Quản lý dự án dưới góc độ nhân viên kinh doanh
Phần 1- Ngành ô tô có 1 câu nói rất hay: Việc bán hàng chỉ bắt đầu khi khách nhận xe và ra khỏi showroom?
Nhân một dự án gần đây mình hỗ trợ trong 1 buổi họp tiến độ dự án giữa team triển khai và ban giám đốc, ban dự án của khách hàng. Mình mới tiện để rà soát lại các dự án của bản thân và phân loại tình trạng của từng dự án.
Nhớ lại từng dự án để ký kết được hợp đồng đúng là không dễ dàng gì. Tới bước triển khai lại càng nhiều khó khăn gấp bội.
Từng bước trên hành trình xúc tiến triển khai dự án cũng gặp nhiều vấn đề nan giải như là giai đoạn kinh doanh, có thể kể đến như:
- Kick off dự án.
- Khảo sát + Lập planning project và kế hoạch thực hiện.
3. Báo cáo tiến độ định kỳ (đã làm; kế hoạch; risk và action).
4. Tầm quan trọng của UAT trong việc triển khai hệ thống phần mềm. Trong đó có một số kỹ thuật khá hay cần phải nhắc đến đó là:
+ Retrospectives (thông qua các buổi họp định kỳ hàng tuần với ban giám đốc)
+ Email gửi công văn đề nghị (Escalating issues)
- Close dự án, kế hoạch xử lý các công việc tồn đọng và thu tiền.
- Xử lý phát sinh sau nghiệm thu-trong giai đoạn đầu bảo hành.
Phần 2 – Liệt kê những Keynotes thông qua kinh nghiệm cá nhân tại từng bước của dự án?
1. Kick off dự án:
2. Khảo sát + Lập planning project và kế hoạch thực hiện:
Cũng đang khá vướng ở dự án một dự án Bất động sản. Một dự án mới gần đây mình ký kết, khi khách hàng đang chưa hiểu đúng chức năng của việc khảo sát và “phần mềm hiệu chỉnh theo yêu cầu” là gì? Tại sao cần hiểu quy trình và các chức năng UI/UX mà khách hàng đang dùng hàng ngày.
Dẫn đến từ “phần mềm hiệu chỉnh” khách hàng kỳ vọng Bravo là một đơn vị chuyên gia, tư vấn ngược về quy trình và giải pháp cho đơn vị.
3. Báo cáo tiến độ định kỳ (đã làm; kế hoạch; risk và action):
Mình sẽ kể về 1 lần đi họp tiến độ của một khách hàng FDI triển khai dự án có những vướng mắc.
Nội dung cuộc họp sẽ bao gồm 3 nội dung chính như sau:
- Tiến độ thực hiện các công việc
2. Những khó khăn và đề xuất để xử lý các công việc tồn động, chậm tiến độ
3. Kế hoạch thực hiện và deadline.
4. Tầm quan trọng của UAT trong việc triển khai hệ thống phần mềm:
Mình đang vướng ở dự án một công ty Bao bì nhựa. Trong đó có một số kỹ thuật khá hay cần phải nhắc đến đó là:
+ Retrospectives (thông qua các buổi họp định kỳ hàng tuần với ban giám đốc)
+ Email gửi công văn đề nghị (Escalating issues)
5. Close dự án, kế hoạch xử lý các công việc tồn đọng và thu tiền:
Ví dụ minh họa Dự án Astee, xem chi tiết thông tin dự án ở bài viết trong nội san sau đây:
6. Xử lý phát sinh sau nghiệm thu-trong giai đoạn đầu bảo hành:
http://thainguyenduong.digital/oflanre_goc-nhin-va-huong-giai-phap/
Việc quản lý thông tin dự án dường như không quá nhiều phức tạp, khi về mặt công cụ, phần mềm hiện tại đang rất phổ biến. Ngay cả công cụ excel cũng có thể quản lý tốt tiến độ và kế hoạch công việc dự án.
