Tại sao cần phải hiểu tính giá thành sản phẩm như thế nào ?
Kinh doanh buôn bán cho dù là làm nhân viên kinh doanh cho đến làm quản lý hay chủ doanh nghiệp đều cần phải biết giá thành sản phẩm mà doanh nghiệp mình đang cung cấp. Có thể không chính xác tuyệt đối, nhưng hòm hòm cũng phải chính xác 80-90%.
1. Tại sao lại phải biết giá thành bao nhiêu?
Theo như giáo sư: Phan Văn Trường, bí quyết của việc thương lượng đã được đút kết trong bài ca dao:
“Thằng bờm có cái quạt mo
Phú ông xin đổi ba bò chin trâu.
Bờm rằng bờm chẳng lấy trâu
Phú ông xin đổi ao sâu cá mè.
Bờm rằng bờm chẳng lấy mè
Phú ông xin đổi một bè gỗ lim.
Bờm rằng bờm chẳng lấy lim
Phú ông xin đổi con chim đồi mồi.
Bờm rằng bờm chẳng lấy mồi
Phú ông xin đổi nắm xôi bờm cười.”
Thương lượng không phải là kẻ thắng người thua, mà là sự hợp tác đôi bên cùng có lời, làm sao để sau cuộc thương lượng. Hai bên còn có thể làm việc thoải mái, không có một cuộc mua bán hớ nào đã xảy ra.
Thử hỏi, sẽ ra sao khi bờm đồng ý đổi cho phú ông ba bò chín trâu để đổi lấy quạt mo. Chắc chắn là Bờm sẽ không sống yên ổn với phú ông, khi mà quạt mo có đầy ở xóm và phú ông có thể dễ dàng biết được là mình bị hố ngay sau khi cuộc thương lượng diễn ra. Rõ ràng, bờm biết được giá vốn hàng bán của quạt mo cũng như giá bán thị trường của quạt mo. Không thể bán một món hàng có giá vốn gần như là miễn phí. (621: vật tư thì đầy vườn, gần như là miễn phí. 622: chỉ cần 3 phút cắt gọt, đến một đứa trẻ cũng có thể tự làm. Và 627: chỉ cần một con dao nhỏ trong bếp, không cần mua sắm máy móc thiết bị gì lớn lao.) Với giá trên trời là: 3 bò 9 trâu được.
Vậy, làm thế nào hay nói đúng hơn là có những công cụ nào để tính giá thành sản phẩm cũng như giá vốn hàng bán. Tương ứng với từng loại quy mô của doanh nghiệp: từ lúc mới thành lập đến khi thành doanh nghiệp có tuổi và tên trên thị trường.
Trong xã hội ngày nay, có một bộ phận trong doanh nghiệp nắm rất rõ giá vốn hàng hóa công ty bán ra, dĩ nhiên là ngoại trừ chủ doanh nghiệp.
Đó chính là nhân viên Kế toán giá thành.
Chỉ cần thay đổi góc nhìn thì sẽ thấy tầm quan trọng của kế toán trong doanh nghiệp là cực kỳ lớn. Đố ông nào kinh doanh mà không biết giá vốn hoặc tự tính nhẩm giá vốn rồi đi làm ăn mà không cần đến kế toán chuyên nghiệp đó.
2. Công cụ tính giá thành
Excel –> Phần mềm kế toán đóng gói –> Phần mềm ERP.
Tương ứng với 3 nhóm công cụ trên chính là 3 giai đoạn của doanh nghiệp:
Siêu nhỏ –> Nhỏ –> Vừa
Câu chuyện doanh nghiệp siêu nhỏ, dùng excel để tiết kiệm chi phí đồng thời cũng không có nhiều dữ liệu phát sinh để phải dùng đến phần mềm là dễ hiểu. Hay việc doanh nghiệp tồn tại được qua vài năm, có nhân sự tuyển dụng chuyên trách, sử dụng phần mềm kế toán đóng gói như Fast, Misa là cũng hợp lý. Vậy là câu hỏi tại sao phải chuyển đổi sang tính giá thành trên phần mềm ERP trên doanh nghiệp quy mô vừa luôn?
