Close
Menu

Phần mềm ERP

hệ thống quản lý công việc cá nhân

Hệ thống quản lý công việc cá nhân

, , , , , , , , , 0

Phần 1- Mục tiêu cá nhân

  • Quản lý công việc cá nhân với sự hỗ trợ của công nghệ và phần mềm

Là một người đi làm, ai cũng có nhu cầu quản lý công việc cá nhân của mình một cách khoa học và hợp lý. Đặc biệt, với sự phát triển của các phần mềm hỗ trợ như hiện nay, mọi người chỉ cần dành một chút thời gian tìm hiểu và bỏ ra chi phí không quá lớn là có thể xây dựng cho mình một hệ thống các phần mềm hỗ trợ cho công việc cá nhân.

Có thể mọi người sẽ đặt câu hỏi: Các doanh nghiệp đã trang bị đầy đủ phần mềm làm việc rồi thì cần gì phải nghiên cứu và sử dụng thêm những phần mềm khác ? Như vậy chẳng phải là vừa tốn công lại vừa làm tăng khối lượng công việc hay sao ?

Vâng, tư duy ở đây là kết hợp các công cụ phần mềm do doanh nghiệp cung cấp, đồng thời bổ sung các công cụ khác để hoàn chỉnh thành một hệ thống phục vụ cho cá nhân, theo tư duy và mục đích riêng của mình.

P/S: Mình xin share Podcast của cô Nguyễn Phi Vân về ” Trí tuệ cảm xúc cho người đi làm”, có một bài về hướng dẫn:  Khả năng định hướng kết quả. Mời mọi người nghe qua: 

https://open.spotify.com/episode/33tYs7QDePNg94fT8wSog2

  • Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng theo tư duy hệ thống 

Và sau đây là quy trình quản lý công việc và các công cụ mình sử dụng để phối hợp tạo nên một hệ thống để quản lý công việc:

  1. Phân tích đối thủ cạnh tranh và thị trường bằng Serum/ Keyword Planner
  2. Tìm kiếm khách hàng và Email marketing bằng Mailchimp 
  3. Youtube-website
  4. Xử lý đơn đặt hàng (demo dịch vụ) đến Đơn hàng chính thức và Hand-over cho phòng ban, nhân viên khác. (CRM của hệ thống công ty) 
  5. Các báo cáo quản lý công việc cá nhân bằng Power BI.
P/S: Mọi người cũng có thể tìm đọc các bài viết của thầy Phan Văn Trường về Tư duy hệ thống ở đây: 

https://www.youtube.com/watch?v=5rao6taNZa8

Có dịp khác mình sẽ review về 3 cuốn sách gối đầu giường của mình của thầy Phan Văn Trường:

  1. Một đời thương thuyết
  2. Một đời quản trị
  3. Một đời như kẻ tìm đường

Phần 2- Các nền tảng sử dụng ?

Semrush/ Keyword Planner

Mình đã có bài viết sử dụng Công cụ Semrush để Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và bài viết Phân tích thị trường ở đây. Đây có thể xem là bài tập về nhà mà mình thường xuyên làm.

2021-12-22_12-14-34
Mailchimp

Mailchimp là một phần mềm email marketing khá phổ biến trên thị trường. Bên cạnh đó, còn có một số tên tuổi khác như: Bizfly Email Marketing & Automation/Getresponse. Về mặt tính năng mà công cụ này có thể hỗ trợ. Mình xin đưa ra một ví dụ cụ thể Về một chiến dịch mà mình sử dụng, để mọi người dễ hình dung:

1. Thông qua quá trình tư vấn và thăm hỏi khách hàng tiềm năng qua một sự kiện hay gọi điện trực tiếp cho khách hàng, mình biết được người A có một số thông tin cá nhân như: Anh A này hay tham dự các sự kiện về Xuất Khẩu và Anh A chủ doanh nghiệp về Nội thất ở Bình Dương.
    • Mình có thể xây dựng Danh mục Tag trên phần mềm Mailchimp để gắn thẻ cho khách hàng A này: Tag: Xuất khẩu; Nội thất; Newcustomer (Tag là khái niệm để gắn cho khách hàng mà chỉ có công ty nhìn thấy, khách hàng không thấy)
2. Khách hàng tự apply thông tin cho công ty. Sau sự kiện, mình gửi đến anh A một email về một lời mời đăng ký newsletter hàng tuần để cập nhật các thông tin về Phần mềm quản trị doanh nghiệp. Có các lựa chọn cho A chọn: Không /Hàng tuần/ Hàng tháng. Cùng với đó là các form tự đánh giá mức độ sẵn sàng về chuyển đổi số và áp dụng Phần mềm quản trị vào quản lý doanh nghiệp: Chưa áp dung; Công cụ đơn giản; Advances.
    • Khi đó Mình tạo Danh mục Group: WeeklyNewsletter; Chưa áp dụng; ….do người dùng tự điền thông tin.
3. Không như Tag: những gì chúng ta biết về khách hàng thông qua tương tác với khách hàng và không cho khách hàng thấy và Groups: những gì khách hàng nói với công ty về họ. Segment là bộ lọc để công ty tìm được tệp khách hàng có những đặc tính mà mình mong muốn, những đặc tính có thể bao gồm Tags, Group, hoặc thêm nhiều thông tin khác nữa, ví dụ:
    • Những người nào là Chủ doanh nghiệp, ở Bình Dương mà có tag Xuất Khẩu và thuộc group Công cụ đơn giản, đồng thời mới được đăng ký trong tháng này.
4. Sau khi đã có các segmentation, công ty tiến hành testing segmentation và tạo ra các campaign và offer cho các segment những promotion không thể chối từ: tương ứng với mã hàng cụ thể. Ví dụ:
    • Offer cho các khách hàng là Chủ doanh nghiệp, ở Bình Dương mà có tag Xuất Khẩu và thuộc group Công cụ đơn giản, đồng thời mới được đăng ký trong tháng này một Campain: Chiết khấu phân hệ Quản lý Xuất Nhập Khẩu 20 % khi mua cùng phân hệ Kế toán quản trị và Bán hàng.
5. Tiến hành theo dõi kết quả campain và audit lại trang nội dung, đặt target và tiến hành triển khai các campaign khác.
Wordpress-Youtube

Mình sử dụng Wordpress để viết blog cá nhân và youtube để upload các nội dung video.

Mọi người có thể tham khảo kênh youtube của anh Hogan Chua để xem các video hướng dẫn chi tiết khi làm việc với Wordpress : https://www.youtube.com/c/HoganChuaOfficial/videos

Youtube thì quá phổ biến rồi. Mình sử dụng phần mềm Premiere Pro CC để làm video. Cái này thì đầy trên mạng rồi.

Các nội dung này mình sử dụng để đính kèm vào các bài viết đăng trên Zalo; Linkedin; Mailchimp.

1
2
3
Bravo CRM

Bravo CRM là phần mềm của công ty chủ quản. Phần mềm customize theo yêu cầu nên không có gì phải bàn cãi: đúng như tên gọi_Bravo.

Mình thực hiện các tác vụ: Follow khác hàng, nhập hợp đồng và theo dõi sau bán hàng (tra cứu được dữ liệu khách hàng từ 2009, một lượng dữ liệu big data nhé). Nhập và quản lý công việc phát sinh với từng đối tác, từng khách hàng.

Phần mềm Bravo đóng vai trò như một Hub, hứng dữ liệu khách hàng từ nhiều kênh khác nhau: Website; Offline. Đồng thời quản lý giao việc và tương tác với các phòng ban khác như: Bộ phận triển khai, Bộ phận bảo hành, Bộ phận kế toán, Bộ phận Xe.

Các chính sách chung cũng được cập nhật tức thời như: chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi. Ngoài ra còn có các thông tin cá nhân như: lương, chấm công, chính sách phúc lợi và các thông báo của công ty.

4

Mọi người có thể tham khảo thêm về tính năng của phân hệ Bravo CRM ở đây:

BRAVO-CRM
Power BI

Trong phần quản lý công việc cá nhân này. Mình sử dụng Power BI để quản lý các công việc phát sinh hàng ngày:

1. Theo dõi công nợ: 

Xuất phát với mục đích là hỗ trợ phòng kế toán thu tiền các hợp đồng còn công nợ cũng như theo dõi về mặt giấy tờ, hoàn thiện hồ sơ.

2. Theo dõi các hợp đồng bảo trì sắp hết hạn:

Xuất phát với mục đích là để xúc tiến các khách hàng kịp thời. Giai đoạn sau khi nghiệm thu hợp đồng gốc, khách hàng thường xuyên có các giao dịch nhờ hỗ trợ. Đặc biệt là vào mùa báo cáo tài chính hay những yêu cầu hỗ trợ gấp. Xúc tiến khách hàng ký sớm hợp đồng bảo trì cũng là giúp khách hàng tránh được các trường hợp cần gấp nhưng không được hỗ trợ do chưa ký bảo trì.

3. Theo dõi công việc tồn đọng của cá nhân và của người giao việc (các leader, các sếp): 
Mục đích là để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Mình sắp xếp theo tiêu chí mục tiêu doanh số để phân loại mức độ ưu tiên. Ví dụ: một công việc phát sinh với khả năng tạo ra doanh số : 250 triệu sẽ được ưu tiên hơn với một công việc có khả năng phát sinh 50 triệu.
4. Theo dõi doanh số ký hợp đồng vs kế hoạch doanh số: 
Tính cạnh tranh cũng như phấn đấu để không bị thụt lùi phía sau cũng rất quan trọng, đôi khi đó là một động lực rất mạnh mẽ. Việc theo dõi bảng xếp hạng doanh số cũng giống như theo dõi bảng xếp hạng các đội bóng vậy. Mình luôn cố gắng để có mặt trong top 10 và cải thiện vị trí của mình mỗi ngày.

Đối với việc kết nối dữ liệu từ Bravo CRM sang Power Bi, hiện tại mình đang sử dụng các file trung gian được kết xuất ra từ hệ thống Bravo CRM để làm đầu vào cho Power BI. Dĩ nhiên, là cũng có quá trình: Làm sạch dữ liệu-chỉ giữ lại các trường thông tin có ý nghĩa, xây dựng mô hình và thiết kế mẫu báo cáo cho phù hợp. Về Power BI mình cũng đã có một bài viết: Ứng dụng phân tích chi phí. Cách làm này mình áp dụng cho quản lý công việc cá nhân này luôn.

5
-Màn hình dashboard giao diện Web tự thiết kế để quản lý công việc cá nhân-

Phần 3 – Mở rộng cho doanh nghiệp ?

Nhiều doanh nghiệp đang quản lý thủ công quy trình chăm sóc khách hàng và bị nút thắt cổ chai ở vị trí CRM. Cùng với đó là bài toán báo cáo quản trị với dữ liệu đầu vào phân mảnh, nhiều nguồn dữ liệu, tập hợp thủ công và khó quản lý tập trung, đồng bộ dữ liệu.

Mọi người cùng xem lại video phân tích Case study này của mình nhé:
Video

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

phần mềm quản trị nhân sự Bravo

Review phần mềm quản trị nhân sự Bravo (2024)

, , , , , , , , 0

Phần 1- Giới thiệu Phần mềm quản trị nhân sự, chấm công tính lương

1

Ngoài ra, phần mềm Quản trị nhân sự còn là công cụ để nhân viên giao tiếp và theo dõi các thông tin liên quan đến cá nhân. Ví dụ: theo dõi bảng chấm công, phiếu lương, đăng ký nghỉ phép và quản lý nhắc việc. Tạo ra một công cụ giao tiếp và kết nối thông tin tốt giữa không chỉ bộ phận nhân sự với nhân viên mà còn giữa các bộ phận, phòng ban khác với nhau. Góp phần khuyến khích-động viên nhân viên, tăng tính minh bạch, chính xác và tức thời của thông tin trong doanh nghiệp. Đặc biệt là các thông tin liên quan đến thu nhập, cũng như các phúc lợi của nhân viên.

Nhân lực là một trong số các nguồn lực chính trong mọi doanh nghiệp. Bên cạnh Vật lực, Tài lực và Máy móc thiết bị. Phần mềm Quản trị Nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho phòng Nhân sự của công ty thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng Nhân sự, bao gồm các chức năng chính như:

  • Tuyển dụng
  • Đào tạo
  • Quản lý thông tin nhân sự
  • Chấm công
  • Tính lương
  • Quản lý Thuế thu nhập cá nhân và Bảo hiểm
  • Quản lý đồng phục
  • Đánh giá kết quả làm việc
  • Quản lý nghỉ việc

Phần 2-Case study

Một khách hàng doanh nghiệp FDI chuyên sản xuất mặt hàng da công nghiệp, đặt ra bài toán quản lý nhân sự-chấm công-tính lương như sau:

  1. Yêu cầu hỗ trợ bắt công theo ca làm việc và phân luồng máy chấm công để hỗ trợ tính công nhanh hơn:
  • Quy trình hiện tại: kể từ ngày cuối tháng, có 1 ngày sắp ca, gửi cho kế toán trước 1 ngày trả lương (ngày 5 hàng tháng). Do đó, chỉ có 02 ngày để tính lương.
  • Người dùng phải sắp ca, tốn nhiều thời gian thao tác thủ công trên excel nên đưa hệ thống phần mềm vào để xử lý và lưu trữ dữ liệu.
  • Khối nhà máy có 3 ca 6am-2pm; 2pm-10pm; 10pm-6am
  • Khối Văn phòng: 8-4pm; 8-4.45pm (khối văn phòng chấm công riêng với khối nhà máy)
  • Bộ phận bếp 2 người: ca cố định
  • Bộ phận xử lý nước thải – khoảng 10 người: ca 7am-3pm
  1. Chính sách lương, thưởng, phúc lợi thường xuyên thay đổi, dẫn đến công thức tính lương cũng phải điều chỉnh theo. Yêu cầu hệ thống phần mềm có thể tự động cập nhật chính sách và tự động điều chỉnh công thức tính lương:
  • Chính sách lương có sự thay đổi các yếu tố:
  • Lương cơ bản.
  • Ngày công chuẩn, Ngày công của tháng
  • Phụ cấp (theo ngày công)
  • Một số lưu ý đặc biệt
  • Có tính lương cho người nước ngoài, lương người nước ngoài là net
  • Tính công cho tháng có nhiều hơn 26 ngày công và có nghỉ phép
  • Trường hợp: Một tháng vừa có lương thử việc và lương chính thức

Phần 3- Giải pháp

Với các công ty sản xuất tương tự như trường hợp nêu trên, trọng tâm yêu cầu là tính lương : đầy đủ-kịp thời-chính xác. Căn cứ trên giải pháp chuẩn của phân hệ Nhân sự-chấm công-tính lương, Bravo thực hiện hiệu chỉnh để đáp ứng nhu cầu như sau:

1. Tính công:
  • B1: Phân luồng máy chấm công vật lý:
    • Văn phòng_1 máy,
    • Nhà máy_02 máy in_02 máy out (khối hành chính + khối sản xuất)
    • Và bộ phận ca đặc biệt_01 máy ( Nhà bếp + bộ phận xử lý nước thải)
  • B2: Khai báo phân ca.
2
3
    • Đối với bộ phận hành chính-văn phòng thì đơn giản nhất: Có thể tạo Ca hành chính và Phân ca cả năm cho Bộ phận: Hành chính-tổng hợp; Kinh doanh; Ban giám đốc; Chuyên gia nước ngoài.
    • Đối với bộ phận sản xuất và công nhân, tiến hành phân ca theo các cấp độ chi tiết:

              Level 1: Ca. Ví dụ: Ca 1; Ca 2; Ca 3.

