Tản mạn xuất khẩu OCOP
Phần I-Hành trình mỗi vùng miền một sản phẩm
Có khi nào bạn đặt câu hỏi: làm cách nào để đưa một sản phẩm vùng miền (ví dụ như socola làm từ cacao nguyên liệu trồng được ở khu vực Tây Nguyên và Đồng Bằng Sông Cửu Long chẳng hạn) đi xuất khẩu?
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu quy trình sản xuất trong nhà máy làm sô cô la nhé:
1. Từ vùng nguyên liệu
3. Tiến hành Rang hạt
2. Đến Thu mua hạt phơi khô và loại bỏ tạp chất
4. Rồi tách vỏ
5. Nghiền
7. Trộn Liquid
6. Nib
8. Đổ Khuôn
9.Thành phẩm
Chi tiết các công đoạn, có thể mô tả như sau:
|
Kho |
Giai đoạn |
Công việc thực hiện |
Mô tả |
|
Nguyên vật liệu thô (Raw Material) |
Nhập hạt vào kho
|
Nhập kho hạt đầu vào |
– Căn cứ thực tế mua hạt, khi hạt về đến kho, Thu mua làm hồ sơ thanh toán gửi lên kế toán, kế toán dựa vào giá mua và khối lượng để hạch toán lên phần mềm (giá mua phân ra theo các loại: AA, A, B cố định, nếu có thay đổi bên Thu mua sẽ thông báo) |
|
Chi phí vận chuyển hạt
|
– Chi phí vận chuyển hạt phát sinh, Bp. Thu mua thống kê số lượng hàng theo từng đợt vận chuyển, kế toán dựa trên khối lượng từng loại hạt được vận chuyển để phân bổ chi phí vận chuyển vào giá vốn của từng loại hạt |
||
|
Xuất hạt |
Xuất kho hạt sản xuất |
– Hằng ngày, sẽ chuyển hạt sang để bộ phận rang hạt |
|
|
Xuất kho hao hụt sau khi sàn hạt |
– Mỗi đơn hàng sau khi sàn xong sẽ cân lại, so sánh với giá trị ban đầu để trừ ra số khối lượng hạt hao hụt sau khi sàn. |
||
|
Xuất khác (Chuyển hạt cho Kho thành phẩm gửi sample, QC testing….) |
– Khách hàng hoặc do bộ phận khác order (ít xảy ra) |
||
|
Nib |
Nhập nib
|
Nhập kho từ sản xuất |
– Hạt sau khi rang sẽ chuyển sang phòng Nib để đập và sàn, từ hạt rang xong sang phòng Nib không có làm phiếu xuất kho, chỉ căn cứ dựa trên ngày đập hạt để xác định số lượng hạt sử dụng đập Nib, cuối tháng kiểm kê kho rang hạt nếu còn hạt trong máy hoặc trên sàn thì đưa vào 154. (đối chiếu lại với số xuất hạt đi).
