Chuẩn bị gì khi demo phần mềm quản lý bán hàng đa kênh (2021)
NỘI DUNG
- Giới thiệu mô hình
- Công việc demo phần mềm là gì
- Bước 1: Phân tích yêu cầu của khách hàng
- Bước 2: Xây dựng cấu trúc, phạm vi và nội dung cung cấp cho khách hàng
- Bước 3: Soạn tài liệu: quy trình, giao diện phần mềm, hình ảnh báo cáo
- Bước 4: Trình bày quy trình triển khai, timeline, chi phí dự kiến
Hôm nay mình sẽ nói về nội dung: các bước chuẩn bị trước khi demo phần mềm quản lý bán hàng đa kênh cho khách hàng. Ví dụ cụ thể hôm nay là một khách hàng trong lĩnh vực phân phối, bán lẻ thực phẩm với đặc điểm là phân phối qua nhiều kênh bán hàng như: hệ thống cửa hàng bán lẻ, website và các trang thương mại điện tử của các bên thứ 3 như: Tiki, shopee, Lazada, Facebook. Anh chị bên phía khách hàng mà mình sẽ làm việc trực tiếp bao gồm: anh chị phụ trách các mảng kinh doanh và nhân sự phụ trách phần mềm, IT toàn bộ hệ thống. Dự án lần này có 2 mục tiêu chính:
- Quản lý dữ liệu tập trung: với đầu ra là các kênh bán hàng omnichanel
- Xây dựng báo cáo quản trị tức thời, tự động cho tất cả các phòng ban: bán hàng, khách hàng, kho…
-Mô hình nhập khẩu-phân phối, bán lẻ đa kênh-
Công việc demo phần mềm cho khách hàng là gì ?
Demo phần mềm cho khách hàng là bước quan trọng trong quy trình bán phần mềm, không chỉ giúp khách hàng hình dung giải pháp, cách sử dụng phần mềm mà còn là bước để khách hàng hình dung rõ hơn về quy trình triển khai phần mềm. Đồng thời có được những ý niệm cơ bản để chuẩn bị về nhân sự, tài chính và tiến độ trước khi triển khai phần mềm.
-Demo phần mềm là gì?-
Phân tích yêu cầu của khách hàng
Để chuẩn bị tốt và đúng trọng tâm cho buổi demo với khách hàng, người demo phần mềm cần trao đổi và làm rõ với khách hàng yêu cầu tiêu chuẩn đầu ra, đầu vào và hiện trạng hệ thống của khách hàng. Đặc biệt là những điểm khách hàng đang vướng mắc cần đơn vị cung cấp phần mềm tư vấn. Một trong những cách tốt nhất chính là phân tích các mẫu báo cáo hiện tại khách hàng đang sử dụng. Ví dụ, trong báo cáo phân tích quản lý bán hàng đa kênh, đánh giá hoạt động theo mã hàng ở đây, mình tiến hành phân tích và đưa ra các thông tin:
-Phân tích báo cáo khách hàng-
Báo cáo đánh giá hoạt động theo mã hàng:
- dòng_ mã hàng.
- cột_group by theo tháng: chi tiết các cột có: lượng tồn-giá trị tồn-doanh thu-lợi nhuận-lượng đặt-giá trị đặt-giá trị hàng hủy. (mua-bán-thu-chi-nhập-xuất-khác (lợi nhuận))
Dữ liệu đầu vào:
-
- Bill bán lẻ (phiên bán hàng POS và phiên bán hàng online).
- Phiếu nhập-xuất kho.
Khách hàng hỗ trợ phân tích các chỉ số: công thức tổng hợp.
- Tổng hợp các báo cáo từ các bản phần mềm MVP (bản phần mềm với những tính năng tối thiểu hoặc bản phần mềm đã triển khai thành công cho các khách hàng khác): báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo phân tích doanh số bán hàng.
Đây là logic các thông tin mình có thể phân tích được từ yêu cầu báo cáo của khách hàng. Cách này sẽ giúp người demo phần mềm tổng hợp được phạm vi, chi tiết giải pháp phần mềm cần cung cấp cho khách hàng là gì.
Xây dựng cấu trúc, phạm vi và nội dung cung cấp cho khách hàng
Ở bước này, nhiệm vụ của người demo phần mềm là tổng hợp các danh mục, phiếu chứng từ, các chức năng tổng hợp, báo cáo đã phân tích từ yêu cầu của khách hàng thành các phân hệ, chức năng trên phần mềm.
Ví dụ: tổ chức các phân hệ phục vụ yêu cầu quản lý bán hàng đa kênh và chăm sóc khách hàng như:
- Quản lý POS, Quản lý bán hàng online, Quản lý bán buôn.
- Chăm sóc khách hàng và quản lý khách hàng thành viên.