                          Level 2: Tháng/ tuần, nói chung là từ ngày … đến ngày. (linh động, không cần cố định)

                                      Level 3: Bộ phận/ chuyền sản xuất

                                                  Level 4: Nhân viên được phân ca

    • Đối với bộ phận đặc biệt: Bếp và Xử lý nước thải: thực hiện tương tự như bộ phận Hành chính
4
  • B3: Tự động kết nối dữ liệu chấm công; bắt chấm công theo ca làm việc khai báo.
5
  • B4: Tạo và tính bảng công.

Dĩ nhiên là sẽ có nhiều bước điều chỉnh trước khi chạy ra bảng chấm công, như:

    • Chấm công bổ sung
    • Chấm công đặc biệt
    • Bổ sung đi trễ về sớm
Việc xử lý các bước này cũng sẽ được thực hiện bằng cách tạo phiếu chứng từ tương ứng, tương tự như Khai báo phân ca bên trên:
6

Và phần mềm thực hiện tổng hợp số liệu tạo ra kết quả đầu ra quan trọng nhất của bước chấm công : chính là Bảng công. Về mặt giao diện, mọi người có thể thấy một sự tương đồng với cấu trúc bảng excel thủ công. Ngoài ra, dữ liệu bảng công có thể kết xuất ra các định dạng như excel, csv….

7
8
2. Tính lương:
9
  • B1: Khảo sát và diễn giải tất cả trường hợp lương (chi tiết theo bảng tính lương excel của khách hàng)
  • B2: Điều chỉnh công thức tính lương trên phần mềm.

Việc điều chỉnh công thức lương trên phần mềm chính là việc xây dựng danh mục tham số lương

10
  • B3: Hỗ trợ nhập liệu và test dữ liệu bảng tính lương (ước lượng thời gian khoảng 2-3 tháng)
11
12
13

Phần 4- Áp dụng KPI vào phần mềm quản trị nhân sự như thế nào ?

Mình đã có một bài viết giới thiệu về Quy trình lập và xây dựng Ngân sách công ty. Có thể nói kiểm soát Ngân sách trong hạn mức chính là một trong những chỉ tiêu hàng đầu để đánh giá kết quả hoạt động của các phòng ban và nhân sự trong công ty.

KPI (Key Performance Indicator: chỉ số hiệu quả hoạt động cốt lõi)

Chi tiết hơn, để đánh giá nhân viên một cách định kỳ, làm tiền đề để có những đề xuất thưởng phạt cũng như tăng giảm bậc lương, ta sử dụng các KPI để đo lường. Một trong những mô hình được áp dụng phổ biến để đánh giá năng lực nhân viên đó là ASK với 03 tiêu chí đánh giá chính: Thái độ- Kỹ năng-Kiến thức. Phần mềm làm nhiệm vụ lưu trữ và quản lý các phiếu chứng từ: Phiếu đánh giá nhân viên; Phiếu đề xuất thưởng phạt. Kết quả đánh giá sẽ được cập nhật vào thông tin hồ sơ nhân sự của nhân viên.

14
-Quy trình đánh giá kết quả nhân viên-
15
-Phiếu đánh giá kết quả nhân viên-
16
-Xây dựng Danh mục tiêu chí đánh giá-

Phần 5 – App mobile cho nhân viên

17
18
19
20
21
22
23
24
25

Phần 6- Lợi ích và lưu ý

Tóm tắt lại ứng dụng của khách hàng cụ thể lần này, có một vài lợi ích có thể liệt kê ở đây.

Tiến độ
  • Đảm bảo tiến độ:
    • 01 ngày kiểm công;
    • 02 ngày tính lương
Chất lượng
  • Bảng công, bảng lương: tự động và chính xác
  • Tính năng gửi email cho nhân sự.
  • Báo cáo bảng công, bảng lương qua app điện thoại.
  • Quản lý quy trình duyệt nghỉ phép trên app điện thoại.
Ngân sách

Câu hỏi đặt ra là Chi phí đầu tư hệ thống phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường là bao nhiêu ? Tham khảo các đơn vị:

  • Bravo
  • Diginet
  • Vnresource
  • Lạc Việt

Trong quá trình triển khai có không ít khó khăn cần lưu ý. Với mình, khó khăn nhất nằm ở hai điểm:

  1. Hiểu và hệ thống hóa công thức tính lương: có một thực tế là file tính lương excel ở nhiều doanh nghiệp sản xuất được xây dựng qua nhiều năm, có tính kế thừa. Ngay cả bản thân người phụ trách đôi lúc cũng chưa diễn giải được hết ý nghĩa và các trường hợp áp dụng công thức tính lương. Thêm vào đó là việc thay đổi các chính sách lương thưởng phúc lợi thường xuyên cũng ảnh hưởng đến tính ổn định khi đưa vào phần mềm. Do đó, cần khảo sát kỹ và làm việc ở bước tư vấn xây dựng danh mục tham số lương thật chi tiết và chính xác.
  2. Chạy và kiểm thử số liệu: ở bước này cần có số liệu mẫu 3-4 tháng lương để chạy và kiểm tra số liệu. Bước này cần có sự phối hợp giữa cả khách hàng và đơn vị triển khai. Qúa trình này có thể xem là tốn nhiều thời gian nhất của quá trình triển khai này.

Ngoài ra, mọi người cũng có thể tham khảo lại bài viết: Thử tính chi phí xây dựng phần mềm ERP để tham khảo cách dự toán chi phí phần mềm nhé.

Đặt lịch hẹn demo phần mềm HRM

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Phanmemketoansgdtc

Phần mềm kế toán công ty sàn giao dịch tài chính

, , , , , , , , 0

Phần 1- Giới thiệu mô hình hoạt động sàn giao dịch và các vấn đề kỹ thuật

Mô hình sàn giao dịch sản phẩm tài chính hoạt động tương đối đơn giản và dễ hiểu. Khách hàng vừa là người mua, người bán trên sàn. Mỗi user sẽ có một tài khoản để đăng nhập vào sàn, thực hiện liên kết với ví điện tử cũng như ngân hàng online để thực hiện nạp-rút tiền vào tài khoản. Thực hiện đặt lệnh : bid-ask trên phần mềm dành cho user: app mobile/ web app. Phần mềm core giao dịch được liên kết và đồng bộ dữ liệu của tất cả mã sản phẩm tài chính-đối tượng được thực hiện bid-ask trên thị trường. Dữ liệu giao dịch: nạp- rút tiền và bid-ask được kết nối với hệ thống phần mềm kế toán để hạch toán, theo dõi doanh thu, xuất hóa đơn dịch vụ.

Công ty thông thường chuyển từ sử dụng phần mềm kế toán và core giao dịch riêng lẻ sang tự động hóa và kết nối hai hệ thống này. Do đó, có thể trong quá trình chuyển hóa gặp phải một số vấn đề như:

  • Danh mục sản phẩm, các giao dịch chưa đồng bộ giữa core giao dịch và phần mềm kế toán
  • Việc xử lý, hạch toán các giao dịch mang tính thủ công, tốn nhiều chi phí nhân sự vận hành
  • Khó đối chiếu dữ liệu với core giao dịch, khách hàng và phần mềm kế toán để theo dõi công nợ, doanh thu, chi phí
  • Khó liên kết dữ liệu giữa các phòng ban để tránh thất thoát doanh thu và kiểm soát tốt chi phí

Phần 2- Các tính năng cần có của phần mềm kế toán quản trị ?

1.         Kết nối core giao dịch:
  • Đồng bộ danh mục, loại giao dịch
  • Kết nối dữ liệu big data (Transaction: 400K-500K dòng dữ liệu một tháng là bình thường, có khả năng tăng lên cao điểm 1 triệu dòng/ tháng (transantion). Do đó yêu cầu khoảng 5 triệu giao dịch/ tháng. Back up tự động bằng tools, không cần làm thủ công.)
  • Các phương thức kết nối linh hoạt: Database trung gian, File trung gian, API.
mô hình kết nối core giao dịch và kế toán

Diễn giải quy trình

  • Giao dịch nộp tiền –> Tạo chứng tự Phiếu thu/ Báo có;
  • Giao dịch rút tiền –> Tạo chứng tự Phiếu chi/ Hóa đơn dịch vụ;
  • Giao dịch mua – bán –>Tạo chứng tự Phiếu kế toán / Hóa đơn dịch vụ;

Lưu ý: Người dùng tự khai báo nghiệp vụ khi hạch toán tạo chứng từ ở trạng thái hạch toán nào: Lập phiếu (Chưa vào sổ sách kế toán); Duyệt (Kiểm tra duyệt tay Post sổ).

Phương thức nhận: Thông qua database trung gian (thống nhất giữa Hệ thống kế toán – Hệ thống core giao dịch)

Thời điểm nhận dữ liệu: Định kỳ (do người dùng thiết lập)

Dữ liệu cần đồng bộ:

  • Danh mục dịch vụ (sản phẩm)
  • Danh mục nhà đầu tư
  • Danh mục loại giao dịch
quy trình sales sàn giao dịch
-Quy trình chăm sóc nhà đầu tư-
tính năng kết nối lấy dữ liệu từ core giao dịch
-Chức năng kết nối lấy dữ liệu từ core giao dịch-
danh mục nhà đầu tư
-Kiểm tra danh mục khách hàng nhận vào từ core giao dịch-
2.         Quản lý tài chính-kế toán quản trị

Với mô hình quản trị tài chính-kế toán theo thông tư 200 -VAS. Việc hạch toán các giao dịch đặc thù được mô tả như sau:

  • Tự động hạch toán các giao dịch: mua-bán-nạp-rút
  • Giao dịch nạp tiền: ghi nhận TK NỢ: 11211, TK CÓ 33889
  • Giao dịch rút tiền: ghi nhận TK Nợ: 33889, TK Có 11211. Có phát sinh doanh thu khi khách hàng rút tiền. Ví dụ: 50,000 VND / lần rút, tương ứng ghi nhận:TK Nợ 33889, TK Có 5111 :45,455 VND; TK Nợ 33889, TK Có 33311: 4,545 VND.
  • Giao dịch bid-ask: sàn giao dịch tính phí giao dịch trên mỗi giao dịch là 0.1%: Thực hiện bút toán bù trừ TK 33889 của hai đối tượng tham gia giao dịch Bid-ask. Đồng thời ghi nhận doanh thu giao dịch và VAT cho sàn: TK Nợ 33889 của người bán – TK Có 5111; TK Nợ 33889 của người bán – TK Có 33311
  • Kết nối phần mềm hóa đơn điện tử, tự động gửi email thông báo hóa đơn đến khách hàng.
  • Kiểm soát chi phí, tài chính theo khoản mục phí
  • Báo cáo quản trị linh động và thiết kế theo yêu cầu của khách hàng
3.         Kết nối đa nền tảng
  • Chăm sóc khách hàng: gửi SMS, kết nối zalo chăm sóc khách hàng
  • Phân tích chân dung khách hàng đa chiều
4.         Hệ thống báo cáo:
  • Tức thới – Đầy đủ – Đa dạng – Linh động tùy chỉnh.
  • Xem báo cáo quản trị trên Web/App Android-IOS

Phần 3 – Mở rộng sang các ngành tài chính đặc thù khác

Ngoài ra, Bravo còn có kinh nghiệm triển khai cho các ngành nghề tài chính đặc thù khác như: Chứng Khoán; Qũy Đầu tư; Xổ số. Mỗi doanh nghiệp lại tuân thủ riêng theo các tiêu chuẩn và chuẩn mực tài chính khác nhau.

Tài liệu đặc thù ngành Chứng Khoán-Qũy

Như Thông tư 125 cho các Công Ty quản lý Qũy; Thông tư 210 về Tự doanh chứng khoán hay thông tư 168 của các doanh nghiệp ngành xổ số. Vì vậy, chúng tôi xin phép được giới thiệu dịch vụ “Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP Bravo thiết kế theo nhu cầu“ tới quý khách hàng. Với Bravo, quý khách sẽ được:

  • Tư vấn thiết kế phần mềm quản lý đa phòng ban theo yêu cầu
  • Cài đặt, hướng dẫn nhập liệu và hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm Bravo
  • Thiết kế các phiếu chứng từ, mẫu in, báo cáo theo mẫu riêng của từng khách hàng
  • Khi doanh nghiệp có sự cố phát sinh, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ bảo hành phần mềm, thực hiện rà soát lỗi, chỉnh sửa phần mềm và đưa hệ thống hoạt động trở lại bình thường trong vòng 24 đến 72 giờ.

Một số khách hàng tiêu biểu đang ứng dụng thành công giải pháp Bravo:

customer

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Pink Purple Blue White Gradation and Modulation Live Performance YouTube Thumbnail (1)

Thử tính chi phí tự xây dựng phần mềm ERP

, , , , , , , , 0

Phần 1- Mục tiêu

Phân tích cấu trúc chi phí để doanh nghiệp tự phát triển phần mềm quản trị nội bộ ERP theo yêu cầu của các phòng ban.

Ví dụ cụ thể là một doanh nghiệp phân phối mặt hàng điện máy thông qua kênh đại lý. Công ty có định hướng để đội ngũ IT inhouse chủ trì xây dựng hệ thống phần mềm ERP cho nội bộ. Sử dụng phần mềm open-source có sẵn trên thị trường, đội ngũ it-inhouse cùng với các nhân sự IT outsource sẽ cũng nhau xây dựng và lập trình hệ thống.

