điện thoại của công ty.

Nội dung: Gọi lại xúc tiến các khách hàng có nhu cầu cũ và cập nhật thông tin. Gọi điện liên lạc sau khi gửi thư tay, email. KPI: Thay vì đặt KPI cho từng nhân viên. Chọn hình thức thống kê kết quả đầu ra. Cuối ngày, thống kê lại số lượng email khách hàng mở và lên kế hoạch gọi điện cho ngày hôm sau. Chúc mừng bạn nhân viên có kết quả mở mail và gọi điện thoại tốt.

Mấu chốt ở đây là quản lý phải làm gương, phải email và gọi điện

QUY TRÌNH 2: QUY TRÌNH TÍNH ĐIỂM HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
PHƯƠNG PHÁP

Vận dụng mô hình OKR để hỗ trợ cho việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh. Đồng thời hướng dẫn, định hướng từng bước để nhân viên kinh doanh đạt được mục tiêu doanh số. Trong đó:

 

  • Objective_Mục tiêu của nhân viên kinh doanh. Dĩ nhiên, là đạt được doanh số kế hoạch năm.
  • Key result: Những kết quả then chốt sẽ giúp nhân viên kinh doanh đạt được mục tiêu.
  • Action: Những hành động nhân viên kinh doanh cần thực hiện để đạt được những kết quả then chốt. Từ đó đạt được Mục tiêu kinh doanh.

 

I.      CÁCH ÁP DỤNG
·       Việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh chỉ dựa trên Kết quả then chốt (Key result), không dựa trên đo lường Hành động (Action). Cụ thể theo quy trình sau:
2023-12-29_22-33-07
Bước 1: Nhân viên kinh doanh quy đổi từ Doanh số kế hoạch của cá nhân sang Điểm kế hoạch. 1 điểm = 180.000 vnđ.
Bước 2: Nhân viên kinh doanh thực hiện các hành động (Action) nhằm tạo ra Kết quả then chốt (Key result). Bao gồm 4 nhóm hành động chính:
  • Tương tác với khách hàng qua bất kỳ kênh nào, ví dụ: Email; telesales; Thư tay; Sự kiện; giới thiệu….Và ghi nhận phản hồi của khách hàng. Nếu khách hàng có phát sinh nhu cầu. Ghi nhận và đề xuất lên Phó/trưởng phòng (cc leader) để được ghi nhận Kết quả then chốt : LEAD (Nhu cầu khách hàng).
  • Thực hiện demo-báo giá cho khách hàng. Leader sẽ thống kê theo tuần để ghi nhận Kết quả then chốt : Demo-báo giá cho nhân viên kinh doanh.
  • Soạn tài liệu giải pháp đặc thù theo các ngành nghề: video; thư ngỏ; slide ppt … thể hiện được đặc thù nhu cầu của một ngành nghề và giải pháp tương ứng của phần mềm Bravo. Sau đó đề xuất lên Phó/trưởng phòng (cc leader) để được ghi nhận Kết quả then chốt : Tài liệu giải pháp.
  • Xúc tiến và ký mới hợp đồng/ phụ lục/ bảo trì. Leader sẽ thống kê theo tuần để ghi nhận Kết quả then chốt : Doanh số cho nhân viên kinh doanh.
Bước 3: Quy đổi thành điểm hiệu quả công việc theo tháng:

Dựa trên xác nhận của Phó/Trưởng phòng và số liệu trên phần mềm quản lý khách hàng. Leader thực hiện đánh giá điểm hiệu quả công việc cho nhân viên kinh doanh theo tháng:

  • 10 điểm/ LEAD (NHU CẦU KHÁCH HÀNG).

Lưu ý: Không bao gồm LEAD phát sinh từ kênh marketing của công ty.

  • 20 điểm/ DEMO
  • 10 điểm/ TÀI LIỆU GIẢI PHÁP
  • 1 điểm = 180.000 vnđ đối với DOANH SỐ KÝ
  • Điểm Định Mức Tháng Như Sau:
    • Trường hợp trong tháng không có điểm phát sinh từ DOANH SỐ KÝ:
      • Định Mức Tối Thiểu = 80 Điểm/ Tháng.
    • Trường hợp trong tháng có điểm phát sinh từ DOANH SỐ KÝ:
      • Định Mức Tối Thiểu = Điểm Kế Hoạch Tháng (Doanh Số Kế Hoạch Tháng/180.000 đ)
Bước 4: Đánh giá và đề xuất thưởng/phạt:
  • 3 Tháng liên tiếp không đạt định mức tối thiểu: Nhắc nhở lần 1.
  • 6 Tháng liên tiếp không đạt định mức tối thiểu: Nhắc nhở lần 2 và xem xét trình ý kiến Khối kinh doanh.
  • Thưởng: theo quy định và chính sách chung của công ty.
  • Cách thức áp dụng:
    • Triển khai cho team nhỏ 03 nhân sự.
    • Theo dõi kết quả trong vòng 6 tháng.
    • Tổng kết kết quả và làm đề xuất lên Trưởng phòng KD –> Nếu ổn thì đề xuất lên GĐ Kinh Doanh.
Đề xuất 3: Luôn đánh giá hàng tháng để không phải đưa ra quyết định dừng hợp tác với nhân sự trong bất ngờ cho nhân sự.

Để tránh những việc không mong muốn khi phải cho lay-off một nhân sự. Phải luôn định hình và xác định rõ với các bạn 3 vấn đề:

  1. Việc bán hàng chỉ bắt đầu sau khi ký hợp đồng. Cụ thể là phát sinh từ thực tế khi mà sau khi chốt ký hợp đồng thì có đến 101 câu chuyện phát sinh. Từ đó là các ty tỷ các vấn đề lớn nhỏ. Thực chất, theo mình nghĩ thì những sự vụ sau khi ký hợp đồng mới là yếu tố để đánh giá một người bán hàng giỏi hay không. Sau đây mình sẽ thử chia nhỏ ra các vấn đề để làm “hướng dẫn”, những điểm cần theo dõi sau khi ký hợp đồng:
    1.  T**** Container: khách hàng này đã đồng ý ký hợp đồng và bên mình sẽ ký trước để gửi lại khách hàng. Lúc thương lượng hợp đồng cũng cực kỳ nhiêu khê, khi mà khách hàng luôn đòi hỏi nhiều điều khoản trong hợp đồng. Đặc biệt là cam kết về đáp ứng sự thay đổi chuẩn mực kế toán nếu có sự thay đổi. Một điểm cực kỳ nhạy cảm trong giai đoạn chuyển đổi VAS-IFRS như này. Tuy nhiên, vấn đề thực sự phát sinh khi mà hợp đồng nhận đến tay khách hàng thì khách hàng lại bảo là tên khách hàng không đúng và bắt bên mình phải ký lại. Đến lúc này thì câu chuyện, ai ký trước mới thực sự là vấn đề. Khi mà về phía giám đốc hai bên. Thực ra ai cũng có cái “tôi” của mình, và còn cả là đại diện cho công ty. Nên, bên mình đã ký trước, giờ thì đến lược khách hàng (đó là ý của bên mình). Nên rút kinh nghiệm là lần sau nên kiểm tra kỹ các thông tin về khách hàng trên các trang mã số thuế: cụ thể là tên công ty; địa chỉ xuất hóa đơn…
    2. TCT B** Th***: đây là câu chuyện ký được hợp đồng nhưng không hẹn được ngày khảo sát triển khai. Nói một cách đúng hơn là phải chờ khách hàng hủy lịch mấy lần. Dẫn đến việc bị động kế hoạch nhân sự triển khai bên mình. Thứ nhất vừa thể hiện sự không chuyên nghiệp của hai bên. Vừa làm phát sinh các chi phí dự án của việc phải chờ đợi, nhân sự kỹ thuật không liền mạch được dự án. Các bạn cũng biết, muốn năng suất cao thì thời gian phải phân bổ một cách hiệu quả và liên tục mà. Đâu thể nào làm 1 hôm rồi lại chờ 1 tháng làm lại.
    3. Huệ L**: đây là câu chuyện, ký hợp đồng theo cảm xúc, khảo sát triển khai xong xuôi rồi lại bạch vô âm tín với khách hàng về câu chuyện các bước chuẩn bị tiếp theo bên phía khách hàng như: Server để cài đặt chương trình; Dữ liệu và danh mục để import vào phần mềm và Đặc biệt là bên phía khách hàng không hề có một đầu mối làm việc với tư cách là: Trưởng dự án một cách thực thụ. Khi mà đối tác chính cũng chính là thế hệ F1 của doanh nghiệp. 
    4. As***: câu chuyện của đơn vị này thì lại khác. Mọi thứ ổn thỏa, về mặt server; con người; quy trình bên phía khách hàng. Với việc khách hàng đã triển khai thất bại dữ án ERP trước đó, nên khách hàng có được nỗi đau cũng như quyết tâm trong lần này. Đối tác của dự án từ trưởng dự án ERP đến tổng quản lý đều là những người có tiếng nói, đôn đốc công việc tham gia vừa chi tiết vừa tổng quan. Câu chuyện phát sinh ở đây là Tiến độ dự án chạy đua để nghiệm thu trong năm tài chính. Khi nào tiến độ thực tế chậm hơn so với kế hoạch 3 tháng. (cũng phải nói trước là đối tác đã có sự dự trù hoàn toàn có tầm khi mà lên deadline nháp tháng 12, mục đích là để trừ hao cho deadline chính thức là tháng 3 năm sau. Qua các quá trình trao đổi với đối tác, về phía kinh doanh, mình nhận thấy một sự thiếu sót cả về quy trình tham dự và vai trò của kinh doanh trong việc xúc tiến tiến độ bên phía team kỹ thuật. Việc tham gia trên vai trò nắm thông tin và theo dõi thanh toán là hoàn toàn dễ nhưng để có sự tham mưu, làm cầu nối để tư vấn cho kỹ thuật thì gần như là chưa có.
    5. XS**: là câu chuyện về việc bộ hồ sơ giấy tờ nghiệm thu và thanh toán. Đây là 1 đơn vị nhà nước nên quy trình xúc tiến hợp đồng phải thông qua thầu. Với giá trị hợp đồng cho phép thì chỉ định thầu là phương án dễ cho cả 2 bên. Tuy nhiên, bộ hồ sơ chứng từ từ: Yêu cầu chào thầu-Đơn dự thầu -Thương thảo hợp đồng-Hợp đồng. Gặp rắc rối trong việc thương thảo và thống nhất các nội dung. Dẫn đến việc một số điều khoản trong phần thanh toán giữa các văn bản không giống nhau. “Biết là cài nút áo sai từ ban đầu nhưng vẫn cố cài hết hàng nút”, để cuối cùng lại phải quay lại gỡ từ đầu. Một bài học cho mình về “Định luật Murphy”_điều gì rủi ro mà mình không muốn xảy ra nhất, nó sẽ nhất định xảy ra ở lúc mình không muốn nhất.
    6. An Pha* ****: Là câu chuyện tổng hợp 10 lần khách hàng khất nợ thanh toán. Một bài học cực quý giá đối với bản thân mình về câu chuyện xử lý hợp đồng sau khi nghiệm thu, còn chờ thanh toán. Cần có quy trình thông báo công nợ cho khách hàng và sẵn sàng kích hoạt thông báo “Ngưng cung cấp dịch vụ bảo hành đến khi khách hàng thanh toán theo biên bản 2 bên đã thống nhất”. Bí kíp khất nợ của khách hàng này như sau. Đúng là một doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu có dày dặn kinh nghiệm:
      1. Nghiệm thu nhưng chưa thanh toán lý do chương trình chưa ổn, tính năng chưa hoàn thành. 
      2. Yêu cầu bổ sung thêm báo cáo cho sếp. 
      3. Chờ ổn hết bộ báo cáo, số liệu lương kiểm tra vài tháng cái đã. 
      4. Yêu cầu demo mở rộng nội dung, cho nhà máy mới_dương đông kích tây với kinh doanh. 
      5. Yêu cầu bổ sung chứng từ bộ hồ sơ thanh toán. 
      6. Đã trình ban giám đốc duyệt, chờ nguồn về. 
      7. Chưa có nguồn, công ty chưa thu được tiền khách hàng. 
      8. Chờ nguồn từ hoàn thuế.
      9. Chụp màn hình chat với kế toán của công ty –> chứng minh là công ty kẹt tiền thiệt. Bravo !!!!
      10. Bên thuế ra văn bản rồi. Chờ tiền về thôi.
      11. Bên anh còn nhiều công nợ khác đang xếp hàng lắm. Sẽ cố gắng đi lệnh trong tuần.
    7. Lục T***: Đối với dự án mình tổng kết được nhiều thông tin hữu ích. May mắn khi đối tác và khách hàng làm việc rất kỹ tính và sâu xác. Chính vì như vậy nên thời gian triển khai dự án mới đẻ ra tới 1 năm và họp tiến độ định kỳ hàng tháng, mỗi lần họp là mỗi lần phát sinh trường hợp. Gây nên stress không nhỏ cho team triển khai. Cụ thể là khách hàng dành ra 6 tháng sau khi ký hợp đồng để hệ thống lại quy trình; chuẩn bị danh mục để import vào chương trình. Tiếp đó là dành tới 6 tháng để vận hành song song 2 hệ thống phần mềm cũ và mới để test dữ liệu, so sánh báo cáo khớp với 2 bên. Dự án này, gần như mình mất hút sau khi ký hợp đồng. Không hề tham gia vào bất cứ khâu nào với team kỹ thuật. Một dấu trừ to đùng của mình đối với team triển khai và cả khách hàng. Do đó, đến khi sau khi nghiệm thu, cũng khó có điểm gì để nói chuyện với khách hàng và đối tác để tạo mối quan hệ. Cho dù là chậm so với tiến độ nhưng dự án cũng đã thanh toán và chốt trong năm. Bài học mình cần cài thiện đó là theo dõi và giữ mối quan hệ với đối tác sau khi ký hợp đồng và sau khi nghiệm thu.
    8. Mass ******: Đối với dự án này là câu chuyện mở rộng sau khi đã triển khai nội dung cũ và nghiệm thu. Cũng sắp hết thời gian bảo hành miễn phí. Thì cái điểm quan trọng nhất của dự án là chức năng chính “key point” giúp khách hàng lựa chọn phần mềm bên mình ở dự án cũ lại phát sinh lỗi. Chưa kể là quá trình demo nội dung mở rộng, mình đã không chuyên nghiệp trong việc phối hợp với nội bộ team kỹ thuật ngay trước mặt khách hàng. Một điểm trừ rất lớn về thái độ làm việc. Do đó, mình cần giữ tinh thần support khách hàng và chuyên nghiệp trong cả giai đoạn bảo hành sau khi nghiệm thu cũng như khi phát sinh các nhu cầu mới, cho dù là nhu cầu có nhỏ hay lớn; dễ hay khó.
  2. Tư duy luôn ký hợp đồng được trong mọi báo giá. Quan trọng là ký với giá bao nhiêu, làm có lời hay không.
  3. Đánh giá công việc hàng tháng; hàng quý; hàng nửa năm để theo dõi kết quả công việc theo đề xuất 2 và làm rõ 2 vấn đề ở trên. Để nếu có đề xuất lay-off thì người đề xuất là leader chứ không phải là Ban giám đốc. Và đối với người bị lay-off không có bất cứ điều gì thiệt thòi hay không thể ngẩng cao đầu mà rời khỏi công ty. Vì hành trang là kinh nghiệm đạt được chính là hệ thống để trở thành 1 sales B2B, tương lai có thể là 1 doanh nhân với hệ thống OKR của 1 người bán giải pháp hiệu chỉnh theo nhu cầu.
Picture7
MỞ NGOẶC “NẾU LÀ GIÁM ĐỐC, MÌNH SẼ”