– Hằng ngày căn cứ vào biên bản đập và sàn Nib sẽ xác định được khối lượng sản phẩm Nib hoàn thành ở công đoạn đập và sàn hạt
|
|
Nhập kho từ các kho khác |
-Trường hợp rất ít xảy ra (nhận Nib từ Sản xuất hoặc mua hàng chuyển trả |
||
|
Xuất Nib
|
Xuất Nib cho bộ phận nghiền |
– Hằng ngày căn cứ vào kế hoạch nghiền hạt, bộ phận Nib sẽ chuyển Nib ra bộ phận nghiền ghi kèm số batch. |
|
|
Xuất Nib cho các kho khác |
– Hằng ngày căn cứ vào nhu cầu của các phòng ban khác. Bộ phận Nib sẽ chuyển Nib ra bộ phận Thành phẩm ghi kèm số batch. |
||
|
Liquid |
Nhập liquid
|
Nhập kho từ sản xuất
|
– Sau khi nhận Nib theo kế hoạch, phòng nghiền sẽ sử dụng theo batch để nghiền Nib, ngoài ra sẽ phối trộn thêm bơ, đường bột cốt dừa (nếu có) và cà phê (nếu có) theo công thức. Khối lượng từng nguyên liệu được thể hiện trên phiếu nghiền hăng ngày. Liquid thành phẩm sẽ được đổ ra và lưu trữ trong từng xô, mỗi khi đủ dung tích xô thì bộ phận nghiền sẽ cân khối lượng xô cũng như theo d õi số lượng xô của từng batch để theo dõi, thông tin này thể hiện trên label từng xô |
|
Xuất liquid |
Xuất kho Liquid để đổ khuôn |
– Theo kế hoạch moding hằng ngày, bộ phận Tempering and Molding sẽ lấy liquid và ghi nhận Phiếu xuất đã sử dụng, tùy theo từng batch và từng loại hàng sẽ được xuất kho cho bộ phận nào (Ép bơ hay molding) |
|
|
Xuất liquid cho các kho khác |
– Hằng ngày căn cứ vào nhu cầu của phòng ban khác bộ phận Liquid sẽ chuyển Liquid ra bộ phận khác ghi kèm số batch. |
||
|
Xuất kho Liquid để ép bơ |
– Sử dụng để ép bơ và bột. Mỗi lần xuất Liquid để ép bơ sẽ theo dõi khối lương liquid xuất và số batch |
||
|
Xuất kho recycle để đổ khuôn |
– Theo kế hoạch moding hằng ngày, bộ phận Tempering and molding sẽ lấy Liquid recycle trộn chung với một phần recycle và ghi nhận tùy theo từng batch, hiện tại kế toán sẽ dựa vào thực tế in-out recycle sau đó net off in out thực tế để ra được số liquid recycle xuất sử dụng. |
||
|
Finished good (Thành phẩm) |
Nhập finished good |
Nhập kho thành phẩm |
– Bộ phận đổ khuôn sau khi đổ khuôn xong sẽ thực hiện gói giấy nhôm vàng và chuyển sang cho phòng đóng gói, tại đây kế toán dựa vào chứng từ chuyển sô cô la đã gói xong giấy nhôm vàng theo từng loại và từng batch để hạch toán vào thành phẩm tương ứng. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gãy vỡ của bộ phận đóng gói để xác định số lương gãy vỡ trong quá trình đóng gói, các hàng gãy vỡ này được nhập ngược vào kho liquid và xem như recycle liquid, kế toán cũng thực hiện net off giữa số chuyển sang bộ phận đóng gói với số lượng thanh gãy vỡ để xác định số lượng thực tế thành phẩm |
|
|
Nhận chuyển kho nội bộ |
– Đối với các mặt hàng sử dụng để bán cho khách hàng nội địa, sẽ sử dụng phiếu xuất kho nội bộ gửi cho bộ phận Finished good, bên Finished good theo dõi số lượng và đóng gói gửi hàng cho khách hàng |
|
|
Xuất finished good |
Xuất bán hàng |
– Sale và sản xuất thực hiện lên kế hoạch bán và giao hàng, căn cứ vào SO và Delivery Note do sale lập, bộ phận giao hàng kiểm tra và check lại, sau khi Delivery Note được duyệt bởi BP sản xuất, QC và kho, sẽ đưa Delivery Note lên cho kế toán xuất hóa đơn sau đó giao hàng. Hàng sẽ được ghi nhận xuất kho trong lúc xuất hóa đơn |
|
|
Xuất kho nội bộ |
– Tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng kênh xuất khẩu và phân phối và kế hoạch sản xuất, tương tự như xuất bán nhưng kế toán không xuất hóa đơn, chỉ ghi nhận chuyển kho hàng hóa. Lưu ý đối với Kênh phân phối cuối tháng sẽ thống kê các đơn hàng trong tháng và xuất hóa đơn 1 lần. |
||
|
Xuất Sample, xuất QC test…. |
Tương tự như xuất bán, nhưng kế toán không xuất hóa đơn mà ghi nhận vào chi phí bán hàng và ghi giảm kho. |
Mỗi sản phẩm, đặc biệt là thực phẩm đều có nguồn gốc lịch sử lâu đời.
