Vận hành doanh nghiệp May Mặc Xuất Khẩu như một đội bóng.
Phần 1. Bài toán đặc thù của đội bóng ngành may mặc-giày dép xuất khẩu
Ví dụ cụ thể hôm nay là một doanh nghiệp giày dép xuất khẩu. Chuyên sản xuất các đơn hàng OEM cho khách hàng nước ngoài.
Bộ phận Kế hoạch-Kinh doanh của nhà máy có những đặc trưng riêng.
Không chỉ có chức năng nhiệm vụ của Kinh doanh, mà còn là chức năng Kế hoạch (Kế hoạch sản xuất; Cân đối vật tư_ MRP). Phạm vi chức năng cực kỳ rộng của Bộ phận Kế hoạch -Kinh doanh, bao quát tất cả các khâu từ: Khi Phát sinh đơn hàng; Xử lý Đơn hàng; Thực hiện đơn hàng và kết thúc.
Việt Nam với định hướng phát triển công nghiệp là một con đường dài và đầy chông gai. Trước mắt, để giải quyết bài toán lao động phổ thông, tạo công ăn việc làm và tích lũy nội lực phát triển cho đất nước. Ngành gia công đã, đang và sẽ cần nhiều hơn một vũ khí là nhân công giá rẻ để cạnh tranh với các quốc gia như : Ấn Độ, Trung Quốc.
Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh với sự tham gia của nhiều bộ phận cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ lúc phát sinh đơn hàng, xử lý đơn hàng, thực hiện sản xuất và kết thúc đơn hàng, thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu:
Có cầu thủ rồi thì không thể thiếu trái bóng đúng không nào.
Các vị trí trên sân sẽ thực hiện chuyền trái bóng: Đơn hàng (PO) qua lại lần nhau. Có 2 hình thức đơn hàng là đơn hàng CM và đơn hàng FOB. Hoạt động sản xuất được thực hiện theo PO nên các quá trình lập định mức báo giá, định mức sản xuất, cân đối nguyên phụ liệu, cấp phát nguyên phụ liệu, lên kế hoạch sản xuất, thống kê sản xuất, nhập kho thành phẩm,… đều được gắn kết với các PO với mục đích tại bất cứ thời điểm nào, đều nắm được lượng thừa thiếu nguyên phụ liệu cho từng hợp đồng/ Style/ PO để thực hiện quyết toán với hải quan.Tuy nhiên, về lâu về dài, không một đội bóng và doanh nghiệp nào sẽ trung thành với 1 đội hình, 1 chiến thuật mãi mãi. Việc lựa chọn chiến thuật như thế nào còn tùy thuộc vào nhân sự, cầu thủ đang có trong tay, đối thủ cạnh tranh trên thị trường cũng như thời điểm và xu hướng của thị trường.
Phần 2. Sơ đồ chiến thuật vận hành đội bóng
Tiền đạo phối hợp với tiền vệ
(Phát sinh đơn hàng)
- Dựa trên Định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật, Bp. Kế hoạch – Kinh doanh lập và gửi báo giá cho khách hàng. Định mức báo giá có thể thay đổi nhiều lần dựa trên các lần đàm phán giữa Kinh doanh và khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận sẽ chuyển thành định mức đặt hàng.
- Bp. Kế hoạch – Kinh doanh lập và theo dõi PO trên hệ thống, xác nhận thời gian giao hàng với khách hàng.
- Bp. Kinh doanh lập Kế hoạch sản xuất tổng quát cho PO chuyển xuống cho các xí nghiệp may để chuẩn bị sản xuất các đơn hàng.
Tiền vệ phối với với Hậu vệ
(Xử lý đơn hàng)
- Dựa trên Định mức sản xuất từ Bp. Kỹ thuật, Bp. Kế hoạch – Kinh doanh tiến hành cân đối nguyên phụ liệu và lập Đề nghị mua hàng.
- Sau khi đề nghị mua hàng được xét duyệt, cập nhật Báo giá nhà cung cấp trên hệ thống. Thực hiện so sánh báo giá nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp.
- Báo giá nhà cung cấp sau khi được xét duyệt sẽ được thừa kế dữ liệu tạo thành Đơn đặt hàng mua.
- Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu, Nhà cung cấp gửi packing list cho Bp. Kế hoạch kinh doanh, chương trình hỗ trợ import Packing list theo mẫu BRAVO quy định vào hệ thống. Theo dõi thời gian giao hàng trên đơn đặt hàng mua và khi hàng về kho, Bp. Kế hoạch kinh doanh lập Lệnh nhập nguyên phụ liệu, thừa kế dữ liệu từ packing list. Bp. Xuất nhập khẩu kiểm tra lệnh nhập so với tờ khai và bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập.
- Bp. Kho thực hiện nhập kho theo lệnh nhập, kiểm tra chất lượng NPL, xác nhận số lượng nhập kho và hoàn thành nhập kho.
Hậu hệ phối hợp với thủ môn
(Thực hiện đơn hàng )
- Từ Kế hoạch sản xuất tổng quát, Bp. Thống kê sản xuất phát Lệnh sản xuất cho các xí nghiệp thực hiện sản xuất.
- Dựa trên cân đối NPL, Bp. Kế hoạch – Kinh doanh lập Lệnh cấp phát NPL để Bp. Kho thực hiện Xuất kho NPL cho xí nghiệp. Xí nghiệp thực hiện phân chuyền và tiến hành sản xuất.
- Bp. Kỹ thuật cập nhật sơ đồ tỷ lệ trên hệ thống, xí nghiệp thực hiện cắt, may và hoàn thành. Lần lượt tại mỗi công đoạn, Bp. Thống kê sản xuất ghi nhận lại Phiếu theo dõi bàn cắt, Phiếu thống kê rải chuyền và Phiếu thống kê thành phẩm. Số liệu thống kê được chia sẻ cho Bp. Nhân sự để thực hiện Tính lương theo sản phẩm và Bp. Kế hoạch kinh doanh theo dõi được tiến độ thực hiện đơn hàng.
- Từ Phiếu theo dõi bàn cắt, chương trình tự động tính toán được tiêu hao thực tế và xác định được số lượng thừa thiếu của cây vải. Cuối ngày tự động sinh ra phiếu xả vải thể hiện số lượng nhập về, số lượng hao hụt và số lượng thực tế (xử lý các trường hợp thừa/ thiếu cây vải, hàng lỗi, phế phẩm).
- Bp. Xuất nhập khẩu thực hiện quyết toán NPL và Bp. Kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Packing list cho hàng xuất.
- Bp. Kho nhập kho thành phẩm theo packing list và chia sẻ phiếu nhập kho để Bp. Kế toán Tính giá thành.
- Bp. Kế hoạch kinh doanh tiến hành cập nhật Lệnh xuất hàng và Bp. Xuất nhập khẩu kiểm tra và bổ sung thông tin Số tờ khai trên lệnh xuất. Bp. Kho thực hiện xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng.
Bạn có thể xem thêm các quy trình đặc thù của từng ngành nghề từ kinh nghiệm triển khai các hệ thống đặc thù của Bravo: https://www.bravo.com.vn/vi/San-pham/Giai-phap-BRAVO-7-cho-nganh-nghe-dac-thu
Phần 3. Mô tả Kỹ-chiến thuật ở từng vị trí cầu thủ
3.1. KẾ HOẠCH – KINH DOANH ( Tiền đạo ảo_giống như cách huấn luyện viên Pep Guardiola sử dụng tiền vệ ở vị trí số 9, cái tên mình nghĩ đến đầu tiên chính là Bernardo Silva)
Có thể thấy, tiền đạo trong sơ đồ chiến thuật của đội bóng may mặc-giày dép hoạt động tương đối rộng, có thể xem là khắp mặt sân. Từ phối hợp đập nhả, pressing toàn sân đến ghi bàn, tất cả đều đầy đủ:
- Cập nhật và theo dõi Báo giá (Báo giá được lập dựa trên định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật cung cấp);
- Cập nhật và theo dõi PO (Hỗ trợ import thông tin đặt hàng khách hàng gửi theo mẫu excel BRAVO quy định, tự động tạo PO trên hệ thống);
- Cập nhật Kế hoạch sản xuất tổng quát thể hiện thông tin: Số hợp đồng, PO, Style, Màu, Size, Số lượng;
- Thực hiện Cân đối nguyên phụ liệu theo PO;
- Cập nhật Đề nghị mua hàng và xét duyệt đề nghị mua hàng;
- Cập nhật và theo dõi Báo giá nhà cung cấp, so sánh báo giá nhà cung cấp;
- Lựa chọn nhà cung cấp và tạo Đơn đặt hàng mua theo PO;
- Theo dõi thông tin Packing list nguyên phụ liệu và cập nhật Lệnh nhập nguyên phụ liệu (đối với trường hợp mua nội địa) và Lệnh nhập nguyên phụ liệu theo packing list (đối với trường hợp mua nhập khẩu);
- Cập nhật Lệnh cấp phát nguyên phụ liệu dựa theo bảng cân đối nguyên phụ liệu;
- Theo dõi tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng, lập Packing list hàng xuất và Lập Lệnh xuất hàng.