Nếu như có chữ nếu. Tức là mình có quyền lực và quyền quyết định, có thể thực hiện được những điều sau:

Picture8
  1. Mỗi năm sẽ có mùa thi CPA. Bravo rất mong đồng hành cùng các bạn kế toán viên dự thi chứng chi APC_Kế toán trưởng. Bằng hình thức: “Tri ân khách hàng”.
    • Tặng 10 suất khóa học: Quản lý cấp trung PTI. (Trị giá 8 triệu/ suất) à Chiết khấu còn 50%
    • Tặng 10 suất học ôn thi chứng chỉ APC_Kế toán trưởng. (Trị giá 12 triệu/ suất)à Chiết khấu còn 50%

Cách đăng ký:

    • Bên Bravo có 10 suất khóa học quản lý cấp trung / Ôn thi chứng chỉ APC, do là đơn vị liên kết với các bên này. Nên Bravo muốn gửi tặng các Anh chị giám đốc công ty; giám đốc tài chính các công ty Khách hàng của Bravo, để Anh chị có thể chia sẻ lại cho nhân viên của mình, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán. Đây cũng như một lời tri ân của Bravo đến các khách hàng đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của Bravo.
    • Ngân sách: 100 triệu/ Năm.
  1. Bravo định kỳ tổ chức các buổi hội thảo về “Ứng dụng phân tích dữ liệu ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp.”
    • Hình thức: Offline tại văn phòng Bravo HCM.
    • Thành phần tham dự: Diễn giả/ Khách hàng Bravo/ Bravo.
    • Số lượng: 10-15 sự kiện/ năm.
    • Ngân sách: 30 triệu/ Năm.
  1. Bravo định kỳ tổ chức các buổi tập huấn, huấn luyện “Quản lý dự án triển khai phần mềm ERP”
    • Hình thức: Offline tại văn phòng Bravo HCM.
    • Thành phần tham dự: Public cho mọi người cùng đăng ký.
    • Trainer: Nội bộ Bravo hoặc Outsourcing
    • Số lượng: 1-2 khóa/ năm.
    • Ngân sách: 20 triệu/ Năm.
  1. Ý tưởng khởi nghiệp cho người làm kế toán. Bằng hình thức tài trợ, hoặc giám khảo cho các chương trình Khởi nghiệp trong các trường đại học.
    • Hình thức: Tài trợ và Ban giám khảo
    • Số lượng: 1-2 cuộc thi khởi nghiệp/ năm.
    • Ngân sách: 50 triệu/ Năm.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Picture1

Nhà hàng-Khách sạn-Bến/ Cảng: Những hình thức đầu tư ở quê

, , , , , , , 0

Năm 2023 là một năm mà mình có nhiều cơ hội làm việc với các chủ đầu tư: Nhà hàng-Khách sạn. Được tiếp xúc và hiểu thêm về các mô hình đầu tư và vận hành của ngành nghề cần “Nhiều tiền” này. Để tổng kết lại, mình xin chia sẻ góc nhìn cá nhân với các mô hình sau:

I. Mô hình Chủ đầu tư-Đơn vị vận hành
Một số dự án mà mình có cơ hội tham gia trong năm nay như:
  • Khách sạn Park Hyatt Nha Trang của Chủ Đầu Tư A&B Group
  • Khách sạn Sofitel Sài Gòn Plaza của Chủ Đầu Tư Công Ty TNHH Liên Doanh Khách Sạn Plaza
  • Dự án Hồ Tràm Resort của Chủ Đầu Tư TCT Bến Thành
Picture1
Picture2

Với mô hình này, thường thì Đơn vị vận hành đã quen sử dụng hệ thống phần mềm PMS đặc thù. Nên đối với chủ đầu tư; rất khó để can thiệp và được chia sẻ dữ liệu chi tiết từ đơn vị vận hành.

Trong trường hợp, chủ đầu tư là mô hình tập đoàn, vận hành nhiều mảng kinh doanh/ nhiều công ty con khác nhau. Thì Bravo có thể cung cấp phần mềm kế toán cho từng dự án chủ đầu tư bỏ vốn đầu tư. Dĩ nhiên dữ liệu gốc vẫn phát sinh từ phần mềm PMS của đơn vị vận hành. Do đó, cần có chức năng kết nối nhận dữ liệu từ phần mềm PMS để nhận dữ liệu (liên quan đến kế toán) từ phần mềm PMS sang (ví dụ: Smile; Opera; VinHMS…). Ví dụ:

Picture3

CHI TIẾT NGHIỆP VỤ TÍCH HỢP:

  • Danh mục khách hàng
  • Danh mục vật tư, sản phẩm
  • Danh mục đơn vị tính
  • Danh mục loại giao dịch
  • Các thông tin hạch toán khác: bộ phận, nhóm sản phẩm-dịch vụ, khoản mục
  • Phiếu nhập mua
  • Phiếu nhập, xuất kho
  • Phiếu đặt cọc
  • Hóa đơn bán hàng (Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm PMS)
  • Phiếu thu/ Báo có
  • Phiếu chi/ Báo nợ
  • Hạch toán khác: Phiếu kế toán khác.
  • Khấu hao tài sản/CCDC
  • Thông tin thống kê quản trị liên quan chỉ số hoạt động: ví dụ tỷ lệ lấp đầy buồng phòng.
  • …

Ghi chú:

  • Phạm vi nghiệp vụ tích hợp sẽ tương tự như đang thực hiện với phần mềm PMS 
  • Không bao gồm chức năng tích hợp Hóa đơn điện tử (việc tích hợp để phát hành hóa đơn điện tử sẽ thực hiện trên phần mềm PMS )
II. Mô hình Hợp tác Công-Tư
Với mô hình tiếp theo là mô hình hợp tác công-tư, dự án đầu tư sẽ đặc thù hơn. Không chỉ là Nhà hàng, khách sạn, tức cung cấp các dịch vụ về lưu trú, ăn uống, nghỉ dưỡng mà còn là các dịch vụ liên quan đến logistics cho đối tượng khách hàng cá nhân và cả doanh nghiệp. Một số dự án mình có cơ hồi tiềm hiểu như
  • Cụm cảng Cái Mép -Thị Vải/ Cảng Quốc Tế Tân Cảng Cái Mép (TCIT)_những thông tin góp nhặt được từ cuốn sách của tác giả Đặng Dương: Cảng Biển và Logistics_Nhìn lại một hành trình.
  • ACV Cảng hàng không Quốc tế Vinh– Chi nhánh Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam -CTCP/ Công ty CP Nhà Ga Quốc tế Cam Ranh. (Cảng hàng không là khu vực xác định, bao gồm sân bay, nhà ga và trang bị, thiết bị, công trình cần thiết khác được sử dụng cho tàu bay đi, đến và thực hiện vận chuyển hàng không.)
Picture3
Picture4

Trọng tâm của những mô hình này dưới góc độ nhu cầu phần mềm quản trị cũng là: Quản lý Vật tư/Tài sản/CCDC; Dĩ nhiên là phải có Tài chính kế toán. Đồng thời là chức năng kết nối nhận dữ liệu từ phần mềm Quản lý dịch vụ (để ghi nhận doanh thu; chi phí trực tiếp). Ví dụ phần mềm quản lý chuyến bay AMS; phần mềm quản lý dịch vụ cảng.