Đề bài đặt ra là quản lý nghiệp vụ các phòng ban: Kinh doanh- Kho- Kế toán -Kế hoạch ngân sách với những yêu cầu đặc thù như sau:

1. Quản lý kinh doanh:
  • Phân phối đại lý, điện lạnh điện tử, máy mócà khách hàng siêu thị, đại lý.
  • Hãng có rất nhiều chương trình khuyến mãi, hàng tặng. Team sales hiện tại nhận đơn hàng à admin nhắn trên group zalo à nhập lên misa để lập đơn hàngà kiểm tra thông tin : tồn kho, giá vốn, công nợ.
  • Tốc độ xử lý đơn hàng hiện tại khoản 30-45 phút.
2. Quản lý hàng tồn kho:
  • Quản lý tài sản, tồn kho và giá vốn.
  • Thời điểm nhập và lô nhập.
3. Quản lý tài chính Kế toán :
  • Kế toán Kho: tính giá vốn. có trường hợp mua hàng được có hàng tặng: ví dụ: 5 máy khoan tặng 1 máy quạt. Tồn kho tại mỗi thời điểm.
  • Kế toán bán hàng: chiết khấu cho đại lý.
  • Kế toán mua hàn: chiết khấu nhà cung cấp.
4. Quản lý Kế hoạch-Ngân sách:
  • Báo cáo quản trị trên app điện thoại cho ban giám đốc theo dõi.
Thống nhất yêu cầu business và triển khai
1. Quản lý kinh doanh:
  • Quản lý Danh mục khách hàng, đại lý
  • Quản lý chính sách giá: hình thức chính sách cố định hoặc hạn mức trần-sàn.
  • Quản lý chương trình bán hàng đại lý:
  • Chính sách chiết khấu chung (ví dụ chiết khấu 15%), ngoài ra có trường hợp ngoại lệ- thực hiện quy trình duyệt thủ công: cấp trên trực tiếp được duyệt.
  • Chương trình tặng hàng.
  • Chương trình khuyến mại của hãng:
    • chờ hàng của hãng giao tới rồi giao.
    • xuất trước trong kho để giao rồi chờ hãng nhập về sau à ảnh hưởng đến bài toán giá vốn tồn kho.
  • Quản lý Đơn hàng bán: nhân viên kinh doanh nhập trực tiếp bằng máy tính/ điện thoại.
  • Quản lý công việc nhân viên với khách hàng: khi sales nhập giao dịch khi đi thị trường, nhập thông tin note để quản lý theo dõi thông tin. à quá trình chăm sóc và thông tin liên quan đến khách hàngà tập hợp theo từng khách hàng tổng hợp: lịch sử công nợ, đơn hàng, giao dịch, chăm sóc khách hàng –> Báo cáo KPI của nhân viên kinh doanh.
  • Xem báo cáo tồn kho, kiểm tra công nợ (hạn thanh toán và hạn mức). Phân quyền cho nhân viên kinh doanh và quản lý : số lượng báo cáo và chi tiết các trường thông tin trong báo cáo.
  • Tính hoa hồng cho nhân viên kinh doanh: khai báo chính sách đối với trường hợp có chính sách cố định hoặc bravo hỗ trợ xuất báo cáo doanh số cuối kỳ để bộ phận admin, kế toán tính toán.
  • Báo cáo quản trị theo nhân viên sales.
2. Quản lý kho:
  • Quản lý Danh mục lô: Nhập – Xuất theo lô à Giá vốn theo lô à Giải quyết bài toán check giá vốn để hỗ trợ Kinh doanh và Marketing lên chương trình
  • Quản lý barcode: có thể dùng mã vạch của nhà sản xuất hoặc dùng mã riêng của công ty (trong trường hợp số 2 thì phải chuẩn bị thêm tem-mã).
  • Kế thừa đơn hàng đã được duyệt để lập phiếu xuất kho: Kinh doanh à Quản lý à Kế toán à
  • Độc lập Kho kế toán và quản lý Kho thực tế. Nhưng có tính kế thừa để đối chiếu nhau: kế toán duyệt trừ kho kế toán, khi kho xuất kho thực tế mới trừ kho thực tế.
3. Quản lý tài chính-kế toán:
  • Tuổi nợ và hạn mức nợ: công nợ trực tiếp theo từng hóa đơn/ phiếu xuất kho
  • Chiết khấu : có cấn trừ công nợ.
  • Giá vốn theo lô
  • Các chức năng kế toán khác theo quy định thông tư 200.
4. Quản lý Kế hoạch-Ngân sách:
  • Lập và theo dõi kế hoạch Ngân sách công ty, phòng ban
  • Duyệt chứng từ
  • Theo dõi các báo cáo quản trị trên App điện thoại
Kế hoạch triển khai dự kiến
kehoachtrienkhai

Phần 2- Chi phí xây dựng phần mềm ?

Dựa trên kế hoạch triển khai dự kiến, tiến hành phân bổ và lên ngân sách cho các hạng mục, khoản mục phí chi tiết để xây dựng phần mềm gồm:
  • Phần 1- Chi phí nhân công trực tiếp (outsource)
  • Phần 2- Chi phí bản quyền (công ty trực tiếp ký hợp đồng với Nhà cung cấp)
  • Phần 3- Chi phí quản lý chung
  • Phần 4- Chi phí truyền thông và marketing nội bộ

Chi tiết trong form sau: (thông tin mang tính chất tham khảo, đơn giá chi phí không được lấy cụ thể từ bảng giá hay nguồn của bất cứ doanh nghiệp nào).

chiphidukien

Phần 3 – Phương pháp định giá tài sản: Phần mềm ERP?

Nội dung phần 3 này căn cứ trên phương pháp thẩm định và định giá tài sản tương tự các tài sản thông thường. Chi tiết mọi người có thể tham khảo một bài viết hướng dẫn trên cộng đồng cố vấn tài chính: VWA:

Phương pháp định giá tài sản
1.      Định giá theo tài sản

Căn cứ vào bảng dự toán chi phí triển khai dự án phần mềm ERP dự kiến ở Phần 2. Ta có thể định giá tài sản phần mềm ERP. Làm cơ sở để hạch toán và tổng hợp chi phí thành nguyên giá của hệ thống này cũng như có thể trích khấu hao hệ thống trong những năm về sau, sau khi hệ thống nghiệm thu chính thức đi vào hoạt động.

2.      Định giá theo chiết khấu dòng tiền

Mọi người có thể tham khảo bài viết kèm theo file tính excel của anh Quang Tran Vo theo link đính kèm:

Định giá theo chiết khấu dòng tiền và tính ROI
3.      Định giá theo thị trường

Theo phương pháp này, anh chị có thể tham khảo các doanh nghiệp cùng ngành nghề đã triển khai phần mềm ERP để tham khảo giá thị trường. Với phạm vi nội dung như ví dụ trên, chi phí giao động trong khoảng 50,000 USD. Ngoài ra, mọi người có thể liên lạc trực tiếp các nhà cung cấp uy tín trong ngành để được tư vấn và báo giá:

Mọi người có thể thử đường link tính chi phí của một đại lý Odoo tại Việt Nam ở đây để tham khảo:

Link

Phần 4- Đặt lại vấn đề về tính thực tế nếu áp dụng cho dung nghiệp ?

Hai câu hỏi lớn đặt ra là:

1. Có tối ưu về mặt lợi ích hay không ? Từ đó, ra quyết định có nên đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm ERP hay không ?

Mọi người có thể tham khảo phương pháp số 2: Định giá theo chiết khấu dòng tiền và ROI để đưa ra quyết định

2. Khi đã quyết định đầu tư hệ thống ERP thì phương án : Tự phát triển hay nên outsource  mua/ thuê đơn vị nào ?

Mọi người có thể so sánh Định giá theo phương pháp tài sản và Định giá theo thị trường để đưa ra quyết định.

Hy vọng những tư vấn trên và nội dung bài viết hỗ trợ được một phần cho mọi người trong việc ra quyết định để trả lời cho hai câu hỏi trên.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Blue Office Hacks YouTube Thumbnail

Quản lý kế hoạch ngân sách trên phần mềm Bravo 8R3

, , , , , , , 0

Phần 1- Nhu cầu phân tích và kiểm soát

Các doanh nghiệp trong ngành Truyền thông, quảng cáo, Kinh doanh nền tảng hay thậm chí là các doanh nghiệp Logistics và Dịch vụ (tư vấn, IT, nhân sự…) đều có nhu cầu kiểm soát chi phí và doanh thu khá là chi tiết theo nhiều tiêu chí.

Chi phí CAPEX:
  • Đầu tư hệ thống, nền tảng: ví dụ platform công nghệ như website: Web trẻ thơ…
Chi phí OPEX:
  • Công ty/ chi nhánh/ cửa hàng
  • Ngành hàng
  • Bộ phận
  • Nhân viên
  • Khoản mục chi phí, hợp đồng…
cost&profit center
Doanh thu
  • Công ty/ chi nhánh/ cửa hàng
  • Ngành hàng, tùy vào mô hình kinh doanh, sẽ có những mảng doanh thu. Đặc biệt như mô hình kinh doanh nền tảng có thể có mảng kinh doanh như:
    • Kiếm tiền từ nền tảng: Content marketing; Display marketing; Events; Quảng cáo….
    • Kiếm tiền từ Insight: Báo cáo phân tích thị trường cho khách hàng
  • Bộ phận
  • Nhân viên
  • Khách hàng
  • Khoản mục doanh thu
  • Hợp đồng
  • Sản phẩm
  • Loại hình doanh nghiệp

Việc kiểm soát doanh thu chi phí cụ thể như trên sẽ hỗ trợ cho việc phân tích hiệu quả hoạt động của công ty chính xác, đồng thời, tạo điều kiện dự báo-lập ngân sách hoạt động cho công ty.

focast

Kế hoạch ngân sách, đồng thời đây cũng là mục tiêu cho các phòng ban, nhân sự trong từng phòng ban: Doanh thu-Chi phí. Để từ Mục tiêu này, từng phòng ban, cá nhân đề ra Key activity để tạo ra Result cụ thể. Mà từ Result cụ thể này thống nhất tạo nên Mục tiêu. Phần mềm Bravo không chỉ hỗ trợ kiểm soát, theo dõi Doanh thu, chi phí mà còn hỗ trợ để nhân viên trong công ty có một công cụ để trao đổi công việc và theo dõi KPI của mỗi cá nhân mình: Doanh thu-chi phí, từ đó theo dõi và biết được Mục tiêu chung của toàn công ty.

Phần 2- Khái niệm ?

Trung tâm chi phí
  • Kẻ tiêu tiền: chịu trách nhiệm về chi phí. Thiết kế-Kỹ thuật-Bộ phận sản xuất, Hành chính-Kế toán: chi tiêu ngân sách của công ty.
  • Mô hình quản lý đặc trọng tâm vào giám sát việc sử dụng chi phí như thế nào, thắt chặt chi tiêu để lợi nhuận được cao hơn.
Trung tâm lợi nhuận
  • Kẻ tạo ra tiền : chịu trách nhiệm tạo ra doanh số và chi phí, tạo ra lợi nhuận
  • Mô hình quản lý đặc trọng tâm vào vấn đề tăng doanh thu bằng cách sử dụng chi phí như thế nào để đẩy lợi nhuận lên cao nhất
Đối tượng tập hợp chi phí

Nếu như Cost center: trung tâm chi phí, trả lời cho câu hỏi “Ai chi ?”. Khoản mục phí trả lời cho câu hỏi: “Chi cho cái gì ? ”. Đối tượng tập hợp chi phí sẽ trả lời cho câu hỏi: “ Mục đích là để tạo ra giá trị gì cho khách hàng, sản phẩm dịch vụ gì ? ”.

Lưu ý :đối tượng tập hợp chi phí là một khái niệm rộng hơn đối tượng tính giá thành và bao đóng đối tượng tính giá thành. Tức là: đối tượng tập hợp giá thành chỉ là một khía cạnh của đối tượng tập hợp chi phí.

Ví dụ về đối tượng tập hợp chi phí trong một số ngành nghề khác nhau như:

  • Công trình (Xây dựng, dịch vụ)
  • Sản phẩm, Đơn hàng, hợp đồng (Sản xuất)
  • Công đoạn, phân xưởng, bộ phận (Sản xuất)
  • Job/ Project/Campain (Thường gặp trong các ngành: Nền tảng; Media; Quảng cáo-truyền thông; Tổ chức sự kiện; hoặc Logistics, Dịch vụ(nhân sự, tư vấn…), IT )
  • …….
cutishard

Phần 3 – Ứng dụng cho ngành Truyền thông-Quảng cáo-Dịch vụ (Nhân sự, tư vấn, IT…..)

3.1. Quy trình xây dựng ngân sách
dubaodoanhthutheoprofitcenter
– Dự báo doanh thu theo Profit Center –
Phân bổ kế hoạch doanh thu cho từng nhân sự phụ trách
– Phân bổ kế hoạch doanh thu cho từng nhân sự phụ trách –
Cập nhật và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch cho từng nhân sự phụ trách
– Cập nhật và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch cho từng nhân sự phụ trách –
Tương tự cho kế hoạch chi phí
3.2. Khai báo và hạch toán Job
  • Sự vụ, sự việc
  • Là đối tượng để theo dõi dữ liệu, có thể là doanh thu, chi phí, công nợ
  • Thường gặp trong các ngành: Logistics, Dịch vụ (nhân sự, tư vấn…), IT
danhmucjob
– Khai báo Job –

Tùy vào chức danh và nhân sự phụ trách của từng doanh nghiệp, Job có thể do phòng Kinh doanh, phòng Đầu tư-Kế hoạch hoặc bộ phận Account Manager phụ trách.

capnhathosojob
– Cập nhật chi tiết hồ sơ công việc theo Job  –
3.3. Ghi nhận Doanh thu-Chi phí theo Cost Center và Profit Center
ghinhanvaphanbodoanhthutheocacprofitcenter
– Ghi nhận và phân bổ doanh thu theo các Profit center –
phieuketoankhac
phanbodoanhthu
– Ghi nhận và phân bổ chi phí theo các Cost center –

Dĩ nhiên, trước khi thực hiện chức năng nhập liệu và phân bổ doanh thu-chi phí theo Trung tâm chi phí-Trung tâm lợi nhuận như trên. Bravo sẽ làm việc với khách hàng để thống nhất hệ thống danh mục, đồng thời hỗ trợ khai báo các tiêu thức phân bổ, công thức tính toán để đưa vào phần khai báo trong danh mục.

Các tiêu chí phân bổ hỗ trợ trên phần mềm Bravo là đầy đủ, bao gồm: Tỷ lệ; Hệ số; Định Mức và dĩ nhiên là ngoài ra còn có theo phương pháp Trực tiếp.

3.4. Báo cáo và phân tích doanh thu-chi phí
baocaolailotheojob
– Lãi lỗ theo Job –
theodoicongno
– Theo dõi công nợ  theo Job –
phantichchiphi
– Báo cáo phân tích chi phí so sánh với kế hoạch ngân sách –
phantichchiphithang
– Báo cáo phân tích chi phí theo tháng –

Và còn nhiều báo cáo đặc thù khác được thiết kế riêng theo yêu cầu của từng khách hàng

Phần 4 – Kinh nghiệm triển khai

Bravo với kinh nghiệm triển khai thành công bài toán Quản lý Ngân sách theo Cost Center- Profit Center trên phần mềm Bravo cho nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực Logistics- Dịch vụ (Nhân sự, tư vấn….), chúng tôi rất mong đồng hành và tư vấn cho quý khách hàng. 

itl
yeah1
ha
denstu
safi
talentnet
fedex
LA

Nếu mọi người cần biết thêm thông tin xin vui lòng liên hệ mình: 0901479147-Nguyễn Dương Thái để được tư vấn chi tiết.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

White and Blue Smartphone Review Youtube Thumbnail

Vận hành doanh nghiệp May Mặc Xuất Khẩu như một đội bóng.

, , , , , , , , , , 0

Phần 1. Bài toán đặc thù của đội bóng ngành may mặc-giày dép xuất khẩu

Ví dụ cụ thể hôm nay là một doanh nghiệp giày dép xuất khẩu. Chuyên sản xuất các đơn hàng OEM cho khách hàng nước ngoài.

Bộ phận Kế hoạch-Kinh doanh của nhà máy có những đặc trưng riêng.

Không chỉ có chức năng nhiệm vụ của Kinh doanh, mà còn là chức năng Kế hoạch (Kế hoạch sản xuất; Cân đối vật tư_ MRP). Phạm vi chức năng cực kỳ rộng của Bộ phận Kế hoạch -Kinh doanh, bao quát tất cả các khâu từ: Khi Phát sinh đơn hàng;  Xử lý Đơn hàng; Thực hiện đơn hàng và kết thúc.

Việt Nam với định hướng phát triển công nghiệp là một con đường dài và đầy chông gai. Trước mắt, để giải quyết bài toán lao động phổ thông, tạo công ăn việc làm và tích lũy nội lực phát triển cho đất nước. Ngành gia công đã, đang và sẽ cần nhiều hơn một vũ khí là nhân công giá rẻ để cạnh tranh với các quốc gia như : Ấn Độ, Trung Quốc.

Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh với sự tham gia của nhiều bộ phận cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ lúc phát sinh đơn hàng, xử lý đơn hàng, thực hiện sản xuất và kết thúc đơn hàng, thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu:

Green Illustrated Football Field Poster
Có cầu thủ rồi thì không thể thiếu trái bóng đúng không nào.

Các vị trí trên sân sẽ thực hiện chuyền trái bóng: Đơn hàng (PO) qua lại lần nhau. Có 2 hình thức đơn hàng là đơn hàng CM và đơn hàng FOB. Hoạt động sản xuất được thực hiện theo PO nên các quá trình lập định mức báo giá, định mức sản xuất, cân đối nguyên phụ liệu, cấp phát nguyên phụ liệu, lên kế hoạch sản xuất, thống kê sản xuất, nhập kho thành phẩm,… đều được gắn kết với các PO với mục đích tại bất cứ thời điểm nào, đều nắm được lượng thừa thiếu nguyên phụ liệu cho từng hợp đồng/ Style/ PO để thực hiện quyết toán với hải quan.Tuy nhiên, về lâu về dài, không một đội bóng và doanh nghiệp nào sẽ trung thành với 1 đội hình, 1 chiến thuật mãi mãi. Việc lựa chọn chiến thuật như thế nào còn tùy thuộc vào nhân sự, cầu thủ đang có trong tay, đối thủ cạnh tranh trên thị trường cũng như thời điểm và xu hướng của thị trường.

Phần 2. Sơ đồ chiến thuật vận hành đội bóng

maymacxuatkhau
Tiền đạo phối hợp với tiền vệ
(Phát sinh đơn hàng)
  1. Dựa trên Định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật, Bp. Kế hoạch – Kinh doanh lập và gửi báo giá cho khách hàng. Định mức báo giá có thể thay đổi nhiều lần dựa trên các lần đàm phán giữa Kinh doanh và khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận sẽ chuyển thành định mức đặt hàng.
  2. Bp. Kế hoạch – Kinh doanh lập và theo dõi PO trên hệ thống, xác nhận thời gian giao hàng với khách hàng.
  3. Bp. Kinh doanh lập Kế hoạch sản xuất tổng quát cho PO chuyển xuống cho các xí nghiệp may để chuẩn bị sản xuất các đơn hàng.
Tiền vệ phối với với Hậu vệ
(Xử lý đơn hàng)
  1. Dựa trên Định mức sản xuất từ Bp. Kỹ thuật, Bp. Kế hoạch – Kinh doanh tiến hành cân đối nguyên phụ liệu và lập Đề nghị mua hàng.
  2. Sau khi đề nghị mua hàng được xét duyệt, cập nhật Báo giá nhà cung cấp trên hệ thống. Thực hiện so sánh báo giá nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp.
  3. Báo giá nhà cung cấp sau khi được xét duyệt sẽ được thừa kế dữ liệu tạo thành Đơn đặt hàng mua.
  4. Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu, Nhà cung cấp gửi packing list cho Bp. Kế hoạch kinh doanh, chương trình hỗ trợ import Packing list theo mẫu BRAVO quy định vào hệ thống. Theo dõi thời gian giao hàng trên đơn đặt hàng mua và khi hàng về kho, Bp. Kế hoạch kinh doanh lập Lệnh nhập nguyên phụ liệu, thừa kế dữ liệu từ packing list. Bp. Xuất nhập khẩu kiểm tra lệnh nhập so với tờ khai và bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập.
  5. Bp. Kho thực hiện nhập kho theo lệnh nhập, kiểm tra chất lượng NPL, xác nhận số lượng nhập kho và hoàn thành nhập kho.
Hậu hệ phối hợp với thủ môn
(Thực hiện đơn hàng )
  1. Từ Kế hoạch sản xuất tổng quát, Bp. Thống kê sản xuất phát Lệnh sản xuất cho các xí nghiệp thực hiện sản xuất.
  2. Dựa trên cân đối NPL, Bp. Kế hoạch – Kinh doanh lập Lệnh cấp phát NPL để Bp. Kho thực hiện Xuất kho NPL cho xí nghiệp. Xí nghiệp thực hiện phân chuyền và tiến hành sản xuất.
  3. Bp. Kỹ thuật cập nhật sơ đồ tỷ lệ trên hệ thống, xí nghiệp thực hiện cắt, may và hoàn thành. Lần lượt tại mỗi công đoạn, Bp. Thống kê sản xuất ghi nhận lại Phiếu theo dõi bàn cắt, Phiếu thống kê rải chuyền và Phiếu thống kê thành phẩm. Số liệu thống kê được chia sẻ cho Bp. Nhân sự để thực hiện Tính lương theo sản phẩm và Bp. Kế hoạch kinh doanh theo dõi được tiến độ thực hiện đơn hàng.
  4. Từ Phiếu theo dõi bàn cắt, chương trình tự động tính toán được tiêu hao thực tế và xác định được số lượng thừa thiếu của cây vải. Cuối ngày tự động sinh ra phiếu xả vải thể hiện số lượng nhập về, số lượng hao hụt và số lượng thực tế (xử lý các trường hợp thừa/ thiếu cây vải, hàng lỗi, phế phẩm).
  5. Bp. Xuất nhập khẩu thực hiện quyết toán NPL và Bp. Kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Packing list cho hàng xuất.
  6. Bp. Kho nhập kho thành phẩm theo packing list và chia sẻ phiếu nhập kho để Bp. Kế toán Tính giá thành.
  7. Bp. Kế hoạch kinh doanh tiến hành cập nhật Lệnh xuất hàng và Bp. Xuất nhập khẩu kiểm tra và bổ sung thông tin Số tờ khai trên lệnh xuất. Bp. Kho thực hiện xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng.

Bạn có thể xem thêm các quy trình đặc thù của từng ngành nghề từ kinh nghiệm triển khai các hệ thống đặc thù của Bravo: https://www.bravo.com.vn/vi/San-pham/Giai-phap-BRAVO-7-cho-nganh-nghe-dac-thu

Phần 3. Mô tả Kỹ-chiến thuật ở từng vị trí cầu thủ

3.1. KẾ HOẠCH – KINH DOANH ( Tiền đạo ảo_giống như cách huấn luyện viên Pep Guardiola sử dụng tiền vệ ở vị trí số 9, cái tên mình nghĩ đến đầu tiên chính là Bernardo Silva)

Có thể thấy, tiền đạo trong sơ đồ chiến thuật của đội bóng may mặc-giày dép hoạt động tương đối rộng, có thể xem là khắp mặt sân. Từ phối hợp đập nhả, pressing toàn sân đến ghi bàn, tất cả đều đầy đủ:

  • Cập nhật và theo dõi Báo giá (Báo giá được lập dựa trên định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật cung cấp);
  • Cập nhật và theo dõi PO (Hỗ trợ import thông tin đặt hàng khách hàng gửi theo mẫu excel BRAVO quy định, tự động tạo PO trên hệ thống);
  • Cập nhật Kế hoạch sản xuất tổng quát thể hiện thông tin: Số hợp đồng, PO, Style, Màu, Size, Số lượng;
  • Thực hiện Cân đối nguyên phụ liệu theo PO;
  • Cập nhật Đề nghị mua hàng và xét duyệt đề nghị mua hàng;
  • Cập nhật và theo dõi Báo giá nhà cung cấp, so sánh báo giá nhà cung cấp;
  • Lựa chọn nhà cung cấp và tạo Đơn đặt hàng mua theo PO;
  • Theo dõi thông tin Packing list nguyên phụ liệu và cập nhật Lệnh nhập nguyên phụ liệu (đối với trường hợp mua nội địa) và Lệnh nhập nguyên phụ liệu theo packing list (đối với trường hợp mua nhập khẩu);
  • Cập nhật Lệnh cấp phát nguyên phụ liệu dựa theo bảng cân đối nguyên phụ liệu;
  • Theo dõi tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng, lập Packing list hàng xuất và Lập Lệnh xuất hàng.
3.2. BỘ PHẬN KỸ THUẬT (Tiền vệ cánh trái)

Mẫu cầu thủ chơi ở vị trí tiền vệ trái là mẫu cầu thủ cần mẫn, điển hình như những cầu thủ chạy cánh của Anh hay Đức cổ điển nhưng không kém phần hiện đại, kỹ thuật : bền bỉ, kỷ luật và chính xác. Một cầu thủ mà hiện tại mình thấy khá chính xác nếu nói ở vị trí này chính là David Silva- cựu cầu thủ của Man City:

  • Cập nhật Định mức báo giá theo PO (phục vụ cho Bp. Kế hoạch kinh doanh làm việc với khách hàng) bao gồm các thông tin: Style, Mã NPL, Tên NPL, ĐVT, Trọng lượng;
  • Nhận Kế hoạch sản xuất tổng quát từ Bp. Kế hoạch kinh doanh và cập nhật Định mức sản xuất (Thừa kế từ dữ liệu định mức báo giá và chỉnh sửa);
  • Lập Sơ đồ tỷ lệ theo bàn cắt từ Nhà Máy, xác định phối size như thế nào bao gồm các thông tin: Style, PO, tên sơ đồ, ĐVT, Size, Số lượng.
3.3. BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU (Tiền vệ cánh phải)

Nếu như tiền vệ trái đóng góp cho đội bóng ở sự bền bỉ, kỷ luật và chính xác như một tiền vệ cánh điển hình với những kỹ năng tạt bóng, chuyền bóng chính xác và có điểm rơi. Thì tiền vệ phải là mẫu cầu thủ dọn dẹp mọi thứ còn lại – một Kante sẵn sàng quét dọn những thứ dư thừa khâu tấn công và bọc lót cho những thiếu hụt của hàng thủ:

  • Kiểm tra Lệnh nhập NPL đối chiếu với thông tin trên Tờ khai hải quan. Bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập NPL;
  • Theo dõi thông tin thừa thiếu nguyên phụ liệu theo từng PO và thực hiện Quyết toán nguyên phụ liệu, Báo cáo hải quan;
  • Thừa kế lệnh xuất hàng và bổ sung thông tin Số tờ khai hải quan trên lệnh xuất.
3.4. BỘ PHẬN KHO (Hậu vệ cánh phải)

Vị trí hậu vệ cánh phải đòi hỏi vừa phải phối hợp tốt với trung vệ trụ vừa có khả năng leo biên và phối với bộ phận xuất nhập khẩu. Nếu được chọn chỉ 1 cầu thủ thì Philipp Lahm sẽ luôn là mẫu hình lý tưởng cho mọi cầu thủ ở vị trí này:

  • Thực hiện KCS Nguyên phụ liệu trước khi nhập kho;
  • Nhập kho nguyên phụ liệu theo lệnh nhập. Phiếu nhập kho có các thông tin chính: PO khách hàng, số hợp đồng, thông tin vật tư, thông tin cây vải: màu, size, art, lô, chi tiết theo mã số cây tự sinh ra theo định dạng ngày về/ mã số cây – mã số cây là duy nhất để quản lý, chỉ cập nhật số lượng thực tế hàng về, không cho phép sửa thông tin của các mặt hàng theo tờ khai.
  • Xuất kho nguyên phụ liệu theo lệnh cấp phát;
  • Nhập kho thành phẩm theo packing list;
  • Xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng;
  • Xuất kho điều chuyển yếu tố (PO/ Style/ Màu/ Lot);
  • Xuất hủy xử lý số dư nguyên vật liệu;
  • Thực hiện Kiểm kê kho định kỳ;
  • Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho theo yếu tố.
3.5. BỘ PHẬN THỐNG KÊ SẢN XUẤT (Trung vệ trụ)

Mẫu trung vệ chơi chắc chắn, đơn giản, đầu óc nhưng khi cần thiết cũng có tốc độ và sự càn lướt đáng kể. Virgil van Dijk, Raphaël Varane là những cái tên mình nghĩ đến đầu tiên cho vị trí này:

  • Theo dõi Kế hoạch sản xuất tổng quát và Lập Lệnh sản xuất: phân chuyền nào thực hiện;
  • Lần lượt tại mỗi công đoạn sản xuất, ghi nhận Phiếu thống kê tại từng công đoạn:
  • Phiếu theo dõi bàn cắt: theo dõi các thông tin chính Style, PO, Màu, Sơ đồ, Số bàn cắt, Cây vải số. Cập nhật thông tin vải thực nhận, chương trình tự động tính toán được số lớp dự kiến cắt được (dựa trên sơ đồ tỷ lệ). Sau khi cắt thực tế, cập nhật số lớp thực tế cắt được, số đầu cây, chương trình tính được vải thực tế tiêu hao. Cuối ngày, chương trình tự động sinh ra Phiếu xả vải (thể hiện thông tin số lượng vải nhập về, số lượng hao hụt, số lượng thực tế sử dụng);
  • Phiếu thống kê rải chuyền: theo dõi các thông tin chính Style, PO, Màu, Tổ may, Thống kê rải chuyền theo từng size;
  • Phiếu thống kê thành phẩm.
  • Cung cấp Báo cáo tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng.
3.6. BỘ PHẬN NHÂN SỰ (Hậu vệ cánh trái)

Ở vị trí hậu vệ trái này, mình thấy có một sự liên kết rất chặt với Thống kê sản xuất, đặc biệt là bài toán tính lương theo sản phẩm. Một cầu thủ có thể chơi tốt ở biên và trung vệ khi cần thiết, Alaba là cái tên mình nghĩ đến đầu tiên ở vị trí này.

