Quản lý kế toán doanh nghiệp logistics
Bạn có đang thắc mắc về xuất khẩu 1 lô hàng từ Việt Nam đi nước ngoài. Chẳng hạn từ Cảng Cát Lái sang Cảng Newyork chẳng hạn.
Cùng xem qua 1 video mô tả chi tiết ở đây để hình dung bài toán thực tế và bộ chứng từ phát sinh:
Recap lại các bước chứng từ phát sinh khi 1 công ty xuất khẩu 1 lô hàng như sau: (nếu công ty không thuê đơn vị logistics mà tự đi làm tất cả các bước)
- Xác định CRD: Cargo Ready Date_ngày hàng hóa sẵn sàng. Dựa trên ngày này để đi hỏi các hãng tàu xem có tuyến nào phù hợp không.
- Booking hãng tàu: hãng tàu họ sẽ kiểm tra xem tàu còn chỗ để lên hàng; có còn vỏ cont hay không. Nếu có thì hãng tàu sẽ gửi lại Xác nhận đặt chỗ. Trong đó có những thông tin cho nhà xuất khẩu theo dõi như: Ngày cập cảng (ETA), ngày tàu chạy (ETD). Cảng đi-Cảng đến. Thông tin tàu. Loại cont.
- Dựa vào xác nhận đặt chỗ này. Doanh nghiệp xuất khẩu tiếp tục đi thuê dịch vụ vận tải nội địa để lấy cont đóng hàng từ Cảng về Kho nhà máy để đóng hàng. Sau đó lại chuyển hàng sau khi đóng hàng xong ra Cảng. Lưu ý là tính toán như thế nào để hàng tới cảng vào buổi sáng. Để chiều đi làm tờ khai (Hải Quan) và kiểm dịch thực vật (Kiểm dịch).
- Tiếp theo là Mở tờ khai hải quan online và Làm bản đăng ký online xin giấy phép kiểm dịch (Phải có số Cont; số chì). Sau khi kiểm dịch xong Bên kiểm dịch sẽ cấp: Chứng thư kiểm dịch cho lô hàng. Có chứng thư kiểm dịch rồi thì đi thông quan hàng hóa và được cấp phép thông quan.
- Bước tiếp theo Hạ cont. (xuống đúng terminal trên Booking)
- Tiếp theo là Làm Vận đơn: làm Shipping instruction cho Hãng tàu.
- Mua bảo hiểm cho đơn hàng. Các đơn vị bảo hiểm làm rất nhanh, confirm trong ngày luôn.
- Tiến hành làm CO. Lưu ý là nên chờ ngày tàu chạy rồi mới làm CO. Ví dụ ngày hôm nay tàu Depart thì hôm sau mới làm CO. Vì CO cần thể hiện ngày tàu chạy. Nên làm sau để tránh bị sai thông tin. (Ví dụ tàu bị delay chẳng hạn).
- Tổng hợp chứng từ và chuyển cho khách hàng để thu tiền:
CO/ Bảo hiểm/ Giấy phép kiểm dịch/ Vận đơn.
- Thanh toán tiền cho các bên:
Chi phí cho các bên logistics theo Bill tổng hợp.
Chi phí ở Cảng.
Cùng xem qua chi tiết hơn quy trình giao 1 lô hàng nhìn từ góc độ đơn vị giao hàng/ công ty logistics
1. Công ty Logistics thì quy trình vận hành như thế nào ?
Trước tiên, hãy đặt câu hỏi, tại sao các công ty trong ngành Logistics lại phải sử dụng phần mềm kế toán Bravo, chứ không phải là phần mềm kế toán Misa.
Ngành dịch vụ nói chung và dịch vụ Logistics nói riêng chịu tác động tích cực từ thương mại điện tử cả nội địa và toàn cầu. Khái niệm GMV (Gross merchandise value) = Tổng Giá trị của tất cả các đơn hàng ở tất cả các tình trạng giao hàng, là một khái niệm xuyên suốt từ ngành thương mại điện tử đến ngành Logistics.
GMV ngày càng tăng nhanh, xuất phát từ đầu thương mại điện tử, đã ảnh hưởng tích cực đến các ngành công nghiệp phụ trợ, trong đó có ngành logistics. Mình đã có một bài viết chia sẻ về sàn giao dịch sản phẩm tài chính.
Bản chất, các sàn giao dịch thương mại điện tử đều cần một phần mềm kế toán như Bravo.
Trong bài viết này, mình sẽ đề cập thêm đến mô hình quản lý kế toán cho các công ty Logistics và đặc thù lý do vì sao các công ty này càn phần mềm Kế toán viết riêng chứ không phải phần mềm kế toán đóng gói như Misa.
Sau đây là tổng hợp yêu cầu và năng lực triển khai của Bravo trong ngành Logistics này:
2. Mô hình kết nối
THÁI SƠN SOFT
(ECUS)
+Khai báo hải quan
SOFTEK
(F.A.S.T.P.R.O)
+ Sales
+ Service (Air/ Sea_Import-Export)
+ Asset Management (Truck/Cont)
BRAVO
(BRAVO 8 R3)
+ Kế toán quản trị
+ Kết nối dữ liệu
2.1 Quản lý kinh doanh
- Thông tin chung về khách hàng:
- Phân loại khách hàng:
- Thông tin về các nhân sự của khách hàng:
- Quản lý các giao dịch với khách hàng:
- Thông tin về hàng hóa của khách hàng:
-
- Cập nhật và lưu trữ các thông tin về các nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của khách hàng: khách hàng cần những sản phẩm gì, dịch vụ gì; hiện đã sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của những nhà cung cấp nào và tình trạng sử dụng như thế nào. Theo dõi các dự án, kế hoạch book hàng của khách hàng gồm: khách hàng dự kiến book sản phẩm, dịch vụ gì; kinh phí dự kiến là bao nhiêu; khoảng thời gian nào sẽ book v.v…
-
Quản lý cơ hội:
-
- Cập nhật các thông tin: ngày dự kiến có lô hàng, xuất/ nhập/ logistics … doanh thu dự kiến, lợi nhuận dự kiến.
-
Bảng hệ thống giá mua (cước Air/Sea):
-
- Xây dựng bảng hệ thống giá mua của các hãng tàu/co-loader làm cơ sở để cho các bộ phận sales tham khảo, tạo bảng chào giá. Phần mềm hỗ trợ các chức năng gồm: tìm kiếm (search) dữ liệu, nhắc nhở hết hạn …
-
Bảng chào giá (Air/Sea/Trucking/Logistics):
-
- Phần mềm cung cấp các chức năng tạo bảng chào giá dễ dàng, in ra các bảng chào giá, đầy đủ thông tin và thẩm mỹ, quản lý các bảng chào giá đồng thời đánh giá mức độ thành công của một báo giá ….
-
Service Inquiry:
-
- Cho phép sales gửi yêu cầu cụ thể về lô hàng đến bộ phận cung cấp dịch vụ (pricing). Bộ phận cung cấp dịch vụ sẽ nhận yêu cầu tự động trong hệ thống với chức năng tiếp nhận hoặc từ chối yêu cầu. Chức năng này nếu được tiếp nhận sẽ tự động link với bảng chào giá.
-
Internal Booking Request Management:
-
- Chức năng cho phép sales gửi thông tin lô hàng đến bộ phận quản lý hàng (Sea/Air/Logistics/Trucking) để thực hiện mở file có chế độ thông báo có yêu cầu mới đến người tiếp nhận và yêu cầu đã được xử lý cho người gửi.
2.2 Quản lý cung cấp dịch vụ
- Chức năng kiểm tra và duyệt lô hàng của bộ phận kinh doanh tạo: chủ yếu là duyệt giá và yêu cầu.
- Duyệt lô hàng xong trả lại cho kinh doanh. Kinh doanh mới tiến hành internal booking.