Yếu tố làm nên một người quản lý dự án giỏi chính là kỹ năng: giải quyết vấn đề; quản lý rủi ro; kỹ năng giao tiếp; leadership; kỹ năng thương lượng và thuyết phục. Đó mới là những kỹ năng mềm giúp dự án từng bước đạt được những cột mốc tiến đến nghiệm thu thành công. Từ kick-of đến Khảo sát và kế hoạch triển khai đến Đào tạo; Nghiệm thu UAT và nghiệm thu tổng dự án.
Nói như vậy, không phải là đánh giá thấp vai trò của công cụ, phần mềm. Vì có những ngành nghề có mức độ quản lý dự án cực kỳ phức tạp với lượng dữ liệu lớn, liên kết nhiều phòng ban chức năng. Buộc phải xây dựng công cụ riêng theo quy trình đặc thù của doanh nghiệp và kinh nghiệm triển khai của đơn vị phần mềm. Xây dựng là 1 ví dụ. Cùng tìm hiểu để biết thêm việc quản lý dự án trong ngành xây dựng sẽ cần công cụ hỗ trợ như thế nào nhé.
Phần 3 – Bổ sung giải pháp quản lý công trường cho các công ty xây dựng?
Sau đây là luồng quy trình và nhu cầu phát sinh từ bộ phận công trường của một công ty xây dựng.
Nhận dự án từ phòng đấu thầu gồm: Hồ sơ kỹ thuật; Hồ sơ thiết kế, giá. Bộ phận công trường sẽ thực hiện:
- Quản lý chung về tiến độ
- Quản lý an toàn lao động
- Quản lý chất lượng
- Giai đoạn bảo hành bảo trì
Cụ thể như sau:
- QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ
1) Lập kế hoạch thi công
- Thông tin:
- Sơ đồ tổ chức, định biên nhân sự > excel
- Tổng mb thi công > cat
- Biện pháp tổ chức thi công > cat
- Tiến độ thi công > project. Mong muốn thể hiện được trên biểu đồ grantchart > WBS: work breakdown structure.
- Tiến độ sử dụng nhà thầu, vật tư > excel
- Mong muốn: Chỉ cần truy cập được file đính kèm
- Cập nhật kế hoạch thi công
- Thông tin phòng thi công cần nhập vào kế hoạch: ngày sử dụng nhà thầu. (muốn biết được ngày kế hoạch chốt thầu phụ)
- Theo dõi kế hoạch thi công: tình trạng triển khai, đánh giá nhanh, chậm, đơn vị thi công, mã hợp đồng, giá trị hợp đồng.
- Muốn:
(2) Triển khai thi công, theo dõi tiến độ thi công
- Báo cáo tiến độ
- Thể hiện báo cáo tiến độ theo biểu đồ grant (theo tuần)
- Mong muốn tính năng theo dõi tiến độ giống Project
- Tính năng tính toán:
- Gần giống excel, có gán được theo thời gian thực khi xem báo cáo
- Chức năng mối quan hệ: thứ tự giữa các công tác, mối quan hệ giữa công tác này và công tác kia (ví dụ công tác 2 bắt đầu/hoàn thành sau khi công tác 1 bắt đầu/hoàn thành n ngày) > BRAVO: về xử lý tính toán như phần mềm Project BRAVO đề xuất không thực hiện, mà chỉ kế thừa file .mpp của Project để lập kế hoạch thi công trên BRAVO.
2 = 1 ss +- n
2 = 1 sf +- n
2 = 1 fs +- n
2 = 1 ff +- n
- Tính năng hiển thị: theo trục thời gian, tự co lại theo mốc thời gian, gán màu sắc theo các mức.