3.2. BỘ PHẬN KỸ THUẬT (Tiền vệ cánh trái)
Mẫu cầu thủ chơi ở vị trí tiền vệ trái là mẫu cầu thủ cần mẫn, điển hình như những cầu thủ chạy cánh của Anh hay Đức cổ điển nhưng không kém phần hiện đại, kỹ thuật : bền bỉ, kỷ luật và chính xác. Một cầu thủ mà hiện tại mình thấy khá chính xác nếu nói ở vị trí này chính là David Silva- cựu cầu thủ của Man City:
- Cập nhật Định mức báo giá theo PO (phục vụ cho Bp. Kế hoạch kinh doanh làm việc với khách hàng) bao gồm các thông tin: Style, Mã NPL, Tên NPL, ĐVT, Trọng lượng;
- Nhận Kế hoạch sản xuất tổng quát từ Bp. Kế hoạch kinh doanh và cập nhật Định mức sản xuất (Thừa kế từ dữ liệu định mức báo giá và chỉnh sửa);
- Lập Sơ đồ tỷ lệ theo bàn cắt từ Nhà Máy, xác định phối size như thế nào bao gồm các thông tin: Style, PO, tên sơ đồ, ĐVT, Size, Số lượng.
3.3. BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU (Tiền vệ cánh phải)
Nếu như tiền vệ trái đóng góp cho đội bóng ở sự bền bỉ, kỷ luật và chính xác như một tiền vệ cánh điển hình với những kỹ năng tạt bóng, chuyền bóng chính xác và có điểm rơi. Thì tiền vệ phải là mẫu cầu thủ dọn dẹp mọi thứ còn lại – một Kante sẵn sàng quét dọn những thứ dư thừa khâu tấn công và bọc lót cho những thiếu hụt của hàng thủ:
- Kiểm tra Lệnh nhập NPL đối chiếu với thông tin trên Tờ khai hải quan. Bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập NPL;
- Theo dõi thông tin thừa thiếu nguyên phụ liệu theo từng PO và thực hiện Quyết toán nguyên phụ liệu, Báo cáo hải quan;
- Thừa kế lệnh xuất hàng và bổ sung thông tin Số tờ khai hải quan trên lệnh xuất.
3.4. BỘ PHẬN KHO (Hậu vệ cánh phải)
Vị trí hậu vệ cánh phải đòi hỏi vừa phải phối hợp tốt với trung vệ trụ vừa có khả năng leo biên và phối với bộ phận xuất nhập khẩu. Nếu được chọn chỉ 1 cầu thủ thì Philipp Lahm sẽ luôn là mẫu hình lý tưởng cho mọi cầu thủ ở vị trí này:
- Thực hiện KCS Nguyên phụ liệu trước khi nhập kho;
- Nhập kho nguyên phụ liệu theo lệnh nhập. Phiếu nhập kho có các thông tin chính: PO khách hàng, số hợp đồng, thông tin vật tư, thông tin cây vải: màu, size, art, lô, chi tiết theo mã số cây tự sinh ra theo định dạng ngày về/ mã số cây – mã số cây là duy nhất để quản lý, chỉ cập nhật số lượng thực tế hàng về, không cho phép sửa thông tin của các mặt hàng theo tờ khai.
- Xuất kho nguyên phụ liệu theo lệnh cấp phát;
- Nhập kho thành phẩm theo packing list;
- Xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng;
- Xuất kho điều chuyển yếu tố (PO/ Style/ Màu/ Lot);
- Xuất hủy xử lý số dư nguyên vật liệu;
- Thực hiện Kiểm kê kho định kỳ;
- Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho theo yếu tố.
3.5. BỘ PHẬN THỐNG KÊ SẢN XUẤT (Trung vệ trụ)
Mẫu trung vệ chơi chắc chắn, đơn giản, đầu óc nhưng khi cần thiết cũng có tốc độ và sự càn lướt đáng kể. Virgil van Dijk, Raphaël Varane là những cái tên mình nghĩ đến đầu tiên cho vị trí này:
- Theo dõi Kế hoạch sản xuất tổng quát và Lập Lệnh sản xuất: phân chuyền nào thực hiện;
- Lần lượt tại mỗi công đoạn sản xuất, ghi nhận Phiếu thống kê tại từng công đoạn:
- Phiếu theo dõi bàn cắt: theo dõi các thông tin chính Style, PO, Màu, Sơ đồ, Số bàn cắt, Cây vải số. Cập nhật thông tin vải thực nhận, chương trình tự động tính toán được số lớp dự kiến cắt được (dựa trên sơ đồ tỷ lệ). Sau khi cắt thực tế, cập nhật số lớp thực tế cắt được, số đầu cây, chương trình tính được vải thực tế tiêu hao. Cuối ngày, chương trình tự động sinh ra Phiếu xả vải (thể hiện thông tin số lượng vải nhập về, số lượng hao hụt, số lượng thực tế sử dụng);
- Phiếu thống kê rải chuyền: theo dõi các thông tin chính Style, PO, Màu, Tổ may, Thống kê rải chuyền theo từng size;
- Phiếu thống kê thành phẩm.
- Cung cấp Báo cáo tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng.
3.6. BỘ PHẬN NHÂN SỰ (Hậu vệ cánh trái)
Ở vị trí hậu vệ trái này, mình thấy có một sự liên kết rất chặt với Thống kê sản xuất, đặc biệt là bài toán tính lương theo sản phẩm. Một cầu thủ có thể chơi tốt ở biên và trung vệ khi cần thiết, Alaba là cái tên mình nghĩ đến đầu tiên ở vị trí này.
- Cập nhật, theo dõi Hồ sơ CBNV:
- Cập nhật các thông tin liên quan về nhân viên để quản lý danh sách CBNV (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên CBNV, bộ phận, địa chỉ, ngày sinh, bộ phận công tác, chức vụ…);
- Tương ứng với từng hồ sơ CBNV, cán bộ Bp. Nhân sự – Tiền lương sẽ truy vết các thông tin liên quan: thông tin cá nhân, chi tiết đào tạo, phát sinh tạm ứng, công cụ dụng cụ đang dùng, quan hệ gia đình, các quyết định trong suốt quá trình làm việc (QĐ tăng/ giảm lương, QĐ thuyên chuyển/ bổ nhiệm, QĐ nghỉ việc…).
- Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động:
- Cập nhật, theo dõi các thông tin về hợp đồng của từng CBNV (mã hợp đồng, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, lương cơ bản, mức lương hưởng BHXH…);
- Đối với các hợp đồng có thời hạn, phần mềm BRAVO sẽ cảnh báo trước khi đến hạn một khoảng thời gian (khoảng thời gian do người sử dụng chủ động lựa chọn khai báo) để cán bộ phụ trách xem xét vấn đề ký kết tiếp tục.
- Quản lý chấm công, phân ca làm việc:
- Phần mềm BRAVO kết nối trực tiếp với máy chấm công, liên kết để lấy thời gian vào – ra thực tế của từng nhân viên, làm cơ sở để xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca;
- Đồng thời với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác… sẽ thực hiện chấm công bổ sung;
- Xử lý các tình huống điều chuyển ca, nghỉ bù sau tăng ca, nghỉ các ngày lễ trong năm…
-
Tính lương:
- Phần mềm cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau: tính lương theo thời gian, tính lương theo đơn giá sản phẩm từng công đoạn;
- Khai báo các tham số tính lương, tham số tính phụ cấp, tham số tính phụ cấp… trên phần mềm;
- Cập nhật Đơn giá lương sản phẩm từng công đoạn, thừa kế sản lượng từ Bp. Thống kê – Sản xuất để tính lương theo sản phẩm cho công nhân;
- Tính các khoản trích theo lương, tính thuế TNCN.
- Chuyển dữ liệu cho Bp. Kế toán hạch toán lương.