Rõ ràng doanh nghiệp nên là một đội bóng và thông tin trong doanh nghiệp nên đồng bộ và thống nhất trong một hệ thống. Việc tính giá thành bằng phần mềm đóng gói như Misa, Fast là bao gồm các khâu:
-
Thu thập số liệu. Cụ thể:
- thu thập số liệu nhập -xuất kho từ bộ phận Kho và Thống kê sản xuất.
- thu thập số liệu chi phí mua hàng; đơn hàng mua từ bộ phận Mua hàng.
- thu thập số liệu kế hoạch sản xuất từ bộ phận Kế hoạch; Bán hàng.
- thu thập số liệu định mức từ bộ phận R&D.
-
Làm sạch số liệu
- Format lại số liệu theo template cũng như theo định dạng của kế toán.
- Bổ sung và kiểm tra tính đúng đắn số liệu trước khi import vào phần mềm Misa, Fast.
-
Xử lý số liệu
- Quy trình các nghiệp vụ tính giá thành trên phần mềm.
-
Trình bày số liệu
- Báo cáo dạng bảng kê, định kỳ in trình sếp ký.
- Báo cáo quản trị nội bộ dạng bảng kê hoặc biểu đồ cho ban giám đốc.
Khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP. Bước số 1 và số 2 sẽ được đồng bộ và kế thừa từ các phân hệ liên quan. Giảm tải được phần lớn khối lượng công việc cho kế toán viên. Vì rõ ràng là, công việc ở bước số 1 và số 2 chiếm đến 80% thời gian thực hiện tính giá thành. Ví dụ, theo chia sẻ từ khách hàng. Ngày 30 chốt số liệu để tính giá thành, kế toán tính giá thành có 3 ngày để thực hiện các công việc bước 1,2,3,4. Trong đó việc chạy giá thành ở bước số 3 chỉ mất khoảng nửa tiếng mỗi lần. Nhưng xử lý bước số 1,2 thì không kịp trong vòng 2 ngày.
Với hệ thống ERP được triển khai, kế toán là bộ phận thừa hưởng dữ liệu kế thừa từ các phòng ban. Do đó, nếu có ai hỏi sự khác nhau giữa phần mềm Misa và phân hệ tính giá thành trong phần mềm ERP khác nhau như thế nào?
Thì đây chính là câu trả lời.
Trong thực tế, có phải chỉ có 2 trường hợp: hoặc là Misa/ Fast hoặc là ERP.
Như mình có chia sẻ trong một bài viết về bài toán kết nối nhận dữ liệu và tính giá thành sản xuất phức tạp. Đây có thể xem là mô hình thực tế hơn cả. Bởi vì, doanh nghiệp luôn hướng theo khách hàng đầu tiên. Bộ máy bán hàng, sản xuất khi doanh nghiệp phát triển sẽ ưu tiên được đồng bộ trước với khối lượng công việc ngày càng tăng. Khi đó, kế toán trở thành nút thắt cổ chai, một khi sức người không xuể thì phần mềm Kế toán quản trị mở rộng mới được phát huy tác dụng. Mời mọi người xem lại bài viết ở đây:
3. Kết luận
Tính giá thành sản phẩm trong kỳ và giá vốn hàng bán trong kỳ không khó. Vì số liệu tính toán dù có tỷ mỉ đến đâu cũng chỉ là tương đối. Điều quan trọng là số liệu phải kịp thời, có độ chính xác theo phương pháp tính giá thành thống nhất ban đầu. Mục đích là để làm căn cứ cho ban giám đốc đưa ra các quyết định về quản trị cũng như theo dõi tình hình hoạt động, lãi lỗ của doanh nghiệp mới là mục đích cuối cùng.
Mời mọi người xem video review chức năng tính giá thành sản phẩm trên phần mềm Bravo ở đây để tham khảo nhé:
