Giải pháp quản lý thi công công trình (Cơ điện-Điện nhẹ-Nội thất)
Phần 1- Nhớ lại những ngày đi làm đầu tiên
Một số khách hàng gần đây mình có dịp tiếp xúc chợt làm mình nhớ lại những ngày đầu tiên khi mới đi làm. Từ thời còn sinh viên, đi thực tập kéo dây cáp, leo cột điện, làm trong phòng R&D của công ty điện tử đến khi ra trường, làm việc đầu tiên ở những vị trí kỹ thuật của các công ty chuyên về mảng điện nhẹ.
- Cơ điện HN
Ở công ty đầu tiên này mình được trải nghiệm 2 vị trí công việc đó là: Kỹ sư QS và Kỹ sư T&C (Testing and Commissioning)
- Trends and Technology
Ở công ty này, mình được trải nghiệm qua 3 dự án trong đó có 2 dự án nhỏ thì mình làm kỹ thuật viên dự án. Một dự án quy mô lớn hơn thì mình làm giám sát công trường.
- Dat
Ở công ty này, mình làm sales dự án. Trong đó bán thì dự án lớn thì không được nhưng trong thời gian làm việc cũng kịp chốt được 2 đơn hàng: 1 đơn hàng làm hệ thống cho hộ gia đình; 1 đơn hàng bán vật tư; hệ thống (không bao gồm dịch vụ thi công ) cho 1 nhà thầu khác.
Vậy là trải nghiệm được 1 vòng các vị trí trong một công ty cơ điện-điện nhẹ chuyên mảng thi công công trình: Kỹ thuật viên à Kỹ sư T&C –> Giám sát công trường–> Kỹ sư QS –> Sales dự án.
Ngồi nhớ lại những công việc mình đã làm và đối chiếu với những thứ hay ho mà phần mềm ERP Bravo bây giờ có thể quản lý được cho các công ty tương tự mới thấy, thời đó mình thiếu rất nhiều thứ (có lẽ đó là lý do mình chuyển qua làm sales hẳn luôn, phần thì nản, phần thì môi trường quá khốc liệt):
+ Kỹ thuật viên thì phải có kỹ năng sử dụng các công cụ để thực hiện các công việc như: Khoan; đục; đi dây; đi ống; dựng cột; lắp đặt thiết bị; test thông đường truyền.
+ Kỹ sư T&C thì phải có kỹ năng quản lý kế hoạch và tiến độ công việc; cùng với đó là các kỹ năng chuyên môn như lập trình hệ thống, cài đặt và test hệ thống phần mềm.
+ Giám sát công trường thì thiên về quản lý tiến độ-chi phí và chất lượng dự án. Các task hằng ngày bao gồm như: chấm công -quản lý đội thầu phụ; kỹ thuật viên; Cập nhật khối lượng công việc hằng ngày; Bám sát tiến độ kế hoạch; Điều phối công việc và quản lý kho công trình_bao gồm cả việc nhập-xuất và điều chuyển.
+ Kỹ sư QS: khoản thời gian đi khảo sát công trình để lên bản vẽ thiết kế và bóc tách khối lượng đã cho mình nhiều trải nghiệm thực tế và đáng giá. Đầu ra là bản vẽ thiết kế và bảng khối lượng là quan trọng nhất. Chính là căn cứ để Sales dự án áp giá chào thầu và trao đổi với khách hàng.
Phần 2- Nếu công việc được thực hiện trên phần mềm thì sao.
Bộ phận QS
Bộ phận QS là bộ phận quản lý và nắm chắc nhất danh mục vật tư của dự án. Do đó, chức năng cập nhật và quản lý danh mục vật tư hàng hóa phải xuất phát từ bộ phận QS đầu tiên.
Ngoài ra, trong mỗi dự án chi tiết sẽ có những hạng mục, khu vực (chung theo chuẩn mực và cả riêng theo 1 số đặc thù). Bộ phận QS cũng có thể quản lý trên phần mềm.
