Đấu thầu qua mạng

Rõ ràng, những đầu mục này chưa thể gọi là yêu cầu để gửi cho NCC phần mềm ERP báo giá được. Do đó, một cách thân tình, mình cần hỏi thăm để nắm phạm vi, chốt phương án để báo tham khảo cho khách hàng.

1. Làm rõ quy mô: chi nhánh là cơ sở. 

• Quy mô là như thế nào ?  Cấp độ nào; loại hình trường; bao nhiêu lớp ?
• Mục đích để biết thử lượng dữ liệu phát sinh là Nhiều; vừa phải hay ít.

2. Mua hàng/ Kho.

• Quy trình duyệt chứng từ qua bao nhiêu cấp ? Lấy ví dụ: Kế hoạch mua sắm chi tiết đến mức độ nào: theo tháng; theo khoản mục; theo mã; bộ phận ? Phát sinh từ Bộ phận quản lý –> Bộ phận Cơ Sở Vật chất –> Mua hàng –> Ban giám đốc của trường –> Trụ sở/ công ty mẹ.
• Quy trình có chia ra theo nhóm vật tư/ tài sản-ccdc hay không ?
• Với quy trình không phải mua sắm thay thế mà là quy trình sửa chữa lớn; mua sắm tài sản hay dự án xây dựng cơ bản thì như thế nào ?
• Đối với Kho thì hiện tại đang có những kho nào. Quản lý theo barcode; vị trí cũng có nhiều cấp độ:
  • Cấp độ 1: Là đã có sẵn thiết bị quét barcode cầm tay; đã có quy trình tạo và thiết bị in tem barcode; đã có sơ đồ kho; vị trí và quản lý nhập xuất-kiểm kê theo vị trí.
  • Cấp độ 2: Ứng dụng app mobile để kiểm kê kho; kiểm kê tài sản/ccdc. Chụp hình hiện trạng để phát hiện sự cố/ báo hỏng tài sản/ccdc.

3. Kế toán:

• Quản lý vốn vay theo quy trình như thế nào? Cũng có nhiều cấp độ khác nhau như: Đi từ Kế hoạch tín dụng –> Hợp đồng thế chấp –>Hợp đồng vay. Quản lý được chi tiết như này thì quá tốt rồi. Nhưng cũng phải xem lại quy trình hiện tại và nhân sự có đang làm như trên không. Bởi áp dụng thì cần có quy trình duyệt; phân quyền cho các cấp lập; duyệt.
• Có Tính giá thành và giá vốn sp không? Nếu có thì bài toán hạch toán lương thực hiện như thế nào: lấy dữ liệu lương đã phân bổ sẵn để import vào phần mềm hay là dùng chức năng kết nối với EMS.

• Có cần chức năng Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản không?

4. Tài chính –> Cấp độ quản lý tài chính tùy thuộc vào quy mô của mỗi công ty mà độ phức tạp khác nhau.

• 1 trụ sở chính với 2 chi nhánh hoạt động tương tự nhau sẽ khác với mô hình trụ sở chính quản lý 1 nhóm các công ty; 1 nhóm các trường đại học; rồi 1 nhóm các trường K1-2.
• Về mặt chức năng cũng có nhiều gói chức năng, thường thì Mô hình tài chính mỗi công ty mỗi khác nhau nên Khách hàng lúc ký hợp đồng chỉ chốt ý tưởng; gửi các mẫu excel đang theo dõi sang cho Bravo và Bravo xác nhận là có làm được hay không thôi. Chứ chức năng này thực sự không phải là 1 module chuẩn và cũng không có công thức tính giá chuẩn; gọi là Case by case; tùy vào yêu cầu của khách hàng mà tính toán khối lượng công việc và báo giá. Ví dụ như các gói chức năng:
  • Lập mô hình tài chính dài hạn và thẩm định dự án đầu tư: theo kinh nghiệm thì một số khách hàng có quản lý nội dung này bằng excel; nhưng để đưa vô phần mềm thì là 1 bài toán khó. Một số khách hàng có ký nội dung này nhưng khi thực tế triển khai thì không có nhân sự phụ trách –> thanh lý nội dung này.
  • Lập; quản lý và dự báo kế hoạch tài chính: dừng lại với bài toán Lập và quản lý BCTC Kế hoạch (gồm cả KQKD kế hoạch; Dòng tiền kế hoạch); phần mềm chưa lên được dự báo từ số liệu có sẵn.
  • Hay cụ thể hơn là quản lý kế hoạch mua sắm; kế hoạch doanh thu; kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản. Và lưu ý là đứng dưới góc độ chủ đầu tư thì Đầu tư xây dựng cơ bản sẽ khác với tổng thầu xây dựng.

5. Kết nối với CRM.

• Tại không lại không cần chức năng kết nối với phần mềm EMS. Các nội dung như: danh mục đối tượng HSSV; Lớp; học phần rồi đơn hàng; Thu chi; đặc biệt là phần phân bổ doanh thu; bù trừ cũng quan trọng trong phần kế toán mà.
• CRM thì định nghĩa bao gồm: Marketing; Sales và CSKH. Vậy dữ liệu cần đồng bộ sang như: Khách hàng tiềm năng; Danh sách các chương trình/ chiến dịch Marketing và chi phí phát sinh tương ứng; Đơn hàng/ hợp đồng; là đã đủ rồi chăng ?