  • Cập nhật, theo dõi Hồ sơ CBNV:
  • Cập nhật các thông tin liên quan về nhân viên để quản lý danh sách CBNV (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên CBNV, bộ phận, địa chỉ, ngày sinh, bộ phận công tác, chức vụ…);
  • Tương ứng với từng hồ sơ CBNV, cán bộ Bp. Nhân sự – Tiền lương sẽ truy vết các thông tin liên quan: thông tin cá nhân, chi tiết đào tạo, phát sinh tạm ứng, công cụ dụng cụ đang dùng, quan hệ gia đình, các quyết định trong suốt quá trình làm việc (QĐ tăng/ giảm lương, QĐ thuyên chuyển/ bổ nhiệm, QĐ nghỉ việc…).
  • Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động:
  • Cập nhật, theo dõi các thông tin về hợp đồng của từng CBNV (mã hợp đồng, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, lương cơ bản, mức lương hưởng BHXH…);
  • Đối với các hợp đồng có thời hạn, phần mềm BRAVO sẽ cảnh báo trước khi đến hạn một khoảng thời gian (khoảng thời gian do người sử dụng chủ động lựa chọn khai báo) để cán bộ phụ trách xem xét vấn đề ký kết tiếp tục.
  • Quản lý chấm công, phân ca làm việc:
  • Phần mềm BRAVO kết nối trực tiếp với máy chấm công, liên kết để lấy thời gian vào – ra thực tế của từng nhân viên, làm cơ sở để xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca;
  • Đồng thời với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác… sẽ thực hiện chấm công bổ sung;
  • Xử lý các tình huống điều chuyển ca, nghỉ bù sau tăng ca, nghỉ các ngày lễ trong năm…
  • Tính lương:
  • Phần mềm cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau: tính lương theo thời gian, tính lương theo đơn giá sản phẩm từng công đoạn;
  • Khai báo các tham số tính lương, tham số tính phụ cấp, tham số tính phụ cấp… trên phần mềm;
  • Cập nhật Đơn giá lương sản phẩm từng công đoạn, thừa kế sản lượng từ Bp. Thống kê – Sản xuất để tính lương theo sản phẩm cho công nhân;
  • Tính các khoản trích theo lương, tính thuế TNCN.
  • Chuyển dữ liệu cho Bp. Kế toán hạch toán lương.
3.6. BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH (Thủ môn)

Vâng, và ở vị trí cuối cùng thì khỏi phải bàn cãi. Luôn quan trọng trong mọi đội hình. Thủ môn, người sẽ là chốt chặn cuối cùng của đội bóng, cũng là nơi phát động tấn công cho mọi đợt lên bóng của đội. De Gea là cái tên mình lựa chọn trong đội hình:

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
  • Lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi theo mẫu của các ngân hàng ngay trên phần mềm. Có thể in trực tiếp các phiếu này từ phần mềm;
  • Các hạch toán về tiền sẽ được tự động lên các bảng kê, sổ sách, sổ cái và báo cáo có liên quan.
Kế toán mua hàng & công nợ phải trả:
  • Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từ BP Kinh doanh – Kế hoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế nhập khẩu, VAT vào phần mềm;
  • Theo dõi công nợ hạn thanh toán, báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhở thanh toán trên phần mềm;
  • Theo dõi bù trừ công nợ.
Kế toán bán hàng & công nợ phải thu
  • Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng bán (PO) từ BP Kinh doanh – Kế hoạch, hạch toán hóa đơn bán hàng, hàng bán trả lại, thuế xuất khẩu, VAT vào phần mềm;
  • Theo dõi công nợ, hạn thanh toán;
  • Theo dõi giá trị chiết khấu trong trường hợp chính sách bán hàng áp dụng là chính sách chiết khấu.
Kế toán hàng tồn kho
  • Hạch toán nhập mua, phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất kho, phiếu xuất CCDC, xuất điều chuyển kho vào phần mềm;
  • Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp;
  • Theo dõi dữ liệu hàng tồn kho thông qua các báo cáo nhập – xuất – tồn từ Kho.
Kế toán TSCĐ, CCDC
  • Thiết lập thông tin quản lý tài sản trên phần mềm: số lượng, giá trị, bộ phận sử dụng, tình trạng sử dụng…;
  • Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ;
  • Quản lý tăng giảm, biến động tài sản cố định qua các thời kỳ như nâng cấp, đình chỉ khấu hao, tiếp tục khấu hao, thanh lý…
Kế toán giá thành
  • Chương trình tự động tập hợp chi phí thông qua các chứng từ được lập;
  • Cập nhật phiếu nhập kho thành phẩm;
  • Đánh giá sản phẩm dở dang;
  • Khai báo phương thức tính giá thành với tiêu thức đa dạng, phù hợp theo mô hình sản xuất của doanh nghiệp (khai báo ngay trên phần mềm);
  • Kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm, đơn hàng.
Kế toán thuế, hạch toán lương
  • Theo dõi dữ liệu tiền lương từ Bp. Nhân sự – Tiền lương, tiến hành hạch toán lương, hạch toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế TNCN vào phiếu kế toán trên phần mềm.
Kế toán tổng hợp
  • Chương trình lập các phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác và các nghiệp vụ kế toán ngoài bảng;
  • Tự động tạo bút toán khóa sổ, kết chuyển và phân bổ, tạo bút toán định kỳ;
  • Khai thác hệ thống báo cáo: Sổ sách kế toán; Báo cáo thuế; Báo cáo quyết toán tài chính; Báo cáo quản trị, Phân tích tài chính… Một số báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp

Phần kết- Tài liệu đặc thù

Kỹ-chiến thuật như vậy là đã xong. Giờ thì chạy đội hình thôi, cái gì thì cái, cũng phải thực chiến để chiêm nghiệm lại.

Mời mọi người xem thêm Tài liệu giải pháp ứng dụng thực tiễn công cụ phần mềm Bravo nhé:

TẢI TÀI LIỆU
Review sách: Nhà máy gia công toàn cầu
33132779661_5c4b38bb2c_o
Tải sách tại đây

Việt Nam đang được hưởng lợi rất lớn từ làn sóng chuyển dịch sản xuất từ Trung Quốc sang. Đây chính là một cuốn sách mô tả chi tiết nhất quá trình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất gia công đặc thù ở Trung Quốc. 

Từ khâu tiếp cận đối tác, tiếp đón và thực hiện những đơn hàng đầu tiên. Đến những vấn đề về kiểm soát chất lượng trong quá trình thực hiện đơn hàng. Cuốn sách được viết qua lăng kính của một người trung gian, môi giới cũng như kiểm soát chất lượng cho các đơn vị đặt hàng gia công tại Trung Quốc. Một nghề nghiệp mới mẻ và cực kỳ hay ho.

Đi hết cuốn sách, mọi người sẽ cảm nhận được rõ nét nhất lý do vì sao mà Trung Quốc trở thành nhà máy gia công của toàn cầu. Đây có thể là bản hướng dẫn cho các chủ xưởng, các doanh nghiệp Việt Nam đang mong muốn gia công và xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

quanlybaoduongmaymocthietbi

Quản lý máy móc thiết bị ngành Công nghệ Ô tô – Nhựa

, , , , , , , 0

Phần 1- Giới thiệu

Xin chào tất cả các anh chị trong khối sản xuất, đặc biệt là ngành cơ khí chế tạo và ngành nhựa.

Quản lý bảo hành-bảo dưỡng máy móc thiết bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hiệu suất vận hành của doanh nghiệp sản xuất: Công nghệ Ô tô, Nhựa. Cũng giống như việc chăm sóc sức khỏe cho máy móc sản xuất vậy. Việc chăm sóc sức khỏe định kỳ sẽ giúp giảm thiểu các nguy cơ gây ra các sự cố nghiêm trọng, gián tiếp giảm thời gian lãng phí và giúp cho việc vận hành một cách liên tục thay vì phải xoắn tay lên thực hiện khắc phục các sự cố phát sinh.

Tất nhiên là chúng ta không hề muốn lãng phí thời gian ngưng máy và thất thoát các chi phí gián tiếp rồi đúng không nào. Và tôi chắc chắn là các anh chị quản lý cũng sẽ đồng ý rằng chi phí bảo dưỡng xem ra chỉ như một viên kẹo khi so sánh chi phí sửa chữa. Vậy thì tôi sẽ giới thiệu cách mà Bravo đã lên kế hoạch thực hiện bảo dưỡng định kỳ để phòng tránh các chi phí phát sinh do khắc phục sự cố, đây là ứng dụng của một khách hàng mà tôi trực tiếp phụ trách trong ngành Cơ khí chế tạo, công ty sản xuất các linh kiện cơ khí phục vụ cho ô tô. Hy vọng là mọi người có thể áp dụng được vào doanh nghiệp của mình.

Phần 2- Quy trình quản lý trên phần mềm Bravo 8R2

            Khởi động với Bravo ERP và bài toán của khách hàng.

Bravo có kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp trong ngành công nghệ ô tô và phụ trợ. Một trong những khách hàng tiêu biểu nhất đó chính là Tập đoàn Thaco – Trường Hải. 

Chuỗi cung ứng và hệ sinh thái các doanh nghiệp trong nhóm ngành công nghệ ô tô bao gồm nhiều ngành như: Cơ khí chính xác, Nhựa kỹ thuật, Dây điện, Động cơ… Trong đó, mình cũng rất may mắn được chăm sóc một khách hàng FDI, chuyên sản xuất hàng cơ khí từ nguyên liệu Nhôm; Thép; Thép không gỉ; Đồng. Nhà máy sử dụng các máy dập thủy lực và máy dập trục khuỷu mới nhất công suất từ 50 tấn -300. Khách hàng của công ty này có thể kế đến nhiều đơn vị trong và ngoài nước, trong đó có Vinfast-một niềm tự hào của Việt Nam trong Auto Show 2021 và 2018 vừa qua: https://thanhnien.vn/vinfast-trinh-lang-o-to-dien-vf-e35-va-vf-e36-tai-los-angeles-auto-show-2021-post1401920.html

Vậy, với bài toán cụ thể đặt ra trong doanh nghiệp này là gì ?

Là một doanh nghiệp sản xuất, gia công cơ khí. Chuyên cung cấp các chi tiết mấy cho công nghệ ô tô. Bộ phận Maintenance của nhà máy : Plant Maintenance chia ra làm 2 nhóm chức năng: (mình xin phép để các từ chuyên ngành bằng tiếng anh, không dịch ra tiếng việt vì sợ không dịch sát nghĩa)

  • Mould Maintenance: có 3 tác vụ chính: Corrective; Preventive và Plans
  • Equipment Maintenance: cũng có 3 tác vụ tương tự là Corrective; Preventive và Plans

Trong đó, Plant Maintenance có các yêu cầu chung như sau:

  • Quản lý danh mục công việc và danh mục thiết bị
  • Quản lý Maintenance Plans
  • Quản lý Định mức vật tư tiêu hao Maintenance và chi phí tương ứng
  • Theo dõi và phân tích các chỉ số: MTTR và MTBF
  • Sử dụng mobile app để hiển thị thông báo notification, truy xuất thông tin Khuôn và Máy móc thiết bị
  • Mỗi người dùng được cấp quyền để điều chỉnh và tạo mới dữ liệu
Cụ thể chức năng yêu cẩu của khối Mould Maintenance:
  • Thêm thông tin đặc tả chi tiết kỹ thuật của Khuôn
  • Liên kết dữ liệu Khuôn với Mã sản phẩm, Số lượng sản phẩm, Danh mục máy để lên báo cáo thống kê
  • Cho phép khai báo thông tin các Part code or Spare part code (mã linh kiệt-vật tư sửa chữa, thay thế) của Khuôn
Chức năng yêu cầu của khối Equipment Maintenance:
  • Thêm thông tin Danh mục máy móc thiết bị: tên, ngày nhập, mã, nhà sản xuất
  • Mã máy là duy nhất
  • Liên kết dữ liệu Máy với danh mục Khuôn, Mã sản phẩm để lên báo cáo thống kê
  • Cho phép khai báo thông tin các Spare part của Máy (Mã linh kiện-vật tư sửa chữa, thay thế) của máy và tạo Kho để quản lý Máy móc thiết bị
Với Corrective Maintenance
  • Tạo mới và Đóng : Yêu cầu công việc
  • Tạo mới mã Items: Tên người phụ trách, Thời gian downtime, Linh kiện thay thế, Chi phí…
Với Preventive Maintenance
  • Tạo danh mục công việc
  • Người phụ trách
  • Linh kiện, vật tư, bộ
  • Thông tin ghi nhận: ngày, giờ, công cụ dụng cụ
  • Kế hoạch
Với Maintenance Planning
  • Tạo danh mục công việc
  • Tạo kế hoạch theo chu kỳ
  • Máy hoặc công cụ hiệu chuẩn
  • Ghi nhận lại các thông số máy liên quan
Và sau đây là giải pháp của Bravo:
Chi tiết tính năng quản lý
quytrinhbaoduongsuachua
Phân hệ quản lý bảo dưỡng-sửa chữa tài sản thiết bị

Quy trình quản lý trên phần mềm Bravo chia ra làm 3 luồng công việc chính. Trọng tâm là luồng công việc Bảo dưỡng Định kỳ. Đầu kỳ, người dùng tiến hành xây dựng định mức bảo dưỡng cho Danh mục máy móc, thiết bị , khuôn của công ty, với chu kỳ bảo dưỡng có thể tính theo các đơn vị: Thời gian, công suất sử dụng, số lần sử dụng, tuổi thọ. Đây là công việc Maintenance Planning. Đầu ra của khâu này chính là Dự báo kế hoạch bảo dưỡng theo kỳ, theo bộ phận và chi tiết theo máy móc, thiết bị.

báo cáo kế hoạch bảo dưỡng

Đầu kỳ, bộ phận nghiệp vụ Mould Maintenance và Equipment Maintenance sẽ thực hiện bảo dưỡng định kỳ, tạo các Task dựa trên Kế hoạch bảo dưỡng có sẵn theo kế hoạch. Tất cả thông tin liên quan đến máy móc, Khuôn sẽ được cập nhật vào lịch sử trong danh mục Máy móc, Khuôn, phục vụ việc kiểm tra và lên báo cáo.

