Oflanre_Góc nhìn và hướng giải pháp
Oflanre_ là một công ty mà mình ngẫu nhiên tìm kiếm được. Điển hình cho một công ty quy mô vừa Hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối/ bán lẻ mỹ phẩm và sản phẩm chăm sóc sức khỏe.
Sau đây, mình đã tìm hiểu nhanh thông qua trang Instagram để giả định nhu cầu và đưa ra một giải pháp phần mềm quản trị tổng thể cho doanh nghiệp này.
Một số thông tin tổng quan như: Sản phẩm: Beauty: chăm sóc gia + mỹ phẩm và Health care. Thương hiệu: Troubless..Kênh bán hàng là cả Bán buôn (wholesales) và bán lẻ (retails). Với đặc thù sản phẩm và kênh bán hàng như vậy. Có thể, công ty đang cần quản lý các phòng ban với tiêu chí như sau:
Với những nhu cầu giả định như trên. Mình xin đề xuất triển khai phần mềm với mô hình liên kết dữ liệu như sau:
Chi tiết giải pháp mời mọi người tham khảo và tải tài liệu tại đây.
Giải Pháp Phần Mềm Quản Lý Nhập Khẩu Và Phân Phối Bán Lẻ Mỹ Phẩm
Đặc thù quản lý mua hàng nhập khẩu
Bill of Lading (B/L)_Vận đơn đường biển là chứng từ do người chuyên chở phát hành để xác nhận việc nhận lô hàng để vận chuyển bằng đường biển. Thông tin chi tiết bao gồm:
SHIPPER/CONSIGNOR/SENDER : Người gửi hàng, thường là bên bán.
SHIPPING COMPANY : Công ty vận tải biển.
CONSIGNEE : Người có quyền nhận hàng hóa.
B/L NO : Đượcviết tắt Bill of lading No, còn gọi là số vận đơn.
FILE NO : Số lô hàng.
TRACKING NO : Số vận chuyển.
BOOKING NO : Số chỗ lô hàng trên tàu.
EXPORT REFERENCE: Giấy phép xuất khẩu.
FORWARDING AGENT : Đại lý forwader.
NOTIFY PARTY : Bên nhận thông báo
FOR DILIVERY APPLY TO : Nơi lấy D/O đầu nhập.
VESSEL AND VOYAGE NO : Tên con tàu và số hiệu con tàu.
PORT OF LADING : Cảng bốc hàng lên tàu.
PORT OF DISCHARGE : Cảng dở hàng.
PLACE OF DELIVERY : Cảng trả hàng cho người nhận hàng.
TYPE OF MOVE : Phương thức vận chuyển.
NUBER OF PACKAGES : Số kiện hàng.
DESCRIPTION OF PACKAGES AND GOODS : Mô tả hàng hóa.
GROSS WEIGHT : Trọng lượng bao gồm cả bao bì.
NET WEIGT : Trọng lượng tịnh.
VOLUME : Sản lượng.
Seal niêm phong (hay còn được gọi là khóa niêm phong, kẹp chì nhựa) là một loại dụng cụ chuyên dùng để niêm phong, bảo mật hàng hóa.
HS Code là mã số của hàng hóa xuất nhập khẩu được quy định theo Hệ thống phân loại hàng hóa do Tổ chức Hải quan thế giới phát hành có tên là “Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa” (HS – Harmonized Commodity Description and Coding System).
Hiện nay Việt Nam áp dụng mã HS với hàng hóa là 8 số
I/ Quản lý tài chính-kế toán:
- Kế toán bán hàng:
+ Quản lý bảng giá bán theo công thức: giá mua + chi phí vận chuyển + thuế + hải quan + …+ lợi nhuận mong muốn.
Trên phần mềm Bravo: Chức năng tạo bảng giá. Có thể tùy chỉnh tạo nhiều loại bảng giá cho từng nhóm đối tượng khác nhau.
Bảng giá bán buôn
Bảng giá bán lẻ
+ Theo dõi đơn hàng bán.
+ Xuất hóa đơn điện tử.
+ Theo dõi công nợ bán hàng:
- Bán buôn: theo đối tượng, chi tiết theo hóa đơn.
- Bán lẻ: theo đối tượng trung gian (sàn thương mại/ nhân viên bán lẻ)
Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán theo nhân viên
Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán
Chi tiết theo từng hóa đơn
+ Theo dõi chiết khấu (nếu có)
Xây dựng chính sách chiết khấu/ khuyến mãi bán buôn
Loại 1: Chiết khấu trực tiếp theo từng đơn hàng
Loại 2: Chiết khấu cuối kỳ.