3.6. BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH (Thủ môn)
Vâng, và ở vị trí cuối cùng thì khỏi phải bàn cãi. Luôn quan trọng trong mọi đội hình. Thủ môn, người sẽ là chốt chặn cuối cùng của đội bóng, cũng là nơi phát động tấn công cho mọi đợt lên bóng của đội. De Gea là cái tên mình lựa chọn trong đội hình:
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
- Lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi theo mẫu của các ngân hàng ngay trên phần mềm. Có thể in trực tiếp các phiếu này từ phần mềm;
- Các hạch toán về tiền sẽ được tự động lên các bảng kê, sổ sách, sổ cái và báo cáo có liên quan.
Kế toán mua hàng & công nợ phải trả:
- Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từ BP Kinh doanh – Kế hoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế nhập khẩu, VAT vào phần mềm;
- Theo dõi công nợ hạn thanh toán, báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhở thanh toán trên phần mềm;
- Theo dõi bù trừ công nợ.
Kế toán bán hàng & công nợ phải thu
- Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng bán (PO) từ BP Kinh doanh – Kế hoạch, hạch toán hóa đơn bán hàng, hàng bán trả lại, thuế xuất khẩu, VAT vào phần mềm;
- Theo dõi công nợ, hạn thanh toán;
- Theo dõi giá trị chiết khấu trong trường hợp chính sách bán hàng áp dụng là chính sách chiết khấu.
Kế toán hàng tồn kho
- Hạch toán nhập mua, phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất kho, phiếu xuất CCDC, xuất điều chuyển kho vào phần mềm;
- Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp;
- Theo dõi dữ liệu hàng tồn kho thông qua các báo cáo nhập – xuất – tồn từ Kho.
Kế toán TSCĐ, CCDC
- Thiết lập thông tin quản lý tài sản trên phần mềm: số lượng, giá trị, bộ phận sử dụng, tình trạng sử dụng…;
- Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ;
- Quản lý tăng giảm, biến động tài sản cố định qua các thời kỳ như nâng cấp, đình chỉ khấu hao, tiếp tục khấu hao, thanh lý…
Kế toán giá thành
- Chương trình tự động tập hợp chi phí thông qua các chứng từ được lập;
- Cập nhật phiếu nhập kho thành phẩm;
- Đánh giá sản phẩm dở dang;
- Khai báo phương thức tính giá thành với tiêu thức đa dạng, phù hợp theo mô hình sản xuất của doanh nghiệp (khai báo ngay trên phần mềm);
- Kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm, đơn hàng.
Kế toán thuế, hạch toán lương
- Theo dõi dữ liệu tiền lương từ Bp. Nhân sự – Tiền lương, tiến hành hạch toán lương, hạch toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế TNCN vào phiếu kế toán trên phần mềm.
Kế toán tổng hợp
- Chương trình lập các phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác và các nghiệp vụ kế toán ngoài bảng;
- Tự động tạo bút toán khóa sổ, kết chuyển và phân bổ, tạo bút toán định kỳ;
- Khai thác hệ thống báo cáo: Sổ sách kế toán; Báo cáo thuế; Báo cáo quyết toán tài chính; Báo cáo quản trị, Phân tích tài chính… Một số báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp
Phần kết- Tài liệu đặc thù
Kỹ-chiến thuật như vậy là đã xong. Giờ thì chạy đội hình thôi, cái gì thì cái, cũng phải thực chiến để chiêm nghiệm lại.
Mời mọi người xem thêm Tài liệu giải pháp ứng dụng thực tiễn công cụ phần mềm Bravo nhé:
Review sách: Nhà máy gia công toàn cầu
Việt Nam đang được hưởng lợi rất lớn từ làn sóng chuyển dịch sản xuất từ Trung Quốc sang. Đây chính là một cuốn sách mô tả chi tiết nhất quá trình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất gia công đặc thù ở Trung Quốc.
Từ khâu tiếp cận đối tác, tiếp đón và thực hiện những đơn hàng đầu tiên. Đến những vấn đề về kiểm soát chất lượng trong quá trình thực hiện đơn hàng. Cuốn sách được viết qua lăng kính của một người trung gian, môi giới cũng như kiểm soát chất lượng cho các đơn vị đặt hàng gia công tại Trung Quốc. Một nghề nghiệp mới mẻ và cực kỳ hay ho.
Đi hết cuốn sách, mọi người sẽ cảm nhận được rõ nét nhất lý do vì sao mà Trung Quốc trở thành nhà máy gia công của toàn cầu. Đây có thể là bản hướng dẫn cho các chủ xưởng, các doanh nghiệp Việt Nam đang mong muốn gia công và xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài.