Đâu là thời điểm thích hợp để chuyển đổi hệ thống phần mềm doanh nghiệp ?
Phần 1- Thời điểm nào là thích hợp?
Đâu là thời điểm thích hợp để chuyển từ sử dụng phần mềm ERP đóng gói sang phần mềm ERP viết theo yêu cầu. Bạn có đang thắc mắc là tại sao cần phải mua phần mềm viết theo yêu cầu hay không. Đơn giản thôi, xuất phát từ yêu cầu là hệ thống bạn đang dùng: chậm-thiếu-khó.
Tốc độ xử lý chậm: import dữ liệu từ hệ thống ngoài ra rất chậm; tính toán hay lên báo cáo load mãi không ra.
Thiếu quy trình, chứng từ trên phần mềm để quản lý công việc dẫn đến là dùng một lúc rất nhiều phần mềm: ERP đóng gói có; Excel có; Trello có; Base có, dẫn đến loạn cào cào; sếp bảo gửi báo cáo cũng hết cả thì giờ làm việc. Hơi sức đâu mà chạy KPI nữa.
Khó thao tác sử dụng, chức năng rối rắm, khó hiểu. Có vấn đề phát sinh thì không biết kêu ai, nhà cung cấp đưa cho forum và tài liệu, lên đó mà tìm đọc. Cuối cùng vừa tốn thời gian lại không tập trung được vào công việc.
Đây có phải là vấn đề bạn đang gặp phải. Nếu đúng thì hãy xem review để xem phần mềm ERP viết theo yêu cầu có phù hợp với doanh nghiệp bạn không nhé.
Phần 2 – Giai đoạn 1 -Phần mềm riêng lẽ từng phòng ban?
Có phải đây là bức tranh doanh nghiệp của bạn:
|
Phần mềm riêng lẽ từng phân hệ: Tập trung đi theo chiều dọc, chức năng của từng phòng ban. Ví dụ:
|
Bán hàng:
- Quy trình bán hàng.
- Nhu cầu khách hàng
- Báo giá
- Hợp đồng
- Đơn hàng
Mua hàng:
2. Quy trình mua hàng
-
- Nhu cầu mua hàng
- Báo giá NCC
- Hợp đồng
- Đơn hàng
Kho
3. Quy trình nhập-xuất tồn kho
-
- Nhập kho
- Xuất kho
- Tồn-kiểm kê kho
Phần 3 – Giai đoạn 2-Phần mềm ERP đóng gói ?
Phần mềm ERP đóng gói:
Đi theo chiều ngang, liên kết dữ liệu giữa các phòng ban với nhau, có quy trình duyệt chứng từ trực tiếp trên phần mềm để đi liên phòng ban; Đặc biệt là có xây dựng quy trình công việc theo sơ đồ các phòng ban và áp dụng vào thực tế. Tuy nhiên, số lượng quy trình còn nằm ở mức đơn giản, chỉ một vài quy trình chuẩn và cốt lõi, chưa đưa hết các bài toán, quy trình đặc thù lên phần mềm ERP được. Ví dụ: Dùng bộ công cụ dữ liệu kết nối liên phòng ban để quản lý quy trình:
- Bán hàng -Mua hàng-Kho-Kế toán: Dùng Amis CRM + Amis Misa (Kho-Mua hàng-Kế toán)
Bán hàng:
- Quy trình bán hàng.
- Nhu cầu khách hàng
- Báo giá
- Hợp đồng
- Đơn hàng
- Kiểm tra tồn kho, công nợ
- Theo dõi giao hàng
- Theo dõi thanh toán, công nợ
Mua hàng:
2. Quy trình mua hàng
- Nhu cầu mua hàng
- Báo giá NCC
- Hợp đồng
- Đơn hàng
- Theo dõi giao hàng, thanh toán
Kho
3. Quy trình nhập-xuất tồn kho
- Nhập kho theo yêu cầu
- Xuất kho theo yêu cầu
- Tồn-kiểm kê kho
Phần 4– Giai đoạn 3-Phần mềm ERP viết theo yêu cầu?
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu:
Đi theo chiều ngang, liên kết dữ liệu giữa các phòng ban với nhau, có quy trình duyệt chứng từ trực tiếp trên phần mềm để đi liên phòng ban; Số lượng quy trình đưa lên phần mềm nhiều hơn.
Bên cạnh các quy trình chuẩn như: Mua hàng; Bán hàng; Nhập-xuất tồn thì còn có những quy trình đặc thù từng ngành nghề ví dụ:
- Quy trình bán hàng thì chia ra làm nhiều quy trình con như:
(theo hợp đồng qua đấu thầu; theo báo giá-không có hợp đồng; theo hợp đồng nguyên tắc; theo hợp đồng ràng buộc doanh số)
Rồi làm việc với khách hàng thì có các nhóm quy trình con như: nhóm công việc rút thầu; mượn trả hàng khách hàng; theo dõi hồ sơ chứng từ thu tiền; xử lý giao-xuất hàng khách hàng.