III. Mô hình tự đầu tư-tự vận hành

Và tiếp theo là mô hình tự đầu tư và vận hành

Picture5
Mô tả quy trình:
  • (1) Bộ phận kinh doanh nhận các đặt phòng, đặt dịch vụ, các booking từ OTA và website khách sạn.
  • (2) Bộ phận kinh doanh chuyển các đặt phòng, dịch vụ về bộ phận lễ tân. Tại đây, nhân viên lễ tân thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở
  • (3)Trong thời gian khách lưu trú phát sinh các chi phí (Nhà hàng, Spa, Minibar, Buồng phòng). Khách thanh toán trực tiếp tại outlet hoặc chuyển bill về phòng
  • (4) Kiểm toán đêm cuối ngày sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát lại hết các đặt phòng
    • Kiểm tra lỗi cho tất cả các booking hiện có, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng
    • Kiểm tra giá cho từng booking
    • Chuyển đổi trạng thái của những booking đến ngày ngừng giữ, Due in, …
    • Chuyển đổi trạng thái vệ sinh phòng
    • Post các chi phí cố định, tiền phòng về phòng
    • Cắt ngày và chuyển sang ngày làm việc mới
  • (5) Bộ phận thu ngân thừa kế dữ liệu kiểm toán đêm để phục vụ cho các bước thanh toán trong trường hợp phát sinh
  • (6) Bộ phận thu ngân theo dõi chính xác tất cả những dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn, làm cơ sở để thực hiện thanh toán nhanh chóng cho khách hàng
  • (7) Thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán
  • (8) Các bộ phận khác (Spa, Nhà hàng, Buồng phòng, Hội thảo) liên kết với kế toán qua chứng từ “Phiếu xuất kho”
  • (9) Các bộ phận “Quản lý vật tư” và cụm “Văn phòng” liên kết với tất cả các bộ phận. Đồng thời sẽ liên kết và chuyển các chi phí về bộ phận kế toán
  • (10) Bộ phận chăm sóc khách hàng
  • (11) Bravo tập hợp tất cả dữ liệu của các phòng ban lên được các báo cáo cho chủ đầu tư và các nhà quản trị.
    • Cung cấp cho Ban Lãnh đạo các công cụ hỗ trợ như thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại cũng như dự báo thúc đẩy khai thác công suất phòng trong tương lai, nắm bắt được tình hình tiêu thụ tức thời, quản lý doanh thu để đưa ra các quyết định kịp thời. Đồng thời cũng xác định được hiệu quả công việc của nhân viên…..
Chi tiết nghiệp vụ Quản lý Vật tư/Tài Sản/CCDC

Có một thực trạng là ở các dự án đầu tư Nhà hàng; khách sạn; Bến/cảng thì việc quản lý số liệu đang cục bộ, thông thường giải pháp: Kế toán sẽ độc lập với CRM: bao gồm Bộ phận Kinh doanh; Lễ Tân; Thu ngân; Dịch vụ_Hội thảo/Spa/Nhà hàng/Buồng phòng.

Bộ phận Nhân sự tiền lương cũng sẽ độc lập với nhóm chức năng liên quan đến Quản Lý Vật Tư: Mua hàng; Kho; Quản lý Tài sản-CCDC. Để giải quyết vấn đề đó, cần có 1 hệ thống phần mềm liên kết các phòng ban lại với nhau.

Sau đây mình sẽ trình bày chi tiết giải pháp cũng như luồng quy trình quản lý Vật tư trong doanh nghiệp Khách sạn-nhà hàng tổng hợp.

Picture5
  1. Nhập mua tài sản/ccdc
  • Theo dõi kế hoạch/ngân sách mua hàng.
Picture6
  • Theo dõi thông tin tài sản/ thiết bị.
Picture7
  • Quy trình mua hàng
    • Trực tiếp   
    • So sánh báo giá   
    • Đấu thầu rút gọn  
Picture8
Picture9

2. Đăng ký tài sản

Picture10
  • Tạo mã tài sản: Chức năng tạo mã tài sản từ danh mục tài sản/ccdc nhập mua.
    • Bổ sung thông tin về nguyên giá; khấu hao; mục đích sử dụng…
    • Thiết kế mẫu in tem; kết nối với máy in tem.
Picture11
Picture12
Picture13
Picture14
Picture15
Picture16
  • Đính kèm tài liệu:
    • Tài liệu mô tả, CO, CQ…
    • Hợp đồng, hóa đơn
    • Phiếu giao hàng, phiếu sửa chữa, bảo hành
    • Hình ảnh (lịch sử các lần ghi nhận)
  • Cập nhật biến động tài sản
    • Biến động tăng: liên kết với dữ liệu các Phiếu bảo dưỡng/sữa chữa/nâng cấp
    • Biến động giảm: khai báo khấu hao và chạy chức năng tự động.
Picture17
Picture18

3. Bàn giao, điều chuyển tài sản

  • Phiếu nhập xuất thẳng/ Biên bản bàn giao tài sản/ccdc.
  • Phiếu điều chuyển tài sản/ccdc.
Picture19
Picture20
Picture21
Picture22
  • Thiết kế quy trình duyệt theo nhiều cấp: Lập phiếu; Đã duyệt chờ hoàn thiện; Đã hoàn thiện….
Picture23
Picture24
Picture25

5. Kiểm kê

  • Ứng dụng app mobile để kiểm kê tài sản: cập nhật hình ảnh hiện trạng sử dụng tài sản.
  • Đồng bộ với dữ liệu tài sản trên bản phần mềm chính.
Picture26
Picture27
Picture28
Picture29
Picture30

6. Thanh lý

  • Cập nhật thanh lý, cho, tặng tài sản
  • Mã tài sản
  • Thời gian phát sinh
  • Số lượng, giá trị, thành tiền
  • Đối tượng thanh lý, cho, tặng
  • Đính kèm tài liệu
Picture31
Picture32

7. Báo cáo theo yêu cầu

Picture33
Picture34
Picture35
Picture36
TÓM LẠI.

Ở quy mô nhỏ như các vùng quê, cũng có thể lựa chọn 1 trong 3 mô hình tương tự để đầu tư loại hình: Nhà hàng-Khách sạn. Đó là:

+ Nhượng quyền 1 mô hình đã thành công.

+ Đấu thầu để nhận đầu tư 1 dự án theo quy hoạch của ủy ban, cơ quan tỉnh

+ Tự đầu tư và vận hành cơ sở riêng. (Đây là mô hình phổ biến nhất hiện tại).

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Picture12

Dịch vụ_ tìm đầu ra cho nhân lực địa phương

, , , , , , , , , , , , , , 0

Picture13
Nhìn từ góc độ một khách hàng. Hành trình trải nghiệm khách hàng đối với một công ty dịch vụ trải qua những bước sau đây:
Picture14
  1. Search google và nhận thông tin hiển thị Google ads –>
  2. Gọi điện và trao đổi với Tư vấn viên + nhận báo giá –>
  3. KTV thực hiện dịch vụ –>
  4. Thanh toán và xác nhận cv.

Đây cũng là 4 trung tâm chi phí mà một công ty dịch vụ phải theo dõi.

Tương ứng với đó, về phía doanh nghiệp dịch vụ sẽ phát sinh những công việc tương ứng:

  1. Tiếp cận khách hàng thông qua mạng xã hội và internet lẫn các kênh offline
  2. Khảo sát và báo giá, lập hợp đồng
  3. Giao việc cho kỹ thuật viên (căn cứ theo đơn hàng, hơp đồng đã ký)

+ Kỹ thuật viên thực hiện công việc (căn cứ theo công việc được giao, sử dụng APP để check in, check out)

+ Tính công làm việc cho kỹ thuật viên (tiền công theo giờ, tiền công đi lại theo km)

  1. Kế toán xuất hóa đơn, thu hồi công nợ
Và cũng là 4 bài toán mà chủ một doanh nghiệp dịch vụ phải tìm lời giải:
  1. Đầu ra khách hàng.
  2. Tư vấn và báo giá: để vừa đảm bảo thu nhập cho kỹ thuật viên; giải quyết công việc, vừa phải cạnh tranh.
  3. Quản lý con người, tuyển dụng, đào tạo tay nghề và sử dụng lao động tại địa phương. Những ngành thâm dụng lao động như Chế biến gỗ, May mặc, Thủy Sản, Thực phẩm. Tùy vào vị trí, phần lớn có thể tuyển người mới hoàn toàn và đào tạo lại từ đầu. Thời gian đào tạo và học việc để có thể làm việc được đâu đó có thể kéo dài từ 4-6 tháng. Tuy nhiên, để có thể gọi là công nhân có tay nghề thì cần có thâm niên cũng như kỹ năng và độ chịu khó của mỗi người. Trung bình cũng phải có tay nghề 3 năm trở lên mới có thể gọi là thạo việc, tự chủ được trong công việc.
  4. Cuối cùng, nhìn ở góc độ kế toán. Đó là tập trung vào quy trình quyết toán chi phí dịch vụ.

Tạm gác lại các vấn đề 1-2-3. Mỗi một ngành nghề sẽ có đặc thù riêng, cũng như mỗi địa phương sẽ có thế mạnh riêng để khai thác. Mình sẽ tập trung hôm nay là bài toán số 4. Nhưng sẽ là thiên về bài toán quản trị chi phí dịch vụ. Ví dụ là một ngành dịch vụ mới: phần mềm.

Phần 1-Khai báo thông tin dự án và quy tắc phân bổ chi phí

Giả sử chi phí lương được hạch toán theo bộ phận; dự án như sau:

+  Sales –> chi phí bán hàng 641

+  Kỹ thuật: triển khai; phát triển sản phẩm; bảo hành; test; tư vấn à dở dang theo yếu tố 622; và dở dang theo dự án.

+ Back Office: HRM; lễ tân; tài xế; kế toán: 642

Mỗi dự án thì có:

+ Định mức công việc: triển khai; bảo hành; test; tư vấn. (tính theo manday)

+ Ban dự án

+ Phân bổ doanh số kỹ thuật

+ Tiến độ công việc thực tế: sẽ được cập nhật chi tiết như bên dưới, cho từng hợp đồng

Lại giả sử thêm trong công ty, về đội kỹ thuật triển khai bao gồm các Team, đại diện mỗi team là team leader: A; B; C; D.

Tương ứng là các dự án: I;II;III;IV…

Cuối tháng (cuối kỳ), kế toán tiến hành các công việc:
  1. Xuất hóa đơn cho các hợp đồng dựa trên các chứng từ thực tế phát sinh được 2 bên thỏa thuận trong hợp đồng: xuất hóa đơn lần 1; 2;3.
  2. Tương ứng đó là kế toán chạy chức năng tập hợp chi phí để tính giá vốn tương ứng cho các hóa đơn đã xuất. Cụ thể là cần phải có phương pháp phân bổ chi phí:
    621: trực tiếp hay không
    622: trực tiếp hay phân bổ theo tỷ lệ/ hệ số/ định mức hay hỗn hợp

    627: trực tiếp hay phân bổ theo tiêu chí nào.

Và tiến hành đưa các dở dang theo yếu tố, theo hợp đồng của các kỳ trước khi xuất hóa đơn kết chuyển vào kỳ mới luôn.

Trường hợp 1: Phân bổ 622 trực tiếp (theo ngày công cho dự án)

Phương án này phù hợp với những dự án có tính chất 1 Nhân sự tại 1 thời điểm chỉ chủ yếu thực hiện 1-2 dự án, không kiêm nhiệm nhiều dự án cùng lúc.

Đứng dưới góc độ chi phí lương cuối tháng của 1 nhân sự NS1 nào đó:

Căn cứ vào giao dịch liên quan đến từng hợp đồng của NS1, ta có thể thống kê được 2 yếu tố:

+ NS1 trong kỳ (tháng này) thực hiện bao nhiêu dự án/ hợp đồng.

+ Tỷ lệ công phân bổ cho từng dự án/ hợp đồng là như thế nào. Ví dụ:

              1-3: no job

              3-15: dự án I.

              15-30: dự án II.

+ giả sử tiền lương thực dải bậc của NS1 là 20 triệu à tương ứng phân bổ trực tiếp chi phí lương cho từng dự án:

Dự án I = (20/28)*13

Dự án II = (20/28)*15

Trường hợp 2: Phân bổ 622 theo doanh số phân bổ.

Ví dụ NS1 cũng thực hiện 2 dự án I, II trong kỳ như trên, và định mức công việc của NS1 trong 2 dự án lần lượt là:

450 và 350 (đơn vị tính là triệu_tương ứng giá trị hợp đồng ký (net)).

Khi đó tiền lương 20 triệu của NS1 sẽ được phân bổ hàng kỳ vào chi phí 622 dở dang của từng dự án tương ứng:

Dự án I: 20*450/(450+350)

Dự án II: 20*350/(450+350)

Trường hợp 3: Phân bổ 622 theo hỗn hợp.

Dĩ nhiên là trường hợp 1 và 2 đều có điểm chưa phù hợp của nó. Có một phương án thực tế hơn đó là phân bổ hỗn hợp như sau:

Hệ số phân bổ được tính như sau:

Hệ số Dự án I = 13/30*450 = 195

Hệ số Dự án II= 15/30*350 = 175

Tương ứng khi đó, chi phí 20 triệu tiền lương của NS1 được phân bổ:

Dự án I = 20*195/(195+175)

Dự án II = 20*175/(195+175)

Ví dụ: Thống kê các giao dịch liên quan đến từng hợp đồng.