2. Kế toán mua hàng:
+ Theo dõi đơn hàng mua
+ Theo dõi công nợ mua hàng
+ Phân bổ chi phí mua hàng:
- Chi phí vận chuyển
- Thuế
- Hải quan
Trên phần mềm Bravo:
Chi tiết lấy từ dữ liệu các chứng từ:
- Phiếu nhập khẩu/ Phiếu nhập mua (có form khai báo các loại Thuế)
- Chi phí mua hàng
Bảng tổng hợp giá trị mua hàng hóa
II/ Quản lý kho:
+ Theo dõi kho theo mã vật tư:
- Nhóm hàng hóa: Beauty/ Skincare/ Health care
- Chi tiết nhiều cấp:
Beauty –> Son; Phấn mắt; ….
Skincare –> Mặt nạ; Lotion; Tonner; …..
Hãng –> Troubless; Grace by Re:cell….
Cập nhật thông tin vật tư hàng hóa.
Đính kèm hình ảnh, nhiều hệ số quy đổi
Thông tin mã vạch, size, màu sắc
Danh sách nhà cung cấp
+ Theo dõi nhập-xuất tồn kho theo Lô, date.
+ Theo dõi nhập-xuất tồn kho theo vị trí, sức chứa. Scan barcode vị trí để theo dõi các thông tin sau:
- Số lượng
- Trọng lượng
- Thể tích
- Ngày hết hạn
+ Theo dõi nhập-xuất tồn kho theo kho:
- Kho bán buôn
- Kho bán lẻ
- Kho sàn
III/ Quản lý nhân sự-lương
Một số thông tin cần trao đổi với khách hàng như:
- Quản lý thông tin nhân viên:
+ Bao nhiêu nhân sự
+ Chi tiết các trường thông tin đang theo dõi theo từng nhân viên là gì ? Nếu không có gì đặc biệt có thể dùng template chuẩn.
- Chấm công:
+ Dữ liệu chấm công:
- Nhận dữ liệu từ file excel. Hay kết nối máy chấm công.
- Số ca làm việc.
- Quy định đi trễ về sớm.
- Đánh giá hiệu quả công việc
+ Tiêu chí đánh giá / Cách đánh giá / Kỳ đánh giá/ Ai là người đánh giá
+ Có cần theo dõi công việc hàng ngày của nhân viên hay không? Nếu có, thì cần theo dõi công việc của những bộ phận nào? KPI hay OKR của từng vị trí công việc là gì?
- Tính lương:
+ Có bao nhiêu loại lương? Ví dụ: Lương văn phòng; Lương kinh doanh; Lương khoán….
+ Công thức tính lương của từng loại lương là gì?
Tham khảo tổng quan giải pháp quản lý nhân sự-lương tại đây:
Ngoài Phần Mềm Viết Theo Yêu Cầu Thì Còn Có Những Lựa Chọn Nào Khác?
Anh/ chị có đang băn khoăn với những câu hỏi như dưới đây về phần mềm quản lý bán hàng của công ty mình? Vi dụ:
- Với yêu cầu quản lý bán buôn thì việc dùng Kế toán có thể nhập liệu được luôn cho bộ phận Sales/ Admin hay không. Vì Sales/ Admin có nhu cầu quản lý tối thiểu chỉ là theo dõi Đơn hàng bán/ hợp đồng bán ?
- Bán lẻ POS thì sao, có tích hợp được chung trên cùng hệ thống Kế toán và Bán buôn không?
- Còn nếu bán và xử lý đơn hàng online thì nên có nền tảng quản lý bán hàng online riêng hay lại phải tích hợp?
Hiện tại, với các kênh bán hàng số 2-3 thì Kios Việt hay các phần mềm POS thông dụng đang làm rất tốt trong bộ giải pháp Online to Offline.
Hoặc như Misa, ngoài chuyên kế toán cũng có giải pháp để giải quyết nhu cầu trên: đó là eShop POS: cung cấp giải pháp vừa bán lẻ offline vừa bán lẻ online. Nếu cần bán buôn thì có thể dùng luôn Misa Kế toán.Bán hàng phân phối thì Misa cũng có giải pháp Misa CRM (tương tự DMS).
Sẵn tiện tìm hiểu về vấn đề: Online to Offline. Mình Cũng Thử So Sánh Giải Pháp Của Phần Mềm Đóng Gói Và Phần Mềm Viết Theo Yêu Cầu.
A. Tính tăng
- Về giải pháp Bravo_mình đã có có một bài phân tích: Bán hàng đa kênh tại đây.
Mời mọi người tham khảo Video tại đây.