(3) Theo dõi và xử lý phát sinh trong quá trình thi công
- Các loại phát sinh (luồng phát sinh sẽ liên quan đến các bộ phận: QL Thi Công, Đấu Thầu, QL Chi phí, Kinh doanh)
- Phát sinh trong phạm vi hợp đồng với CĐT, không PS chi phí
- Phát sinh ngoài hợp đồng với CĐT, có chi phí (hiện tại có tình trạng Công trường cứ làm nhưng CĐT chưa duyệt > cuối dự án rất khó đòi các phí phát sinh)
- Luồng: Bộ phận Thi Công > Đấu thầu, Kinh doanh > QL Chi phí
2. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
(1) Quản lý chất lượng
- Nhận thông tin hợp đồng theo từng dự án
- Lập bộ hồ sơ pháp lý + hồ sơ đệ trình vật liệu –> trình CĐT phê duyệt
- Hồ sơ có sự xác nhận của chủ đầu tư
- Tài liệu đính kèm hồ sơ này: chủ yếu là catalog của nhà sản xuất
- Biên bản nghiệm thu NVL/ Biên bản nghiệm thu công việc
- Thông tin: số hồ sơ, người thực hiện, thời gian thực hiện, kết quả thực hiện
- Mong muốn: theo từng hạng mục công việc có khai báo mốc thời gian cảnh báo các bước tiếp theo của từng hạng mục công việc (theo lịch)
- Khai báo hạng mục công việc à ngày nhắc các hạng mục công việc con theo mã công việc, công việc này dùng chung cho các dự án à phần mềm nhắc cảnh báo cho nhân viên chất lượng theo các mục công việc cần thực hiện tiếp theo của hạng mục công việc lớn (theo ngày và theo dự án)
- Biên bản kiểm tra chất lượng:
- Người lập: trưởng phòng quản lý thi công hoặc quản lý chất lượng
- Báo cáo.
- Mong muốn: Nhập phiếu thanh tra kiểm soát chất lượng trên app
- Chỉ huy trưởng tiếp nhận biên bản kiểm tra chất lượng, cập nhật kết quả xử lý theo từng biên bản kiểm tra chất lượng.
- Theo dõi thí nghiệm vật liệu: (nén bê tông, nén vữa)
- STT, đơn vị, số lượng, ngày lấy mẫu, mác bê tông, vữa, khối lượng, số mẫu, ngày thí nghiệm, kết quả.
- Công tác kiểm tra theo quy trình: check lỗi của các bộ hồ sơ (defect)
- Xây dựng cơ sở dữ liệu cho từng dự án (ở dạng file lưu trữ)
- Bộ tài liệu (scan)
- Ảnh
3. QUẢN LÝ AN TOÀN LAO ĐỘNG
- Theo dõi hồ sơ:
- Hồ sơ ban điều hành
- Hồ sơ con người
- Hợp đồng lao động
- Đăng ký tạm trú
- Giấy khám sức khỏe
- Bảo hiểm tai nạn
- Chứng chỉ ATLĐ
- Chứng chỉ nghề
- Hồ sơ máy móc
- Đăng kiểm
- Chứng chỉ
- Hiện trường (với các chỉ tiêu của hiện trường sẽ tích chọn đạt/không đạt)
- Hệ thống:
- Các điều kiện an toàn trên công trường
- Hệ thống cấp điện, nước, thoát nước
- Đánh giá các rủi ro
- Hệ thống bảng chỉ dẫn, cảnh báo
- Kiểm soát ra vào
- PPE (bảo hộ lao động), máy móc
- Bảo hộ lao động
- Hàn cắt, thiết bị nâng hạ, cẩu….