Chức năng quan trọng nhất của bộ phận QS là lập và bóc tách khối lượng từ bản vẽ. Do đó, để đồng bộ với hệ thống danh mục vật tư; hạng mục; khu vực thì tính năng import bảng khối lượng vào phần mềm Bravo là thực sự cần thiết. Vừa linh động cho Bộ phận QS với quy trình hiện tại vừa nhanh chóng chuẩn hóa dữ liệu vào phần mềm.
Và đây là kết quả sau khi thực hiện import vào phần mềm. Việc quản lý khối lượng (BOQ) trên phần mềm sẽ giải quyết nhiều vấn đề về lưu trữ thông tin; bảo mật; phê duyệt và đồng thời dễ dàng kế thừa cho các bộ phận khác như Mua hàng; Dự án; Công trường; Kho.
Ngoài ra, Kế thừa lại những BOQ đã import và nhập liệu trực tiếp giá trị quyết toán theo từng hạng mục của BOQ. –> BOQ quyết toán.
Về mặt báo cáo theo dõi công việc cũng như báo cáo quản trị. Có một số mẫu chuẩn, ngoài ra người dùng có thể yêu cầu viết thêm theo nhu cầu.
Bộ phận Costing
Chức năng của bộ phận này cực kỳ quan trọng, khi sẽ cập nhật bảng giá; thực hiện chiết tính giá thành của một số hạng mục. Mục đích là cung cấp thêm thông tin về giá để cùng với BOQ tạo thành báo giá dự thầu cho khách hàng/ chủ đầu tư.
Một số chức năng như:
Cập nhật ngân hàng giá cho danh sách các vật tư hàng hóa. Vì thường với vật tư xây dựng, công trình, giá cả biến đổi rất nhanh theo thị trường. Việc khai báo giá từng mặt hàng có theo dõi cả ngày áp dụng.
Đối với một số vật tư/ hàng hóa công ty tự thiết kế/ sản xuất thì cần phải lập thêm Phiếu chiếc tính giá thành từng mã thành phẩm trong công trình, để dự tính ra được chi phí cho 1 sản phẩm trong 1 công trình. Sau khi hoàn thiện xong đơn hàng và lưu lại người dùng sẽ in mẫu in đã được thiết kế để trình ký. Tập hợp tất cả giá của các mã hàng hóa trong BOQ chính là đơn giá của dự án/ công trình.
Bộ phận quản lý hợp đồng (Sales dự án)
Bộ phận sales dự án cập nhật hợp đồng với các thông tin quản trị tương ứng lên phần mềm.
Trong trường hợp có phát sinh nội dung nằm ngoài hợp đồng, hai bên thương lượng để thống nhất phụ lục.
Đồng thời theo dõi tiến độ dự án đến khi hoàn thanh và từng đợt thanh toán tương ứng để hỗ trợ bộ phận kế toán và ban giám đốc claim thanh toán với khách hàng/ chủ đầu tư.
Bộ phận kế hoạch
Tiếp theo là chức năng điều phối, lập kế hoạch. Căn cứ trên list các dự án/công trình, bộ phận kế hoạch lập BOM kế hoạch xuất vật tư cho từng công trình.
BOM kế hoạch này có thể kế thừa từ BOM BOQ, nhưng có thể có điều chỉnh và phân loại, tổng hợp các nhóm vật tư xuất để phù hợp với kế hoạch tiến độ thi công và vật tư tồn tại kho cũng như kế hoạch mua hàng. BOM kế hoạch này có thể xem là tương tự như Ngân sách công trình theo hạng mục. Việc thi công công trình dự án cần được kiểm soát theo BOM Kế hoạch này. Nếu vượt cần phải giải trình.
Bộ phận kế hoạch cũng sẽ lập yêu cầu mua hàng (nhà máy/ mua ngoài) cho từng công trình. Sau khi hoàn thành tạo yêu cầu vật tư người dùng có thể in ra và trình ký.
Với bộ phận Kế hoạch, cần theo dõi được số liệu báo cáo từ các phòng ban khác như Kho; Mua hàng; Công trường. Do đó, cần theo dõi một số mẫu chuẩn như:
Bộ phận mua hàng
Với bộ phận mua hàng thì Bravo đã có 1 quy trình cực kỳ chuẩn chỉnh để quản lý quy trình mua hàng đi từ: Tổng hợp yêu cầu vật tư à–>Lựa chọn nhà cung cấp –>Đặt hàng nhà cung cấp –> Tổng hợp hồ sơ thanh toán.
Đặt biệt trong bước tổng hợp hồ sơ thanh toán, phần mềm hỗ trợ chức năng kiểm tra lại Ngân sách công trình để bắt vượt. Tức là kiểm tra lại so với BOM kế hoạch. Một số hình ảnh minh họa như sau:
Bộ phận Kho-Công trường
Mọi nhu cầu vật tư theo quy trình đều xuất phát từ công trường. Kho cũng là kho công trường. Thường thì hàng tồn kho cũng được giao trực tiếp đến công trường. Ngoài ra một số chức năng khác như tổng hợp bảng chấm công; khối lượng thi công tại công trường.
Vật tư có thể được nhập hoặc luân chuyển từ công trình khác sang.
Sản lượng công trình cũng sẽ được cập nhật định kỳ để các bộ phận ở văn phòng nắm bắt tiến độ.
Một số báo cáo theo dõi khác cho bộ phận công trường.
Bộ phận tài chính kế toán
Đối với tài chính kế toán các công ty thi công công trình, không chỉ đơn thuần là quản lý: Thu-chi; Mua-bán; Nhập-xuất mà còn là chi tiết và liên kết chặt chẽ với tiến độ cũng như có kế thừa qua lại dữ liệu từ các phòng ban khác.
Một số đặc thù như: Quản lý bảo lãnh
Bao gồm cả bảo lãnh của công ty với khách hàng hoặc bảo lãnh của thầu phụ đối với công ty. Cùng với đó là chức năng quản lý hạn mức tín dụng; kế ước vay. Các thông tin này sẽ hỗ trợ để phòng tài chính-kế toán dự báo được kế hoạch dòng tiền.
Đối với chức năng Kế toán mua hàng-quản lý công nợ phải trả. Việc sử dụng phân hệ kế toán sẽ giúp kiểm soát được quy trình: Ghi nhận công nợ theo chứng từ: Hóa đơn thầu phụ/ Chi phí thanh toán của tổ đội, phòng ban.
Thực hiện được việc tổng hợp thanh toán, lập và phê duyệt đề nghị thanh toán trên chương trình phần mềm. Hỗ trợ kiểm tra lại so với Kế hoạch ngân sách từng dự án ban đầu. Trước khi đi lệnh thanh toán UNC cho NCC.
Đối với chức năng Kế toán bán hàng, ở phần quản lý Hợp đồng ta đã đề cập đến Claim thanh toán. Kế toán sẽ kiểm tra lại và tiến hàng trao đổi với khách hàng/ chủ đầu tư để xuất hóa đơn nháp trước khi xuất thực. Và theo dõi công nợ phải thu theo từng công trình, từng claim thanh toán.
Cuối cùng và cũng là một chức năng quan trọng không kém là việc tập hợp chi phí theo công trình. Trên phần mềm sẽ có chức năng tổng hợp cuối kỳ để kết chuyển tất cả chi phí theo công trình, bao gồm như:
- Chi phí nguyên vật liệu
- Chi phí nhân công
- Chi phí chung
Chương trình có thể tự động tập hợp chi phí theo từng hạng mục công trình, người dùng chọn những hạng mục nào sẽ kết chuyển.
Trên đây là các chức năng phần mềm cơ bản để áp dụng cho 1 công ty thi công công trình (điện nhẹ-cơ điện-nội thất). Nếu mọi người thấy phù hợp, có thể liên hệ riêng với mình để được tư vấn chi tiết hơn nhé.