Song song với đó là công việc theo dõi thời hạn các chứng chỉ kiểm định để xin cấp mới khi hết hạn cũng như phục vụ báo cáo cho các bên audit.

Đặc biệt, khi có sự cố – báo hỏng, thực hiện luồng quy trình Corrective Maintenance bao gồm các phiếu chức năng: Lập biên bản, Lên kế hoạch sửa chữa và Thực hiện Work Order.

Chi tiết các tính năng, mời mọi người tham khảo tài liệu đính kèm.

Tài liệu giải pháp

Hoặc liên hệ để được xem demo trực tiếp phần mềm qua Online hoặc trực tiếp tại nhà máy.

Đăng ký tư vấn

Phần 3- Tính tiện lợi của giải pháp ?

  • Quy trình quản lý rõ ràng, thao tác đơn giản trên lưu đồ. Người dùng dễ dàng quan sát và nắm được quy trình làm việc bằng cách click chọn vào biểu tượng trên màn hình làm việc để thao tác, mở mới các phiếu chứng từ.
  • Danh mục máy móc thiết bị, danh mục Khuôn được thiết kế theo yêu cầu, lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến Máy móc, thiết bị, Khuôn trong cùng một màn hình làm việc. Ví dụ:
    1. Máy móc bao gồm các bộ phận, linh kiện, vật tư chi tiết nào: theo sơ đồ cây
    2. Đính kèm được các tài liệu hướng dẫn
    3. Các chứng chỉ, kiểm định
    4. Theo dõi được lịch sử các công việc phát sinh liên quan đến máy móc thiết bị như: Bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế, thanh lý, hủy….
danh mục máy móc thiết bị
  • Xây dựng báo cáo quản trị theo yêu cầu, đúng với đặc thù và template sẵn có của khách hàng:
    1. Báo cáo nhu cầu vật tư bảo dưỡng định kỳ
    2. Dự tính kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo chu kỳ
    3. Báo cáo lịch sử trạng thái máy
    4. Bảng kê hoạt động máy móc thiết bị.
dự tính kế hoạch bảo dưỡng

Phần 4- Một vài lưu ý khi triển khai phân hệ Quản lý Máy móc thiết bị

Việc quản lý máy móc thiết bị dẫu quan trọng, nhưng cũng chỉ là một trong số các đầu vào của sản xuất. Ngoài ra còn có : Vật Tư, Nhân Công, Tài chính. Chưa kể trong quy trình quản lý Máy móc thiết bị còn liên quan đến nhiều quy trình khác như: Mua hàng, Kho, Kế hoạch sản xuất, Thống kê sản xuất. Do đó, triển khai Phân hệ Quản lý máy móc thiết bị tùy theo quy mô và đặc thù của từng khách hàng, Bravo sẽ tư vấn giải pháp với các nội dung phù hợp, để vừa đảm bảo tính toán vẹn của giải pháp, vừa đảm bảo tính khả thi khi ứng dụng cho khách hàng khi triển khai.

Liên hệ mình để được tư vấn và demo giải pháp trực tiếp áp dụng cho nhóm ngành công nghệ ô tô.

About me

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Blue Office Hacks YouTube Thumbnail

Phân Tích Chi Phí Bằng Phần Mềm Power BI

, , , , , , , , 0

Đối tượng người đọc nhắm tới ?

– Các bạn làm sales marketing phần mềm quản trị (level newbie) và đang tự nghiên cứu phần mềm xây dựng báo cáo quản trị Power BI (giống mình)

– Anh chị Kế toán, quản lý phòng tài chính

Phần 1- Mục tiêu của bài viết

  • Cung cấp quy trình đơn giản để xây dựng báo cáo quản trị cho khách hàng: ở cấp độ tiếp cận ban đầu. Không đi sâu vào database và công nghệ: giao diện, logic (Nếu đi sâu mình cũng không biết). Với ví dụ cụ thể là Phân tích chi phí.
  • Cung cấp một quy trình làm việc của nhà cung cấp để khách hàng hình dung và hiểu được quy trình xây dựng giải pháp phần mềm. Từ đó, có sự chuẩn bị chi tiết hơn về yêu cầu, timeline cũng như ước lượng được ngân sách triển khai.

Phần 2- Xây dựng báo cáo quản trị là gì ?

Dưới góc độ của một nhà cung cấp hoặc một nhà tư vấn độc lập, xây dựng Báo cáo quản trị là một quy trình gồm nhiều bước. Tác giả bài viết xin trình bày quy trình mà cá nhân mình hay sử dụng:

  • Bước 1: Xác định yêu cầu business của stakeholder (Người phát sinh yêu cầu bên phía khách hàng). Thông thường, Bước này được khảo sát trước với khách hàng qua điện thoại hoặc nhờ khách hàng gửi yêu cầu tóm tắt. Hoặc khi bắt đầu buổi meeting, nhà cung cấp giải pháp sẽ nhờ khách hàng miêu tả cụ thể lại yêu cầu)

  • Bước 2: Phân tích yêu cầu dựa trên MVP (minimum vialue product: chính là sản phẩm demo của nhà cung cấp) và Case-Study đã thành công với yêu cầu tương tự (Porfolio). Nhà cung cấp xác định được phạm vi giải pháp phần mềm cần có những nội dung gì. Trong bước này cần có một hoặc nhiều buổi làm việc hai bên để nói chuyện với nhau và thống nhất cùng một hệ quy chiếu chung để 2 bên thảo luận. Dựa trên đó sẽ khiến cho khách hàng dễ hình dung hơn – đặc biệt việc tích hợp phần mềm của nhà cung cấp vào hệ thống sẵn có của khách hàng sẽ làm thay đổi hệ thống phần mềm của khách hàng: có thể loại bỏ/ thay thế các phần mềm hiện đang sử dụng ở khách hàng, thay đổi quy trình vận hành. Xác định cụ thể các yếu tố sau:
    • Danh mục ;
    • Phiếu chứng từ ;
    • Tổng hợp/ báo cáo;
    • Dữ liệu đầu vào
  • Bước 3: Đặc tả quy trình làm việc mới của khách hàng và thiết kế giao diện
    • Việc đặc tả quy trình làm việc của khách hàng là tài liệu hướng dẫn khách hàng thao tác trên phần mềm.
    • UI/UX chính là điều chỉnh giao diện của phần mềm , thể hiện ở các đầu phiếu và cách bố trí layout.
  • Bước 4: Audit lại ý tưởng, giải pháp
    • Check lại tất cả các yếu tố trên: về mặt kỹ thuật; về mặt nghiệp vụ; về mặt dữ liệu; về mặt kinh nghiệm triển khai à có đảm bảo là khả thi hay không ? à Có thể dẫn chứng bằng một vài khách hàng tiêu biểu đã triển khai với yêu cầu tương tự và giải pháp tương tự đã work.
    • So sánh về mặt khả năng đáp ứng với các công cụ khác : (Excel; Misa) ; cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thị trường: (Diginet; Fast….) hoặc so sánh giữa 2 hay nhiều phương án nếu Nhà cung cấp có nhiều phương án để giải quyết bài toán khách hàng đặt ra.

Phần 3 – Case study

Một công ty làm về dịch vụ phần mềm: outsource/cho thuê nhân công + có làm dự án phần mềm nhúng.

  • Phòng kế toán : 03 nhân sự.
  • Quản lý khối kỹ thuật và ban giám đốc

Hiện tại đang quản lý công việc Tài chính kế toán bằng công cụ excel. Cấu trúc tính toán và dữ liệu đã hoàn chỉnh. Tuy nhiên gặp phải hai vấn đề lớn:

  • Phân quyền, bảo mật cho người dùng: cấp quản lý và ban giám đốc.
  • Chức năng báo cáo chưa hoàn chỉnh, chưa phục vụ được yêu cầu quản trị.

Yêu cầu quản lý chi tiết :

  1. Theo dõi ngân sách: Cấp công ty; cấp phòng ban; dự án, team.
  2. Theo dõi Hiện tại công ty có số lượng khách hàng tương đối cố định và 04 dịch vụ chính chia theo sơ đồ hình cây.
  3. Theo dõi chi phí theo khoản mục phí, bộ phận, headcount.
  4. Lãi lỗ: tập hợp chi phí theo từng bill. Mỗi dự án có thể phát sinh nhiều bill.

5. Hạch toán chi phí lương:

  • Nhận dữ liệu: template dữ liệu excel trích xuất từ phần mềm quản lý nhân sự tính lương để phục vụ việc hạch toán.
  • Tự động tạo các phiếu hạch toán lương.
  • Chức năng tổng hợp: phân bổ chi phí (tương tự chức năng tính giá thành)
  • Báo cáo theo đặc thù của doanh nghiệp

7. Báo cáo quản trị đặc thù theo teamplate của khách hàng

  1. Chức năng phân quyền, bảo mật:
  • Mỗi khách hàng có thể có nhiều dự án, mỗi dự án có thể có nhiềm team tham gia, headcount trong team có thể thay đổi.
  • Mỗi team có thể tham gia nhiều dự án cùng lúc.
  • Phân quyền dữ liệu cho Team Manager, Group Manager: chỉ xem được các dữ liệu phát sinh của team, group gán với nhân sự quản lý.

Phần 4- Xây dựng giải pháp trên phần mềm Power BI

  1. Business request and User story

Phân tích dựa trên yêu cầu của khách hàng và kinh nghiệm triển khai. Tham khảo tài liệu:

2.  Data clean and Transformation (SQL to Intermedia database)

data_table
  1. Data_model
data_model
  1. Visualization
visualize

Phần 5- Tính tiện lợi của Power BI

Ưu điểm của Power BI
  • Cung cấp bảng dashboard hiệu chỉnh được và các mẫu báo cáo được xây dựng sẵn: chỉ cần xử lý-tổ chức dữ liệu và gắn vào mô hình
  • Khả năng cập nhật dữ liệu các báo cáo dashboard tức thời.
  • Việc kết nối đến nguồn dữ liệu đa dạng: file trung gian, API và tích hợp sẵn tính năng kết nối trực tiếp đến database các phần mềm phổ biến khác trên thị trường
  • Triển khai nhanh, tiện lợi
  • Có nhiều tính năng phù hợp với người dùng Excel
  • Tích hợp các ngôn ngữ lập trình script như Python ; R hay PowerSell dùng để trực quan hóa
  • Power Query cung cấp nhiều lựa chọn liên quan đến việc sử dụng và làm sạch dữ liệu
Khuyết điểm của Power BI
  • Dashboard và báo cáo chỉ có thể được chia sẻ với những người dùng có cùng tên miền email, có tài khoản Power BI
  • Power BI sẽ không kết hợp các dữ liệu được nhập vào từ những kết nối theo thời gian thực

Phần 6- Các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản trị theo yêu cầu

Để giải quyết các khuyết điểm của Power BI nói riêng và các công cụ xây dựng báo cáo quản trị khác nói chung. Mọi người có thể liên hệ các nhà cung cấp phần mềm quản trị ERP để tư vấn và triển khai giải pháp hoàn chỉnh từ nhập liệu, tính toán, tổng hợp và xây dựng báo cáo quản trị liên phòng ban.

Mọi người đã cất công đọc đến cuối này, rất cám ơn mọi người. Enjoy nhé.

ĐIỂM SÁCH

THỰC HỌC CỦA INAMORI_QUẢN TRỊ VÀ KẾ TOÁN

hhh
Link sách

Kế toán quản trị dưới góc nhìn của một chủ doanh nghiệp, một chủ tịch. Một cuốn sách khá hay để hiểu thêm về Kế toán quản trị cũng như cách áp dụng các nguyên lý kế toán quản trị vào doanh nghiệp.

Trong cuốn sách này, mình ấn tượng nhất với Nguyên tắc quản trị Amoeba. Tư duy, quản trị từng nhóm nhỏ trong doanh nghiệp như một trung tâm lợi nhuận. Là nguyên tắc quản trị có thể xem là đặc trưng của Inamori Kazou. Thông qua cuốn sách này, các đội nhóm kinh doanh trong các công ty cũng có thể học hỏi thêm để xây dựng mô hình quản lý cho đội nhóm của mình.

Ngoài ra, các câu chuyện về quản trị của Ngài Inamori cũng trình bày một cách dễ hiểu các khái niệm khác như:

+ Nguyên tắc đối ứng 1-1: Thực tế và sổ sách.

+ Nguyên tắc kiểm tra chéo và thiết kế quy trình duyệt chứng từ.

+ Dòng tiền

+ Hạch toán chi phí khấu hao tài sản-ccdc quản trị như thế nào.

Mọi người có thể tham khảo thêm và áp dụng cho công việc của mình nhé.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

team doanh nghiệp vs đội bóng

Vận hành doanh nghiệp như một đội bóng

, , , 0

Phần 1- Nét tương đồng giữa doanh nghiệp và đội bóng

Người xem bóng đá đã quá quen thuộc với những sơ đồ chiến thuật bố trí cầu thủ như: 4-3-3 của Barca ; 4-2-4-1 của Arsenal hay 3-4-3 của Đội tuyển Việt Nam. Tương ứng với mỗi sơ đồ chiến thuật khác nhau, vai trò và trách nhiệm của mỗi cầu thủ cũng sẽ khác nhau. 

Ví dụ vai trò của trung vệ trong sơ đồ 4-3-3 sẽ khác với vai trò của trung vệ trong sơ đồ 3-4-3,. Tương ứng với đó các kỹ năng yêu cầu và tư duy của cầu thủ cũng sẽ khác. Với đội hình thiên về phòng thủ, trung vệ không được khuyến khích dâng cao để tham gia vào tấn công. 

Còn với đội hình linh hoạt hơn như 3-4-3, trung vệ có thể thay đổi cách đá tùy vào tình hình trận đấu. Như được khuyến khích kèm người, theo người, nhô cao để áp sát và pressing tiền đạo đối phương hơn, cũng như tích cực phối với với cầu thủ chạy cánh.

Doanh nghiệp cũng có sơ đồ chiến thuật riêng:

Kể cả trong cùng một ngành nghề, các doanh nghiệp lại có sự bố trí sơ đồ khác nhau. Ví dụ: trong ngành phân phối sản phẩm điện năng lượng mặt trời cho khách hàng khối doanh nghiệp (B2B). 

Có công ty tập trung vào chiến lược chi phí thấp, muốn như vậy bộ phận quản lý Cung ứng phải hoạt động hiệu quả. Công ty tập trung vào hàng phòng thủ là ưu tiên hàng đầu. 

Cũng có công ty tập trung vào làm truyền thông, marketing, tổ chức sự kiện. Dựa trên mối quan hệ, tập khách hàng cũng như thương hiệu đã được xây dựng và được rộng rãi biết đến để lấn sân vào thị trường. Tức là tập trung vào hàng tiền vệ, điều phối và kiến tạo cơ hội cho bộ phận kinh doanh ghi bàn.

Cũng có công ty tập trung vào khâu dịch vụ, chăm sóc khách hàng, bảo hành bảo trì. Đội ngũ tư vấn được đào tạo bài bản có chuyên môn tốt. Tương ứng là tập trung vào khâu ghi điểm với khách hàng, lấy công bù thủ, giá cả có thể nhỉnh hơn nhưng bù lại chất lượng được đặt lên hàng đầu.

Team doanh nghiệp

Tuy nhiên, về lâu về dài, không một đội bóng và doanh nghiệp nào sẽ trung thành với 1 đội hình, 1 chiến thuật mãi mãi. Việc lựa chọn chiến thuật như thế nào còn tùy thuộc vào nhân sự, cầu thủ đang có trong tay. Đối thủ cạnh tranh trên thị trường cũng như thời điểm và xu hướng của thị trường.

Phần 2- Làm thế nào để vận hành doanh nghiệp như một đội bóng ?

Bắt đầu với việc xây dựng sơ đồ chiến thuật

Giống như việc hầu hết các huấn luyện viên đều xuất thân từ cầu thủ và phần lớn trong số họ là các cầu thủ giỏi, nắm bắt và hiểu về chiến thuật của huấn luyện viên. Nhờ đó, nắm bắt tâm lý của đối thủ và hơn hết là họ có kinh nghiệm trận mạc, có thắng có bại, có danh hiệu. Tất cả những điều đó đã xây dựng nên nền tảng vững chắc cho cầu thủ khi chuyển sang sự nghiệp huấn luyện viên. 

Huấn luyện viên Park Hang Seo, xuất thân từ là một hậu vệ biên trước khi chuyển sang sự nghiệp huấn luyện viên. Ông cũng từng có thời gian làm trợ lý cho huấn luyện viên lão luyện người Hà Lan Guus Hiddink tạo nên ký tích với đội tuyển quốc gia Hàn Quốc. Có thể nói, sơ đồ chiến thuật của Đội tuyển U23 Việt Nam tại Thường Châu và định hình tới bây giờ là tổng hòa của yếu tố con người Việt Nam, đối thủ và tư duy của huấn luyện viên Park. 

Cũng tương tự như bóng đá, các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp đặc thù trong các ngành nghề khác nhau cũng có cách bố trí và vận hành doanh nghiệp tương tự nhau.

Ví dụ như Ngành giáo dục, Trường học. Đóng vai trò tiền đạo chính là bộ phận tư vấn-chăm sóc khách hàng. Với các đầu mục công việc là Tư vấn-báo giá; ghi danh học viên; hỗ trợ quản lý thu học phí. Bộ phận chăm sóc khách hàng thực hiện công việc chăm sóc khách hàng định kỳ vào các thời điểm: sau khi học viên đăng ký; sau khi kết thúc học kỳ; tiếp nhận yêu cầu và xử lý các khiếu nại…

Bộ đôi tiền vệ trung tâm bao gồm P.Giáo Dục và Quản lý Tài sản-thiết bị-CCDC. Hai cầu thủ chạy cánh là P. Cung ứng-Mua hàng và P.Nhân sự. Chốt chặng cuối cùng của hệ thống là bộ phận Tài chính-kế toán.

Mô hình trường học-trung tâm giáo dục

Hoặc tham khảo chi tiết giải pháp quản lý Ngành Giáo dục-Trung tâm đào tạo tại đây:

TẢI TÀI LIỆU
Xây dựng quy trình làm việc và hệ thống hóa các đầu mục công việc bằng phần mềm

Việc xây dựng quy trình làm việc thường đi theo quá trình: thủ công; bán thủ công; tự động hóa.

Như trên đây là sơ đồ quy trình công việc của các phòng ban trong một trường học- trung tâm đào tạo. Qúa trình làm việc thủ công ở các bước chỉ sử dụng excel, giấy tờ để lưu trữ dữ liệu. Các chứng từ được duyệt và trao đổi trực tiếp với các cấp. Việc sử dụng các chứng từ thủ công, tập hợp số liệu và lên báo cáo thủ công tuy tốn khá nhiều thời gian nhưng lại là bước cực kỳ quan trọng và hiệu quả. Chỉ khi quy trình vận hành thủ công trơn tru, các nhân sự trong phòng ban cũng như liên phòng ban hiểu và vận hành được thì khi đó mới có thể số hóa, đưa công cụ phần mềm vào quản lý được. Việc áp dụng phần mềm và các công cụ tự động khi chưa có quy trình làm việc cụ thể sẽ càng làm cho nhân sự trở nên nặng nề, dẫn đến công việc sẽ không được liên thông.

Việc này cũng giống như một đội bóng, công cụ phần mềm, phân tích số liệu chỉ số trận đấu và cầu thủ cũng chỉ là công cụ hỗ trợ cho huấn luyện viên nắm bắt tình hình. Trước đó, các cầu thủ và huấn luyện viên giao tiếp và chỉ đạo chiến thuật trực tiếp, luyện tập và thao tác làm đi làm lại đến khi tất cả nhuần nhuyễn và hiểu bài vở của nhau. Tương tác trên sân, tốt nhất vẫn là dùng ngôn ngữ và hành động.

https://vietcetera.com/vn/to-tien-cac-doi-bong-da-kiem-tien-nhu-the-nao

team doanh nghiệp vs đội bóng

Bạn có thể xem thêm các quy trình đặc thù của từng ngành nghề từ kinh nghiệm triển khai các hệ thống đặc thù của Bravo: https://www.bravo.com.vn/vi/San-pham/Giai-phap-BRAVO-7-cho-nganh-nghe-dac-thu

Phần 3 – Ai là người sử dụng hệ thống phần mềm ?

Nhân sự các phòng ban, quản lý các phòng ban và ban giám đốc công ty. Tất cả mọi người đều là người dùng của hệ thống. Trong đó, vai trò của nhân sự các phòng ban là nhập liệu số liệu, danh mục, chứng từ. Quản lý các phòng ban đóng vai trò xử lý số liệu: phê duyệt, lọc, tạo mới, điều chỉnh số liệu-chính sách quản lý-quy trình. Ban giám đốc đóng vai trò giám sát và phân tích số liệu, thông qua đó giám sát và phân tích hoạt động của nhân sự các cấp.

Cũng tương tự như trong bóng đá, các chỉ số, các thống kê của từng cầu thủ trên sân làm căn cứ để chấm điểm cho từng cầu thủ sau mỗi trận đấu. Do đó, bên cạnh việc vận hành theo đúng chiến thuật của huấn luyện viên, đạt được kết quả đề ra trước trận đấu. Cầu thủ còn được giám sát và theo dõi các chỉ số 360 độ từ khâu: trước-trong và sau trận đấu.

Phần 4- Ưu điểm

Việc số hóa dữ liệu cung cấp cho chủ doanh nghiệp một bức tranh toàn cảnh, đầy đủ và cập nhật tức thời số liệu đo lường sức khỏe của doanh nghiệp. Trong thời buổi cạnh tranh và đầy biến động, việc nắm rõ tình hình nội tại của doanh nghiệp tạo ra nhiều khả năng đón nhận các cơ hội cũng như né tránh các rủi ro đến từ thị trường.

Đối với quản lý cấp trung và trưởng các phòng ban, việc quản lý nhân sự cấp dưới thông qua quản lý công việc và đồng thời cũng là chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên. Trên cơ sở đó, dễ dàng kịp thời có những điều chỉnh và chính sách- chương trình nhân sự phù hợp.

Đặc biệt với bộ phận thực thi, phần mềm không chỉ hỗ trợ cho công việc. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức, quản lý công việc khoa học hơn. Mà đồng thời còn là vũ khí mạnh mẽ, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Từ đó tăng cường tính gắn kết và giá trị vòng đời của khách hàng.

Phần 5-Lực cản

Tuy có nhiều ưu điểm như trên, nhưng việc áp dụng cũng như triển khai hệ thống phần mềm để số hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp. Không phải lúc nào cũng thành công. Đôi khi còn là con dao hai lưỡi, gây ra không ít xáo trộn và thiệt hại cả về vật chất lẫn tinh thần cho doanh nghiệp. Sau đây là một số lực cản cho các doanh nghiệp khi triển khai số hóa quy trình quản lý doanh nghiệp:

  1. Nhân sự lâu năm, ngại thay đổi hay đã quen với các công cụ truyền thống. Phân mềm hiện tại chỉ hỗ trợ quản lý cho một vài quy trình nghiệp vụ hay chỉ 1 phòng ban cụ thể nào đó. Ví dụ như bộ phận kế toán, bộ phận quản lý sản xuất có thâm niên và kinh nghiệm. Quản lý công việc dựa trên kinh nghiệm bản thân.
  1. Hệ thống quản lý của từng phòng ban đã hoạt động ổn. Quản lý cấp trung đang quản lý tốt các đầu mục công việc của phòng ban, cũng như nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, quy trình quản lý liên phòng ban đã có quy trình và hiện tại vẫn đang quản lý thủ công, khó kiểm soát và lưu trữ dữ liệu. Không thể chia sẻ cho tất cả phòng ban cũng như kịp thời giúp ban giám đốc nắm tình hình thông qua các báo cáo quản trị.

Phần 6- Điểm mấu chốt để có một hệ thống vận hành thành công ?

Con người- Con người- và Con người.

Thứ nhất là con người nắm rõ hệ thống vận hành của từng phòng ban.

Đây cũng chính là trưởng dự án bên phía khách hàng. Người hiểu rõ quy trình vận hành cũng như nhưng khó khăn hiện tại trong doanh nghiệp. Chính sự tâm huyết và quyết tâm chỉ đạo sát sao của người này là chìa khóa mở ra cánh cửa đầu tiên cho sự thành công của dự án. Cũng giống như Huấn luyện viên Park, tư duy hệ thống, chiến lược, chiến thuật khi vận hành đội bóng cũng như hiểu rõ đặc tính-điểm mạnh, điểm yếu của từng cầu thủ.

Thứ hai vẫn là con người. Đây là những người trực tiếp vận hành và sử dụng hệ thống.

Bao gồm quản lý cấp trung và các nhân sự thực thi. Sử dụng thành thạo chính là mấu chốt của vấn đề. Và để sử dụng thành thạo phần mềm để áp dụng theo đúng tư duy và thói quen của người dùng. Yêu cầu hiệu chỉnh phần mềm là cực kỳ thiết yếu. Không những vậy còn phải có thời gian được cầm tay chỉ việc, hướng dẫn cặn kẽ để chuyển giao từ hệ thống cũ qua hệ thống mới.

Thứ ba cũng vẫn là con người.

Trong quá trình vận hành hệ thống của doanh nghiệp, việc thay đổi nhân sự là điều hiển nhiên. Dữ liệu chính là thứ tồn tại và là giá trị của một doanh nghiệp. Do đó, việc vận hành hệ thống thành công phải làm sao thực hiện được sự kế thừa, làm sao để người sau có thể tiếp tục kế thừa và hoàn thiện công việc của người trước.

Và những con người đáp ứng tiêu chí cho việc vận hành thành công một hệ thống cũng sẽ là người có đủ điều kiện và nhiều cơ hội để thành công trên các hệ thống khác. Sự nghiệp cầu thủ và doanh nghiệp cũng có thể xem là tương đồng nhau và không ít cầu thủ vừa đá bóng hay vừa kiếm tiền giỏi.

https://aquacityvn.vn/anh-duc-lao-luyen-trong-bong-da-va-kinh-doanh-dau-tu/

Review sách:

Phong Cách Quản Trị Park Hang Seo – Bí Quyết Thành Công Của DN Hàn Quốc

Cuốn sách “Phong Cách Quản Trị Park Hang Seo – Bí Quyết Thành Công Của Doanh Nghiệp Hàn Quốc” tập trung vào các bí quyết và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp, chứ không đi sâu vào lĩnh vực bóng đá. Tuy nhiên, trong cuốn sách, tác giả Lê Huy Khoa đã trình bày những thành công và bài học của Park Hang Seo trong việc xây dựng và quản lý đội tuyển bóng đá Việt Nam, qua đó truyền cảm hứng và khuyến khích người đọc học hỏi và áp dụng các bí quyết đó vào công việc của mình.

Đọc sách

Ngoài ra, cuốn sách cũng đưa ra những lời khuyên và nguyên tắc trong việc xây dựng đội nhóm, phân tích và đánh giá tình hình thị trường, cùng cách tạo dựng mối quan hệ khách hàng và đối tác hiệu quả, các kỹ năng quản lý thời gian và năng lực lãnh đạo mà Park Hang Seo đã áp dụng và phát triển trong sự nghiệp của mình.

Vì vậy, nếu bạn là người yêu thích bóng đá và muốn học hỏi kinh nghiệm và bài học từ HLV Park Hang Seo, cuốn sách này cũng là một tài liệu tham khảo hữu ích để bạn nghiên cứu và tìm hiểu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tìm hiểu về chi tiết và chiến thuật trong lĩnh vực bóng đá thì có thể cần phải đọc các tài liệu chuyên sâu hơn.