- Giải pháp của Misa làm ví dụ: bao gồm eShop POS và Nghiệp vụ CSKH LOMAS
Điểm nội bật của Misa eshop POS
- Tất cả các gói phần mềm của eShop POS đều không mất phí khởi tạo, miễn phí cập nhật, nâng cấp tính năng.
- eShop POS cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết từng hình thức bán hàng (tại cửa hàng, giao hàng, thu nợ,…). Anh chị chủ cửa hàng, doanh nghiệp theo dõi được tồn kho hàng hóa dưới mức tối thiểu, điều chuyển hàng hóa giữa các kho và các chi nhánh, tồn kho theo lô, hạn sử dụng, cận date.
- eShop POS kết nối với meInvoice xuất hóa đơn điện tử cho khách mua hàng.
- Liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán (MISA SME, MISA AMIS ACT, SME Cloud) chuyển chứng từ nhanh chóng rất phù hơp với hình thức kinh doanh doanh nghiệp, quy mô chuỗi cửa hàng
- MISA eShop POS có kết nối cửa hàng với các kênh bán hàng, sàn TMĐT như Shopee, Lazada…
- Đối với kênh bán hàng fanpage Facebook, eShop POS giúp quản lý nhiều fanpage cùng lúc, tiếp nhận và trả lời tức thì các commment và inbox của khách hàng. Tự động chốt đơn livestream bán hàng, in bill tiết kiệm thời gian, hạn chế tình trạng sót đơn.
- eShop POS kết nối dễ dàng với mọi thiết bị bán hàng giúp cho việc bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn:
- Máy POS mini quét mã vạch, tính tiền, in hóa đơn trực tiếp trên 1 thiết bị duy nhất, không tốn kém nhiều chi phí.
- Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop có nhiều mức giá khác nhau, tuỳ thuộc vào các gói sản phẩm tính năng. Cụ thể:
+ Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop POS – Starter: 199.000 vnđ/tháng/chi nhánh
+ Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop POS – Standard: 299.000 vnđ/tháng/chi nhánh
+ Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop POS – Professional: 499.000 vnđ/tháng/chi nhánh
+ Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop POS – Enterprise: 599.000 vnđ/tháng/chi nhánh
Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng LOMAS: 399.000 VNĐ/Chi nhánh/Tháng
- Không giới hạn người dùng
- Quản lý thông tin khách hàng tập trung trên tất cả các kênh: Tại cửa hàng, Facebook/Zalo,…
- Quản lý thẻ thành viên điện tử: tích điểm, đổi điểm, tặng mã ưu đãi cho khách,… tiết kiệm chi phí in ấn thẻ cứng gửi SMS
- Tự động hóa quy trình chăm sóc và bán hàng với kho kịch bản đa dạng, cá nhân hóa theo từng khách hàng
- Báo cáo: hành vi và hiệu quả chăm sóc khách hàng
B.Chi phí
Việc so sánh chi phí giữa 2 phân khúc khác nhau là khá khập khiễng, nên đưa chung về 1 tiêu chuẩn để so sánh.
|
|
Eshop/ Misa Amis |
Phần mềm viết theo yêu cầu |
|
Sản phẩm |
eShop POS – Enterprise: 599.000 vnđ/tháng/chi nhánh Misa Amis: khoảng 4 triệu/ năm Tương ứng khoảng 10 triệu |
Không có phí license (miễn phí) |
|
Dịch vụ |
Tư vấn triển khai: 5 triệu/ ngày. Lấy mẫu số chung là 4 tháng triển khai. |
3-6 tháng đến khi nghiệm thu. Nếu vẫn tính phí tư vấn 5 triệu/ ngày. Vậy giá vốn nhân công đã là: 4 x 30 x 5 triệu = 600 triệu |
|
Total |
~ 610 triệu. |
Nên cân nhắc nếu mức giá chấp nhận được Ví dụ: 800 triệu. |
C. Khuyến nghị
- Nếu đặt lên bàn cân triển khai với lô trình thời gian hỗ trợ như nhau thì rõ ràng triển khai phần mềm viết theo yêu cầu sẽ lợi hơn. Cùng mức giá nhưng chất lượng sản phẩm phần mềm thì hơn hẳn.
- Vấn đề khác nhau lớn nhất phải chăng là dòng tiền: một bên là thuê bao; một bên là thanh toán theo tiến độ.
Do đó, việc ra quyết định phụ thuộc vào lựa chọn của chủ đầu tư đánh giá: giai đoạn này của doanh nghiệp phù hợp với giải pháp nào, với các yếu tố về: Tính năng – Quy trình nội bộ – Chi phí – Dòng tiền.