- Tập huấn (các công tác tập huấn)
- Đánh giá, trao thưởng
- Hình ảnh thương hiệu dự án (đánh giá đạt/ không đạt)
- Các danh mục hình ảnh thương hiệu
- An ninh, bảo vệ tài sản
- Thống kê ATLĐ hàng ngày tại các công trường
- Nhân viên ATLĐ nhập thống kê hàng ngày tại công trường trên app, theo các chỉ tiêu
- Báo cáo an toàn lao động theo tuần, theo từng dự án à cập nhật app máy tính làm báo cáo tuần
- Con người: stt, tổ đội, chỉ huy, thống kê công nhân làm việc theo ngày, theo tuần
- Tình trạng hồ sơ nhân công: Stt, thầu phụ, tổ đội, hđ lao động, đk tạm trú, giấy khám sk, bảo hiểm tai nan, chứng chỉ ATLĐ, chứng chỉ nghệ
- Máy móc: stt, các loại máy móc, số lượng đăng kiểm hợp lệ, số lượng lái máy có chứng chỉ, thống kê máy móc làm việc theo ngày, tổng
- Báo cáo về tình hình an toàn lao động: stt, thầu phụ, tổ đội, các lỗi lập biên bản, sự cố suýt xảy ra, sự cố nhỏ, sự cố dừng thi công, tai nạn không chết người, tai nạn chết người, ghi chú. Các chỉ tiệu được thống kê bằng con số
- Các hoạt động ATLĐ trong tuần: stt, nội dung hoạt động, mô tả chi tiết, ảnh chụp minh họa (3 ảnh), ghi chú.
Giải pháp
(1) Nhận thông tin các gói thầu, bổ sung thông tin
-
Cập nhật thông tin gói thầu:
- Thông tin về đơn vị thi công của từng gói thầu (thầu phụ) được chốt theo kết quả lựa chọn thầu phụ/ tổ đội của phòng mua hàng
- Phòng Quản lý thi công bổ sung thêm các thông tin về từng gói thầu như: người phụ trách nội bộ của công ty, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế, các đầu mối đại diện của Thầu phụ
- Bộ phận Quản lý chất lượng bổ sung các thông tin về lấy mẫu thí nghiệm, các thông tin về đầu mối làm việc của chủ đầu tư:
(2) Cập nhật kế hoạch thi công (theo từng gói thầu)
- Sau khi bổ sung các thông tin chi tiết của từng gói thầu, Phòng Quản lý thi công lập kế hoạch thi công trên phần mềm Project sau đó BRAVO sẽ đọc file kế hoạch thi công của phần mềm Project để đưa kế hoạch lên hệ thống phần mềm BRAVO (khi kế hoạch thi công tại Project có điều chỉnh, thay đổi, người dùng lưu lại file kế hoạch thi công điều chỉnh trong thư mục, BRAVO sẽ tự đọc lại để cập nhật theo kế hoạch thi công đã điều chỉnh lên phần mềm. Các thông tin của kế hoạch thi công:
- Số kế hoạch, ngày kế hoạch
- Dự án, công trình
- Chi tiết kế hoạch thi công:
+ Mã gói thầu, tên gói thầu, thời gian bắt đầu (từ ngày), thời gian kết thúc (đến ngày), ngày cần thầu phụ, mối quan hệ, sản lượng…
+ Đối với thông tin ngày cần thầu phụ, sau khi Phòng QLTC điền thông tin vào kế hoạch thi công, sẽ được kế thừa sang cho Phòng mua hàng.
(3)Theo dõi tiến độ thi công
Sau khi người dùng cập nhật kế hoạch thi công theo từng gói thầu, có các mốc theo thời gian, phần mềm sẽ hiển thị kế hoạch thi công theo biểu đồ grantt (theo từng ngày, tuần hoặc từng tháng) để Ban lãnh đạo tiện theo dõi kế hoạch.
(4) Cập nhật kế hoạch công việc
Kế hoạch công việc để ghi nhận kế hoạch cho các hạng mục công việc chi tiết của các gói thầu
(5)Theo dõi kế hoạch công việc
(6) Cập nhật sản lượng thi công
(7) Cập nhật đề nghị thanh toán thầu phụ, tổ đội
Đề nghị thanh toán thầu phụ
Về giải pháp cho Quy trình quản lý chất lượng và An toàn Lao động, Bravo sẽ thiết kế theo quy trình yêu cầu của khách hàng, cụ thể:
