Số hóa doanh nghiệp Thủy sản
Phần 1- Giới thiệu
Nối tiếp bài viết giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp chủ đầu tư bất động sản cũng như bài viết : Viết yêu cầu phần mềm ERP, hôm nay mình có một bài viết về tổ chức hệ thống dữ liệu trong doanh nghiệp/ số hóa doanh nghiệp. Lấy ví dụ một ngành nghề tạo ra giá trị xuất khẩu lớn cho các tỉnh miền tây đó là Thủy sản. Mình thấy có một bài viết khá hay phân tích các doanh nghiệp trong ngành thủy sản, chia sẻ để mọi người cùng xem thêm: https://www.youtube.com/watch?v=7V8QZxaby9k
Bản thân doanh nghiệp từ khi thành lập đã có các phương thức lưu trữ cũng như tổ chức hệ thống dữ liệu. Ví dụ: Excel/Access; Website và các phần mềm đóng gói như : Misa/ CRM, ngoài ra còn có cả các công cụ xây dựng hệ thống báo cáo như Power BI. Sau đó là chuyển tiếp lên hệ thống ERP đồng bộ như Bravo chẳng hạn. Đây cũng chính là quá trình số hóa doanh nghiệp theo từng giai đoạn. Khối lượng và chất lượng dữ liệu cần được kiểm soát tốt hơn cả trước trong và sau quá trình chuyển tiếp.
Phần 2- Lộ trình số hóa doanh nghiệp theo từng giai đoạn
Giai đoạn 1: Số hóa dữ liệu.
Trọng tâm trong quá trình này là thực hiện lưu trữ chứng từ, danh mục, số liệu tài chính doanh nghiệp. Mục đích là để kiểm soát tốt cấu trúc chi phí, tài sản; kiểm soát cấu trúc vốn doanh nghiệp ; kiểm soát dòng tiền vào ra doanh nghiệp/ dự án.
Giai đoạn 2: Số hóa quy trình.
Trọng tâm trong giai đoạn này là mở rộng sự tham gia của các phòng ban, mở rộng cả theo chiều ngang lẫn chiều dọc. Chiều ngang là phát triển mở rộng từ phân hệ tài chính kế toán sang kết nối với Mua hàng; Bán hàng; Kho, Sản xuất, Nhân sự lương. Chiều dọc tức là theo cấu trúc người dùng-quản lý-ban giám đốc, thay vì chỉ có người dùng chính là quản lý cấp trung.
Giai đoạn 3: doanh nghiệp số, quản trị và ra quyết định hướng dữ liệu.
Trọng tâm trong giai đoạn này là xây dựng các báo cáo quản trị đặc thù; các báo cáo nhanh darboard và xây dựng quy trình duyệt chứng từ, ràng buộc với kế hoạch ngân sách của công ty. Từ đó xây dựng khung năng lực số, sẵn sàng đáp ứng và thay đổi nhanh chóng với điều kiện bên ngoài và tình trạng nguồn lực bên trong.
Phần 3- Tổ chức hệ thống danh mục ?
Trung tâm chi phí:
Với đặc thù ngành là có nhiều hoạt động như:
- Nuôi trồng.
- Chế biến thủy sản.
- Một số doanh nghiệp đầu tư thêm mảng sản xuất thức ăn dành cho thủy sản để phục vụ cho việc nuôi trồng của công ty và cung cấp cho thị trường.
Do đó, có những trung tâm chi phí xác định như: Vùng Nuôi; Nhà máy chế biến thủy sản; Nhà máy chế biến thức ăn. Ngoài ra còn có đội xe thực hiện vận chuyển thức ăn, cá giống, thuốc tới vùng nuôi, cũng như luân chuyển vật tư giữa các kho nữa.
Yếu tố chi phí-Khoản mục phí:
Có 3 yếu tố chi phí lớn được áp dụng và phát sinh ở tất cả các trung tâm chi phí đó là:
Chi phí NVL;
Chi phí Nhân công;
Chi phí sản xuất chung.
Mổ xẻ một cách chi tiết hơn:
- Các loại chi phí phát sinh trong Vùng Nuôi như :Chi phí cải tạo ao nuôi, chi phí cá giống, chi phí thức ăn + thuốc, điện nuớc, chi phí vận chuyển, nguyên vật liệu phụ khác, chi phí nhân công trực tiếp quản lý ao nuôi, chi phí tài sản cố định, công cụ dụng cụ. .. Trong các loại chi phí trên thì nhà quản trị phân thành 4 nhóm chính : Cá giống; thức ăn; thuốc; chi phí khác).
