Hai mô hình quản lý công nợ
Tình hình là team được bàn giao một dự án cũ khách hàng đã ký hợp đồng và triển khai cho 1 công ty. Nay muốn mở rộng cho công ty tiếp theo. Tuy nhiên, không đơn giản là copy chương trình cũ cho đơn vị mới. Mà còn là những yêu cầu, góp ý điều chỉnh cả về tính năng sản phẩm và con người/ quy trình, khi mà đối tác mới bên phía khách hàng là nhân sự mới. Nhân sự cũ gần như đã nghỉ hết.
Phần 1 – Ký kế toán khó hơn ký ERP
Ngẫm lại mới thấy đúng: “Ký kế toán khó hơn ký ERP”.
Đầu đuôi câu chuyện như sau. Xuất phát từ yêu cầu của khách hàng, Bravo đã tư vấn và lên giải pháp để thực hiện (cho dự án cũ). Cụ thể:
Yêu cầu theo dõi công nợ hợp đồng bán và thanh toán NCC. Cụ thể như sau:
- Theo dõi Sản phẩm chuyển nhượng:
- Hiện tại: theo dõi riêng file excel khách hàng–> Yêu cầu theo dõi theo lịch sử chuyển nhượng theo mã căn –> Hợp đồng chuyển nhượng
- Theo dõi hợp đồng:
- Hợp đồng nhà cung cấp, phụ lục phát sinh.
- Hợp đồng bán hàng. Chi tiết có các thông tin điều khoản thanh toán.
- Báo cáo theo dõi lịch thanh toán theo hợp đồng/ phương thức thanh toán.
- Công nợ theo căn
- Có một số trường hợp đặc biệt: Hủy căn; chuyển nhượng (theo dõi theo căn; mỗi căn có thể có nhiều đối tượng thanh toán)
- Mã khách hàng–> chi tiết theo đợt thanh toán.
- Các trường thông tin: ngày thanh toán theo từng đợt; lãi trả chậm; ngày thanh toán; giá trị thanh toán.
–> Sales/ Sales Admin theo dõi chung báo cáo theo dõi lịch thanh toán theo hợp đồng/ phương thức thanh toán.
- Chức năng thanh toán nợ của kế toán: link với chứng từ thanh toán theo hợp đồng/ phương thức thanh toán. (lấy từ phương thức thanh toán của từng căn)
- Theo từng dự án/ hợp đồng/ sản phẩm
|
Thông tin tính lãi quá hạn |
|
|
Ngày áp dụng |
Ngày áp dụng tính lãi |
|
% Lãi suất (Năm) |
% tính lãi |
|
Số ngày quá hạn |
Số ngày quá hạn tính lãi |
|
Nhóm dịch vụ |
Chọn nhóm dịch vụ áp dụng |
|
Ghi chú |
Thông tin ghi chú (nếu có) |
|
Thông tin nhắc nợ |
|
|
Nhóm dịch vụ |
Chọn nhóm dịch vụ áp dụng |
|
Lần thông báo |
Chọn lần thông báo: |
|
Hạn nhắc nợ (số ngày) |
Số ngày nhắc nợ |
|
Hạn thanh toán |
Hạn thanh toán |
|
Ghi chú |
Thông tin ghi chú (nếu có) |
- Thông báo thu tiền (Có theo dõi và tính lãi trả chậm)
- Thông báo thu tiền được lập nhằm mục đích lưu trữ các thông báo đã lập/in/gửi đến khách hàng liên quan đến phần tiền khách hàng cần thanh toán – mảng bất động sản.
- Chức năng hỗ trợ tạo tự động lịch thu sau khi đã khai báo hợp đồng.
