Chuyên gia CĐS-Nội bộ

STT

NỘI DUNG

GIẢI PHÁP

1

Thiếu nhân sự chuyên trách dự án chuyển đổi số

Phần cứng; dữ liệu; quy trình; yêu cầu nghiệp vụ của từng phòng ban. Đây là vấn đề chi tiết về mặt kỹ thuật cần phải chuẩn bị (đối ứng với đơn vị cung cấp phần mềm).

Do đó, điều kiện cần là cần có 1 nhân sự làm trưởng dự án để làm đầu mối thông tin với cả nội bộ trưởng các phòng ban. Cũng như chuẩn bị các công tác cho đơn vị phần mềm.

Có 2 phương án: 1 là chọn từ 1 nhân sự có sẵn trong công ty (từ phòng IT hoặc phòng kế hoạch-đầu tư hoặc KTT hay bất kỳ phòng ban nào. Yêu cầu là cần có kinh nghiệm quản lý dự án và phải có kỹ năng về dữ liệu ở mức khá). 2 là phải thuê theo dự án hoặc tuyển dụng vị trí này vào làm việc full time trong công ty (Bởi một dự án ERP của 1 doanh nghiệp không hề ngắn, trước khi ký hđ triển khai cần thực hiện rất nhiều khâu chuẩn bị nội lực_nhanh thì nửa năm, chậm thì 1-2 năm. Rồi đến bước lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ và bắt tay vào triển khai. Đâu đó, tổng cộng cũng sẽ mất hết 1-2 năm). Do đó, Ban giám đốc cần suy nghĩ vấn đề này một cách nghiêm túc.

2

Thay đổi thói quen, phương thức làm việc.

Người lao động tại 01 doanh nghiệp lâu năm sẽ có nhiều thế hệ. Mỗi thế hệ sẽ có những suy nghĩ, khả năng, kỹ năng nghiệp vụ khác nhau. Từ đó sẽ 01 nhóm người khó thay đổi, không tích cực áp dụng cái mới – nhất là ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ năng nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu. Cần có công tác truyền thông, các biện pháp và tác động từ Ban giám đốc công ty để mọi người có thể tham gia tích cực vào việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc, nâng cao nghiệp vụ, trình độ để đáp ứng nhu cầu. Tăng cường đào tạo, hỗ trợ sử dụng đối với các nhân sự chưa nắm bắt, vận dụng phần mềm.

3

Xung đột Qui trình, Công việc giữa các phòng ban.

Trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm, Việc kế thừa và liên kết dữ liệu giữa các phòng ban là một yếu tố quan trọng. Công việc này giúp giảm tải khối lượng công việc tại từng phòng ban và đảm bảo dữ liệu xuyên suốt và minh bạch. Tuy nhiên, Nó cũng là vấn đề dễ xảy ra xung đột giữa các phòng ban. VD: Dữ liệu sẽ do ai nhập; nhập những thông tin gì tại từng phòng ban; mức độ chi tiết của thông; cho phép sửa, xoá và khoá dữ liệu khi có thay đổi….Để giải quyết các vấn đề tránh sự xung đột làm việc triển khai dự án khó khăn thất bại, Cần:

–          Thống nhất dữ liệu các phòng ban sẽ phải cập nhật. (Tại 01 có thể tại 01 phòng ban có thể cập nhật chi tiết hơn yêu cầu của phòng ban mình cần, nhưng cũng sẽ có những nghiệp vụ phòng ban đó sẽ kế thừa mà không cần nhập lại à Khối lượng công việc cũng sẽ không tăng mà bù trừ qua lại.)

–          Giữa các phòng ban nên đặt yêu cầu về dữ liệu cần thu thập từ phòng ban khác và đưa ra các phân tích lợi điểm cũng như thông tin có thể phản hồi lại cho phòng ban đã gửi thông tin.

Một số qui trình cần sự Quyết định quyết liệt của Ban giám đốc về việc thực hiện cập nhật thông tin vào phần mềm đối với một số phòng ban.

4

Sự hỗ trợ điều hành, quyết định từ Ban giám đốc, trưởng dự án về việc QĐ các thay đổi qui trình, nghiệp vụ khi áp dụng vào phần mềm

Trong quá trình triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc sẽ làm thay đổi qui trình làm việc, phương cách xử lý nghiệp vụ, thói quen làm việc và đòi hỏi về kỹ năng của người lao động. Vấn đề này sẽ tác động đến phương pháp làm việc của phòng ban, tâm lý người lao động. Và Ban giám đốc, Trưởng dự án phải có phương pháp để có thể:

–          Truyền thông, thuyết phục và biện pháp cứng rắn đến người lao động những mặt tích cực khi áp dụng công nghệ thông tin, cũng như phải quyết liệt kiên định vào mục tiêu.

Phối hợp, hỗ trợ cùng ban dự án, nhà tư vấn đưa các giải pháp thực thi giải quyết các xung đột (nếu có).

5

Thay đổi nhân sự

Trong thời gian triển khai dự án, Việc thay đổi nhân sự tham gia dự án có thể sẽ xảy ra (việc thay đổi là bất khả kháng):

–          Thông báo đối với việc thay đổi nhân sự.

–          Nhân sự thay đổi phải đảm bảo trình độ, kinh nghiệm tương đương.

–          Đảm bảo việc thay đổi nhân sự không ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện dự án, không làm thay đổi phương pháp thực hiện.

6

Thay đổi, bổ sung yêu cầu so với giải pháp ban đầu.

1.      Thay đổi ảnh hưởng đến qui trình nghiệp vụ:

–          Các yêu cầu được tập hợp gửi Ban dự án của khách hàng.

–          02 bên sẽ tổ chức cuộc họp để trao đổi rõ thông tin, phân tích các ưu, nhược điểm đối với các yêu cầu. Phân tích công sửa đổi và chi phí phát sinh (nếu có).

–          Đàm phán chi phí và ký Phụ lục phát sinh.

–          Lập kế hoạch thực hiện.

2.      Thay đổi bổ sung thêm thông tin, biểu mẫu và báo cáo:

–          Các yêu cầu được tập hợp gửi Ban dự án của khách hàng.

–          02 bên sẽ tổ chức cuộc họp để trao đổi rõ thông tin, phân tích các ưu, nhược điểm đối với các yêu cầu. Xác nhận các yêu cầu sẽ thực hiện.

–          Lập kế hoạch để thực hiện