Phân Tích Chi Phí Bằng Phần Mềm Power BI

, , , , , , , , 0

Đối tượng người đọc nhắm tới ?

– Các bạn làm sales marketing phần mềm quản trị (level newbie) và đang tự nghiên cứu phần mềm xây dựng báo cáo quản trị Power BI (giống mình)

– Anh chị Kế toán, quản lý phòng tài chính

Phần 1- Mục tiêu của bài viết

  • Cung cấp quy trình đơn giản để xây dựng báo cáo quản trị cho khách hàng: ở cấp độ tiếp cận ban đầu. Không đi sâu vào database và công nghệ: giao diện, logic (Nếu đi sâu mình cũng không biết). Với ví dụ cụ thể là Phân tích chi phí.
  • Cung cấp một quy trình làm việc của nhà cung cấp để khách hàng hình dung và hiểu được quy trình xây dựng giải pháp phần mềm. Từ đó, có sự chuẩn bị chi tiết hơn về yêu cầu, timeline cũng như ước lượng được ngân sách triển khai.

Phần 2- Xây dựng báo cáo quản trị là gì ?

Dưới góc độ của một nhà cung cấp hoặc một nhà tư vấn độc lập, xây dựng Báo cáo quản trị là một quy trình gồm nhiều bước. Tác giả bài viết xin trình bày quy trình mà cá nhân mình hay sử dụng:

  • Bước 1: Xác định yêu cầu business của stakeholder (Người phát sinh yêu cầu bên phía khách hàng). Thông thường, Bước này được khảo sát trước với khách hàng qua điện thoại hoặc nhờ khách hàng gửi yêu cầu tóm tắt. Hoặc khi bắt đầu buổi meeting, nhà cung cấp giải pháp sẽ nhờ khách hàng miêu tả cụ thể lại yêu cầu)

  • Bước 2: Phân tích yêu cầu dựa trên MVP (minimum vialue product: chính là sản phẩm demo của nhà cung cấp) và Case-Study đã thành công với yêu cầu tương tự (Porfolio). Nhà cung cấp xác định được phạm vi giải pháp phần mềm cần có những nội dung gì. Trong bước này cần có một hoặc nhiều buổi làm việc hai bên để nói chuyện với nhau và thống nhất cùng một hệ quy chiếu chung để 2 bên thảo luận. Dựa trên đó sẽ khiến cho khách hàng dễ hình dung hơn – đặc biệt việc tích hợp phần mềm của nhà cung cấp vào hệ thống sẵn có của khách hàng sẽ làm thay đổi hệ thống phần mềm của khách hàng: có thể loại bỏ/ thay thế các phần mềm hiện đang sử dụng ở khách hàng, thay đổi quy trình vận hành. Xác định cụ thể các yếu tố sau:
    • Danh mục ;
    • Phiếu chứng từ ;
    • Tổng hợp/ báo cáo;
    • Dữ liệu đầu vào
  • Bước 3: Đặc tả quy trình làm việc mới của khách hàng và thiết kế giao diện
    • Việc đặc tả quy trình làm việc của khách hàng là tài liệu hướng dẫn khách hàng thao tác trên phần mềm.
    • UI/UX chính là điều chỉnh giao diện của phần mềm , thể hiện ở các đầu phiếu và cách bố trí layout.
  • Bước 4: Audit lại ý tưởng, giải pháp
    • Check lại tất cả các yếu tố trên: về mặt kỹ thuật; về mặt nghiệp vụ; về mặt dữ liệu; về mặt kinh nghiệm triển khai à có đảm bảo là khả thi hay không ? à Có thể dẫn chứng bằng một vài khách hàng tiêu biểu đã triển khai với yêu cầu tương tự và giải pháp tương tự đã work.
    • So sánh về mặt khả năng đáp ứng với các công cụ khác : (Excel; Misa) ; cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thị trường: (Diginet; Fast….) hoặc so sánh giữa 2 hay nhiều phương án nếu Nhà cung cấp có nhiều phương án để giải quyết bài toán khách hàng đặt ra.

Phần 3 – Case study

Một công ty làm về dịch vụ phần mềm: outsource/cho thuê nhân công + có làm dự án phần mềm nhúng.

  • Phòng kế toán : 03 nhân sự.
  • Quản lý khối kỹ thuật và ban giám đốc

Hiện tại đang quản lý công việc Tài chính kế toán bằng công cụ excel. Cấu trúc tính toán và dữ liệu đã hoàn chỉnh. Tuy nhiên gặp phải hai vấn đề lớn:

  • Phân quyền, bảo mật cho người dùng: cấp quản lý và ban giám đốc.
  • Chức năng báo cáo chưa hoàn chỉnh, chưa phục vụ được yêu cầu quản trị.

