Quản lý kế hoạch ngân sách trên phần mềm Bravo 8R2
Phần 1- Nhu cầu phân tích và kiểm soát
Các doanh nghiệp trong ngành Logistics và Dịch vụ (tư vấn, IT, nhân sự…) có nhu cầu kiểm soát chi phí và doanh thu khá là chi tiết theo nhiều tiêu chí.
Chi phí
- Công ty/ chi nhánh/ cửa hàng
- Ngành hàng
- Bộ phận
- Nhân viên
- Khoản mục chi phí, hợp đồng…
Doanh thu
- Công ty/ chi nhánh/ cửa hàng
- Ngành hàng
- Bộ phận
- Nhân viên
- Khách hàng
- Khoản mục doanh thu
- Hợp đồng
- Sản phẩm
- Loại hình doanh nghiệp
Việc kiểm soát doanh thu chi phí cụ thể như trên sẽ hỗ trợ cho việc phân tích hiệu quả hoạt động của công ty chính xác, đồng thời, tạo điều kiện dự báo-lập ngân sách hoạt động cho công ty.
Kế hoạch ngân sách, đồng thời đây cũng là mục tiêu cho các phòng ban, nhân sự trong từng phòng ban: Doanh thu-Chi phí. Để từ Mục tiêu này, từng phòng ban, cá nhân đề ra Key activity để tạo ra Result cụ thể. Mà từ Result cụ thể này thống nhất tạo nên Mục tiêu. Phần mềm Bravo không chỉ hỗ trợ kiểm soát, theo dõi Doanh thu, chi phí mà còn hỗ trợ để nhân viên trong công ty có một công cụ để trao đổi công việc và theo dõi KPI của mỗi cá nhân mình: Doanh thu-chi phí, từ đó theo dõi và biết được Mục tiêu chung của toàn công ty.
Phần 2- Khái niệm ?
Trung tâm chi phí
- Kẻ tiêu tiền: chịu trách nhiệm về chi phí. Thiết kế-Kỹ thuật-Bộ phận sản xuất, Hành chính-Kế toán: chi tiêu ngân sách của công ty.
- Mô hình quản lý đặc trọng tâm vào giám sát việc sử dụng chi phí như thế nào, thắt chặt chi tiêu để lợi nhuận được cao hơn.
Trung tâm lợi nhuận
- Kẻ tạo ra tiền : chịu trách nhiệm tạo ra doanh số và chi phí, tạo ra lợi nhuận
- Mô hình quản lý đặc trọng tâm vào vấn đề tăng doanh thu bằng cách sử dụng chi phí như thế nào để đẩy lợi nhuận lên cao nhất
Đối tượng tập hợp chi phí
Nếu như Cost center: trung tâm chi phí, trả lời cho câu hỏi “Ai chi ?”. Khoản mục phí trả lời cho câu hỏi: “Chi cho cái gì ? ”. Đối tượng tập hợp chi phí sẽ trả lời cho câu hỏi: “ Mục đích là để tạo ra giá trị gì cho khách hàng, sản phẩm dịch vụ gì ? ”.
Lưu ý :đối tượng tập hợp chi phí là một khái niệm rộng hơn đối tượng tính giá thành và bao đóng đối tượng tính giá thành. Tức là: đối tượng tập hợp giá thành chỉ là một khía cạnh của đối tượng tập hợp chi phí.
Ví dụ về đối tượng tập hợp chi phí trong một số ngành nghề khác nhau như:
- Công trình (Xây dựng, dịch vụ)
- Sản phẩm, Đơn hàng, hợp đồng (Sản xuất)
- Công đoạn, phân xưởng, bộ phận (Sản xuất)
- Job (Thường gặp trong các ngành: Logistics, Dịch vụ(nhân sự, tư vấn…), IT )
- …….
Phần 3 – Ứng dụng cho ngành Logistics-Dịch vụ (Nhân sự, tư vấn, IT…..)
3.1. Quy trình xây dựng ngân sách
– Dự báo doanh thu theo Profit Center –
– Phân bổ kế hoạch doanh thu cho từng nhân sự phụ trách –
– Cập nhật và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch cho từng nhân sự phụ trách –
Tương tự cho kế hoạch chi phí
3.2. Khai báo và hạch toán Job
- Sự vụ, sự việc
- Là đối tượng để theo dõi dữ liệu, có thể là doanh thu, chi phí, công nợ
- Thường gặp trong các ngành: Logistics, Dịch vụ (nhân sự, tư vấn…), IT
– Khai báo Job –
Tùy vào chức danh và nhân sự phụ trách của từng doanh nghiệp, Job có thể do phòng Kinh doanh, phòng Đầu tư-Kế hoạch hoặc bộ phận Account Manager phụ trách.
– Cập nhật chi tiết hồ sơ công việc theo Job –
3.3. Ghi nhận Doanh thu-Chi phí theo Cost Center và Profit Center
– Ghi nhận và phân bổ doanh thu theo các Profit center –
– Ghi nhận và phân bổ chi phí theo các Cost center –
Dĩ nhiên, trước khi thực hiện chức năng nhập liệu và phân bổ doanh thu-chi phí theo Trung tâm chi phí-Trung tâm lợi nhuận như trên. Bravo sẽ làm việc với khách hàng để thống nhất hệ thống danh mục, đồng thời hỗ trợ khai báo các tiêu thức phân bổ, công thức tính toán để đưa vào phần khai báo trong danh mục.
Các tiêu chí phân bổ hỗ trợ trên phần mềm Bravo là đầy đủ, bao gồm: Tỷ lệ; Hệ số; Định Mức và dĩ nhiên là ngoài ra còn có theo phương pháp Trực tiếp.
3.4. Báo cáo và phân tích doanh thu-chi phí
– Lãi lỗ theo Job –
– Theo dõi công nợ theo Job –
– Báo cáo phân tích chi phí so sánh với kế hoạch ngân sách –
– Báo cáo phân tích chi phí theo tháng –
Và còn nhiều báo cáo đặc thù khác được thiết kế riêng theo yêu cầu của từng khách hàng
Phần 4 – Kinh nghiệm triển khai
Bravo với kinh nghiệm triển khai thành công bài toán Quản lý Ngân sách theo Cost Center- Profit Center trên phần mềm Bravo cho nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực Logistics- Dịch vụ (Nhân sự, tư vấn….), chúng tôi rất mong đồng hành và tư vấn cho quý khách hàng.
Nếu mọi người cần biết thêm thông tin xin vui lòng liên hệ mình: 0901479147-Nguyễn Dương Thái để được tư vấn chi tiết.