Từ mục tiêu của tổ chức đến Xây dựng KPI cho bộ phận kế toán mua hàng
Việc xây dựng KPI và chính sách thưởng cho phòng kế toán thường không được áp dụng một cách rõ ràng tại nhiều doanh nghiệp. Chẳng vì thế mà nhiều kế toán viên luôn không cảm thấy công sức mình bỏ ra được nhận lại xứng đáng.
PHẦN 1-CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHÒNG KẾ TOÁN
Cùng mình điểm qua các chức năng, nhiệm vụ chính của kế toán. Có 3 chức năng chính của bộ phận kế toán, tương ứng là cách tổ chức nhân sự của bộ phận kế toán theo chiều dọc, đó là:
1. Ghi nhận
2. Kiểm soát
3. Báo cáo
Còn nếu tổ chức theo chiều ngang, tức các chức năng như: Kế toán Bán hàng; Mua hàng; Kế toán Kho; Kế toán TS-CCDC……Thì tốt nhất là cũng nên phân công công việc để mỗi nhân viên có lộ trình thực hiện đầy đủ 3 chức năng: Ghi nhận; Kiểm soát và Báo cáo.
Từ đó tạo thành 1 ma trận chức năng và vị trí trong phòng kế toán.
Tuy nhiên, việc xây dựng KPI cho phòng kế toán không thể và cũng không nên xây dựng theo hướng từ dưới lên, tức là từ chức năng và tạo ra KPI.
Mà phải kết hợp và đi từ mục tiêu chung của tổ chức phân bổ xuống mục tiêu nhiệm vụ của mỗi phòng ban. Từ đó, căn cứ trên các chức năng của phòng ban để chia nhỏ hơn thành các chỉ tiêu KPI của từng công việc cụ thể.
PHẦN 2-CASE STUDY
Sau đây là mô tả về quy trình mua hàng của một khách hàng: SẢN XUẤT DẦU TỪ CÁM GẠO.
Với đặc thù sản phẩm sản xuất từ nguyên liệu đầu vào là Cám. Năng lực sản xuất của nhà máy lớn hơn so với nguồn nguyên liệu nhập mua đầu vào. Do đó, nhập mua càng nhiều càng tốt.
Tuy nhiên, Ban giám đốc cũng sẽ lập kế hoạch mua hàng: bao gồm thông tin_sản lượng mua-đơn giá mua (theo từng ngày). Căn cứ trên đó, bộ phận mua hàng thực hiện liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng.
Bộ phận Kế toán sẽ thực hiện nhiệm vụ kiểm soát tổng thể tình hình mua hàng thực tế so với kế hoạch mua hàng. Dĩ nhiên, các bộ phận khác sẽ tham gia vào từng khâu như Bảo vệ; Trạm cân; QC; Mua hàng; Kho. Ví dụ:
+ Kiểm soát thông tin giao hàng: nhà cung cấp; vật tư; biển số; tài xế; loại xe…
+ Kiểm soát khối lượng và tổng giá trị đơn hàng mua: so với kế hoạch. Không được vượt sản lượng kế hoạch và đơn giá kế hoạch.
+ Kiểm soát chất lượng hàng nhập, nếu không đáp ứng chất lượng sẽ trả lại NCC.
+ Kiểm soát công nợ và thanh toán công nợ nhà cung cấp.
Cụ thể tại từng bước sẽ có yêu cầu cho phần mềm nhờ hỗ trợ như sau:
- Quy trình từ Kế hoạch mua hàng đến phát sinh Đơn hàng mua như thế nào.
- Kiểm soát và thông báo thông tin đơn hàng mua nào sẽ nhập vào ngày nào (thông qua Lệnh nhập Hàng) để Bộ phận Bảo vệ check trước. Nếu không đúng thông tin thì không cho vào trạm cân –> Kiểm hàng: Bảo vệ: kiểm thông tin xe và mặt hàng.
- Liên kết quy trình Kế hoạch Mua hàng với thực tế các Đơn hàng phát sinh: Kiểm soát không vượt quá số lượng của Kế hoạch –> Liên kết trạm cân để nhận dữ liệu (Phiếu cân). Kiểm soát khối lượng tổng của các lần giao hàng của đơn hàng so với lượng đặt hàng, có vượt hay không.
- Nếu khối lượng tổng đúng so với đơn hàng–> Nhập kho tạm –> Kiểm hàng IQC (mỗi nhà cung cấp sẽ có bộ tiêu chí kiểm hàng khác nhau)–> Nếu OK, nhập kho –>Nếu NG thì Mua hàng xử lý tiếp.
- Theo dõi công nợ theo hóa đơn–> Kiểm hóa đơn (đúng với đơn hàng đã giao; không vượt ngân sách kế hoạch và số hóa đơn có hợp lệ hay không). Sẽ cảnh báo như thế nào nếu giá trị hóa đơn khác với giá trị đơn hàng. Sẽ cảnh báo như thế nào nếu nhà cung cấp gửi cùng 1 hóa đơn cho 2 đơn hàng: có thể có cùng số lượng, nên nhà cung cấp bị nhầm.
- Thanh toán hóa đơn (Lập Debit note): theo phương pháp trừ đuổi: có thể thanh toán 1 số tiền cho nhiều hóa đơn và có hóa đơn không thanh toán hết, chỉ thanh toán một phần như thế nào? Thanh toán và tạo Debit note trên phần mềm để clear công nợ như thế nào.
PHẦN 3- XÂY DỰNG KPI CHO BỘ PHẬN KẾ TOÁN LIÊN QUAN.
Sau đây, chúng ta phân loại ra các chức năng và tiến hành lập KPI cho các phòng ban trong quy trình trên.
Sau đó, đi chi tiết vào xây dựng chỉ tiêu, mục tiêu và phương pháp đo lường cũng như chính sách lương thưởng cho bộ phận kế toán liên quan đến quy trình này:
Bảng KPI và Chính sách lương thưởng cho Nhân viên phòng kế toán
Và cuối cùng là một ví dụ về đề xuất chính sách lương thưởng cho Mục tiêu hoàn thành KPI trên.
- Lương cơ bản: Mức lương căn bản dựa trên vị trí và trình độ của nhân viên.
-
Thưởng hiệu suất: Nhân viên được thưởng theo mức độ đạt được các KPI. Ví dụ:
- Đạt 90-100% mục tiêu: Thưởng 10% lương cơ bản.
- Đạt 80-89% mục tiêu: Thưởng 5% lương cơ bản.
- Dưới 80% mục tiêu: Không thưởng.
- Thưởng đột xuất: Nhân viên được thưởng khi có thành tích đặc biệt hoặc đóng góp ý kiến cải tiến quan trọng.
- Đánh giá lương thưởng: Đánh giá lương thưởng được thực hiện hàng quý hoặc hàng năm, dựa trên đánh giá hiệu suất và đóng góp của nhân viên.