Tìm hiểu lịch sử của một loại thực phẩm, cũng chính là cách để tìm hiểu về thị trường đầu ra của sản phẩm đó. Ví dụ như lịch sử của sô cô la, loại thực phẩm đã quá đỗi quen thuộc trên toàn thế giới. Bạn có biết Thế giới sô cô la ở các vùng miền khác nhau có nguồn gốc và câu chuyện như thế nào không? Một số cột mốc, mình xin điểm lại,sau khi đọc qua cuốn sách: “CHOCOLATE” của Ngọc Hân và Bảo Anh ở đây.
- Châu Á, đặc biệt là Indonesia là quốc gia cực kỳ nổi tiếng về ca cao. Thiên nhiên, khí hậu phù hợp tạo điều kiện để đảo quốc này là quốc gia đứng đầu châu á trong việc sản xuất hạt cacao. Nhật Bản cũng để lại nhiều ấn tượng về việc sớm du nhập và sáng tạo trong việc nhập khẩu và chế biến sô cô la.
- Tại Việt Nam, cây ca cao được du nhập từ những năm 1850 xuất phát từ thuộc địa Pháp. Thời kỳ đổi mới, Ca cao được phát triển mạnh ở 3 khu vực: Đông Nam Bộ; Tây Nguyên và Đb Sông Cửu Long. Sô cô la Marou đang là thương hiệu với câu chuyện sáng lập từ Bean to Bar được lan tỏa rộng rãi
- Cây cacao được ghi nhận xuất hiện đầu tiên, hơn 2000 năm trước công nguyên ở Châu Mỹ.
- Sau đó, cao cao và cách chế biến cacao dưới dạng sô cô la được du nhập vào Châu Âu những năm 1500 từ những cuộc phát kiến châu Mỹ của Columbus.
- Châu Phi tuy không phải là nơi khai sinh cây ca cao, nhưng thông qua các quốc gia chiếm hữu như: Pháp, Tây Ban Nha. Các đồn điền ca cao mọc lên, điển hình là Ghana và Bờ Biền Ngà, những quốc gia xuất khẩu ca cao sơ chế sản lượng số 1 thế giới. Câu chuyện về chế biến Sô cô la của các doanh nghiệp quốc nội ở đây thực sự truyền cảm hứng rất nhiều cho mình cũng như tình trạng tương tự ở Việt Nam. Các quốc gia đứng đầu chuỗi cung ứng về nguyên liệu lại không phải là quốc gia thu được thặng dư lớn nhất. Mà các thương hiệu sô cô la đều của Mỹ và Châu Âu. Ngoài vấn đề đó, câu chuyện lạm dụng sức lao động trẻ em cũng như phá hủy rừng để trồng ca cao.
Phần II-Cùng xem cách sản phẩm Socola xuất ngoại
Ngoại trừ các kênh bán hàng trong nước như: POS; Kênh GT/MT. Kênh Xuất khẩu có những đặc thù riêng biệt của nó. Về bán hàng xuất khẩu thông qua các hội chợ, triển lãm quốc tế, thông qua website có thể là một mô hình tham khảo như trong trường hợp của DH Foods ở đây: https://dhfoods.com.vn/vn/hoi-cho-trien-lam.html
Chi tiết về mặt quy trình cũng như các chức năng cần có ở một phần mềm hỗ trợ bộ phận kinh doanh của công ty xuất khẩu, thì các bước cũng tương tự như bán hàng nội địa:
|
Quy trình |
Diễn giải |
Chi tiết thông tin ghi nhận |
Bộ phận kinh doanh |
||
|
Thông tin đặt hàng từ khách hàng |
Nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng |
Phiếu ghi nhận nhu cầu của khách hàng: khi khách hàng liên hệ yêu cầu, người dùng ghi nhận thông tin: + Mã phiếu, số phiếu + Thông tin khách hàng (lấy từ danh mục khách hàng) + Mã vật tư yêu cầu + Số lượng yêu cầu + Ngày hẹn báo giá |
|
Đánh giá khách hàng |
Thu thập thông tin đánh giá khách hàng |
Phiếu đánh giá khách hàng: + Danh mục các chỉ tiêu đánh giá: tài chính, ngành nghề…. + Số điểm đánh giá từng chỉ tiêu + Số điểm trung bình |
|
Lập báo giá |
Lập báo giá gửi khách hàng Theo dõi trạng thái báo giá: Đã gửi; Đã đồng ý MOU |
