Nhà hàng-Khách sạn-Bến/ Cảng: Những hình thức đầu tư ở quê
Năm 2023 là một năm mà mình có nhiều cơ hội làm việc với các chủ đầu tư: Nhà hàng-Khách sạn. Được tiếp xúc và hiểu thêm về các mô hình đầu tư và vận hành của ngành nghề cần “Nhiều tiền” này. Để tổng kết lại, mình xin chia sẻ góc nhìn cá nhân với các mô hình sau:
I. Mô hình Chủ đầu tư-Đơn vị vận hành
- Khách sạn Park Hyatt Nha Trang của Chủ Đầu Tư A&B Group
- Khách sạn Sofitel Sài Gòn Plaza của Chủ Đầu Tư Công Ty TNHH Liên Doanh Khách Sạn Plaza
- Dự án Hồ Tràm Resort của Chủ Đầu Tư TCT Bến Thành
Với mô hình này, thường thì Đơn vị vận hành đã quen sử dụng hệ thống phần mềm PMS đặc thù. Nên đối với chủ đầu tư; rất khó để can thiệp và được chia sẻ dữ liệu chi tiết từ đơn vị vận hành.
Trong trường hợp, chủ đầu tư là mô hình tập đoàn, vận hành nhiều mảng kinh doanh/ nhiều công ty con khác nhau. Thì Bravo có thể cung cấp phần mềm kế toán cho từng dự án chủ đầu tư bỏ vốn đầu tư. Dĩ nhiên dữ liệu gốc vẫn phát sinh từ phần mềm PMS của đơn vị vận hành. Do đó, cần có chức năng kết nối nhận dữ liệu từ phần mềm PMS để nhận dữ liệu (liên quan đến kế toán) từ phần mềm PMS sang (ví dụ: Smile; Opera; VinHMS…). Ví dụ:
CHI TIẾT NGHIỆP VỤ TÍCH HỢP:
- Danh mục khách hàng
- Danh mục vật tư, sản phẩm
- Danh mục đơn vị tính
- Danh mục loại giao dịch
- Các thông tin hạch toán khác: bộ phận, nhóm sản phẩm-dịch vụ, khoản mục
- Phiếu nhập mua
- Phiếu nhập, xuất kho
- Phiếu đặt cọc
- Hóa đơn bán hàng (Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm PMS)
- Phiếu thu/ Báo có
- Phiếu chi/ Báo nợ
- Hạch toán khác: Phiếu kế toán khác.
- Khấu hao tài sản/CCDC
- Thông tin thống kê quản trị liên quan chỉ số hoạt động: ví dụ tỷ lệ lấp đầy buồng phòng.
- …
Ghi chú:
- Phạm vi nghiệp vụ tích hợp sẽ tương tự như đang thực hiện với phần mềm PMS
- Không bao gồm chức năng tích hợp Hóa đơn điện tử (việc tích hợp để phát hành hóa đơn điện tử sẽ thực hiện trên phần mềm PMS )
II. Mô hình Hợp tác Công-Tư
- Cụm cảng Cái Mép -Thị Vải/ Cảng Quốc Tế Tân Cảng Cái Mép (TCIT)_những thông tin góp nhặt được từ cuốn sách của tác giả Đặng Dương: Cảng Biển và Logistics_Nhìn lại một hành trình.
- ACV Cảng hàng không Quốc tế Vinh– Chi nhánh Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam -CTCP/ Công ty CP Nhà Ga Quốc tế Cam Ranh. (Cảng hàng không là khu vực xác định, bao gồm sân bay, nhà ga và trang bị, thiết bị, công trình cần thiết khác được sử dụng cho tàu bay đi, đến và thực hiện vận chuyển hàng không.)
Trọng tâm của những mô hình này dưới góc độ nhu cầu phần mềm quản trị cũng là: Quản lý Vật tư/Tài sản/CCDC; Dĩ nhiên là phải có Tài chính kế toán. Đồng thời là chức năng kết nối nhận dữ liệu từ phần mềm Quản lý dịch vụ (để ghi nhận doanh thu; chi phí trực tiếp). Ví dụ phần mềm quản lý chuyến bay AMS; phần mềm quản lý dịch vụ cảng.
III. Mô hình tự đầu tư-tự vận hành
Và tiếp theo là mô hình tự đầu tư và vận hành
Mô tả quy trình:
- (1) Bộ phận kinh doanh nhận các đặt phòng, đặt dịch vụ, các booking từ OTA và website khách sạn.