2.3 Quản lý hàng Sea
SEA EXPORT (FCL/LCL)
Tạo và quản lý các lô hàng SEA xuất :
- Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: Booking Note, H-B/L, Shipping Instruction (SI), Manifest, Loading conform, Pre-alert, Telex Release, P/L Sheet, Shipment Cover Page…
- Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
- Đặc biệt chức năng tạo các H-B/L thực xuất không làm ảnh hưởng đến dữ liệu H-B/L chính, hiển thị cước phí, các khoản phí khác và các thông tin khác trên H-B/L linh hoạt phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng …
SEA EXPORT
Tạo và quản lý các lô hàng SEA consol có thêm các tính năng sau:
- In biên bản đóng container tại các bãi, chuyển đổi qua lại các booking giữa các lô hàng consol với nhau (nhằm tạo thuận lợi trong việc giúp người quản lý cont consol có thể thêm các booking từ các lô hàng khác vào cont consol còn thiếu cũng như bỏ ra các booking thừa …)
- Chức năng nhập giá cost rất thuận lợi và nhanh chóng cho các Booking (chỉ nhập một lần, hệ thống sẽ tự tính giá cost cho các Booking trong shipment theo CBM, các đơn vị tính khác) nhằm tính profit cho từng nhân viên sales có tham gia trong cont consol
- Chức năng tạo debit/credit (Freight Manifest) cho các đối tác, đại lý nhanh chóng, gọn gàng và chuyện nghiệp.
SEA IMPORT (FCL/LCL)
Tạo và quản lý các lô hàng SEA IMPORT :
- Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: Arrival Notice, D/O, Authorized Letter (giấy ủy quyền), Cargo Manifest, P/L Sheet, Shipment Cover Page…
- Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
- Đặc biệt chức năng quản lý giao nhận chứng từ, nhận hàng chuyên nghiệp, ghi nhận thời gian người sử dụng phát hành lệnh giao hàng, gửi giấy báo nhận hàng …
- Xuất E-manifest theo chuẩn của Hải quan.
SEA IMPORT (CONSOL)
Tạo và quản lý các lô hàng SEA nhập CONSOL :
- Chức năng nhập giá cost rất thuận lợi và nhanh chóng cho các H-B/L (chỉ nhập một lần, hệ thống sẽ tự tính giá cost cho các H-B/L trong shipment theo CBM, các đơn vị tính khác) nhằm tính profit cho từng nhân viên sales có tham gia trong cont consol.
- Chức năng tạo debit/credit (Freight Manifest) cho các đối tác, đại lý nhanh chóng, gọn gàng và chuyện nghiệp.
- Xuất E-manifest theo chuẩn của Hải quan.
Các giải pháp truyền nhận dữ liệu với hãng tàu.
2.4 Quản lý logistics
Tạo và quản lý các lô hàng giao nhận (làm thủ tục hải quan …)
- Đối với các lô hàng có sử dụng các dịch vụ Air (Import & Export), Sea (FCL/LCL/CONSOL – Import & Export) sẽ sử dụng dịch vụ làm giao nhận (logistics) dưới dạng file attached trong các lô hàng đó hoặc tạo một lô hàng logistics có liên kết, riêng đối với các lô hàng chỉ có dịch vụ giao nhận sẽ tạo riêng và quản lý riêng trong phân hệ dành cho chức năng quản lý hàng giao nhận.
- Đặc biệt phần mềm cung cấp giải pháp quản lý nhân viên hiện trường rất chặt chẽ, khi có phát sinh dịch vụ giao nhận nhân viên chứng từ hoặc nhân viên quản lý lô hàng có làm giao nhận sẽ tạo phiếu yêu cầu dịch vụ giao nhận và gửi đến bộ phận giao nhận (hệ thống sẽ tự gửi đến nhân viên được chỉ định, và sẽ phản hồi lại người gửi kết quả phiếu yêu cầu có được chấp nhận hay không).