Báo giá khách hàng + Số báo giá, ngày báo giá + Hỗ trợ lấy lại nhu cầu từ Phiếu ghi nhận nhu cầu khách hàng đã lập + Thời gian hiệu liệu của báo giá + Ghi chú: khi có sự thay đổi trong quá trình thương lượng, người dùng lập báo giá mới theo từng yêu cầu à Báo cáo bảng kê các báo giá đã lập + Quản lý bảng giá bán: · Thông tin sản phẩm · Gía bán từng loại sản phẩm · Thời gian áp dụng Khi lập báo giá chương trình tự động truy xuất giá bán trên bảng giá đã khai báo. Nếu có sự thay đổi người dùng tự nhập liệu thông tin giá thay đổi. + Tình trạng báo giá: đã gửi khách hàng/ đã đồng ý MOU/ đồng ý Điều khoản thanh toán. Sau khi thống nhất đàm phán giá cả, 2 bên đi đến đàm phán, ký hợp đồng |
|
Lập hợp đồng xuất khẩu |
Sau khi đã thống nhất các nội dung báo giá, ký các biên bản thỏa thuận à ký kết hợp đồng với khách hàng |
Lập hợp đồng xuất khẩu + Mã hợp đồng, ngày hợp đồng + Thông tin vận chuyển: hình thức giao nhận, thời gian, cảng giao nhận. + Thông tin thanh toán à ghi nhận thông tin các đợt thanh toán, hỗ trợ bộ phận kế toán thu tiền theo từng đợt thanh toán. + Ghi nhận thông tin số L/C |
|
Lập đơn hàng nội bộ |
Dựa trên hợp đồng xuất khẩu, lập SO trên hệ thống |
Lập đơn hàng bán nội bộ: từ hợp đồng xuất khẩu, người dùng lập đơn hàng nội bộ. Chương trình cho phép link lại dữ liệu từ hợp đồng ngoại. Thông tin quản lý bao gồm: + Mã sản phẩm + Số lượng sản phẩm + Ngày yêu cầu hàng + Ngày dự kiến giao hàng + Ghi chú: sau khi lập đơn hàng nội bộ, chuyển thông tin đơn hàng xuống nhà máy sản xuất. Nhà máy lập kế hoạch sản xuất báo lại ngày dự kiến hoàn thành sản xuất đơn hàng cho bộ phận kinh doanh à bổ sung thông tin: + Ngày đóng hàng + ETD/ETA Không quản lý kế hoạch sản xuất Báo cáo: tình hình thực hiện đơn hàng nội bộ: số lượng đơn hàng đã đặt, số lượng đã thực hiện, số lượng chưa thực hiện. Báo cáo đơn hàng nội bộ theo thời gian yêu cầu hàng. |
Bộ phận xuất nhập khẩu |
||
|
Lập hợp đồng mua hàng nội |
Sau khi thống nhất đơn hàng nội bộ, ký kết hợp đồng nội Chuyển nhà máy sản xuất |
Lập hợp đồng mua hàng nội + Số hợp đồng trùng với số hợp đồng xuất khẩu + Mã hợp đồng, ngày hợp đồng + Thông tin người bán, người mua, consignee + Thông tin theo dõi về vận chuyển, thanh toán |
|
Hóa đơn xuất khấu (CI) Packing list |
Sau khi nhà máy hoàn thành sản xuất, tiến hàng giao hàng Bộ phận sản xuất chuẩn bị thủ tục và bộ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu |
Lập hóa đơn xuất khẩu: chương trình hỗ trợ lấy lại dữ liệu từ đơn hàng xuất khẩu, thông tin quản lý bao gồm: + Số hóa đơn, ngày hóa đơn + Số hợp đồng + Thông tin người mua/ người bán + Thông tin hàng hóa + Số lượng, đơn giá, thành tiền + Báo cáo: Báo cáo thống kê hóa đơn xuất khẩu Phân tích doanh số bán hàng Lập packing list: chương trình hỗ trợ lấy lại thông tin từ hóa đơn xuất khẩu. Lưu trữ các thông tin bao gồm: + Số P/L, ngày P/L + Số hợp đồng + Thông tin người mua/ bán + Thông tin mã hàng, đơn vị tính + Số lượng, khối lượng, tổng trọng lượng (net weight) + Gros weight = net weitht + kl vỏ thùng Ghi chú: khối lượng vỏ thùng người dùng từ xác định và nhập liệu. Báo cáo thống kê Packing list. |
|
Đánh giá của khách hàng |
Ghi nhận đánh giá của khách hàng theo thời gian (giữa năm/ 1 năm) |
Phiếu đánh giá khách hàng: + Danh mục các chỉ tiêu đánh giá: công nợ, giá trị đơn hàng, thời gian-phương thức tt. + Số điểm đánh giá từng chỉ tiêu + Số điểm trung bình |
Chi tiết giải pháp phần mềm quản lý xuất khẩu tại đây.