- (2) Bộ phận kinh doanh chuyển các đặt phòng, dịch vụ về bộ phận lễ tân. Tại đây, nhân viên lễ tân thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở
- (3)Trong thời gian khách lưu trú phát sinh các chi phí (Nhà hàng, Spa, Minibar, Buồng phòng). Khách thanh toán trực tiếp tại outlet hoặc chuyển bill về phòng
- (4) Kiểm toán đêm cuối ngày sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát lại hết các đặt phòng
- Kiểm tra lỗi cho tất cả các booking hiện có, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng
- Kiểm tra giá cho từng booking
- Chuyển đổi trạng thái của những booking đến ngày ngừng giữ, Due in, …
- Chuyển đổi trạng thái vệ sinh phòng
- Post các chi phí cố định, tiền phòng về phòng
- Cắt ngày và chuyển sang ngày làm việc mới
- (5) Bộ phận thu ngân thừa kế dữ liệu kiểm toán đêm để phục vụ cho các bước thanh toán trong trường hợp phát sinh
- (6) Bộ phận thu ngân theo dõi chính xác tất cả những dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn, làm cơ sở để thực hiện thanh toán nhanh chóng cho khách hàng
- (7) Thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán
- (8) Các bộ phận khác (Spa, Nhà hàng, Buồng phòng, Hội thảo) liên kết với kế toán qua chứng từ “Phiếu xuất kho”
- (9) Các bộ phận “Quản lý vật tư” và cụm “Văn phòng” liên kết với tất cả các bộ phận. Đồng thời sẽ liên kết và chuyển các chi phí về bộ phận kế toán
- (10) Bộ phận chăm sóc khách hàng
- (11) Bravo tập hợp tất cả dữ liệu của các phòng ban lên được các báo cáo cho chủ đầu tư và các nhà quản trị.
- Cung cấp cho Ban Lãnh đạo các công cụ hỗ trợ như thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại cũng như dự báo thúc đẩy khai thác công suất phòng trong tương lai, nắm bắt được tình hình tiêu thụ tức thời, quản lý doanh thu để đưa ra các quyết định kịp thời. Đồng thời cũng xác định được hiệu quả công việc của nhân viên…..
Chi tiết nghiệp vụ Quản lý Vật tư/Tài Sản/CCDC
Có một thực trạng là ở các dự án đầu tư Nhà hàng; khách sạn; Bến/cảng thì việc quản lý số liệu đang cục bộ, thông thường giải pháp: Kế toán sẽ độc lập với CRM: bao gồm Bộ phận Kinh doanh; Lễ Tân; Thu ngân; Dịch vụ_Hội thảo/Spa/Nhà hàng/Buồng phòng.
Bộ phận Nhân sự tiền lương cũng sẽ độc lập với nhóm chức năng liên quan đến Quản Lý Vật Tư: Mua hàng; Kho; Quản lý Tài sản-CCDC. Để giải quyết vấn đề đó, cần có 1 hệ thống phần mềm liên kết các phòng ban lại với nhau.
Sau đây mình sẽ trình bày chi tiết giải pháp cũng như luồng quy trình quản lý Vật tư trong doanh nghiệp Khách sạn-nhà hàng tổng hợp.
- Nhập mua tài sản/ccdc
- Theo dõi kế hoạch/ngân sách mua hàng.
- Theo dõi thông tin tài sản/ thiết bị.
- Quy trình mua hàng
- Trực tiếp
- So sánh báo giá
- Đấu thầu rút gọn
2. Đăng ký tài sản
- Tạo mã tài sản: Chức năng tạo mã tài sản từ danh mục tài sản/ccdc nhập mua.
- Bổ sung thông tin về nguyên giá; khấu hao; mục đích sử dụng…
- Thiết kế mẫu in tem; kết nối với máy in tem.
- Đính kèm tài liệu:
- Tài liệu mô tả, CO, CQ…
- Hợp đồng, hóa đơn
- Phiếu giao hàng, phiếu sửa chữa, bảo hành
- Hình ảnh (lịch sử các lần ghi nhận)
- Cập nhật biến động tài sản
- Biến động tăng: liên kết với dữ liệu các Phiếu bảo dưỡng/sữa chữa/nâng cấp
- Biến động giảm: khai báo khấu hao và chạy chức năng tự động.
3. Bàn giao, điều chuyển tài sản
- Phiếu nhập xuất thẳng/ Biên bản bàn giao tài sản/ccdc.
- Phiếu điều chuyển tài sản/ccdc.
- Thiết kế quy trình duyệt theo nhiều cấp: Lập phiếu; Đã duyệt chờ hoàn thiện; Đã hoàn thiện….
5. Kiểm kê
- Ứng dụng app mobile để kiểm kê tài sản: cập nhật hình ảnh hiện trạng sử dụng tài sản.
- Đồng bộ với dữ liệu tài sản trên bản phần mềm chính.
6. Thanh lý
- Cập nhật thanh lý, cho, tặng tài sản
- Mã tài sản
- Thời gian phát sinh
- Số lượng, giá trị, thành tiền
- Đối tượng thanh lý, cho, tặng
- Đính kèm tài liệu
7. Báo cáo theo yêu cầu
TÓM LẠI.
Ở quy mô nhỏ như các vùng quê, cũng có thể lựa chọn 1 trong 3 mô hình tương tự để đầu tư loại hình: Nhà hàng-Khách sạn. Đó là:
+ Nhượng quyền 1 mô hình đã thành công.
+ Đấu thầu để nhận đầu tư 1 dự án theo quy hoạch của ủy ban, cơ quan tỉnh
+ Tự đầu tư và vận hành cơ sở riêng. (Đây là mô hình phổ biến nhất hiện tại).