2. Đối với chi phí vận chuyển, ta có thể chia ra thành các khoản mục nhỏ hơn:
3. Đối với Chi phí chế biến ta có thể chia ra chi tiết theo sơ đồ, hỗ trợ cho việc tính giá thành.
Đối tượng tập hợp chi phí
-
- Giá thành từng ao bằng tổng chi phí phát sinh của từng ao.
- Giá thành của 1 kg cá nguyên liệu = Giá thành của ao / trọng lượng cá thu hoạch của từng ao.
- Cá trong cùng một ao có giá thành/kg như nhau (không phân biệt đạt chuẩn hay không đạt chuẩn,…).
-
- Doanh thu được xác định bằng cách lấy Số lượng cá thu hoạch x Đơn giá
- Trong đó : Đơn giá được ấn định căn cứ vào giá mua trên thị trường tại thời điểm thu hoạch, (mỗi loại cá có mức giá khác nhau). Doanh thu của toàn ao bằng tổng doanh thu của các loại cá thu hoạch.
-
- Lãi gộp theo từng ao = Doanh thu – Chi phí.
- Lãi gộp cho các ao thu hoạch trong một thời gian.
-Tài khoản 154,155 theo giai đoạn-
-Tài khoản doanh thu-chi phí cũng trực tiếp theo giai đoạn-
-Tài khoản giá thành-
Danh mục chức năng:
Danh mục vật tư hàng hóa: theo dõi chi tiết các thông tin: mã, nhiều đơn vị tính, màu, size, trọng lượng, độ mạ băng…..
Danh mục công việc: xây dựng các đầu phiếu chứng từ dựa trên quy trình làm việc giữa các phòng ban.
Danh mục đối tượng: đặc thù nhất là nhóm đối tượng Nông dân, phát sinh các giao dịch thu mua cá nguyên liệu.
Danh mục phương thức thanh toán, Danh mục chính sách giá… Đây là những danh mục quan trọng, phục vụ cho việc tạo nhanh các chứng từ Mua hàng, Bán hàng. Kế thừa để tạo các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu-phải trả.
Phần 4 – Hệ thống quy trình, phiếu chứng từ, form in, biểu mẫu ?
Quy trình bán hàng
-Đơn hàng bán-
-Hợp đồng bán-
Quy trình mua hàng
-Hợp đồng bán-
Quy trình theo dõi công nợ
Quy trình tính giá thành
-Ghi nhận số lượng thành phẩm nhập kho từng công đoạn –
-Chức năng tính giá thành, phân bổ chi phí tự động –
-Phân tích giá thành –
Tương tự cho các quy trình khác như:
Phần 5 – Hệ thống báo cáo
Một số báo cáo phân tích chi phí/ hiệu quả hoat động theo từng đối tượng tập hợp chi phí
Một số báo cáo so sánh thực tế phát sinh so với kế hoạch ngân sách/ dòng tiền
Một số báo cáo theo dõi cơ cấu vốn doanh nghiệp/ vốn tài trợ dự án
Phần 6 – Chuyển đổi số liệu sang hệ thống mới
Các nội dung cần chuẩn bị để chuyển số liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới:
1. Chốt số dư cuối kỳ
Các dữ liệu liên quan đến tài chính-kế toán; kho; tài sản. Để tiện quản lý và theo dõi trên hệ thống mới, thông thường nhà cung cấp sẽ khuyến nghị khách hàng chốt số liệu tròn năm để đầu năm tài chính mới, nhập liệu và chuyển số dư trên hệ thống phần mềm mới luôn.
2. Đổ dữ liệu thô từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo template
Tuy nhiên, sẽ có những dữ liệu thô, phát sinh ở dạng nhật ký chứng từ cần theo dõi trên hệ thống mới. Thường là các thông tin chi tiết ở cấp độ tiểu khoản, khoản mục phí, nhật ký chứng từ. Làm cơ sở để đối chiếu với khách hàng. Ví dụ: công nợ lũy kế theo hóa đơn chẳng hạn. Hoặc những thông tin phục vụ báo cáo quản trị chi tiết như thông tin nhân sự, danh mục đối tượng…. Đối với những trường hợp này, trong quá trình triển khai nhà cung cấp sẽ có những template để khách hàng chuẩn bị dữ liệu tạo thành bộ dữ liệu đầu vào để import vào hệ thống mới.
Liên hệ Bravo theo thông tin tư vấn viên để được hỗ trợ và trao đổi phương án chi tiết hơn, cũng như nhận trao đổi về template dữ liệu danh mục mẫu chuẩn.