Phần III. Phương thức xuất khẩu vốn không đồng cùng Vietgo
Mình có tham khảo qua 2 phương thức thanh toán xuất khẩu được Vietgo hướng dẫn
|
Công Ty Sản xuất |
Công ty Thương Mại |
Khách Hàng (Nhập khẩu) |
|
(Rủi ro của phương thức thanh toán TT là nếu khách hàng hủy đơn hàng thì khách hàng mất cọc, công ty thương mại không làm gì được. Cứ cho là công ty thương mại cũng hủy đơn hàng với công ty sản xuất đi. Nhưng rủi ro đẩy hết lên công ty sản xuất, đơn hàng sản xuất theo đặt hàng của khách hàng với tiêu chuẩn riêng thì khó mà bán được cho bên nào khác) |
Hình thức thanh toán TT. |
1.Khách hàng đặt hàng công ty thương mại. Ví dụ: 4 cont Gỗ. Giao tại cảng nước ngoài: Ví dụ: Cảng Busan. Giá trị hđ: 1 tỷ VNĐ Phương thức thanh toán: + ví dụ: TT_40% |
|
|
2. Công ty Thương mại đặt hàng Công ty Sản xuất. Ví dụ: 4 cont Gỗ Giá trị đặt hàng: 800 triệu Phương thức thanh toán: TT:30%. Nhận hàng thì thương lượng cho công nợ 1 tuần là tốt nhất nếu không được thì: nhận hàng chuyển 20% và 50% còn lại thì xin công nợ 1 tuần. |
|
|
|
|
3.Khách hàng đặt cọc 40% tiền hàng. Tương ứng 400 triệu. |
|
|
4.Đặt cọc 30% tương ứng 240 triệu. |
|
|
5.Công ty sản xuất giao hàng |
|
|
|
|
6.Công ty thương mại thanh toán tiếp 20%, tương ứng 160 triệu. Lấy hàng và ký hđ với công ty vận tải để vận chuyển hàng đến cảng Busan. |
|
|
|
7. Nhận hình ảnh bộ chứng từ Master Bill/ House Bill từ công ty vận tải và gửi bộ hình ảnh bộ chứng từ cho Khách hàng. Yêu cầu khách hàng thanh toán. |
|
|
|
|
8. Khách hành thanh toán 60% còn lại tương ứng 600 triệu. |
|
|
9.Công ty thương mại lấy tiền khách hàng thanh toán để trả tiền vận tải và nhận bộ chứng từ gốc: Master Bill/ House Bill. Ví dụ: 50 triệu. Chuyển phát nhanh bộ chứng từ này cho khách hàng. |
|
|
|
10.Công ty thương mại thanh toán tiền hàng còn lại cho nhà sản xuất. 50% còn lại, tương ứng với 400 triệu. |
10.Khách hàng nhận bộ chứng từ và đi nhận hàng. |
|
|
11. Chốt lại, công ty thương mại lợi nhuận nhận được là 150 tr. |
|
Công Ty Sản xuất |
Công ty Thương Mại |
Khách hàng (Nhập khẩu) |
|
|
Hình thức thanh toán LC và Liên Ngân Hàng. |
1.Khách hàng đặt hàng công ty thương mại. Ví dụ: 4 cont Gỗ. Giao tại cảng nước ngoài: Ví dụ: Cảng Busan. Giá trị hđ: 5 tỷ VNĐ Phương thức thanh toán: + ví dụ: LC (100% giá trị hđ) (không hủy ngang, trả ngay) và mở LC với 1 ngân hàng ở Hàn Quốc của khách hàng luôn (ví dụ_khách hàng là ở Hàn Quốc). Đặc biệt có Confirm LC nếu Ngân hàng Hàn Quốc không trả thì yêu cầu City Bank; UBS hoặc HSBC trả. à Phí này có thể do công ty thương mại trả luôn. Ví dụ: 150 USD |
|
|
2. Công ty Thương mại đặt hàng Công ty Sản xuất. Ví dụ: 4 cont Gỗ Giá trị đặt hàng: 4 tỷ. Đàm phán với công ty sản xuất để chọn Phương thức thanh toán: LC luôn. Và ngân hàng mở LC thì cho Công ty sản xuất chọn luôn. (thường sẽ là ngân hàng của công ty sản xuất). Ví dụ: có thể đưa ra dẫn chứng như. Gía trị đơn hàng này lớn, nếu TT thì anh TT cho em, anh hủy ngang thì em cũng khó bán được cho ai khác, do đơn hàng này là em sản xuất theo đơn hàng của anh. Còn nếu em hủy ngang thì anh cũng không có hàng để giao cho khách của anh. Nên thôi à mở LC 100% cho chắc ăn. |
|
|
|
|
3.Khách hàng gửi LC và Confirm LC đến ngân hàng của công ty thương mại; ví dụ: Vietcombank. |
|
|
4.Ngân hàng của công ty thương mại sẽ thông báo: À, có 1 LC gửi đến tài khoản của ông. Công ty thương mại rút LC đó, đem về nhà. Ví dụ phí thông báo là 33 USD. |
|
|
|
5. Công ty thương mại đem LC đó đến ngân hàng của công ty sản xuất. Ví dụ: Agribank. Yêu cầu cầm LC và mở cho công ty thương mại một Đảm bảo thanh toán cho công ty sản xuất. Phí khoảng 1 %, tương ứng khoảng 50 triệu. |
|
|
|
6. Công ty thương mại đem Đảm bảo thanh toán đó (tương tự LC) đưa cho công ty sản xuất. Đảm bảo là sau khi giao hàng bao nhiêu ngày đó thì tiền sẽ vào tài khoản của công ty sản xuất. Công ty sản xuất có thể trước mắt đem Đảm bảo thanh toán đó đi vay 70% để mua hàng sản xuất. |
|
|
7.Công ty sản xuất giao hàng |
|
|
|
|
8.Công ty thương mại Lấy hàng và ký hđ với công ty vận tải để vận chuyển hàng đến cảng Busan. |
|
|
|
9. Công ty thương mại rủ công ty vận tải đem bộ chứng từ Master Bill/ House Bill ra ngân hàng của công ty sản xuất để thanh toán. Nhận được bộ chứng từ. Ngân hàng Agribank đã có thể tiến hành thanh toán 97% giá trị LC cho công ty thương mại. |
|
|
|
10. Công ty thương mại lấy tiền đó, trả cho đơn vị vận tải và trả cho công ty sản xuất. |
|
|
|
11. Công ty thương mại chuyển phát nhanh bộ chứng từ cho khách hàng |
|
|
|
|
12. Khách hành nhận bộ chứng từ và ra nhận hàng tại cảng. |
|
|
12.Ngân hàng của công ty sản xuất thanh toán 3% còn lại của LC cho công ty thương mại. |
|
Vậy là kết thúc bài viết ở đây. Thông qua tìm hiểu này, mình cùng các bạn đã hình dung được quy trình từ sản xuất; Bán hàng và thanh toán cho các đơn hàng xuất khẩu. Đặc biệt là với mặt hàng đặc thù của từng vùng miền.
