Thử tính chi phí tự xây dựng phần mềm ERP
Phần 1- Mục tiêu
Phân tích cấu trúc chi phí để doanh nghiệp tự phát triển phần mềm quản trị nội bộ ERP theo yêu cầu của các phòng ban.
Ví dụ cụ thể là một doanh nghiệp phân phối mặt hàng điện máy thông qua kênh đại lý. Công ty có định hướng để đội ngũ IT inhouse chủ trì xây dựng hệ thống phần mềm ERP cho nội bộ. Sử dụng phần mềm open-source có sẵn trên thị trường, đội ngũ it-inhouse cùng với các nhân sự IT outsource sẽ cũng nhau xây dựng và lập trình hệ thống.
Đề bài đặt ra là quản lý nghiệp vụ các phòng ban: Kinh doanh- Kho- Kế toán -Kế hoạch ngân sách với những yêu cầu đặc thù như sau:
1. Quản lý kinh doanh:
- Phân phối đại lý, điện lạnh điện tử, máy mócà khách hàng siêu thị, đại lý.
- Hãng có rất nhiều chương trình khuyến mãi, hàng tặng. Team sales hiện tại nhận đơn hàng à admin nhắn trên group zalo à nhập lên misa để lập đơn hàngà kiểm tra thông tin : tồn kho, giá vốn, công nợ.
- Tốc độ xử lý đơn hàng hiện tại khoản 30-45 phút.
2. Quản lý hàng tồn kho:
- Quản lý tài sản, tồn kho và giá vốn.
- Thời điểm nhập và lô nhập.
3. Quản lý tài chính Kế toán :
- Kế toán Kho: tính giá vốn. có trường hợp mua hàng được có hàng tặng: ví dụ: 5 máy khoan tặng 1 máy quạt. Tồn kho tại mỗi thời điểm.
- Kế toán bán hàng: chiết khấu cho đại lý.
- Kế toán mua hàn: chiết khấu nhà cung cấp.
4. Quản lý Kế hoạch-Ngân sách:
- Báo cáo quản trị trên app điện thoại cho ban giám đốc theo dõi.
Thống nhất yêu cầu business và triển khai
1. Quản lý kinh doanh:
- Quản lý Danh mục khách hàng, đại lý
- Quản lý chính sách giá: hình thức chính sách cố định hoặc hạn mức trần-sàn.
- Quản lý chương trình bán hàng đại lý:
- Chính sách chiết khấu chung (ví dụ chiết khấu 15%), ngoài ra có trường hợp ngoại lệ- thực hiện quy trình duyệt thủ công: cấp trên trực tiếp được duyệt.
- Chương trình tặng hàng.
- Chương trình khuyến mại của hãng:
- chờ hàng của hãng giao tới rồi giao.
- xuất trước trong kho để giao rồi chờ hãng nhập về sau à ảnh hưởng đến bài toán giá vốn tồn kho.
- Quản lý Đơn hàng bán: nhân viên kinh doanh nhập trực tiếp bằng máy tính/ điện thoại.
- Quản lý công việc nhân viên với khách hàng: khi sales nhập giao dịch khi đi thị trường, nhập thông tin note để quản lý theo dõi thông tin. à quá trình chăm sóc và thông tin liên quan đến khách hàngà tập hợp theo từng khách hàng tổng hợp: lịch sử công nợ, đơn hàng, giao dịch, chăm sóc khách hàng –> Báo cáo KPI của nhân viên kinh doanh.
- Xem báo cáo tồn kho, kiểm tra công nợ (hạn thanh toán và hạn mức). Phân quyền cho nhân viên kinh doanh và quản lý : số lượng báo cáo và chi tiết các trường thông tin trong báo cáo.
- Tính hoa hồng cho nhân viên kinh doanh: khai báo chính sách đối với trường hợp có chính sách cố định hoặc bravo hỗ trợ xuất báo cáo doanh số cuối kỳ để bộ phận admin, kế toán tính toán.
- Báo cáo quản trị theo nhân viên sales.
2. Quản lý kho:
- Quản lý Danh mục lô: Nhập – Xuất theo lô à Giá vốn theo lô à Giải quyết bài toán check giá vốn để hỗ trợ Kinh doanh và Marketing lên chương trình
- Quản lý barcode: có thể dùng mã vạch của nhà sản xuất hoặc dùng mã riêng của công ty (trong trường hợp số 2 thì phải chuẩn bị thêm tem-mã).