Công việc

Người thực hiện

Nội dung

Dự kiến bắt đầu

Dự kiến hoàn thành

Bắt đầu

Hoàn thành

Đòi tiền

Phan Thị Thúy Diễm

Sau khi nghiệm thu 07 ngày

11/7/2023 11:40

20/07/23 11:40

11/7/2023 11:40

 

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Hỗ trợ báo cáo

20/12/22 07:00

24/12/22 12:30

20/12/22 07:00

24/12/22 12:30

Đòi tiền

Trần Thị Tố Như

Sau khi nghiệm thu

13/12/22 11:48

20/12/22 23:59

13/12/22 11:48

6/6/2023

10. CBH, gởi PBH

Nguyễn Hoàng Hải

10. CBH, gởi PBH

20/12/22 14:00

20/12/22 14:01

 

 

05. Test CBH hoàn thành

Trần Thị Anh Đào

Test CBH hoàn thành

19/12/22 00:00

19/12/22 00:00

19/12/22 00:00

19/12/22 00:00

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Hỗ trợ báo cáo

15/12/22 07:00

17/12/22 12:30

15/12/22 07:00

17/12/22 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

5/12/2022 7:00

13/12/22 17:30

5/12/2022 7:00

13/12/22 17:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

28/11/22 07:00

3/12/2022 12:30

28/11/22 07:00

3/12/2022 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

22/11/22 07:00

22/11/22 17:30

22/11/22 07:00

22/11/22 17:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

14/11/22 07:00

14/11/22 17:30

14/11/22 07:00

14/11/22 17:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

7/11/2022 7:00

12/11/2022 12:30

7/11/2022 7:00

12/11/2022 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

31/10/22 07:00

5/11/2022 12:30

31/10/22 07:00

5/11/2022 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

24/10/22 07:00

29/10/22 12:30

24/10/22 07:00

29/10/22 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

17/10/22 07:00

22/10/22 12:30

17/10/22 07:00

22/10/22 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

10/10/2022 7:00

15/10/22 12:30

10/10/2022 7:00

15/10/22 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

3/10/2022 7:00

8/10/2022 12:30

3/9/2022 7:00

8/10/2022 12:30

Đòi tiền

Trần Thị Tố Như

Sau khi cài đặt

26/09/22 11:43

3/10/2022 11:43

26/09/22 11:44

14/10/22 13:43

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

26/09/22 07:00

1/10/2022 12:30

26/09/22 07:00

1/10/2022 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

19/09/22 07:00

24/09/22 12:30

19/09/22 07:00

24/09/22 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

14/09/22 07:00

17/09/22 12:30

14/09/22 07:00

17/09/22 12:30

TK – Hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Xuân Trường

Triển khai

6/9/2022 7:00

10/9/2022 12:30

6/9/2022 7:00

10/9/2022 12:30

TK – Đào tạo, hướng dẫn sử dụng

Nguyễn Xuân Trường

Đào tạo

26/08/22 07:00

27/08/22 12:30

26/08/22 07:00

27/08/22 12:30

Đòi tiền

Trần Thị Tố Như

Sau khi ký hợp đồng

30/06/22 09:48

7/7/2022 9:48

30/06/22 09:49

6/7/2022 16:46

KD9 – Các giao dịch khác

Võ Tấn Khôi

Hỗ trợ kinh doanh demo

29/06/22 07:00

1/7/2022 17:00

29/06/22 07:00

 

TK – Khảo sát

Nguyễn Xuân Trường

Khảo sát

27/06/22 07:00

30/06/22 17:30

27/06/22 07:00

30/06/22 17:30

01. Tạo cài đặt

Nguyễn Xuân Trường

Tạo file cài đặt

30/06/22 00:00

30/06/22 00:00

 

 
Phần 2-Quyết toán hợp đồng

Căn cứ trên định mức công việc và định mức lương của cán bộ kỹ thuật, công nhân viên, ví dụ Định mức công việc tháng (tính theo doanh số nghiệm thu) của 1 nhân viên kỹ thuật như sau:

   

Định mức trung bình tháng

Định mức kỹ thuật theo bậc lương

        1,015,200,000

                              84,600,000

Định mức kỹ thuật theo kế hoạch

     1,218,240,000.0

                         101,520,000.0
Tiến hành tổng hợp và tính toán tổng chi phí phát sinh thực tế:
 

Số ngày công (định mức)

Đơn giá ngày công (định mức)

COGS

(định mức)

Số ngày công (thực tế)

COGS

(thực tế)

Nguyễn Xuân Trường

137

1,142,400

156,508,800

Lấy từ thống kê theo hợp đồng

Lấy từ chức năng phân bổ chi phí

Võ Tấn Khôi

7

2,380,000

16,660,000

Lấy từ thống kê theo hợp đồng

Lấy từ chức năng phân bổ chi phí

Trần Thị Tố Như

7

571,200

3,998,400

Lấy từ thống kê theo hợp đồng

Lấy từ chức năng phân bổ chi phí

Nguyễn Hoàng Hải

1

2,380,000

2,380,000

Lấy từ thống kê theo hợp đồng

Lấy từ chức năng phân bổ chi phí

Trần Thị Anh Đào

3

1,142,400

3,427,200

Lấy từ thống kê theo hợp đồng

Lấy từ chức năng phân bổ chi phí

Tư Vấn

1

2,380,000

2,380,000

Lấy từ thống kê theo hợp đồng

Lấy từ chức năng phân bổ chi phí

Bảo trì (tạm tính)

30%

  

55,606,320

30%

55,606,320
 

 

  

240,960,720

 

XXXX
     

 

 
Phần 3-Lên báo cáo P&L

Rõ ràng, các nội dung trên, nếu chưa có phần mềm hỗ trợ, thì doanh nghiệp dịch vụ chỉ có lựa chọn là sử dụng excel và một số công cụ khác để thống kê:

+ Bảng tính giá excel: dự toán công (theo định mức; từng hạng mục công việc)

+ Bảng tiến độ dự kiến kế hoạch triển khai excel.

+ Phân công dự án excel.

+ Bảng chấm công và giao dịch công việc excel.

+ Báo cáo quyết toán dự án excel.

2023-12-30_17-06-23

Đặc biệt, chi phí marketing tạm tính bằng 1% giá trị hợp đồng ký.

Template quyết toán hợp đồng
Mời mọi người cùng xem qua 1 quy trình về quản lý dịch vụ ô tô trên phần mềm Bravo. Với bài toán quyết toán lệnh sửa chữa (trường hợp có nợ vật tư khách hàng) và Tính lương cho kỹ thuật viên

Ví dụ Khách hàng tên Trọng, đến Showroom vào ngày 2/4/2021 để bảo dưỡng xe và thay lọc gió. Nhưng Showroom bị thiếu phụ tùng Lọc gió nên đã hẹn anh ngày 5/4/2021 đến sửa chữa bổ sung, anh ấy đã thanh toán tiền bảo dưỡng xe, lọc gió với showroom. Sau đó, ngày 5/4/2021 anh ấy đã đến Showroom sửa chữa bổ sung, chi tiết các phiếu như sau:  

+ Ngày 2/4/2021: anh Trọng đến bảo dưỡng xe và thay lọc gió:     

  • Phiếu tiếp nhận xe BDSC số 2-ROM04/21-007 ngày 2/4/2021
Picture15
  • Phiếu yêu cầu sửa chữa/ bảo hành số 1-RS04/21-009 Ngày 2/4/2021
Picture16
  • Báo giá dịch vụ bảo dưỡng sửa chữa số 2-BGM04/21-009 ngày 2/4/2021
Picture17
  • Yêu cầu mua hàng số PR21/04-001 ngày 2/4/2021
Picture18
  • Đơn đặt hàng mua phụ tùng số 3-PO04/21-001 ngày 2/4/2021
Picture19
  • Lệnh sửa chữa số 1-ROM04/21-009 ngày 2/4/2021 ghi nhận nợ vật tư lọc gió
Picture20
  • Phân công sửa chữa số 1-ROM04/21-009 ngày 2/4/2021, Quản đốc phân công Kỹ thuật viên bảo dưỡng xe
Picture21
  • Phiếu yêu cầu xuất vật tư số 2-DNX04/21-003 ngày 2/4/2021
Picture22
  • Quyết toán sửa chữa số 2-ROM04/21-007 ngày 3/4/2021, ghi nhận tiền thanh toán cho bảo dưỡng xe và lọc gió
Picture23
Picture24
Picture25
  • Kế toán xuất hóa đơn và hạch toán Báo có ngân hàng tương ứng:
Picture26
  • Bàn giao xe bảo dưỡng sửa chữa số 2-BGX04/21-007 ngày 2/4/2021
Picture27
Picture28

Ngày 5/4/2021 anh Trọng đến để thay bổ sung lọc gió cho lần sửa trước:     

  • Phiếu tiếp nhận xe BDSC số 2-CC04/21-009 ngày 5/4/2021 cho quyết toán sửa chữa số 2-ROM04/21-007 ngày 2/4/2021
Picture29
  • Phiếu yêu cầu sửa chữa/ bảo hành số 1-RS04/21-010 Ngày 5/4/2021
Picture30
  • Báo giá dịch vụ bảo dưỡng sửa chữa số 2-BGM04/21-011 ngày 5/4/2021
Picture31
  • Lệnh sửa chữa số 1-ROM04/21-010 ngày 5/4/2021
  • Phân công sửa chữa số 1-ROM04/21-010 ngày 5/4/2021, Quản đốc phân công Kỹ thuật viên thay lọc gió
  • Phiếu yêu cầu xuất vật tư số 2-DNX04/21-004 ngày 5/4/2021

Các chứng từ này tương tự như quy trình ngày 2/4/2021.

  • Quyết toán số 2-ROM04/21-008 ngày 5/4/2021
Picture32
  • Bàn giao xe bảo dưỡng sửa chữa số 2-BGX04/21-008 ngày 5/4/2021
Picture33

Ngoài ra, hãy cùng theo dõi một số báo cáo theo dõi thời gian triển khai dịch vụ thực tế của KTV, để thực hiện tính điểm thưởng, quy ra thưởng lương tháng cho KTV tại đây.

Picture40
Picture41
Picture42
Picture43
Picture44
Picture45

Không hiếm tình trạng khi ở các vùng quê, mọi người không có công ăn việc làm. Phải lặn lội vào các thành phối phía nam như: Hồ Chí Minh; Đồng Nai; Vũng Tàu để mưu sinh. Ví dụ như Dịch vụ sửa chữa; xây dựng; cơ điện các công trình ngắn hạn.

Cũng không hiếm tình trạng người ở thành phố, tích lũy được số vốn, cũng loay hoay mong muốn về quê để mở một doanh nghiệp, làm giàu từ chính quê Hương của mình nhưng lại cũng vướng ở bài toán: làm gì và đầu ra như thế nào. Hãy thử thay đổi góc nhìn một chút, thay vì loay hoay với câu hỏi làm gì, sản xuất cái gì. Vì cái gì: cũng chỉ là 1 nguồn lực: vật lực. Bên cạnh các nguồn lực khác là: Nhân lực; Tài lực; Hệ lực; Trí Lực. Hãy tập trung vào việc quản lý Nhân lực thì hơn. Và đâu đó, thì bất kể một doanh nghiệp nào cũng đều là 1 doanh nghiệp dịch vụ.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Copy of Copy of Một cuộc nói chuyện với nhà tâm lý học đáng kính

Thu mua phế liệu_nghề hái ra tiền

, , , , , , , , , 0

Mỗi đợt về quê, mình hay để ý để xem có công ty nào mở ở quê hay không. Lúc mới ra trường cũng vậy, khát khao được hỏi xem tại sao ở quê mà lại có người giàu như vậy. Nhất là những người mở doanh nghiệp, có nhà lầu, xe hơi.

