cải tiến hệ thống

Đề xuất 3: Luôn đánh giá hàng tháng để không phải đưa ra quyết định dừng hợp tác với nhân sự trong bất ngờ cho nhân sự.

Để tránh những việc không mong muốn khi phải cho lay-off một nhân sự. Phải luôn định hình và xác định rõ với các bạn 3 vấn đề:

1. Việc bán hàng chỉ bắt đầu sau khi ký hợp đồng. Cụ thể là phát sinh từ thực tế khi mà sau khi chốt ký hợp đồng thì có đến 101 câu chuyện phát sinh. Từ đó là các ty tỷ các vấn đề lớn nhỏ. Thực chất, theo mình nghĩ thì những sự vụ sau khi ký hợp đồng mới là yếu tố để đánh giá một người bán hàng giỏi hay không. Sau đây mình sẽ thử chia nhỏ ra các vấn đề để làm “hướng dẫn”, những điểm cần theo dõi sau khi ký hợp đồng:
   1.  T**** Container: khách hàng này đã đồng ý ký hợp đồng và bên mình sẽ ký trước để gửi lại khách hàng. Lúc thương lượng hợp đồng cũng cực kỳ nhiêu khê, khi mà khách hàng luôn đòi hỏi nhiều điều khoản trong hợp đồng. Đặc biệt là cam kết về đáp ứng sự thay đổi chuẩn mực kế toán nếu có sự thay đổi. Một điểm cực kỳ nhạy cảm trong giai đoạn chuyển đổi VAS-IFRS như này. Tuy nhiên, vấn đề thực sự phát sinh khi mà hợp đồng nhận đến tay khách hàng thì khách hàng lại bảo là tên khách hàng không đúng và bắt bên mình phải ký lại. Đến lúc này thì câu chuyện, ai ký trước mới thực sự là vấn đề. Khi mà về phía giám đốc hai bên. Thực ra ai cũng có cái “tôi” của mình, và còn cả là đại diện cho công ty. Nên, bên mình đã ký trước, giờ thì đến lược khách hàng (đó là ý của bên mình). Nên rút kinh nghiệm là lần sau nên kiểm tra kỹ các thông tin về khách hàng trên các trang mã số thuế: cụ thể là tên công ty; địa chỉ xuất hóa đơn…
   2. TCT B** Th***: đây là câu chuyện ký được hợp đồng nhưng không hẹn được ngày khảo sát triển khai. Nói một cách đúng hơn là phải chờ khách hàng hủy lịch mấy lần. Dẫn đến việc bị động kế hoạch nhân sự triển khai bên mình. Thứ nhất vừa thể hiện sự không chuyên nghiệp của hai bên. Vừa làm phát sinh các chi phí dự án của việc phải chờ đợi, nhân sự kỹ thuật không liền mạch được dự án. Các bạn cũng biết, muốn năng suất cao thì thời gian phải phân bổ một cách hiệu quả và liên tục mà. Đâu thể nào làm 1 hôm rồi lại chờ 1 tháng làm lại.
   3. Huệ L**: đây là câu chuyện, ký hợp đồng theo cảm xúc, khảo sát triển khai xong xuôi rồi lại bạch vô âm tín với khách hàng về câu chuyện các bước chuẩn bị tiếp theo bên phía khách hàng như: Server để cài đặt chương trình; Dữ liệu và danh mục để import vào phần mềm và Đặc biệt là bên phía khách hàng không hề có một đầu mối làm việc với tư cách là: Trưởng dự án một cách thực thụ. Khi mà đối tác chính cũng chính là thế hệ F1 của doanh nghiệp. 
   4. As***: câu chuyện của đơn vị này thì lại khác. Mọi thứ ổn thỏa, về mặt server; con người; quy trình bên phía khách hàng. Với việc khách hàng đã triển khai thất bại dữ án ERP trước đó, nên khách hàng có được nỗi đau cũng như quyết tâm trong lần này. Đối tác của dự án từ trưởng dự án ERP đến tổng quản lý đều là những người có tiếng nói, đôn đốc công việc tham gia vừa chi tiết vừa tổng quan. Câu chuyện phát sinh ở đây là Tiến độ dự án chạy đua để nghiệm thu trong năm tài chính. Khi nào tiến độ thực tế chậm hơn so với kế hoạch 3 tháng. (cũng phải nói trước là đối tác đã có sự dự trù hoàn toàn có tầm khi mà lên deadline nháp tháng 12, mục đích là để trừ hao cho deadline chính thức là tháng 3 năm sau. Qua các quá trình trao đổi với đối tác, về phía kinh doanh, mình nhận thấy một sự thiếu sót cả về quy trình tham dự và vai trò của kinh doanh trong việc xúc tiến tiến độ bên phía team kỹ thuật. Việc tham gia trên vai trò nắm thông tin và theo dõi thanh toán là hoàn toàn dễ nhưng để có sự tham mưu, làm cầu nối để tư vấn cho kỹ thuật thì gần như là chưa có.
   5. XS**: là câu chuyện về việc bộ hồ sơ giấy tờ nghiệm thu và thanh toán. Đây là 1 đơn vị nhà nước nên quy trình xúc tiến hợp đồng phải thông qua thầu. Với giá trị hợp đồng cho phép thì chỉ định thầu là phương án dễ cho cả 2 bên. Tuy nhiên, bộ hồ sơ chứng từ từ: Yêu cầu chào thầu-Đơn dự thầu -Thương thảo hợp đồng-Hợp đồng. Gặp rắc rối trong việc thương thảo và thống nhất các nội dung. Dẫn đến việc một số điều khoản trong phần thanh toán giữa các văn bản không giống nhau. “Biết là cài nút áo sai từ ban đầu nhưng vẫn cố cài hết hàng nút”, để cuối cùng lại phải quay lại gỡ từ đầu. Một bài học cho mình về “Định luật Murphy”_điều gì rủi ro mà mình không muốn xảy ra nhất, nó sẽ nhất định xảy ra ở lúc mình không muốn nhất.
   6. An Pha* ****: Là câu chuyện tổng hợp 10 lần khách hàng khất nợ thanh toán. Một bài học cực quý giá đối với bản thân mình về câu chuyện xử lý hợp đồng sau khi nghiệm thu, còn chờ thanh toán. Cần có quy trình thông báo công nợ cho khách hàng và sẵn sàng kích hoạt thông báo “Ngưng cung cấp dịch vụ bảo hành đến khi khách hàng thanh toán theo biên bản 2 bên đã thống nhất”. Bí kíp khất nợ của khách hàng này như sau. Đúng là một doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu có dày dặn kinh nghiệm:
      1. Nghiệm thu nhưng chưa thanh toán lý do chương trình chưa ổn, tính năng chưa hoàn thành. 
      2. Yêu cầu bổ sung thêm báo cáo cho sếp. 
      3. Chờ ổn hết bộ báo cáo, số liệu lương kiểm tra vài tháng cái đã. 
      4. Yêu cầu demo mở rộng nội dung, cho nhà máy mới_dương đông kích tây với kinh doanh. 
      5. Yêu cầu bổ sung chứng từ bộ hồ sơ thanh toán. 
      6. Đã trình ban giám đốc duyệt, chờ nguồn về. 
      7. Chưa có nguồn, công ty chưa thu được tiền khách hàng. 
      8. Chờ nguồn từ hoàn thuế.
      9. Chụp màn hình chat với kế toán của công ty –> chứng minh là công ty kẹt tiền thiệt. Bravo !!!!
         
