Hệ thống quản lý công việc cá nhân
Phần 1- Mục tiêu cá nhân
-
Quản lý công việc cá nhân với sự hỗ trợ của công nghệ và phần mềm
Là một người đi làm, ai cũng có nhu cầu quản lý công việc cá nhân của mình một cách khoa học và hợp lý. Đặc biệt, với sự phát triển của các phần mềm hỗ trợ như hiện nay, mọi người chỉ cần dành một chút thời gian tìm hiểu và bỏ ra chi phí không quá lớn là có thể xây dựng cho mình một hệ thống các phần mềm hỗ trợ cho công việc cá nhân.
Có thể mọi người sẽ đặt câu hỏi: Các doanh nghiệp đã trang bị đầy đủ phần mềm làm việc rồi thì cần gì phải nghiên cứu và sử dụng thêm những phần mềm khác ? Như vậy chẳng phải là vừa tốn công lại vừa làm tăng khối lượng công việc hay sao ?
Vâng, tư duy ở đây là kết hợp các công cụ phần mềm do doanh nghiệp cung cấp, đồng thời bổ sung các công cụ khác để hoàn chỉnh thành một hệ thống phục vụ cho cá nhân, theo tư duy và mục đích riêng của mình.
P/S: Mình xin share Podcast của cô Nguyễn Phi Vân về ” Trí tuệ cảm xúc cho người đi làm”, có một bài về hướng dẫn: Khả năng định hướng kết quả. Mời mọi người nghe qua:
https://open.spotify.com/episode/33tYs7QDePNg94fT8wSog2
-
Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng theo tư duy hệ thống
Và sau đây là quy trình quản lý công việc và các công cụ mình sử dụng để phối hợp tạo nên một hệ thống để quản lý công việc:
- Phân tích đối thủ cạnh tranh và thị trường bằng Serum/ Keyword Planner
- Tìm kiếm khách hàng và Email marketing bằng Mailchimp
- Youtube-website
- Xử lý đơn đặt hàng (demo dịch vụ) đến Đơn hàng chính thức và Hand-over cho phòng ban, nhân viên khác. (CRM của hệ thống công ty)
- Các báo cáo quản lý công việc cá nhân bằng Power BI.
P/S: Mọi người cũng có thể tìm đọc các bài viết của thầy Phan Văn Trường về Tư duy hệ thống ở đây:
https://www.youtube.com/watch?v=5rao6taNZa8
Có dịp khác mình sẽ review về 3 cuốn sách gối đầu giường của mình của thầy Phan Văn Trường:
- Một đời thương thuyết
- Một đời quản trị
- Một đời như kẻ tìm đường
Phần 2- Các nền tảng sử dụng ?
Semrush/ Keyword Planner
Mình đã có bài viết sử dụng Công cụ Semrush để Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và bài viết Phân tích thị trường ở đây. Đây có thể xem là bài tập về nhà mà mình thường xuyên làm.
Mailchimp
Mailchimp là một phần mềm email marketing khá phổ biến trên thị trường. Bên cạnh đó, còn có một số tên tuổi khác như: Bizfly Email Marketing & Automation/Getresponse. Về mặt tính năng mà công cụ này có thể hỗ trợ. Mình xin đưa ra một ví dụ cụ thể Về một chiến dịch mà mình sử dụng, để mọi người dễ hình dung:
1. Thông qua quá trình tư vấn và thăm hỏi khách hàng tiềm năng qua một sự kiện hay gọi điện trực tiếp cho khách hàng, mình biết được người A có một số thông tin cá nhân như: Anh A này hay tham dự các sự kiện về Xuất Khẩu và Anh A chủ doanh nghiệp về Nội thất ở Bình Dương.
-
- Mình có thể xây dựng Danh mục Tag trên phần mềm Mailchimp để gắn thẻ cho khách hàng A này: Tag: Xuất khẩu; Nội thất; Newcustomer (Tag là khái niệm để gắn cho khách hàng mà chỉ có công ty nhìn thấy, khách hàng không thấy)
2. Khách hàng tự apply thông tin cho công ty. Sau sự kiện, mình gửi đến anh A một email về một lời mời đăng ký newsletter hàng tuần để cập nhật các thông tin về Phần mềm quản trị doanh nghiệp. Có các lựa chọn cho A chọn: Không /Hàng tuần/ Hàng tháng. Cùng với đó là các form tự đánh giá mức độ sẵn sàng về chuyển đổi số và áp dụng Phần mềm quản trị vào quản lý doanh nghiệp: Chưa áp dung; Công cụ đơn giản; Advances.
-
- Khi đó Mình tạo Danh mục Group: WeeklyNewsletter; Chưa áp dụng; ….do người dùng tự điền thông tin.
3. Không như Tag: những gì chúng ta biết về khách hàng thông qua tương tác với khách hàng và không cho khách hàng thấy và Groups: những gì khách hàng nói với công ty về họ. Segment là bộ lọc để công ty tìm được tệp khách hàng có những đặc tính mà mình mong muốn, những đặc tính có thể bao gồm Tags, Group, hoặc thêm nhiều thông tin khác nữa, ví dụ:
-
- Những người nào là Chủ doanh nghiệp, ở Bình Dương mà có tag Xuất Khẩu và thuộc group Công cụ đơn giản, đồng thời mới được đăng ký trong tháng này.