Mình có một người bạn, quen biết xã giao ở quê, nhà làm thu mua phế liệu, nhìn cơ ngơi thấy cũng đã ngưỡng mộ rồi. Tuy nhiên, tò mờ hơn là có một dịp đi ngang qua một công ty ở trong Đèo (khu vực đường quốc lộ) và cũng thưa thớt dân cư sinh sống. Phát hiện ra ở quê mình có một công ty làm về Tái chế phế liệu: các sản phẩm từ kim loại nhôm, sắt, đồng

Lúc đó cũng mơ hồ nghĩ ngợi là: sao mà người ta giỏi quá, ở quê mà mở được công ty như vậy rồi thì xuất bán đi đâu ta. Mua nguyên liệu đầu vô thì từ nguồn nào?

Mãi cho đến gần đây, mới có dịp tiếp xúc với một khách hàng làm về: sản xuất Nhôm Ingots và Billets để xuất khẩu. Rồi thêm câu chuyện theo dõi Vietgo để biết được đầu ra là những đơn hàng Nhôm Ingots trên Vietgo (xuất đi Trung Quốc; Tây Á). Hay Khoảng thời gian ngắn làm về mảng Solar dự án áp mái, mình mới biết được các vật tư rail nhôm lắp hệ thống solar toàn nhập từ Trung Quốc.

thanh-rail-nhom-1
404653594_734465242043534_8049260528533433179_n

Mình mới xâu chuỗi lại mọi thứ và thấy được, những gì mình từng chứng kiến là hoàn toàn liên kết với nhau, một chuỗi tuần hoàn khép kín của câu chuyện một nguyên liệu: Nhẹ; Đẹp; Bền vừa phải.

Nhôm phế liệu –> Thu mua vựa –> Cơ sở tái chế/ nấu –> Cơ sở sản xuất Billets/Ingot –> Xuất khẩu–>Sx Nhôm định hình –>Tiêu dùng cá nhân/doanh nghiệp –>Nhôm phế liệu.

I. Kinh doanh vựa phế liệu

Mở một vựa thu mua phế liệu, đúng là một lựa chọn không tồi cho một business nhỏ ở quê.

Cách mở đại lý thu mua phế liệu cho người mới bắt đầu: (Nguồn online)

  • Bước 1: Chuẩn bị vốn

Cũng giống như tất cả các ngành nghề khác, kinh doanh phế liệu cũng cần có vốn. Tuy nhiên, kinh doanh thu mua phế liệu không cần bạn phải đầu tư quá nhiều vốn. Có bao nhiêu cũng có thể mở đại lý thu mua phế liệu được. Với kinh nghiệm của những người trong nghề thì chỉ cần có trong tay khoảng 20 triệu là có thể mở một đại lý riêng của mình rồi. Các khoản chi phí bạn cần chi trả để kinh doanh phế liệu bao gồm: chi phí cho công nhân, chi phí kho bãi (có thể tận dụng mặt bằng ở quê), chi phí vận chuyển,…

  • Bước 2: Tìm kiếm mặt bằng, kho bãi

Mặt bằng, kho bãi là điều kiện quan trọng để thực hiện kinh doanh. Đặc biệt, đối với kinh doanh phế liệu thì mặt bằng càng trở lên quan trọng hơn nhiều. Phế liệu chiếm rất nhiều diện tích ban đầu. Vì vậy, để kinh doanh ngành nghề này thì bắt buộc phải có kho bãi tương đối lớn. Kho bãi cần có mái che để bảo đảm chất lượng cho phế liệu khi lưu trữ tại kho. Điều này cũng giúp bạn hạn chế được các vấn đề rủi ro khi hàng tập kết, hàng tồn kho chưa hết.

  • Bước 3: Xin giấy phép

Mở đại lý thu mua phế liệu được xem là một hình thức kinh doanh. Do đó, để kinh doanh trong lĩnh vực này bạn cần có giấy phép hoạt động, điều kiện kinh doanh từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp phép.

  • Bước 4: Tìm kiếm nhân sự

Không chỉ có vốn, mặt bằng, giấy phép mà việc tìm kiếm nhân sự cũng là một khâu quan trọng trong các bước mở đại lý thu mua phế liệu. Dĩ nhiên, với số vốn nhỏ thì ban đầu bạn cũng không cần sử dụng quá nhiều nhân sự. Chỉ cần lựa chọn một vài người có kinh nghiệm, biết cách định giá sản phẩm để tiến hành thu mua và vận chuyển phế liệu là được.

  • Bước 5: Tìm đối tác kinh doanh phế liệu

Cuối cùng khi đã chuẩn bị được đầy đủ vốn, mặt bằng và nhân sự thì việc cần làm tiếp theo chính là tìm đối tác kinh doanh phế liệu tin cậy để bắt đầu tiến hành thu mua và kinh doanh kiếm lời. Và một điều quan trọng là  bạn cần phải có bảng giá nhập từ đối tác là các công ty hoặc đại lý lớn, nơi thu mua tập kết phế liệu cuối cùng.

Theo một báo cáo “PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ TÀI CHÍNH VÀ CHUỖI GIÁ TRỊ PHẾ LIỆU TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ” có đưa ra số liệu như sau:

Picture1
Picture2
II. Mở xưởng nấu/tái chế Nhôm Ingots/Billets/ Sản xuất Nhôm định hình
Picture3

Đối với việc mở một xưởng nấu nhôm billets/ ingots, một số vấn đề cần quan tâm như:

1.      Bài toán quản lý phế và hồi để kiểm soát chi phí không bị thất thoát
Picture4

Đối với hoạt động luyện đúc nhôm ingots và billets, quá trình sản xuất có thể có những phế phẩm như:

  • Billet lỗi (cần nấu lại)
  • Phế phụ lò nấu; bụi xỉ
  • Billet phế cắt đầu
  • …

Việc đem phế này vào sản xuất cho các mẻ sản xuất tiếp theo, mẻ đó cũng có thể phát sinh hồi và đem sản xuất sản phẩm khác… Quy trình sản xuất này diễn ra liên tục không có kết thúc sẽ khiến việc tính giá thành bị xoay vòng, khó có thể tính toán được.

Từ đó, dẫn đến một số vướng mắc trong việc xác định giá thành như:

  • Không phản ánh chính xác chi phí (621, 622, 627) cho từng sản phẩm
  • Báo cáo tập hợp chi phí sản xuất trong tháng và báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm trong tháng xuất hiện tình trạng không khớp do cách tính giá thành không đúng.
  • Sau khi tính giá thành, giá trị giá thành không được áp thẳng vào giá trị phiếu nhập thành phẩm trong tháng mà tách dòng giá trị riêng, khiến khó theo dõi và kiểm tra số liệu nhập xuất tồn.
  • Chưa đáp ứng được nhu cầu đánh giá định mức kỹ thuật với thực tế phát sinh các chi phí của sản phẩm.
Kinh nghiệm xử lý của Bravo cho bài toán này là:
  • Nhập các bán thành phẩm phế/ hồi: bán thành phẩm phế/ hồi được theo dõi riêng tại kho hàng phế/ tái chế. Số lượng có thể thống kê sau mỗi mẻ nấu, đơn giá nhập có thể xác định (tương đối) dựa trên giá tồn trên kho tái chế. BRAVO xây dựng tính năng tự động áp giá nhập theo giá tồn đầu trên kho tái chế (cho phép điều chỉnh giá áp nếu xác định lại). Việc áp giá này sẽ loại bỏ phát sinh phế/ hồi vào tính giá thành của thành phẩm Nhôm Ingots/Billets, tránh việc xoay vòng khi tính giá thành. Giá hồi áp dựa trên giá tồn trên kho tái chế là tương đối chính xác và người dùng có thể tự chỉnh giá cho phù hợp.

Tính giá thành cho các thành phẩm hoàn thiện nhập trong kỳ: tất cả chi phí phát sinh trong kỳ từ nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung đều được phân bổ cho thành phẩm hoàn thiện trong kỳ. Tuy nhiên, các chi phí đó còn bao gồm cả những chi phí cho các bán thành phẩm phế/ hồi trong tháng. Trên BRAVO xử lý giảm trừ tự động giá thành nhập hồi trong tháng cho các sản phẩm nhập trong kỳ và giá thành của thành phẩm hoàn thiện không bị đúp phần chi phí bán thành phẩm hồi.

 

Danh sách in tem thành phẩm

Danh sách in tem thành phẩm

Khai báo định mức nguyên liệu theo Lô

Khai báo định mức nguyên liệu theo Lô

Chi tiết định mức nguyên liệu theo Lô

Chi tiết định mức nguyên liệu theo Lô

Danh mục kho hàng

Danh mục kho hàng

Danh mục yếu tố chi phí

Danh mục yếu tố chi phí

Khai báo tài khoản chi phí giá thành

Khai báo tài khoản chi phí giá thành

Khai báo danh mục khoản mục phí

Khai báo danh mục khoản mục phí

Picture12
Kế thừa các Phiếu nhập thành phẩm/ bán thành phẩm từ bộ phận Kho/ Sản xuất

Kế thừa các Phiếu nhập thành phẩm/ bán thành phẩm từ bộ phận Kho/ Sản xuất

Picture14
Cập nhật phiếu nhập hồi/ phế

Cập nhật phiếu nhập hồi/ phế

Phiếu xuất/chuyển phôi/ billets

Phiếu xuất/chuyển phôi/ billets

Picture17
Chạy chức năng tính giá thành (có quay vòng)

Chạy chức năng tính giá thành (có quay vòng)

2. Cập nhật thông tin đặc thù (theo mẫu in của ngành) một cách tức thời giữa tất cả bộ phận. Hướng mọi user đều theo dõi được tình trạng đơn hàng từ khi bắt đầu –> đóng đơn
Picture19

Chúng tôi_một đơn vị triển khai phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp sản xuất_hình dung được công việc một ngày của một người Quản lý đơn hàng có thể quản lý những đầu mục công việc liên quan đến các đối tượng khác nhau như:

  • Liên hệ với khách hàng
  • Liên hệ với các đơn vị sourcing
  • Liên hệ với văn phòng chính
  • Liên hệ đốc thúc hàng với các đơn vị
  • Liên hệ nội bộ phòng ban để theo dõi đốc thúc tiến độ đơn hàng
  • Thực hiện QC kiểm hàng
  • Làm báo cáo nội bộ; các tài liệu worksheet; chứng từ-document.

Thêm vào đó, công việc của một người làm Quản lý đơn hàng đòi hỏi sự linh hoạt, dẻo dai và sức khỏe tốt khi không phải lúc nào cũng ngồi máy tính, mà phải thường xuyên phải di chuyển đi lại giữa các vị trí; xưởng.

Thấu hiểu những khó khăn đó, Phần mềm Bravo hy vọng có thể hỗ trợ, mang lại sự tiện lợi, dễ dàng và tiết kiệm thời gian, công sức cho việc quản lý dữ liệu, quy trình, chứng từ, báo cáo. Góp phần mang lại hiệu quả công việc cao cho công tác Quản lý đơn hàng mà tất cả các bộ phận trong nhà máy tham gia như:

  • Quản lý công việc theo trạng thái, theo độ ưu tiên như: từ xử lý email; làm báo giá-tờ trình chi phí; theo dõi đơn hàng mua/nhập hàng; theo dõi tiến độ làm hàng….
  • Quản lý tiến độ sản xuất-giao hàng của đơn hàng sản xuất hàng loạt.
  • Phối hợp với QA nhà máy kiểm hàng, cấp giấy chứng nhận sản phẩm/in tem
  • Chuẩn bị Packing list và các document khác (đối với xuất khẩu)
Quản lý công việc theo trạng thái

Quản lý công việc theo trạng thái

Theo dõi bảng giá và lập báo giá

Theo dõi bảng giá và lập báo giá

Picture22
Picture23
Chốt đơn hàng và cập nhật thông tin

Chốt đơn hàng và cập nhật thông tin

Picture25
Picture26
Picture27
Picture28
Lập kế hoạch sản xuất và tính nhu cầu nguyên phụ liệu

Lập kế hoạch sản xuất và tính nhu cầu nguyên phụ liệu

Picture30
Picture31
Picture32
Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng mua

Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng mua

Picture34
Picture35
Picture36
Picture37
Picture38
Picture39
Theo dõi tiến độ sản xuất theo từng công đoạn/ từng mẻ

Theo dõi tiến độ sản xuất theo từng công đoạn/ từng mẻ

Picture41
Picture42
Phối hợp với QC kiểm tra sản phẩm

Phối hợp với QC kiểm tra sản phẩm

Picture44
Phối hợp thực hiện các chứng từ như Packing list; Comercial Invoice.