      10. Bên thuế ra văn bản rồi. Chờ tiền về thôi.
          
      11. Bên anh còn nhiều công nợ khác đang xếp hàng lắm. Sẽ cố gắng đi lệnh trong tuần.
   7. Lục T***: Đối với dự án mình tổng kết được nhiều thông tin hữu ích. May mắn khi đối tác và khách hàng làm việc rất kỹ tính và sâu xác. Chính vì như vậy nên thời gian triển khai dự án mới đẻ ra tới 1 năm và họp tiến độ định kỳ hàng tháng, mỗi lần họp là mỗi lần phát sinh trường hợp. Gây nên stress không nhỏ cho team triển khai. Cụ thể là khách hàng dành ra 6 tháng sau khi ký hợp đồng để hệ thống lại quy trình; chuẩn bị danh mục để import vào chương trình. Tiếp đó là dành tới 6 tháng để vận hành song song 2 hệ thống phần mềm cũ và mới để test dữ liệu, so sánh báo cáo khớp với 2 bên. Dự án này, gần như mình mất hút sau khi ký hợp đồng. Không hề tham gia vào bất cứ khâu nào với team kỹ thuật. Một dấu trừ to đùng của mình đối với team triển khai và cả khách hàng. Do đó, đến khi sau khi nghiệm thu, cũng khó có điểm gì để nói chuyện với khách hàng và đối tác để tạo mối quan hệ. Cho dù là chậm so với tiến độ nhưng dự án cũng đã thanh toán và chốt trong năm. Bài học mình cần cài thiện đó là theo dõi và giữ mối quan hệ với đối tác sau khi ký hợp đồng và sau khi nghiệm thu.
   8. Mass ******: Đối với dự án này là câu chuyện mở rộng sau khi đã triển khai nội dung cũ và nghiệm thu. Cũng sắp hết thời gian bảo hành miễn phí. Thì cái điểm quan trọng nhất của dự án là chức năng chính “key point” giúp khách hàng lựa chọn phần mềm bên mình ở dự án cũ lại phát sinh lỗi. Chưa kể là quá trình demo nội dung mở rộng, mình đã không chuyên nghiệp trong việc phối hợp với nội bộ team kỹ thuật ngay trước mặt khách hàng. Một điểm trừ rất lớn về thái độ làm việc. Do đó, mình cần giữ tinh thần support khách hàng và chuyên nghiệp trong cả giai đoạn bảo hành sau khi nghiệm thu cũng như khi phát sinh các nhu cầu mới, cho dù là nhu cầu có nhỏ hay lớn; dễ hay khó.
2. Tư duy luôn ký hợp đồng được trong mọi báo giá. Quan trọng là ký với giá bao nhiêu, làm có lời hay không.
3. Đánh giá công việc hàng tháng; hàng quý; hàng nửa năm để theo dõi kết quả công việc theo đề xuất 2 và làm rõ 2 vấn đề ở trên. Để nếu có đề xuất lay-off thì người đề xuất là leader chứ không phải là Ban giám đốc. Và đối với người bị lay-off không có bất cứ điều gì thiệt thòi hay không thể ngẩng cao đầu mà rời khỏi công ty. Vì hành trang là kinh nghiệm đạt được chính là hệ thống để trở thành 1 sales B2B, tương lai có thể là 1 doanh nhân với hệ thống OKR của 1 người bán giải pháp hiệu chỉnh theo nhu cầu.