- Mua hàng thì có các quy trình công việc liên quan đến nhà cung cấp như: (Xử lý hàng dư-thiếu-lỗi; xuất giao hàng kỹ sư)
Bán hàng:
- Bao gồm các nội dung yêu cầu chuẩn.
- Quy trình xử lý công việc khác như:
- Mượn trả hàng khách hàng;
- Theo dõi hồ sơ chứng từ thu tiền;
- Xử lý giao-xuất hàng khách hàng.
Mua hàng:
- Bao gồm các nội dung yêu cầu chuẩn.
- Quy trình xử lý công việc khác như:
- Xử lý hàng dư-thiếu-lỗi
- Xuất giao hàng cho kỹ thuật.
Kho:
Kho thì ngoài quy trình nhập xuất theo yêu cầu các phòng ban khác thì có thêm các quy trình:
- Nhập xuất nội bộ kho tự quản lý: đảo lô.date; đảo mã; quản lý theo vị trí; QR code.
- Theo dõi lịch giao hàng; kế hoạch giao hàng và cập nhập thông tin cho các phòng ban khác.
Phần 5– Gía trị của người làm trung gian-sales phần mềm: thuyết phục khách hàng về yếu tố thời điểm.
Tốc độ xử lý nhanh-bigdata không thành vấn đề; Quy trình công việc đầy đủ, liên phòng ban; Hỗ trợ bảo hành bào trì hệ thống theo năm, khi cần là có người hướng dẫn trực tiếp, dễ dàng qua hình thức 1 vs 1.
Đây chính là câu trả lời cho bài toán Chậm-Thiếu-Khó của các khách hàng sử dụng các hệ thống phần mềm ERP đóng gói hoặc các hệ thống phần mềm riêng lẻ.
Cùng review với mình một trường hợp khách hàng đang rơi vào trường hợp Châm -Thiếu- Khó để hiểu về cách mà sales phần mềm tạo ra giá trị nhé.
Khách hàng than Chậm
Giới thiệu Bravo_giúp khách hàng giải quyết bài toán Big-data
Khách hàng than Thiếu
Khách hàng than Khó sử dụng
Giới thiệu Bravo_giúp khách hàng có một nơi để chăm sóc 1 vs 1 và thuận tiện nhất.
Cụ thể, ví dụ khách hàng đưa cho mình một check list rất nhiều yêu cầu cụ thể. Một trong số đó sẽ là:
Mình trả lời cho yêu cầu này này Hình ảnh như sau:
Bước 2: In mẫu in có QR code
Bước 3 : tra cứu thông tin QR code
2/ Yêu cầu chức năng thiết kế quy trình duyệt chứng từ có cảnh báo và thông báo qua mail/ tin nhắn.
Với yêu cầu này của khách hàng, mình dùng một đoạn demo cụ thể để giới thiệu luôn cho chắc ăn.
Và cuối cùng là với những nội dung yêu cầu nào chưa rõ, mình sẽ trao đổi lại với khách hàng và trình bày hướng giải quyết bằng miệng sao cho thuyết phục khách hàng nhất.
Vâng, đây chính là cách mà sales phần mềm tạo ra giá trị cho bản thân.
Lý thuyết thì là như vậy. Tuy nhiên, việc mua và đầu tư hệ thống phần mềm ERP, đối với doanh nghiệp đôi lúc sẽ không cần phải theo giai đoạn.
Đây cũng là câu chuyện mà khách hàng khủng cuối năm 2022 mình chốt được, một công ty phân phối hóa chất-thiết bị y tế.
Đi thẳng trực tiếp từ giai đoạn 1: phần mềm riêng lẽ từng phòng ban –> giai đoạn 3: phần mềm ERP hiệu chỉnh. Vì doanh nghiệp có tiềm lực tài chính, có quyền được sử dụng các dịch vụ với chất lượng tương ứng với số tiền lớn hơn bỏ ra. Cùng một vấn đề nhưng giá trị sản phẩm mang lại cao hơn thì tương ứng chi phí cao tương ứng cũng là điều bình thường. Vậy nên là sales phần mềm ERP, đừng quá tập trung vào câu chuyện logic chuyển đổi số theo giai đoạn mà hãy đánh vào cảm xúc của khách hàng đó là: Khách hàng sẵn sàng bỏ ra chi phí cao hơn để được sử dụng dịch vụ thỏa mãn hơn: Nhanh-Đầy đủ và Dễ dàng.