Phối hợp thực hiện các chứng từ như Packing list; Comercial Invoice.

Picture46
Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng

Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng

3. Gia tăng tính tiện lợi cho bộ phận Mua hàng, Kho bằng chức năng kết nối dữ liệu và App Mobile để giảm thao tác nhập liệu; hạn chế sai sót số liệu

Một số hình ảnh minh họa chức năng kết nối

Theo dõi camera tại các trạm

Theo dõi camera tại các trạm

Mô hình kết nối trạm cân

Mô hình kết nối trạm cân

Cập nhật dữ liệu phiếu cân

Cập nhật dữ liệu phiếu cân

Picture51
Picture52

Tạo và in barcode/QRcode trực tiếp trên phần mềm

Picture53
Picture54

Thiết kế ứng dụng nhập-xuất-kiểm kê tồn kho trên thiết bị PDA

Nhận dữ liệu từ thiết bị quét barcode

Nhận dữ liệu từ thiết bị quét barcode

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Picture1

GÓC NHÌN CỦA BẢN THÂN VỀ QUẢN LÝ VS QUẢN TRỊ

, , , , , , 0

Một trong những cái hay của việc đi bán phần mềm ERP đó là được nghe khách hàng chia sẻ nhiều câu chuyện liên quan đến quản trị. Dĩ nhiên, không phải chia sẻ nào của đối tác cũng để lại ấn tượng cũng như phù hợp với bản thân mình để có thể cảm và học hỏi được.

Tuy nhiên, chia sẻ từ chủ một doanh nghiệp phân phối ô tô lớn làm mình học hỏi được nhiều điều.

Phần 1- Tâm đắc nhất sau lần được kiến tập này là: Tư duy khác nhau giữa người Quản lý và Nhà Quản trị?

Quản lý là quy trình:

1.      Lập kế hoạch để đạt được mục tiêu;

2.      Tổ chức thực hiện;

3.      Động viên-khích lệ đội ngũ;

4.      Kiểm soát giám sát.

Sẽ rất phù hợp với quản lý cấp trung, nhân sự có kinh nghiệm làm nghề nhiều năm.

Quản trị là quy trình khác hẳn về tư duy và cách tiếp cận, mình cảm nhận được từ chia sẻ của “bác”:

1.      Định vị: vị trí nào mà doanh nghiệp Hướng đến: thường sẽ là vị trí số 1; số 2 trên thị trường.

2.      Xác định quy mô, hệ thống cần đạt tới để tương ứng với vị trí đã định vị.

3.      Thu hút vốn, các nguồn lực để xây dựng quy mô; hệ thống ở bước 2

4.      Tuyện dụng đúng đội ngũ nhân sự để giúp nhà quản trị đạt được mục tiêu định vị ban đầu.

MỤC TIÊU MỚI, HÀNH ĐỘNG MỚI CỦA SHARK PHÚ

Phần 2- Vậy định vị và thực thi như thế nào ?

Ví dụ lấy một doanh nghiệp hình mẫu số 1 thị trường là Thaco để tham chiếu.

Quy mô, hệ thống:

  • 165 điểm bán trải dài 63 tỉnh thành
  • Mô hình quản trị theo cấp từ Khu vực đến tỉnh thành; trong mỗi tỉnh thành có nhiều showroom; đại lý. Trong sh yihohwroom thì lại chia ra các _đơn vị kinh doanh (amoeba)
  • Sales (MD; Kia; Peu; BMW; Tải-Bus);
  • Service (MD; Kia; Peu; BMW; Tải-Bus)
Picture2
Chi tiết

Nếu lấy quy mô, hệ thống của doanh nghiệp số 1 thị trường này là hình mẫu, nếu một doanh nghiệp mới muốn định vị mình là số 1 (nhưng ở thị trường xe ô tô điện). Thì câu chuyện về góc nhìn quản trị có thể sẽ là:

  1. Xác định quy mô, hệ thống

Ví dụ xác định Điểm khởi đầu:

  • 4 điểm bán
  • 5 điểm đối tác

Điểm hướng tới:

  • Ví dụ tương đương: 165 điểm bán trải dài 63 tỉnh thành
  1. Tiếp theo nữa là: xây dựng bài toán tài chính, tổng mức đầu tư cũng như xây dựng phương án tài chính: vốn đầu tư và các nguồn lực để xây dựng quy mô; hệ thống ở bước 2.
  2. Tuyển dụng đúng đội ngũ nhân sự để giúp nhà quản trị đạt được mục tiêu định vị ban đầu.

Chiến lược nhân sự có thể là thu hút nhân sự từ đơn vị hình mẫu qua để cùng xây dựng tầm nhìn cho một thị trường mới.

Nhân sự chính là chìa khóa cốt yếu để chủ doanh nghiệp thực hiện bức tranh, tầm nhìn đặt ra ban đầu là top 1, 2 thị trường. Vậy, hãy cùng nhìn nhận và phân tích thử xem dưới góc nhìn của 1 nhân sự làm việc cho một công ty top đầu thị trường trong 1 ngành thì sẽ có những lựa chọn về phát triển nghề nghiệp như thế nào.

Phần 3- Định vị chiến lược và cơ hội nào cho cả doanh nghiệp và nhân sự

Theo mô hình ma trận Ansoff, áp dụng để định hướng chiến lược sự nghiệp cho cá nhân thì sẽ có ba lựa chọn chính:

  1. Sản phẩm mới cho thị trường cũ

Nhân sự của công ty top 1 thị trường cũ-sản phẩm cũ à có thể chuyển dịch qua doanh nghiệp mới với định vị: top 1 trong thị trường cũ-sản phẩm mới.

Một số nhân sự ở Doanh nghiệp đầu ngành có thể chuyển qua doanh nghiệp ở câu chuyện  để bắt đầu viết tiếp lên các trang sách trắng mới.

  1. Sản phẩm cũ cho thị trường mới

Bản thân mình đang thấy chiến lược này lại khả thi và ít rủi ro hơn.

Mở rộng ra các thị trường khác như: khu vực Đông Nam Á, Châu Âu và Mỹ chẳng hạn.

  1. Sản phẩm mới cho thị trường mới

Đây là một lựa chọn tương đối rủi ro. Dưới góc nhìn của mình thì thị trường là yếu tố cần nắm bắt đầu tiên. Sản phẩm có thể mới hoặc cũ.

Nắm được thị trường chính là chìa khóa.

Sẵn tiện đề cập đến vấn đề thị trường, mình muốn mô tả một chức năng, phần mềm mà sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc tương tác, thu thập cũng như qua đó, trực tiếp có được những chân dung, hành vi, thói quen tiêu dùng của khách hàng. Đó chính là: App mobile cho khách hàng.

Picture3
Phần 4- Xây dựng App mobile cho khách hàng ngành Ô tô.

Bước 1: Thu thập yêu cầu người dùng và các giải pháp thực tế trên thị trường.

Mục tiêu: Xây dựng hệ sinh thái trạm sạc xe điện.

  1. Trạm sạc dành cho các dòng xe điện (cao cấp) trên các địa điểm lắp đặt trạm sạc điện (trạm xăng truyền thống, showroom ô tô, khu dân cư,…
  2. Các trạm sạc là trung tâm một hệ sinh thái nhiều dịch vụ khác nhau (Cafe, ăn uống, mua sắm…)
    mà khách có thể tiêu dùng khi đợi sạc.
  3. Định vị số 2 sau Vinfast.

Yêu cầu: Xây dựng ứng dụng đáp ứng nhu cầu kinh doanh của đối tác bao gồm:

  1. Ứng dụng (Webapp/Mobile App) cho người đầu tư trạm sạc (Theo dõi doanh thu và tình trạng hệ thống)
  2. Ứng dụng (Webapp/Mobile App/MiniApp) dùng cho khách hàng cuối sử dụng dịch vụ
  3. Ứng dụng (Web App) giúp Doanh nghiệp trong câu chuyện quản trị và vận hành hệ thống
  4. Hệ thống IoT hỗ trợ bổ sung tính năng.

Chi tiết hơn:

Ứng dụng cho khách hàng cuối:

  1. Hỗ trợ mua thẻ trả trước để sử dụng trạm sạc (Tích hợp các nền tảng thanh toán phổ biến như Momo, Zalo Pay, VNPay)
  2. Tìm vị trí trạm sạc (Tích hợp với Vietmap)
  3. Theo dõi quá trình sạc thời gian thực.
  4. Tiếp cận các ưu đãi của các thương hiệu liên kết trong hệ sinh thái. (Voucher giảm giá, chương trình khuyến mãi)
  5. Các tính năng chung: Quản lý lịch sử sạc, số dư tài khoản, nhận thông báo, cấu hình…

Ứng dụng cho nhà đầu tư trạm sạc:

  1. Theo dõi doanh số trực tiếp và lịch sử trên các dashboard
  2. Quản lý tài chính cho danh mục đầu tư. Theo dõi tiền điện phải trả, tiền thu được, lãi suất.
  3. Theo dõi nhắc nhở lịch bảo hành bảo trì thiết bị.
  4. Xem Camera giám sát trạm và tình trạng trạm.

Web-App quản trị – vận hành hệ thống:

  1. Quản lý dữ liệu User (Thông tin, tài khoản, thẻ…)
  2. Quản lý dữ liệu Trạm sạc (Vị trí, trạng thái, cổng….)
  3. Dashboard hiển thị tình trạng hệ thống.
  4. Các báo cáo tài chính (xuất hoá đơn…)
  5. Quản lý dữ các hệ thống IoT (Tình trạng, đóng mở từ xa)

Hệ thống bổ sung các tính năng cho trạm sạc:

  1. Hệ thống khóa bánh xe. (Xe đỗ quá thời gian quy định cần trả thêm tiền).
  2. Hệ thống chặn xe vào sạc (Ưu tiên cho người đặt trước vị trí)
  3. Các camera quan sát

Bước 2: Phác thảo ý tưởng và UI/UX.

Việc phát thảo ý tưởng ứng dụng được mình phân tích dựa trên giải pháp đã public của một số đơn vị khác, cụ thể ở đây là ứng dụng Vinfast-Escooter.

Picture4
Picture5
Picture6
Picture7

Để từ đó mình làm thành một ý tưởng UI/UX cho ứng dụng cho khách hàng. Cực kỳ cám ơn bạn designer đã support mình trong job này để có được những template đẹp lung linh như sau:

Picture11
Picture12
Picture9
Picture10

Bước 3: Phân tích tính khả thi về mặt công nghệ, hệ thống và dữ liệu.

Một số bài toán về mặt công nghệ, kết nối dữ liệu cần giải quyết như sau:

  1. Kết nối truyền nhận dữ liệu trạm sạc với hệ thống phần mềm quản lý.
  2. Kết nối truyền nhận thông tin thanh toán bằng ví điện tử với hệ thống phần mềm quản lý.

Bước 4: Xây dựng đề xuất giải pháp, chi phí, tiến độ triển khai dự kiến.

Cuối cùng là bước trình bày và phân tích các yếu tố liên quan đến chi phí, tiến độ triển khai dự kiến cho khách hàng. Mọi người có thể tham khảo một video về App mobile ứng dụng cho Nhân viên kinh doanh ở đây để hình dung phần nào giao diện phần mềm, cũng như năng lực và khả năng cung cấp của Bravo.

Liên quan đến vấn đề chi phí. 

Căn cứ trên kinh nghiệm Bravo làm việc trực tiếp với một số chủ doanh nghiệp. Các câu hỏi có thể cần xem xét trong quá trình này. Mọi người có thể liên hệ thêm với mình để trao đổi thêm nhé.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Picture1

Tản mạn xuất khẩu OCOP

, , , , , , , , 0

Phần I-Hành trình mỗi vùng miền một sản phẩm

Có khi nào bạn đặt câu hỏi: làm cách nào để đưa một sản phẩm vùng miền (ví dụ như socola làm từ cacao nguyên liệu trồng được ở khu vực Tây Nguyên và Đồng Bằng Sông Cửu Long chẳng hạn) đi xuất khẩu?

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu quy trình sản xuất trong nhà máy làm sô cô la nhé:

1. Từ vùng nguyên liệu

1. Từ vùng nguyên liệu

3. Tiến hành Rang hạt

3. Tiến hành Rang hạt

2. Đến Thu mua hạt phơi khô và loại bỏ tạp chất

2. Đến Thu mua hạt phơi khô và loại bỏ tạp chất

4. Rồi tách vỏ

4. Rồi tách vỏ

5. Nghiền

5. Nghiền

7. Trộn Liquid

7. Trộn Liquid

6. Nib

6. Nib

8. Đổ Khuôn

8. Đổ Khuôn

9.Thành phẩm

9.Thành phẩm

Chi tiết các công đoạn, có thể mô tả như sau:

Kho

Giai đoạn

Công việc thực hiện

Mô tả

Nguyên vật liệu thô (Raw Material)

Nhập hạt vào kho

 

Nhập kho hạt đầu vào

– Căn cứ thực tế mua hạt, khi hạt về đến kho, Thu mua làm hồ sơ thanh toán gửi lên kế toán, kế toán dựa vào giá mua và khối lượng để hạch toán lên phần mềm (giá mua phân ra theo các loại: AA, A, B cố định, nếu có thay đổi bên Thu mua sẽ thông báo)

Chi phí vận chuyển hạt

 

– Chi phí vận chuyển hạt phát sinh, Bp. Thu mua thống kê số lượng hàng theo từng đợt vận chuyển, kế toán dựa trên khối lượng từng loại hạt được vận chuyển để phân bổ chi phí vận chuyển vào giá vốn của từng loại hạt

Xuất hạt

Xuất kho hạt sản xuất

– Hằng ngày, sẽ chuyển hạt sang để bộ phận rang hạt

Xuất kho hao hụt sau khi sàn hạt

– Mỗi đơn hàng sau khi sàn xong sẽ cân lại, so sánh với giá trị ban đầu để trừ ra số khối lượng hạt hao hụt sau khi sàn.

Xuất khác (Chuyển hạt cho Kho thành phẩm gửi sample, QC testing….)

– Khách hàng hoặc do bộ phận khác order (ít xảy ra)

Nib

Nhập nib

 

Nhập kho từ sản xuất
– Hạt sau khi rang sẽ chuyển sang phòng Nib để đập và sàn, từ hạt rang xong sang phòng Nib không có làm phiếu xuất kho, chỉ căn cứ dựa trên ngày đập hạt để xác định số lượng hạt sử dụng đập Nib, cuối tháng kiểm kê kho rang hạt nếu còn hạt trong máy hoặc trên sàn thì đưa vào 154. (đối chiếu lại với số xuất hạt đi).
– Hằng ngày căn cứ vào biên bản đập và sàn Nib sẽ xác định được khối lượng sản phẩm Nib hoàn thành ở công đoạn đập và sàn hạt

Nhập kho từ các kho khác

-Trường hợp rất ít xảy ra (nhận Nib từ Sản xuất hoặc mua hàng chuyển trả

 

Xuất Nib

 

 Xuất Nib cho bộ phận nghiền

– Hằng ngày căn cứ vào kế hoạch nghiền hạt, bộ phận Nib sẽ chuyển Nib ra bộ phận nghiền ghi kèm số batch.

Xuất Nib cho các kho khác

– Hằng ngày căn cứ vào nhu cầu của các phòng ban khác. Bộ phận Nib sẽ chuyển Nib ra bộ phận Thành phẩm ghi kèm số batch.

Liquid

Nhập liquid

 

Nhập kho từ sản xuất

 

– Sau khi nhận Nib theo kế hoạch, phòng nghiền sẽ sử dụng theo batch để nghiền Nib, ngoài ra sẽ phối trộn thêm bơ, đường bột cốt dừa (nếu có) và cà phê (nếu có) theo công thức. Khối lượng từng nguyên liệu được thể hiện trên phiếu nghiền hăng ngày. Liquid thành phẩm sẽ được đổ ra và lưu trữ trong từng xô, mỗi khi đủ dung tích xô thì bộ phận nghiền sẽ cân khối lượng xô cũng như theo d õi số lượng xô của từng batch để theo dõi, thông tin này thể hiện trên label từng xô

Xuất liquid

Xuất kho Liquid để đổ khuôn

– Theo kế hoạch moding hằng ngày, bộ phận Tempering and Molding sẽ lấy liquid và ghi nhận Phiếu xuất đã sử dụng, tùy theo từng batch và từng loại hàng sẽ được xuất kho cho bộ phận nào (Ép bơ hay molding)

Xuất liquid cho các kho khác

– Hằng ngày căn cứ vào nhu cầu của phòng ban khác bộ phận Liquid sẽ chuyển Liquid ra bộ phận khác ghi kèm số batch.

Xuất kho Liquid để ép bơ

–  Sử dụng để ép bơ và bột. Mỗi lần xuất Liquid để ép bơ sẽ theo dõi khối lương liquid xuất và số batch

Xuất kho recycle để đổ khuôn

– Theo kế hoạch moding hằng ngày, bộ phận Tempering and molding sẽ lấy Liquid recycle trộn chung với một phần recycle và ghi nhận tùy theo từng batch, hiện tại kế toán sẽ dựa vào thực tế in-out recycle sau đó net off in out thực tế để ra được số liquid recycle xuất sử dụng.

Finished good

(Thành phẩm)

Nhập finished good

Nhập kho thành phẩm

– Bộ phận đổ khuôn sau khi đổ khuôn xong sẽ thực hiện gói giấy nhôm vàng và chuyển sang cho phòng đóng gói, tại đây kế toán dựa vào chứng từ chuyển sô cô la đã gói xong giấy nhôm vàng theo từng loại và từng batch để hạch toán vào thành phẩm tương ứng. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gãy vỡ của bộ phận đóng gói để xác định số lương gãy vỡ trong quá trình đóng gói, các hàng gãy vỡ này được nhập ngược vào kho liquid và xem như recycle liquid, kế toán cũng thực hiện net off giữa số chuyển sang bộ phận đóng gói với số lượng thanh gãy vỡ để xác định số lượng thực tế thành phẩm

 

Nhận chuyển kho nội bộ

– Đối với các mặt hàng sử dụng để bán cho khách hàng nội địa, sẽ sử dụng phiếu xuất kho nội bộ gửi cho bộ phận Finished good, bên Finished good theo dõi số lượng và đóng gói gửi hàng cho khách hàng

Xuất finished good

Xuất bán hàng

– Sale và sản xuất thực hiện lên kế hoạch bán và giao hàng, căn cứ vào SO và Delivery Note do sale lập, bộ phận giao hàng kiểm tra và check lại, sau khi Delivery Note được duyệt bởi BP sản xuất, QC và kho, sẽ đưa Delivery Note lên cho kế toán xuất hóa đơn sau đó giao hàng. Hàng sẽ được ghi nhận xuất kho trong lúc xuất hóa đơn

Xuất kho nội bộ

– Tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng kênh xuất khẩu và phân phối và kế hoạch sản xuất, tương tự như xuất bán nhưng kế toán không xuất hóa đơn, chỉ ghi nhận chuyển kho hàng hóa. Lưu ý đối với Kênh phân phối cuối tháng sẽ thống kê các đơn hàng trong tháng và xuất hóa đơn 1 lần. 

Xuất Sample, xuất QC test….

Tương tự như xuất bán, nhưng kế toán không xuất hóa đơn mà ghi nhận vào chi phí bán hàng và ghi giảm kho.
Mỗi sản phẩm, đặc biệt là thực phẩm đều có nguồn gốc lịch sử lâu đời.

Tìm hiểu lịch sử của một loại thực phẩm, cũng chính là cách để tìm hiểu về thị trường đầu ra của sản phẩm đó. Ví dụ như lịch sử của sô cô la, loại thực phẩm đã quá đỗi quen thuộc trên toàn thế giới. Bạn có biết Thế giới sô cô la ở các vùng miền khác nhau có nguồn gốc và câu chuyện như thế nào không?  Một số cột mốc, mình xin điểm lại,sau khi đọc qua cuốn sách: “CHOCOLATE” của Ngọc Hân và Bảo Anh ở đây.

Picture1
Link sách
  • Châu Á, đặc biệt là Indonesia là quốc gia cực kỳ nổi tiếng về ca cao. Thiên nhiên, khí hậu phù hợp tạo điều kiện để đảo quốc này là quốc gia đứng đầu châu á trong việc sản xuất hạt cacao. Nhật Bản cũng để lại nhiều ấn tượng về việc sớm du nhập và sáng tạo trong việc nhập khẩu và chế biến sô cô la.
  • Tại Việt Nam, cây ca cao được du nhập từ những năm 1850 xuất phát từ thuộc địa Pháp. Thời kỳ đổi mới, Ca cao được phát triển mạnh ở 3 khu vực: Đông Nam Bộ; Tây Nguyên và Đb Sông Cửu Long. Sô cô la Marou đang là thương hiệu với câu chuyện sáng lập từ Bean to Bar được lan tỏa rộng rãi
  • Cây cacao được ghi nhận xuất hiện đầu tiên, hơn 2000 năm trước công nguyên ở Châu Mỹ.
  • Sau đó, cao cao và cách chế biến cacao dưới dạng sô cô la được du nhập vào Châu Âu những năm 1500 từ những cuộc phát kiến châu Mỹ của Columbus.
  • Châu Phi tuy không phải là nơi khai sinh cây ca cao, nhưng thông qua các quốc gia chiếm hữu như: Pháp, Tây Ban Nha. Các đồn điền ca cao mọc lên, điển hình là Ghana và Bờ Biền Ngà, những quốc gia xuất khẩu ca cao sơ chế sản lượng số 1 thế giới. Câu chuyện về chế biến Sô cô la của các doanh nghiệp quốc nội ở đây thực sự truyền cảm hứng rất nhiều cho mình cũng như tình trạng tương tự ở Việt Nam. Các quốc gia đứng đầu chuỗi cung ứng về nguyên liệu lại không phải là quốc gia thu được thặng dư lớn nhất. Mà các thương hiệu sô cô la đều của Mỹ và Châu Âu. Ngoài vấn đề đó, câu chuyện lạm dụng sức lao động trẻ em cũng như phá hủy rừng để trồng ca cao.
Phần II-Cùng xem cách sản phẩm Socola xuất ngoại

Ngoại trừ các kênh bán hàng trong nước như: POS; Kênh GT/MT. Kênh Xuất khẩu có những đặc thù riêng biệt của nó. Về bán hàng xuất khẩu thông qua các hội chợ, triển lãm quốc tế, thông qua website có thể là một mô hình tham khảo như trong trường hợp của DH Foods ở đây: https://dhfoods.com.vn/vn/hoi-cho-trien-lam.html

Chi tiết về mặt quy trình cũng như các chức năng cần có ở một phần mềm hỗ trợ bộ phận kinh doanh của công ty xuất khẩu, thì các bước cũng tương tự như bán hàng nội địa:

Quy trình

Diễn giải

Chi tiết thông tin ghi nhận
Bộ phận kinh doanh

Thông tin đặt hàng từ khách hàng

Nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng

Phiếu ghi nhận nhu cầu của khách hàng: khi khách hàng liên hệ yêu cầu, người dùng ghi nhận thông tin:

+ Mã phiếu, số phiếu

+ Thông tin khách hàng (lấy từ danh mục khách hàng)

+ Mã vật tư yêu cầu

+ Số lượng yêu cầu

+ Ngày hẹn báo giá

Đánh giá khách hàng

Thu thập thông tin đánh giá khách hàng

Phiếu đánh giá khách hàng:

+ Danh mục các chỉ tiêu đánh giá: tài chính, ngành nghề….