- Màn hình cơ bản của “Thông báo thu tiền bán bất động sản” như sau:
|
Đã in |
Tích nếu thông báo đã in |
|
Đã gửi thư |
Tích nếu thông báo đã gửi thư |
|
Đã gửi SMS |
Tích nếu thông báo đã gửi SMS |
|
Xác nhận thanh toán |
Tích nếu đã thanh toán theo thông báo |
- Phiếu xác nhận thu
-
Phiếu xác nhận thu được lập nhằm mục đích gửi đến khách hàng thông tin xác nhận thanh toán của khách hàng theo hợp đồng bán bất động sản đã ký.Màn hình cơ bản của “Phiếu xác nhận thu – Bán bất động sản” như sau:
-
- Phiếu xác nhận chi
- Phiếu xác nhận chi được lập nhằm mục đích ghi nhận phần tiền thanh toán lại cho khách hàng trong trường hợp hoàn tiền: khách hàng thanh toán thừa, khách hàng hoàn thành thanh toán tốt được nhận ưu đãi,….
- Báo có/ Phiếu thu
- Phiếu thu tiền mặt – bán bất động sản ghi nhận hạch toán về nghiệp vụ thu tiền bằng tiền mặt theo hợp đồng bán bất động sản.
- Liên kết thông tin Mã sản phẩm; Đối tượng; Thông báo thu tiền để kế thừa nhập liệu nhanh
-
- Báo có ngân hàng – bán bất động sản ghi nhận hạch toán về nghiệp vụ thu tiền qua nhận chuyển khoản theo hợp đồng bán bất động sản.
- Liên kết thông tin Mã sản phẩm; Đối tượng; Thông báo thu tiền để kế thừa nhập liệu nhanh
Rõ ràng với đặc thù yêu cầu theo dõi dòng tiền của ngành BĐS thì mọi người cũng biết là chi tiết tới mức độ nào. Khi nào tiến độ thanh toán chia ra làm rất nhiều đợt. Nếu không có công cụ phần mềm để quản lý và hỗ trợ thì việc thống kê vào theo dõi bằng excel là rất cục bộ và khó khăn.
Tuy nhiên, muốn quản lý thì phải nhập hợp đồng lên phần mềm. Vậy quy ra câu chuyện là –> ai là người nhập.
Đương nhiên là Kinh doanh rồi.
Đúng nhưng chưa đủ. Kinh doanh là người nhập, chỉ khi đó là phần mềm cho kinh doanh, phục vụ cho việc quản lý khách hàng; cơ hội kinh doanh; xúc tiến bán hàng và bước cuối cùng là Hợp đồng. Còn nếu việc nhập hợp đồng thực hiện trên phần mềm Kế toán để cho việc phục vụ theo dõi công nợ thì thực sự không tạo nhiều động lực cho nhân viên kinh doanh.
Cũng là NVKD nên mình hiểu được “giờ mà nhập cùng lúc nhiều phần mềm thì chán là đúng rồi. Kinh doanh lo chạy số thôi đã mệt, giờ chứ nhập cho kế toán thì không nhập là đúng rồi.”
Vậy nên mới thấy: “Ký kế toán khó hơn ký ERP”
–> Khó là khó để triển khai thực tế sao cho con người của khách hàng có sự phối hợp để hệ thống phần mềm kế toán hoạt động đúng như thiết kế và mục tiêu ban đầu.
Phần 2- Công nợ theo hóa đơn vs Công nợ theo hợp đồng
Để hiểu thêm sự khác nhau, cũng như đặc thù của việc kinh doanh sản phẩm bất động sản. Cùng so sánh để hiểu rõ sự khác nhau giữa hàng hóa/ dịch vụ thông thường và bất động sản mua bán thông qua quy trình kế toán bán hàng-theo dõi công nợ nhé.
Phần 3 – Dòng tiền_mấu chốt quản trị của doanh nghiệp BĐS
Đối với việc kiểm soát dòng tiền, cần đi theo quy trình:
Kế hoạch ngân sách –> Kế hoạch doanh thu/ Chi phí –> Hợp đồng mua/ bán (có chi tiết thông tin về điều khoản thanh toán theo từng lần: dự kiến ngày và giá trị) –> Báo cáo/ dự báo kế hoạch thu/ chi –> Thông báo thu nợ/ Biên bản đối chiếu công nợ –> Phiếu thu/ Phiếu chi –> Báo cáo tổng hợp công nợ theo hđ (chi tiết theo đợt thanh toán ) / Báo cáo tổng hợp thu chi.
Cùng xem video demo cụ thể để nắm chi tiết hơn nhé.