4. Sau khi đã có các segmentation, công ty tiến hành testing segmentation và tạo ra các campaign và offer cho các segment những promotion không thể chối từ: tương ứng với mã hàng cụ thể. Ví dụ:
-
- Offer cho các khách hàng là Chủ doanh nghiệp, ở Bình Dương mà có tag Xuất Khẩu và thuộc group Công cụ đơn giản, đồng thời mới được đăng ký trong tháng này một Campain: Chiết khấu phân hệ Quản lý Xuất Nhập Khẩu 20 % khi mua cùng phân hệ Kế toán quản trị và Bán hàng.
5. Tiến hành theo dõi kết quả campain và audit lại trang nội dung, đặt target và tiến hành triển khai các campaign khác.
Wordpress-Youtube
Mình sử dụng Wordpress để viết blog cá nhân và youtube để upload các nội dung video.
Mọi người có thể tham khảo kênh youtube của anh Hogan Chua để xem các video hướng dẫn chi tiết khi làm việc với Wordpress : https://www.youtube.com/c/HoganChuaOfficial/videos
Youtube thì quá phổ biến rồi. Mình sử dụng phần mềm Premiere Pro CC để làm video. Cái này thì đầy trên mạng rồi.
Các nội dung này mình sử dụng để đính kèm vào các bài viết đăng trên Zalo; Linkedin; Mailchimp.
Bravo CRM
Bravo CRM là phần mềm của công ty chủ quản. Phần mềm customize theo yêu cầu nên không có gì phải bàn cãi: đúng như tên gọi_Bravo.
Mình thực hiện các tác vụ: Follow khác hàng, nhập hợp đồng và theo dõi sau bán hàng (tra cứu được dữ liệu khách hàng từ 2009, một lượng dữ liệu big data nhé). Nhập và quản lý công việc phát sinh với từng đối tác, từng khách hàng.
Phần mềm Bravo đóng vai trò như một Hub, hứng dữ liệu khách hàng từ nhiều kênh khác nhau: Website; Offline. Đồng thời quản lý giao việc và tương tác với các phòng ban khác như: Bộ phận triển khai, Bộ phận bảo hành, Bộ phận kế toán, Bộ phận Xe.
Các chính sách chung cũng được cập nhật tức thời như: chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi. Ngoài ra còn có các thông tin cá nhân như: lương, chấm công, chính sách phúc lợi và các thông báo của công ty.
Mọi người có thể tham khảo thêm về tính năng của phân hệ Bravo CRM ở đây:
Power BI
Trong phần quản lý công việc cá nhân này. Mình sử dụng Power BI để quản lý các công việc phát sinh hàng ngày:
1. Theo dõi công nợ:
Xuất phát với mục đích là hỗ trợ phòng kế toán thu tiền các hợp đồng còn công nợ cũng như theo dõi về mặt giấy tờ, hoàn thiện hồ sơ.
2. Theo dõi các hợp đồng bảo trì sắp hết hạn:
Xuất phát với mục đích là để xúc tiến các khách hàng kịp thời. Giai đoạn sau khi nghiệm thu hợp đồng gốc, khách hàng thường xuyên có các giao dịch nhờ hỗ trợ. Đặc biệt là vào mùa báo cáo tài chính hay những yêu cầu hỗ trợ gấp. Xúc tiến khách hàng ký sớm hợp đồng bảo trì cũng là giúp khách hàng tránh được các trường hợp cần gấp nhưng không được hỗ trợ do chưa ký bảo trì.
3. Theo dõi công việc tồn đọng của cá nhân và của người giao việc (các leader, các sếp):
4. Theo dõi doanh số ký hợp đồng vs kế hoạch doanh số:
Đối với việc kết nối dữ liệu từ Bravo CRM sang Power Bi, hiện tại mình đang sử dụng các file trung gian được kết xuất ra từ hệ thống Bravo CRM để làm đầu vào cho Power BI. Dĩ nhiên, là cũng có quá trình: Làm sạch dữ liệu-chỉ giữ lại các trường thông tin có ý nghĩa, xây dựng mô hình và thiết kế mẫu báo cáo cho phù hợp. Về Power BI mình cũng đã có một bài viết: Ứng dụng phân tích chi phí. Cách làm này mình áp dụng cho quản lý công việc cá nhân này luôn.
-Màn hình dashboard giao diện Web tự thiết kế để quản lý công việc cá nhân-
Phần 3 – Mở rộng cho doanh nghiệp ?
Nhiều doanh nghiệp đang quản lý thủ công quy trình chăm sóc khách hàng và bị nút thắt cổ chai ở vị trí CRM. Cùng với đó là bài toán báo cáo quản trị với dữ liệu đầu vào phân mảnh, nhiều nguồn dữ liệu, tập hợp thủ công và khó quản lý tập trung, đồng bộ dữ liệu.