+ Số điểm đánh giá từng chỉ tiêu

+ Số điểm trung bình

Lập báo giá

Lập báo giá gửi khách hàng

Theo dõi trạng thái báo giá: Đã gửi; Đã đồng ý MOU

Báo giá khách hàng

+ Số báo giá, ngày báo giá

+ Hỗ trợ lấy lại nhu cầu từ Phiếu ghi nhận nhu cầu khách hàng đã lập

+ Thời gian hiệu liệu của báo giá

+ Ghi chú: khi có sự thay đổi trong quá trình thương lượng, người dùng lập báo giá mới theo từng yêu cầu à Báo cáo bảng kê các báo giá đã lập

+ Quản lý bảng giá bán:

·       Thông tin sản phẩm

·       Gía bán từng loại sản phẩm

·       Thời gian áp dụng

Khi lập báo giá chương trình tự động truy xuất giá bán trên bảng giá đã khai báo. Nếu có sự thay đổi người dùng tự nhập liệu thông tin giá thay đổi.

+ Tình trạng báo giá: đã gửi khách hàng/ đã đồng ý MOU/ đồng ý Điều khoản thanh toán.

Sau khi thống nhất đàm phán giá cả, 2 bên đi đến đàm phán, ký hợp đồng

Lập hợp đồng xuất khẩu

Sau khi đã thống nhất các nội dung báo giá, ký các biên bản thỏa thuận à ký kết hợp đồng với khách hàng

Lập hợp đồng xuất khẩu

+ Mã hợp đồng, ngày hợp đồng

+ Thông tin vận chuyển: hình thức giao nhận, thời gian, cảng giao nhận.

+ Thông tin thanh toán à ghi nhận thông tin các đợt thanh toán, hỗ trợ bộ phận kế toán thu tiền theo từng đợt thanh toán.

+ Ghi nhận thông tin số L/C

Lập đơn hàng nội bộ

Dựa trên hợp đồng xuất khẩu, lập SO trên hệ thống

Lập đơn hàng bán nội bộ: từ hợp đồng xuất khẩu, người dùng lập đơn hàng nội bộ. Chương trình cho phép link lại dữ liệu từ hợp đồng ngoại. Thông tin quản lý bao gồm:

+ Mã sản phẩm

+ Số lượng sản phẩm

+ Ngày yêu cầu hàng

+ Ngày dự kiến giao hàng

+ Ghi chú: sau khi lập đơn hàng nội bộ, chuyển thông tin đơn hàng xuống nhà máy sản xuất. Nhà máy lập kế hoạch sản xuất báo lại ngày dự kiến hoàn thành sản xuất đơn hàng cho bộ phận kinh doanh à bổ sung thông tin:

+ Ngày đóng hàng

+ ETD/ETA

Không quản lý kế hoạch sản xuất

Báo cáo: tình hình thực hiện đơn hàng nội bộ: số lượng đơn hàng đã đặt, số lượng đã thực hiện, số lượng chưa thực hiện.

Báo cáo đơn hàng nội bộ theo thời gian yêu cầu hàng.
Bộ phận xuất nhập khẩu

Lập hợp đồng mua hàng nội

Sau khi thống nhất đơn hàng nội bộ, ký kết hợp đồng nội

Chuyển nhà máy sản xuất

Lập hợp đồng mua hàng nội

+ Số hợp đồng trùng với số hợp đồng xuất khẩu

+ Mã hợp đồng, ngày hợp đồng

+ Thông tin người bán, người mua, consignee

+ Thông tin theo dõi về vận chuyển, thanh toán

Hóa đơn xuất khấu (CI)

Packing list

Sau khi nhà máy hoàn thành sản xuất, tiến hàng giao hàng Bộ phận sản xuất chuẩn bị thủ tục và bộ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu

Lập hóa đơn xuất khẩu: chương trình hỗ trợ lấy lại dữ liệu từ đơn hàng xuất khẩu, thông tin quản lý bao gồm:

+ Số hóa đơn, ngày hóa đơn

+ Số hợp đồng

+ Thông tin người mua/ người bán

+ Thông tin hàng hóa

+ Số lượng, đơn giá, thành tiền

+ Báo cáo:

Báo cáo thống kê hóa đơn xuất khẩu

Phân tích doanh số bán hàng

Lập packing list: chương trình hỗ trợ lấy lại thông tin từ hóa đơn xuất khẩu. Lưu trữ các thông tin bao gồm:

+ Số P/L, ngày P/L

+ Số hợp đồng

+ Thông tin người mua/ bán

+ Thông tin mã hàng, đơn vị tính

+ Số lượng, khối lượng, tổng trọng lượng (net weight)

+ Gros weight = net weitht + kl vỏ thùng

Ghi chú: khối lượng vỏ thùng người dùng từ xác định và nhập liệu.

Báo cáo thống kê Packing list.

Đánh giá của khách hàng

Ghi nhận đánh giá của khách hàng theo thời gian (giữa năm/ 1 năm)

Phiếu đánh giá khách hàng:

+ Danh mục các chỉ tiêu đánh giá: công nợ, giá trị đơn hàng, thời gian-phương thức tt.

+ Số điểm đánh giá từng chỉ tiêu

+ Số điểm trung bình

Chi tiết giải pháp phần mềm quản lý xuất khẩu tại đây.

Phần III. Phương thức xuất khẩu vốn không đồng cùng Vietgo

Mình có tham khảo qua 2 phương thức thanh toán xuất khẩu được Vietgo hướng dẫn

Công Ty Sản xuất

Công ty Thương Mại

Khách Hàng (Nhập khẩu)

(Rủi ro của phương thức thanh toán TT là nếu khách hàng hủy đơn hàng thì khách hàng mất cọc, công ty thương mại không làm gì được. Cứ cho là công ty thương mại cũng hủy đơn hàng với công ty sản xuất đi. Nhưng rủi ro đẩy hết lên công ty sản xuất, đơn hàng sản xuất theo đặt hàng của khách hàng với tiêu chuẩn riêng thì khó mà bán được cho bên nào khác)
Hình thức thanh toán TT.

1.Khách hàng đặt hàng công ty thương mại.

Ví dụ: 4 cont Gỗ.

Giao tại cảng nước ngoài: Ví dụ: Cảng Busan.

Giá trị hđ: 1 tỷ VNĐ

Phương thức thanh toán:

+ ví dụ: TT_40%

 

2. Công ty Thương mại đặt hàng Công ty Sản xuất.

Ví dụ: 4 cont Gỗ

Giá trị đặt hàng: 800 triệu

Phương thức thanh toán: TT:30%.

Nhận hàng thì thương lượng cho công nợ 1 tuần là tốt nhất nếu không được thì: nhận hàng chuyển 20% và 50% còn lại thì xin công nợ 1 tuần.

 

 

 

3.Khách hàng đặt cọc 40% tiền hàng. Tương ứng 400 triệu.

 

4.Đặt cọc 30% tương ứng 240 triệu.

 

5.Công ty sản xuất giao hàng

 

 

 

6.Công ty thương mại thanh toán tiếp 20%, tương ứng 160 triệu.

Lấy hàng và ký hđ với công ty vận tải để vận chuyển hàng đến cảng Busan.

 

 

7. Nhận hình ảnh bộ chứng từ Master Bill/ House Bill từ công ty vận tải và gửi bộ hình ảnh bộ chứng từ cho Khách hàng.

Yêu cầu khách hàng thanh toán.

 

 

 

8. Khách hành thanh toán 60% còn lại tương ứng 600 triệu.

 

9.Công ty thương mại lấy tiền khách hàng thanh toán để trả tiền vận tải và nhận bộ chứng từ gốc: Master Bill/ House Bill. Ví dụ: 50 triệu.

Chuyển phát nhanh bộ chứng từ này cho khách hàng.

 

 

10.Công ty thương mại thanh toán tiền hàng còn lại cho nhà sản xuất. 50% còn lại, tương ứng với 400 triệu.

10.Khách hàng nhận bộ chứng từ và đi nhận hàng.

 

11. Chốt lại, công ty thương mại lợi nhuận nhận được là 150 tr.

  

Công Ty Sản xuất

Công ty Thương Mại

Khách hàng (Nhập khẩu)

 
Hình thức thanh toán LC và Liên Ngân Hàng.

1.Khách hàng đặt hàng công ty thương mại.

Ví dụ: 4 cont Gỗ.

Giao tại cảng nước ngoài: Ví dụ: Cảng Busan.

Giá trị hđ: 5 tỷ VNĐ

Phương thức thanh toán:

+ ví dụ: LC (100% giá trị hđ) (không hủy ngang, trả ngay) và mở LC với 1 ngân hàng ở Hàn Quốc của khách hàng luôn (ví dụ_khách hàng là ở Hàn Quốc).

Đặc biệt có Confirm LC nếu Ngân hàng Hàn Quốc không trả thì yêu cầu City Bank; UBS hoặc HSBC trả. à Phí này có thể do công ty thương mại trả luôn. Ví dụ: 150 USD

 

2. Công ty Thương mại đặt hàng Công ty Sản xuất.

Ví dụ: 4 cont Gỗ

Giá trị đặt hàng: 4 tỷ.

Đàm phán với công ty sản xuất để chọn Phương thức thanh toán: LC luôn. Và ngân hàng mở LC thì cho Công ty sản xuất chọn luôn. (thường sẽ là ngân hàng của công ty sản xuất).

Ví dụ: có thể đưa ra dẫn chứng như. Gía trị đơn hàng này lớn, nếu TT thì anh TT cho em, anh hủy ngang thì em cũng khó bán được cho ai khác, do đơn hàng này là em sản xuất theo đơn hàng của anh. Còn nếu em hủy ngang thì anh cũng không có hàng để giao cho khách của anh. Nên thôi à mở LC 100% cho chắc ăn.

 

 

 

3.Khách hàng gửi LC và Confirm LC đến ngân hàng của công ty thương mại; ví dụ: Vietcombank.

 

4.Ngân hàng của công ty thương mại sẽ thông báo: À, có 1 LC gửi đến tài khoản của ông.

Công ty thương mại rút LC đó, đem về nhà. Ví dụ phí thông báo là 33 USD.

 

 

5. Công ty thương mại đem LC đó đến ngân hàng của công ty sản xuất. Ví dụ: Agribank. Yêu cầu cầm LC và mở cho công ty thương mại một Đảm bảo thanh toán cho công ty sản xuất. Phí khoảng 1 %, tương ứng khoảng 50 triệu.

 

 

6. Công ty thương mại đem Đảm bảo thanh toán đó (tương tự LC) đưa cho công ty sản xuất. Đảm bảo là sau khi giao hàng bao nhiêu ngày đó thì tiền sẽ vào tài khoản của công ty sản xuất.

Công ty sản xuất có thể trước mắt đem Đảm bảo thanh toán đó đi vay 70% để mua hàng sản xuất.

 

7.Công ty sản xuất giao hàng

 

 

 

8.Công ty thương mại Lấy hàng và ký hđ với công ty vận tải để vận chuyển hàng đến cảng Busan.

 

 

9. Công ty thương mại rủ công ty vận tải đem bộ chứng từ Master Bill/ House Bill ra ngân hàng của công ty sản xuất để thanh toán.

Nhận được bộ chứng từ. Ngân hàng Agribank đã có thể tiến hành thanh toán 97% giá trị LC cho công ty thương mại.

 

 

10. Công ty thương mại lấy tiền đó, trả cho đơn vị vận tải và trả cho công ty sản xuất.

 

 

11. Công ty thương mại chuyển phát nhanh bộ chứng từ cho khách hàng

 

 

 

12. Khách hành nhận bộ chứng từ và ra nhận hàng tại cảng.

 

12.Ngân hàng của công ty sản xuất thanh toán 3% còn lại của LC cho công ty thương mại.

 

Vậy là kết thúc bài viết ở đây. Thông qua tìm hiểu này, mình cùng các bạn đã hình dung được quy trình từ sản xuất; Bán hàng và thanh toán cho các đơn hàng xuất khẩu. Đặc biệt là với mặt hàng đặc thù của từng vùng miền.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Load More