Yêu cầu quản lý chi tiết :

  1. Theo dõi ngân sách: Cấp công ty; cấp phòng ban; dự án, team.
  2. Theo dõi Hiện tại công ty có số lượng khách hàng tương đối cố định và 04 dịch vụ chính chia theo sơ đồ hình cây.
  3. Theo dõi chi phí theo khoản mục phí, bộ phận, headcount.
  4. Lãi lỗ: tập hợp chi phí theo từng bill. Mỗi dự án có thể phát sinh nhiều bill.

5. Hạch toán chi phí lương:

  • Nhận dữ liệu: template dữ liệu excel trích xuất từ phần mềm quản lý nhân sự tính lương để phục vụ việc hạch toán.
  • Tự động tạo các phiếu hạch toán lương.
  • Chức năng tổng hợp: phân bổ chi phí (tương tự chức năng tính giá thành)
  • Báo cáo theo đặc thù của doanh nghiệp

7. Báo cáo quản trị đặc thù theo teamplate của khách hàng

  1. Chức năng phân quyền, bảo mật:
  • Mỗi khách hàng có thể có nhiều dự án, mỗi dự án có thể có nhiềm team tham gia, headcount trong team có thể thay đổi.
  • Mỗi team có thể tham gia nhiều dự án cùng lúc.
  • Phân quyền dữ liệu cho Team Manager, Group Manager: chỉ xem được các dữ liệu phát sinh của team, group gán với nhân sự quản lý.

Phần 4- Xây dựng giải pháp trên phần mềm Power BI

  1. Business request and User story

Phân tích dựa trên yêu cầu của khách hàng và kinh nghiệm triển khai. Tham khảo tài liệu:

2.  Data clean and Transformation (SQL to Intermedia database)

data_table
  1. Data_model
data_model
  1. Visualization
visualize

Phần 5- Tính tiện lợi của Power BI

Ưu điểm của Power BI
  • Cung cấp bảng dashboard hiệu chỉnh được và các mẫu báo cáo được xây dựng sẵn: chỉ cần xử lý-tổ chức dữ liệu và gắn vào mô hình
  • Khả năng cập nhật dữ liệu các báo cáo dashboard tức thời.
  • Việc kết nối đến nguồn dữ liệu đa dạng: file trung gian, API và tích hợp sẵn tính năng kết nối trực tiếp đến database các phần mềm phổ biến khác trên thị trường
  • Triển khai nhanh, tiện lợi
  • Có nhiều tính năng phù hợp với người dùng Excel
  • Tích hợp các ngôn ngữ lập trình script như Python ; R hay PowerSell dùng để trực quan hóa
  • Power Query cung cấp nhiều lựa chọn liên quan đến việc sử dụng và làm sạch dữ liệu
Khuyết điểm của Power BI
  • Dashboard và báo cáo chỉ có thể được chia sẻ với những người dùng có cùng tên miền email, có tài khoản Power BI
  • Power BI sẽ không kết hợp các dữ liệu được nhập vào từ những kết nối theo thời gian thực

Phần 6- Các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản trị theo yêu cầu

Để giải quyết các khuyết điểm của Power BI nói riêng và các công cụ xây dựng báo cáo quản trị khác nói chung. Mọi người có thể liên hệ các nhà cung cấp phần mềm quản trị ERP để tư vấn và triển khai giải pháp hoàn chỉnh từ nhập liệu, tính toán, tổng hợp và xây dựng báo cáo quản trị liên phòng ban.

Mọi người đã cất công đọc đến cuối này, rất cám ơn mọi người. Enjoy nhé.

ĐIỂM SÁCH

THỰC HỌC CỦA INAMORI_QUẢN TRỊ VÀ KẾ TOÁN

hhh
Link sách

Kế toán quản trị dưới góc nhìn của một chủ doanh nghiệp, một chủ tịch. Một cuốn sách khá hay để hiểu thêm về Kế toán quản trị cũng như cách áp dụng các nguyên lý kế toán quản trị vào doanh nghiệp.

Trong cuốn sách này, mình ấn tượng nhất với Nguyên tắc quản trị Amoeba. Tư duy, quản trị từng nhóm nhỏ trong doanh nghiệp như một trung tâm lợi nhuận. Là nguyên tắc quản trị có thể xem là đặc trưng của Inamori Kazou. Thông qua cuốn sách này, các đội nhóm kinh doanh trong các công ty cũng có thể học hỏi thêm để xây dựng mô hình quản lý cho đội nhóm của mình.

Ngoài ra, các câu chuyện về quản trị của Ngài Inamori cũng trình bày một cách dễ hiểu các khái niệm khác như:

+ Nguyên tắc đối ứng 1-1: Thực tế và sổ sách.

+ Nguyên tắc kiểm tra chéo và thiết kế quy trình duyệt chứng từ.

+ Dòng tiền

+ Hạch toán chi phí khấu hao tài sản-ccdc quản trị như thế nào.

Mọi người có thể tham khảo thêm và áp dụng cho công việc của mình nhé.