LEHUYKHOABIAHOP

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất

Hinhdaidien_op2

Chuẩn bị gì khi demo phần mềm quản lý bán hàng đa kênh (2021)

, , , , , , , , , , , , , , , 0

NỘI DUNG

  • Giới thiệu mô hình
  • Công việc demo phần mềm là gì
  • Bước 1: Phân tích yêu cầu của khách hàng
  • Bước 2: Xây dựng cấu trúc, phạm vi và nội dung cung cấp cho khách hàng
  • Bước 3: Soạn tài liệu: quy trình, giao diện phần mềm, hình ảnh báo cáo
  • Bước 4: Trình bày quy trình triển khai, timeline, chi phí dự kiến

Hôm nay mình sẽ nói về nội dung: các bước chuẩn bị trước khi demo phần mềm quản lý bán hàng đa kênh cho khách hàng. Ví dụ cụ thể hôm nay là một khách hàng trong lĩnh vực phân phối, bán lẻ thực phẩm với đặc điểm là phân phối qua nhiều kênh bán hàng như: hệ thống cửa hàng bán lẻ, website và các trang thương mại điện tử của các bên thứ 3 như: Tiki, shopee, Lazada, Facebook. Anh chị bên phía khách hàng mà mình sẽ làm việc trực tiếp bao gồm: anh chị phụ trách các mảng kinh doanh và nhân sự phụ trách phần mềm, IT toàn bộ hệ thống. Dự án lần này có 2 mục tiêu chính:

  • Quản lý dữ liệu tập trung: với đầu ra là các kênh bán hàng omnichanel
  • Xây dựng báo cáo quản trị tức thời, tự động cho tất cả các phòng ban: bán hàng, khách hàng, kho…
mô hình nhập khẩu-phân phối, bán lẻ đa kênh

-Mô hình nhập khẩu-phân phối, bán lẻ đa kênh-

Công việc demo phần mềm cho khách hàng là gì ?

Demo phần mềm cho khách hàng là bước quan trọng trong quy trình bán phần mềm, không chỉ giúp khách hàng hình dung giải pháp, cách sử dụng phần mềm mà còn là bước để khách hàng hình dung rõ hơn về quy trình triển khai phần mềm. Đồng thời có được những ý niệm cơ bản để chuẩn bị về nhân sự, tài chính và tiến độ trước khi triển khai phần mềm.

demo phần mềm là gì

-Demo phần mềm là gì?-

Phân tích yêu cầu của khách hàng

Để chuẩn bị tốt và đúng trọng tâm cho buổi demo với khách hàng, người demo phần mềm cần trao đổi và làm rõ với khách hàng yêu cầu tiêu chuẩn đầu ra, đầu vào và hiện trạng hệ thống của khách hàng. Đặc biệt là những điểm khách hàng đang vướng mắc cần đơn vị cung cấp phần mềm tư vấn. Một trong những cách tốt nhất chính là phân tích các mẫu báo cáo hiện tại khách hàng đang sử dụng. Ví dụ, trong báo cáo phân tích quản lý bán hàng đa kênh, đánh giá hoạt động theo mã hàng ở đây, mình tiến hành phân tích và đưa ra các thông tin:

phân tích báo cáo khách hàng

-Phân tích báo cáo khách hàng-

Báo cáo đánh giá hoạt động theo mã hàng:

 

  • dòng_ mã hàng.
  • cột_group by theo tháng: chi tiết các cột có: lượng tồn-giá trị tồn-doanh thu-lợi nhuận-lượng đặt-giá trị đặt-giá trị hàng hủy. (mua-bán-thu-chi-nhập-xuất-khác (lợi nhuận))

Dữ liệu đầu vào:

    1. Bill bán lẻ (phiên bán hàng POS và phiên bán hàng online).
    2. Phiếu nhập-xuất kho.

Khách hàng hỗ trợ phân tích các chỉ số: công thức tổng hợp.

 
  • Tổng hợp các báo cáo từ các bản phần mềm MVP (bản phần mềm với những tính năng tối thiểu hoặc bản phần mềm đã triển khai thành công cho các khách hàng khác): báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo phân tích doanh số bán hàng.

Đây là logic các thông tin mình có thể phân tích được từ yêu cầu báo cáo của khách hàng. Cách này sẽ giúp người demo phần mềm tổng hợp được phạm vi, chi tiết giải pháp phần mềm cần cung cấp cho khách hàng là gì.

Xây dựng cấu trúc, phạm vi và nội dung cung cấp cho khách hàng

Ở bước này, nhiệm vụ của người demo phần mềm là tổng hợp các danh mục, phiếu chứng từ, các chức năng tổng hợp, báo cáo đã phân tích từ yêu cầu của khách hàng thành các phân hệ, chức năng trên phần mềm.

cấu trúc, giải pháp phần mềm

Ví dụ: tổ chức các phân hệ phục vụ yêu cầu quản lý bán hàng đa kênh và chăm sóc khách hàng như:

  • Quản lý POS, Quản lý bán hàng online, Quản lý bán buôn.
  • Chăm sóc khách hàng và quản lý khách hàng thành viên.
  • Quản lý Kho.
  • Quản lý bảo hành và chính sách khuyến mãi.
  • Quản trị và tra cứu Web.

Ở bước này, việc kế thừa giải pháp đã triển khai thành công với những khách hàng cùng ngành nghề sẽ phát huy giá trị của nhà cung cấp phần mềm. Việc lựa chọn một đơn vị có kinh nghiệm và năng lực triển khai cho nhiều khách hàng thành công sẽ giúp cho khách hàng giảm thiểu rủi ro, tăng khả năng triển khai thành công dự án phần mềm. Do đó, người demo phần mềm phải huy động tất cả kinh nghiệm và lịch sử triển khai của doanh nghiệp mình để lựa chọn các tính năng và phân hệ phù hợp nhất cho từng khách hàng.

Soạn tài liệu proposals: quy trình, giao diện phần mềm, hình ảnh báo cáo

Ở bước này, bản phần mềm cho khách hàng đã dần thành hình. Quy trình, giao diện nhập liệu, các mẫu báo cáo cũng đã có sẵn. Việc bố cục tài liệu một cách dễ hiểu, dễ hình dung sẽ là tiền đề để người demo phần mềm dễ dàng truyền đạt giải pháp và trao đổi với khách hàng. Các hình thức tài liệu bao gồm: slide ppt, file pdf tài liệu và cả bản phần mềm demo live action.

Chi tiết ở đây là tài liệu giải pháp cho ví dụ đặt ra ở đầu bài, cùng video minh họa trực tiếp. Mọi người có thể tham khảo chi tiết.

Video minh họa
Tài liệu

Về yêu cầu quản lý bán hàng thông qua các kênh online như Website; Sàn thương mại điện tử: Shopee; Lazada; Tiktok. Căn cứ và hiện trạng hiện tại của nhiều công ty: nguồn lực đang phân bổ cho nhiều kênh bán hàng. Để tối ưu chi phí cũng như phù hợp với quy trình và con người hiện tại của quý công ty. Bravo đề xuất lộ trình triển khai “phần mềm Quản lý bán hàng đa kênh” theo từng giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Triển khai phần mềm Bravo phục vụ: Kế toán; Kho; Mở rộng theo dõi Đơn hàng mua; Đơn hàng bán.

Trong đó, đơn hàng bán (đã hoàn thiện) sẽ bao gồm:

  • Đơn hàng bán sỉ
  • Đơn hàng bán lẻ (người dùng có thể xuất dữ liệu ra trực tiếp từ các sàn, hoặc thông qua nền tảng xử lý đơn hàng như Haravan; Kios Việt à tập hợp dạng bảng kê và import vào phần mềm Bravo)

Lưu ý: Haravan; Kios Việt là những phần mềm phổ biến trên thị trường mà theo kinh nghiệm cá nhân, tôi đang nhận thấy sử dụng nhiều và kết nối tốt với các sàn như: Shopee; Lazada; Tiktok và các đơn vị giao hàng. Ngoài ra, quý công ty có thể tùy chọn bất kỳ đơn vị phần mềm nào khác tương tự.

Việc xuất hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện trên phần mềm Bravo, tự động và kế thừa dữ liệu từ Đơn hàng bán sỉ/ Đơn hàng bán lẻ.

Lưu ý: Đối với đơn hàng bán lẻ sẽ có nhiều trạng thái của đơn hàng:

  • Đơn đặt hàng
  • Xác nhận đơn hàng
  • Giao hàng thành công
  • Trả hàng-hoàn tiền
  • Đổi hàng –> tạo Đơn đặt hàng đổi
  • Hoàn thành đơn

Kế toán bán hàng sẽ thực hiện import dữ liệu đơn hàng (trạng thái phù hợp để xuất hơn đơn: ví dụ_giao hàng thành công)

Giai đoạn 2: 

Trong trường hợp dữ liện bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử phát sinh lớn, công ty mở rộng thêm mô hình có Website; App mobile đặt hàng hoặc có thể mở thêm cửa hàng Bán lẻ. Cần đồng bộ tất cả dữ liệu bán lẻ một cách tự động về kế toán; hạn chế thao tác thủ công để tránh sai sót, lệch số liệu à khi đó Bravo đề xuất triển khai tính năng “Kết nối với nền tảng Haravan/ Kios Việt/ Hoặc Phần mềm khác mà quý công ty đang quản lý bán lẻ: để tự động nhận-đẩy dữ liệu về Bravo thông qua API/ Database trung gian”.

Bravo cũng đã có kinh nghiệm triển khai tính năng này cho một số đơn vị bán lẻ như:

Công ty Giày Hạnh Dung:
  • Kết nối nhận dữ liệu bán hàng thương mại điện tử, website thông qua Haravan (API).
  • Xử lý đơn hàng Online, cập nhật các trạng thái của đơn hàng như:
    • Đơn đặt hàng bán online
    • Xử lý đơn hàng online
    • Bill bán hàng online hoàn thành
    • Bill bán hàng online đã hủy/ trả lại
    • Bill bán hàng online đã đóng
    • Đơn đặt hàng đổi trả online
    • Xử lý đơn hàng đổi online
    • Phiếu bán hàng online đổi trả
  • Theo dõi Kho trên phần mềm Bravo.
Đơn hàng bán nhận về từ các nền tảng bán hàng

Đơn hàng bán nhận về từ các nền tảng bán hàng

Xử lý đơn hàng online (xác nhận đơn hàng; phương thức thanh toán; giao hàng)

Xử lý đơn hàng online (xác nhận đơn hàng; phương thức thanh toán; giao hàng)

Theo dõi các phương thức giao hàng

Theo dõi các phương thức giao hàng

  • Công ty Mỹ phẩm Star Hằng Lê:
  • Kết nối nhận dữ liệu bán hàng thương mại điện tử, bán lẻ POS, Facebook thông qua API KIOS Việt.
  • Đơn hàng được xử lý trên Kios Việt. Bravo chỉ lấy dữ liệu về để Kế toán theo dõi và xuất hóa đơn.
  • Ngoài ra còn quản lý Mua hàng, Nhân sự.
  • Công ty Kềm Nghĩa:
  • Yêu cầu cũng tương tự Star Hằng Lê.
  • Nhưng thay vì kết nối với Kios Việt, Công ty Kềm Nghĩa lựa chọn sử dụng HARAVAN theo mô hình và hình ảnh minh họa như sau:
Picture4
    • Đơn hàng Haravan khi hoàn thiện sẽ được tự động gọi API đẩy sang thành đơn hàng trên Bravo.
    • Đơn hàng khi nhận vào Bravo sẽ được mặc định thêm số số thông tin kế toán như: Kho, Trung tâm, Nhân viên, Bộ phận, Khoản mục.
    • Đơn hàng trên Bravo sẽ được kế thừa để tạo hóa đơn trên Bravo và tiếp tục quy trình của Phòng Kế toán.
Picture5
Khai báo các thông tin kế toán sẽ mặc định theo Kênh khi nhận đơn hàng từ Haravan.

Khai báo các thông tin kế toán sẽ mặc định theo Kênh khi nhận đơn hàng từ Haravan.

    • Màn hình hiển thị các đơn hàng hoàn thiện được đẩy tự động từ Haravan sang Bravo.
    • Dữ liệu đảm bảo giữ đúng các thông tin Haravan truyền sang, cộng thêm có bổ sung mặc 1 số thông tin kế toán mặc định (không có trên Haravan).
Picture7
Picture8
    • Các hóa đơn được nhận từ kênh bán hàng Thương mại điện tử (TMĐT).
    • Khi nhập liệu, có thể tính năng “Chọn đơn hàng bán” để kế thừa các đơn hàng từ kênh TMĐT do Haravan đẩy sang.
Picture9
Picture10
    • Báo cáo liệt kê các đơn hàng sau khi được nhận từ HRV –>BRAVO
Picture11

Do đó, Bravo cam kết và rất mong nhận được đồng hành cùng quý công ty cho dự án triển khai phần mềm lần này.

Hãy liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết về cách chúng tôi có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng đa kênh. Chúng tôi rất mong được hợp tác và hỗ trợ bạn trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh.

Quy trình triển khai phần mềm, thời gian và chi phí triển khai

Khác với các phần mềm đòng gói, phần mềm viết theo yêu cầu có quy trình triển khai theo hình thức dự án. Tương tự một dự án xây dựng công trình, sẽ có những khâu liên quan đến : Khảo sát, lập kế hoạch triển khai, Kiểm soát chất lượng, Chuyển giao và nghiệm thu dự án trước khi đi vào giai đoạn bảo hành.

Tùy vào phạm vi dự án, thời gian triển khai cũng sẽ kéo dài khác nhau. Tuy nhiên, thời gian tối thiểu cũng khoảng từ 3-6 tháng kể từ lúc ký hợp đồng đến khi nghiệm thu phần mềm.

Với hai yếu tố về quy trình và thời gian triển khai như trên thì cách tính chi phí của phần mềm quản trị viết theo yêu cầu cũng sẽ khác với các phần mềm đóng gói thông thường. Mọi người có thể hình dung đây là một loại hình dịch vụ và chi phí tính theo số ngày công và độ phức tạp của dự án. Chính vì vậy chi phí trên thị trường cho một phân hệ quản lý bán hàng đa kênh trên thị trường cũng giao động trên 200 triệu cho một dự án.

5

Tham khảo một số đơn vị triển khai phần mềm ERP uy tín

Bài viết hôm nay của mình cũng đã dài. Nếu mọi người có yêu cầu tư vấn 1 vs 1 về mô hình kinh doanh nhập khẩu và phân phối bán lẻ tương tự ví dụ hôm nay. Mọi người có thể liên lạc với mình theo thông tin đính kèm. Mình sẽ trao đổi để tư vấn và đưa ra giải pháp chi tiết cho mọi người. Xin cám ơn mọi người.

Đăng ký để nhận tài liệu mới nhất