- Sau khi nhân viên bộ phận giao nhận tiếp nhận tiếp nhận phiếu yêu cầu (có thể chấp nhận hoặc từ chối), trường hợp nếu chấp nhận phiếu yêu cầu thì nhân viên đó sẽ chỉ định (phân luồng) cho nhân viên hiện trường nào xử lý, nhân viên được chỉ định xử lý sẽ vào hệ thống tạm ứng tiền (phiếu tạo ứng sẽ được các Trưởng bộ phận – Kế toán – Giám đốc duyệt) và đi làm hàng.
-
Sau khi làm hàng xong, nhân viên xử lý sẽ vào lại hệ thống và làm phiếu đề nghị thanh toán (thông qua các Đại diện bộ phận nêu trên duyệt thanh toán).
- Sau khi phí giải chi được duyệt thì các chi tiết giải chi sẽ được tự động đưa vào làm chi phí của lô hàng.
- Điểm đặc biệt ở đây là việc quản lý các phí chi hộ, người giải chi sẽ ghi rõ chi phí nào là dạng chi hộ và sau khi được duyệt hệ thống cũng sẽ tự động debit (thu lại) khách hàng khoản đã chi hộ đó. Hệ thống có chức năng quản lý tạm ứng/thanh toán, công nợ của các nhân viên tạm ứng thanh toán, thời hạn tạm ứng/thanh toán …
Kế thừa dữ liệu từ phần mềm Thái Sơn
- Phần mềm có chức năng cho phép bộ phận chứng từ logisitics lấy dữ liệu các tờ khai đã nhập từ phần mềm Thái Sơn rất tiện lợi và nhanh chóng mà không cần phải nhập lại.
2.6 Quản lý tài sản:
INLAND TRUCKING
Hỗ trợ in Trucking-Bill, các mẫu biểu báo cáo về sản lượng theo từng xe.
Quản lý các lô hàng vận chuyển (xe container/xe tải), quản lý từng chuyến hàng, lợi nhuận từng
chuyến hàng được tính như sau:
- Giá bán – (chi phí + các khoản phải trả khác (xe thuê ngoài, công an, cầu đường bốc xếp, các chi phí được khấu hao của xe vận chuyển)).
- Giá bán có thể được nhập tự động từ bảng báo giá cho khách hàng theo tuyến (quãng đường), các chi phí phát sinh khác …
CONTAINER MANAGEMENT
- Quản lý chi phí lưu cont cho hàng nhập. Chi phí sẽ được tự động cập nhật dựa theo cài đặt của người quản lý (Dem, Det, Tariff…).
- Chức năng quản lý trạng thái và lịch sử Container
WAREHOUSE MANAGEMENT
- Quản lý chi phí lưu kho. Chi phí sẽ được tự động cập nhật dựa theo cài đặt của người quản lý (Dem, Det, Tariff…).
- Chức năng quản lý trạng thái và lịch sử Kho
CÁC DỊCH VỤ KHÁC
3. GIẢI PHÁP CỦA BRAVO:
+ Kế toán cho doanh nghiệp dịch vụ, hạch toán lên lãi lỗ theo từng job.
Đây cũng là hai lý do vì sao nên dùng phần mềm kế toán viết riêng cho các doanh nghiệp ngành Logistics:
- Bài toán kết nối dữ liệu và tự động tạo chứng từ kế toán.
- Kế toán quản trị, hạch toán theo đặc thù ngành chuyên sâu:
+ Theo dõi hạn mức nợ, công nợ khách hàng, bảng giá bán, chiết khấu bán hàng.
+ Theo dõi hạn mức nợ, công nợ NCC, bảng giá mua, chiết khấu mua hàng.
+ Lãi lỗ theo job, bộ phận, loại hình dịch vụ.
Hãy cùng tìm hiểu với mình để xem thêm chi tiết nhé.
P/S: Liên hệ trực tiếp với mình để trao đổi thêm thông tin về giải pháp nhé:
📗 Nguyễn Dương Thái – Website: http://thainguyenduong.digital/
📞 Tel: 090 1479147