- Kế thừa đơn hàng đã được duyệt để lập phiếu xuất kho: Kinh doanh à Quản lý à Kế toán à
- Độc lập Kho kế toán và quản lý Kho thực tế. Nhưng có tính kế thừa để đối chiếu nhau: kế toán duyệt trừ kho kế toán, khi kho xuất kho thực tế mới trừ kho thực tế.
3. Quản lý tài chính-kế toán:
- Tuổi nợ và hạn mức nợ: công nợ trực tiếp theo từng hóa đơn/ phiếu xuất kho
- Chiết khấu : có cấn trừ công nợ.
- Giá vốn theo lô
- Các chức năng kế toán khác theo quy định thông tư 200.
4. Quản lý Kế hoạch-Ngân sách:
- Lập và theo dõi kế hoạch Ngân sách công ty, phòng ban
- Duyệt chứng từ
- Theo dõi các báo cáo quản trị trên App điện thoại
Kế hoạch triển khai dự kiến
Phần 2- Chi phí xây dựng phần mềm ?
Dựa trên kế hoạch triển khai dự kiến, tiến hành phân bổ và lên ngân sách cho các hạng mục, khoản mục phí chi tiết để xây dựng phần mềm gồm:
- Phần 1- Chi phí nhân công trực tiếp (outsource)
- Phần 2- Chi phí bản quyền (công ty trực tiếp ký hợp đồng với Nhà cung cấp)
- Phần 3- Chi phí quản lý chung
- Phần 4- Chi phí truyền thông và marketing nội bộ
Chi tiết trong form sau: (thông tin mang tính chất tham khảo, đơn giá chi phí không được lấy cụ thể từ bảng giá hay nguồn của bất cứ doanh nghiệp nào).
Phần 3 – Phương pháp định giá tài sản: Phần mềm ERP?
Nội dung phần 3 này căn cứ trên phương pháp thẩm định và định giá tài sản tương tự các tài sản thông thường. Chi tiết mọi người có thể tham khảo một bài viết hướng dẫn trên cộng đồng cố vấn tài chính: VWA:
1. Định giá theo tài sản
Căn cứ vào bảng dự toán chi phí triển khai dự án phần mềm ERP dự kiến ở Phần 2. Ta có thể định giá tài sản phần mềm ERP. Làm cơ sở để hạch toán và tổng hợp chi phí thành nguyên giá của hệ thống này cũng như có thể trích khấu hao hệ thống trong những năm về sau, sau khi hệ thống nghiệm thu chính thức đi vào hoạt động.
2. Định giá theo chiết khấu dòng tiền
Mọi người có thể tham khảo bài viết kèm theo file tính excel của anh Quang Tran Vo theo link đính kèm:
3. Định giá theo thị trường
Theo phương pháp này, anh chị có thể tham khảo các doanh nghiệp cùng ngành nghề đã triển khai phần mềm ERP để tham khảo giá thị trường. Với phạm vi nội dung như ví dụ trên, chi phí giao động trong khoảng 50,000 USD. Ngoài ra, mọi người có thể liên lạc trực tiếp các nhà cung cấp uy tín trong ngành để được tư vấn và báo giá:
Mọi người có thể thử đường link tính chi phí của một đại lý Odoo tại Việt Nam ở đây để tham khảo:
Phần 4- Đặt lại vấn đề về tính thực tế nếu áp dụng cho dung nghiệp ?
Hai câu hỏi lớn đặt ra là:
1. Có tối ưu về mặt lợi ích hay không ? Từ đó, ra quyết định có nên đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm ERP hay không ?
Mọi người có thể tham khảo phương pháp số 2: Định giá theo chiết khấu dòng tiền và ROI để đưa ra quyết định
2. Khi đã quyết định đầu tư hệ thống ERP thì phương án : Tự phát triển hay nên outsource mua/ thuê đơn vị nào ?
Mọi người có thể so sánh Định giá theo phương pháp tài sản và Định giá theo thị trường để đưa ra quyết định.
Hy vọng những tư vấn trên và nội dung bài viết hỗ trợ được một phần cho mọi người trong việc ra quyết định để trả lời cho hai câu hỏi trên.