RỦI RO KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ERP
Phần 1- Sales ký được hợp đồng là đã hoàn thành công việc ?
Đối với mỗi dự án, căn cứ vào nội dung-độ phức tạp, giá dự toán của hợp đồng, sẽ có những phân công nhân sự phụ trách, tiến độ và tiêu chuẩn chất lượng tương ứng. Do đó, trong quá trình triển khai dự án : chất lượng- tiến độ- chi phí phải được quản lý chặt chẽ.
1. Vậy khi có yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ triển khai, gián tiếp ảnh hưởng đến chi phí của dự án thì phải làm sao ?
2. Khách hàng chưa thanh toán, chậm thanh toán, hợp đồng gửi qua gửi lại bị trôi, không quản lý được tình trạng giao nhận của hợp đồng, dẫn đến Công nợ quá hạn. Khi nào nên gửi đề nghị thanh toán trước, hóa đơn sau. Triển khai trước, hợp đồng sau ?
3. Hoặc khi có những yêu cầu phát sinh: trong giai đoạn sau nghiệm thu- tức bảo hành bảo trì hệ thống. Phải đánh giá được yếu tố toàn vẹn của hệ thống: việc triển khai tính năng mới có ảnh hưởng đến performance của toàn bộ hệ thống không, từ đó tư vấn có nên triển khai không ?
Đây là 3 trong số rất nhiều vấn đề phát sinh. Mà vai trò của bộ phận kinh doanh cần thể hiện và làm cầu nối cho bộ phận Triển khai, Kế toán, Bảo hành-bảo trì. Framwork nào để xử lý ?
Phần 2- Đối tác ký được hợp đồng với nhà cung cấp tốt là đã hoàn thành công việc ?
Ở chiều ngược lại, Đối tác sau khi chốt chọn được nhà cung cấp tốt là đã đảm bảo được thành công của dự án ? Có thể kê cao đối mà ngủ ? Không ? Áp lực bây giờ mới thật sự bắt đầu ? Thử hình dung khối lượng công việc nào sẽ đề lên vai Chủ đầu tư dự án phần mềm ERP trong suốt khoảng thời gian triển khai và sau này nhé.
Danh sách các đầu mục công việc sẽ bao gồm:
- Khảo sát kỹ thuật, thống nhất nội dung triển khai giữa hai bên
- Sửa đổi phần mềm và chuẩn bị cài đặt
- Chuẩn bị dữ liệu, phần cứng, server, máy con
- Cài đặt, thiết lập hệ thống chương trình
- Đào tạo tập trung sử dụng phần mềm
- Khách hàng nhập liệu vào chương trình
- Bravo hỗ trợ nhập liệu, điều chỉnh, hoàn thiện dữ liệu
- In và hoàn thiện báo cáo
- Kiểm tra chương trình và nghiệm thu
Mời mọi người cùng xem quá trình khảo sát triển khai khách hàng như thế nào nhé ?
Phần 3- Những rủi ro và giải pháp
Thay đổi, bổ sung yêu cầu so với giải pháp ban đầu.
- Thay đổi làm ảnh hưởng đến phạm vi của giải pháp. Ví dụ: là sự thay đổi từ phạm vi ERP lấn sang CRM: việc này thường do quá trình làm việc với nhà cung cấp, các phòng ban nghiệp vụ thường phát sinh các yêu cầu liên quan đến Khách hàng: ví dụ bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận vận hành, bộ phận marketing.
- 02 bên sẽ tổ chức họp để xác định cụ thể phạm vi yêu cầu. Căn cứ trên phạm vi yêu cầu CRM nhiều hay ít, chuyên sâu hay không mà nhà cung cấp ERP có thể phát triển thêm tính năng (nếu nội dung ít và đơn giản). Hoặc nhà cung cấp ERP có thể gợi ý và tư vấn bên thứ 3 đã làm việc kết nối CRM thành công để khách hàng tham khảo.
- Thay đổi ảnh hưởng đến qui trình nghiệp vụ:
- Các yêu cầu được tập hợp gửi Ban dự án của khách hàng.
- 02 bên sẽ tổ chức cuộc họp để trao đổi rõ thông tin, phân tích các ưu, nhược điểm đối với các yêu cầu. Phân tích công sửa đổi và chi phí phát sinh (nếu có).
- Đàm phán chi phí và ký Phụ lục phát sinh.
- Lập kế hoạch thực hiện.
- Thay đổi bổ sung thêm thông tin, biểu mẫu và báo cáo:
- Các yêu cầu được tập hợp gửi Ban dự án của khách hàng.
- 02 bên sẽ tổ chức cuộc họp để trao đổi rõ thông tin, phân tích các ưu, nhược điểm đối với các yêu cầu. Xác nhận các yêu cầu sẽ thực hiện.
- Lập kế hoạch để thực hiện
Thay đổi nhân sự
Trong thời gian triển khai dự án, Việc thay đổi nhân sự tham gia dự án có thể sẽ xảy ra (việc thay đổi là bất khả kháng):
- Thông báo đối với việc thay đổi nhân sự.
- Nhân sự thay đổi phải đảm bảo trình độ, kinh nghiệm tương đương.
Đảm bảo việc thay đổi nhân sự không ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện dự án, không làm thay đổi phương pháp thực hiện.
Xung đột Qui trình, Công việc giữa các phòng ban.
Trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm, Việc kế thừa và liên kết dữ liệu giữa các phòng ban là một yếu tố quan trọng. Công việc này giúp giảm tải khối lượng công việc tại từng phòng ban và đảm bảo dữ liệu xuyên suốt và minh bạch. Tuy nhiên, Nó cũng là vấn đề dễ xảy ra xung đột giữa các phòng ban. VD: Dữ liệu sẽ do ai nhập; nhập những thông tin gì tại từng phòng ban; mức độ chi tiết của thông; cho phép sửa, xoá và khoá dữ liệu khi có thay đổi….Để giải quyết các vấn đề tránh sự xung đột làm việc triển khai dự án khó khăn thất bại, Cần:
- Thống nhất dữ liệu các phòng ban sẽ phải cập nhật. (Tại 01 có thể tại 01 phòng ban có thể cập nhật chi tiết hơn yêu cầu của phòng ban mình cần, nhưng cũng sẽ có những nghiệp vụ phòng ban đó sẽ kế thừa mà không cần nhập lại à Khối lượng công việc cũng sẽ không tăng mà bù trừ qua lại.)
- Giữa các phòng ban nên đặt yêu cầu về dữ liệu cần thu thập từ phòng ban khác và đưa ra các phân tích lợi điểm cũng như thông tin có thể phản hồi lại cho phòng ban đã gửi thông tin.
Một số qui trình cần sự Quyết định quyết liệt của Ban giám đốc về việc thực hiện cập nhật thông tin vào phần mềm đối với một số phòng ban.
Sự hỗ trợ điều hành, quyết định từ Ban giám đốc, trưởng dự án về việc QĐ các thay đổi qui trình, nghiệp vụ khi áp dụng vào phần mềm
Trong quá trình triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc sẽ làm thay đổi qui trình làm việc, phương cách xử lý nghiệp vụ, thói quen làm việc và đòi hỏi về kỹ năng của người lao động. Vấn đề này sẽ tác động đến phương pháp làm việc của phòng ban, tâm lý người lao động. Và Ban giám đốc, Trưởng dự án phải có phương pháp để có thể:
- Truyền thông, thuyết phục và biện pháp cứng rắn đến người lao động những mặt tích cực khi áp dụng công nghệ thông tin, cũng như phải quyết liệt kiên định vào mục tiêu.
Phối hợp, hỗ trợ cùng ban dự án, nhà tư vấn đưa các giải pháp thực thi giải quyết các xung đột (nếu có).
Thay đổi thói quen, phương thức làm việc.
Người lao động tại 01 doanh nghiệp lâu năm sẽ có nhiều thế hệ. Mỗi thế hệ sẽ có nhũng suy nghĩ, khả năng, kỹ năng nghiệp vụ khác nhau. Từ đó sẽ 01 nhóm người khó thay đổi, không tích cực áp dụng cái mới – nhất là ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ năng nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu. Cần có công tác truyền thông, các biện pháp và tác động từ Ban giám đốc công ty để mọi người có thể tham gia tích cực vào việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc, nâng cao nghiệp vụ, trình độ để đáp ứng nhu cầu. Tăng cường đào tạo, hỗ trợ sử dụng đối với các nhân sự chưa nắm bắt, vận dụng phần mềm.