- Quản lý Kho.
- Quản lý bảo hành và chính sách khuyến mãi.
- Quản trị và tra cứu Web.
Ở bước này, việc kế thừa giải pháp đã triển khai thành công với những khách hàng cùng ngành nghề sẽ phát huy giá trị của nhà cung cấp phần mềm. Việc lựa chọn một đơn vị có kinh nghiệm và năng lực triển khai cho nhiều khách hàng thành công sẽ giúp cho khách hàng giảm thiểu rủi ro, tăng khả năng triển khai thành công dự án phần mềm. Do đó, người demo phần mềm phải huy động tất cả kinh nghiệm và lịch sử triển khai của doanh nghiệp mình để lựa chọn các tính năng và phân hệ phù hợp nhất cho từng khách hàng.
Soạn tài liệu proposals: quy trình, giao diện phần mềm, hình ảnh báo cáo
Ở bước này, bản phần mềm cho khách hàng đã dần thành hình. Quy trình, giao diện nhập liệu, các mẫu báo cáo cũng đã có sẵn. Việc bố cục tài liệu một cách dễ hiểu, dễ hình dung sẽ là tiền đề để người demo phần mềm dễ dàng truyền đạt giải pháp và trao đổi với khách hàng. Các hình thức tài liệu bao gồm: slide ppt, file pdf tài liệu và cả bản phần mềm demo live action.
Chi tiết ở đây là tài liệu giải pháp cho ví dụ đặt ra ở đầu bài, cùng video minh họa trực tiếp. Mọi người có thể tham khảo chi tiết.
Về yêu cầu quản lý bán hàng thông qua các kênh online như Website; Sàn thương mại điện tử: Shopee; Lazada; Tiktok. Căn cứ và hiện trạng hiện tại của nhiều công ty: nguồn lực đang phân bổ cho nhiều kênh bán hàng. Để tối ưu chi phí cũng như phù hợp với quy trình và con người hiện tại của quý công ty. Bravo đề xuất lộ trình triển khai “phần mềm Quản lý bán hàng đa kênh” theo từng giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Triển khai phần mềm Bravo phục vụ: Kế toán; Kho; Mở rộng theo dõi Đơn hàng mua; Đơn hàng bán.
Trong đó, đơn hàng bán (đã hoàn thiện) sẽ bao gồm:
- Đơn hàng bán sỉ
- Đơn hàng bán lẻ (người dùng có thể xuất dữ liệu ra trực tiếp từ các sàn, hoặc thông qua nền tảng xử lý đơn hàng như Haravan; Kios Việt à tập hợp dạng bảng kê và import vào phần mềm Bravo)
Lưu ý: Haravan; Kios Việt là những phần mềm phổ biến trên thị trường mà theo kinh nghiệm cá nhân, tôi đang nhận thấy sử dụng nhiều và kết nối tốt với các sàn như: Shopee; Lazada; Tiktok và các đơn vị giao hàng. Ngoài ra, quý công ty có thể tùy chọn bất kỳ đơn vị phần mềm nào khác tương tự.
Việc xuất hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện trên phần mềm Bravo, tự động và kế thừa dữ liệu từ Đơn hàng bán sỉ/ Đơn hàng bán lẻ.
Lưu ý: Đối với đơn hàng bán lẻ sẽ có nhiều trạng thái của đơn hàng:
- Đơn đặt hàng
- Xác nhận đơn hàng
- Giao hàng thành công
- Trả hàng-hoàn tiền
- Đổi hàng –> tạo Đơn đặt hàng đổi
- Hoàn thành đơn
Kế toán bán hàng sẽ thực hiện import dữ liệu đơn hàng (trạng thái phù hợp để xuất hơn đơn: ví dụ_giao hàng thành công)
Giai đoạn 2:
Trong trường hợp dữ liện bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử phát sinh lớn, công ty mở rộng thêm mô hình có Website; App mobile đặt hàng hoặc có thể mở thêm cửa hàng Bán lẻ. Cần đồng bộ tất cả dữ liệu bán lẻ một cách tự động về kế toán; hạn chế thao tác thủ công để tránh sai sót, lệch số liệu à khi đó Bravo đề xuất triển khai tính năng “Kết nối với nền tảng Haravan/ Kios Việt/ Hoặc Phần mềm khác mà quý công ty đang quản lý bán lẻ: để tự động nhận-đẩy dữ liệu về Bravo thông qua API/ Database trung gian”.
Bravo cũng đã có kinh nghiệm triển khai tính năng này cho một số đơn vị bán lẻ như:
Công ty Giày Hạnh Dung:
- Kết nối nhận dữ liệu bán hàng thương mại điện tử, website thông qua Haravan (API).
- Xử lý đơn hàng Online, cập nhật các trạng thái của đơn hàng như:
- Đơn đặt hàng bán online
- Xử lý đơn hàng online
- Bill bán hàng online hoàn thành
- Bill bán hàng online đã hủy/ trả lại
- Bill bán hàng online đã đóng
- Đơn đặt hàng đổi trả online
- Xử lý đơn hàng đổi online
- Phiếu bán hàng online đổi trả
- Theo dõi Kho trên phần mềm Bravo.
Đơn hàng bán nhận về từ các nền tảng bán hàng
Xử lý đơn hàng online (xác nhận đơn hàng; phương thức thanh toán; giao hàng)
Theo dõi các phương thức giao hàng
- Công ty Mỹ phẩm Star Hằng Lê:
- Kết nối nhận dữ liệu bán hàng thương mại điện tử, bán lẻ POS, Facebook thông qua API KIOS Việt.
- Đơn hàng được xử lý trên Kios Việt. Bravo chỉ lấy dữ liệu về để Kế toán theo dõi và xuất hóa đơn.
- Ngoài ra còn quản lý Mua hàng, Nhân sự.
- Công ty Kềm Nghĩa:
- Yêu cầu cũng tương tự Star Hằng Lê.
- Nhưng thay vì kết nối với Kios Việt, Công ty Kềm Nghĩa lựa chọn sử dụng HARAVAN theo mô hình và hình ảnh minh họa như sau:
-
- Đơn hàng Haravan khi hoàn thiện sẽ được tự động gọi API đẩy sang thành đơn hàng trên Bravo.
- Đơn hàng khi nhận vào Bravo sẽ được mặc định thêm số số thông tin kế toán như: Kho, Trung tâm, Nhân viên, Bộ phận, Khoản mục.
- Đơn hàng trên Bravo sẽ được kế thừa để tạo hóa đơn trên Bravo và tiếp tục quy trình của Phòng Kế toán.
Khai báo các thông tin kế toán sẽ mặc định theo Kênh khi nhận đơn hàng từ Haravan.
-
- Màn hình hiển thị các đơn hàng hoàn thiện được đẩy tự động từ Haravan sang Bravo.
- Dữ liệu đảm bảo giữ đúng các thông tin Haravan truyền sang, cộng thêm có bổ sung mặc 1 số thông tin kế toán mặc định (không có trên Haravan).
-
- Các hóa đơn được nhận từ kênh bán hàng Thương mại điện tử (TMĐT).
- Khi nhập liệu, có thể tính năng “Chọn đơn hàng bán” để kế thừa các đơn hàng từ kênh TMĐT do Haravan đẩy sang.
-
- Báo cáo liệt kê các đơn hàng sau khi được nhận từ HRV –>BRAVO
Do đó, Bravo cam kết và rất mong nhận được đồng hành cùng quý công ty cho dự án triển khai phần mềm lần này.
Hãy liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết về cách chúng tôi có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng đa kênh. Chúng tôi rất mong được hợp tác và hỗ trợ bạn trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh.
Quy trình triển khai phần mềm, thời gian và chi phí triển khai
Khác với các phần mềm đòng gói, phần mềm viết theo yêu cầu có quy trình triển khai theo hình thức dự án. Tương tự một dự án xây dựng công trình, sẽ có những khâu liên quan đến : Khảo sát, lập kế hoạch triển khai, Kiểm soát chất lượng, Chuyển giao và nghiệm thu dự án trước khi đi vào giai đoạn bảo hành.
Tùy vào phạm vi dự án, thời gian triển khai cũng sẽ kéo dài khác nhau. Tuy nhiên, thời gian tối thiểu cũng khoảng từ 3-6 tháng kể từ lúc ký hợp đồng đến khi nghiệm thu phần mềm.
Với hai yếu tố về quy trình và thời gian triển khai như trên thì cách tính chi phí của phần mềm quản trị viết theo yêu cầu cũng sẽ khác với các phần mềm đóng gói thông thường. Mọi người có thể hình dung đây là một loại hình dịch vụ và chi phí tính theo số ngày công và độ phức tạp của dự án. Chính vì vậy chi phí trên thị trường cho một phân hệ quản lý bán hàng đa kênh trên thị trường cũng giao động trên 200 triệu cho một dự án.
Tham khảo một số đơn vị triển khai phần mềm ERP uy tín
Bài viết hôm nay của mình cũng đã dài. Nếu mọi người có yêu cầu tư vấn 1 vs 1 về mô hình kinh doanh nhập khẩu và phân phối bán lẻ tương tự ví dụ hôm nay. Mọi người có thể liên lạc với mình theo thông tin đính kèm. Mình sẽ trao đổi để tư vấn và đưa ra giải pháp chi tiết cho mọi người. Xin cám ơn mọi người.