Viết Yêu cầu phần mềm/ Hồ sơ mời thầu phần mềm ERP
Phần 1- Tại sao phải viết mô tả yêu cầu phần mềm/ hồ sơ mời thầu
Đặt vấn đề
Đối với những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý tổng thể và đặc thù, việc xác định rõ yêu cầu và phạm vi của bản thân doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết để NCC đưa ra giải pháp và dự toán chi phí triển khai
Đặc biệt, đối với người quản trị dự án ERP ( giám đốc dự án) sẽ chỉ nắm tổng quan chứ chưa chi tiết các đầu mục công việc của các phòng ban. Việc thống nhất phạm vi yêu cầu, các đầu mục công việc còn để tạo động lực, một phép thử cho động lực triển khai phần mềm ERP của các phòng ban và quản lý liên quan.
Mục tiêu bài viết
Xây dựng một phương pháp tiếp cận để xây dựng bản mô tả yêu cầu/ hồ sơ mời thầu để:
- Làm việc nội bộ với các phòng ban liên quan, bổ sung và chỉnh sửa, thống nhất phạm vi cuối cùng.
- Dựa trên thống nhất cuối cùng này, làm tiêu chuẩn để mời NCC và đánh giá các NCC.
Phần 2 – Ai là người tham gia ?
- Trưởng dự án/ chuyên gia chuyên đổi số nội bộ
- Trưởng các phòng ban
- Nhân viên thực hiện nghiệp vụ
- Bộ phận kiểm soát nội bộ
- Ban giám đốc
Viết yêu cầu phần mềm/ hồ sơ mời thầu không chỉ là ghi nhận lại yêu cầu đầu ra hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, mà đây còn là cơ hội, một bước chuẩn bị để công ty chuẩn hóa quy trình, xây dựng nội lực và sự hệ thống của toàn bộ doanh nghiệp. Là bước điều kiện cần để chuyển đối số thành công.
Mình đã có tiếp xúc với những anh chị ở vị trí Trưởng dự án, có người nhanh thì 1 năm, chậm 3 năm, hay có những anh chị chuẩn bị và gắn bó với công ty mười mấy năm, tự tay viết phần mềm bằng access để quản lý cho từng phòng ban.
Do đó, tùy vào nội tại của mỗi doanh nghiệp mà quá trình này có thể diễn ra nhanh hoặc chậm. Sau đây là những công việc cần thực hiện giữa Tổ dự án ERP, đứng đầu là Trưởng dự án và các nhân sự khác trong công ty bao gồm: Trưởng các phòng ban, Nhân viên thực hiện nghiệp vụ, Bộ phận kiểm soát nội bộ, Ban giám đốc:
Phần 3- Các bước thực hiện
Phần hai đã mô tả quy trình làm việc nội bộ trong công ty giữa Tổ dự án và các phòng ban có nhu cầu. Sau đây mình xin giới thiệu quy trình tiếp cận và làm việc với các đối tác bên ngoài. Việc hiểu nội bộ bên trong là điều kiện cần, điều kiện đủ là phải lựa chọn đối tác bên ngoài phù hợp nữa:
Bước 1:
Tham khảo hồ sơ mời thầu trên mạng. Thông qua cổng thông tin đấu thầu, mọi người có thể tìm kiếm các gói thầu tương tự ngành nghề và phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp mình, lấy đó ra là nội dung tham khảo và làm cơ sở để điều chỉnh. Ngoài ra, còn các nguồn khác như các tài liệu chuyên ngành, các hồ sơ mẫu miễn phí trên internet. Xem thêm bài viết về: sử dụng phần mềm đầu thấu qua mạng để xem chi tiết
Bước 2:
Xây dựng mô tả theo mẫu hồ sơ mời thầu và căn cứ dựa trên yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp. Xem thêm bài viết mẫu Yêu cầu đặc thù ERP ngành may mặc xuất khẩu để tham khảo. Ngoài ra, có thể tham khảo các giải pháp đặc thù theo từng ngành nghề của Bravo ở đây để lấy làm nội dung tham khảo.
Bước 3:
Tra cứu các đơn vị trên mạng cung ứng giải pháp ngành nghề và mời demo giới thiệu phần mềm – trao đổi – nhận báo giá. (Semrush/ Google). Xem thêm bài viết về Review các phần mềm quản lý bất động sản ở đây để xem chi tiết
Bước 4:
Tập hợp các báo giá để xây dựng cấu trúc: Phạm vi – chi phí – thời gian triển khai – chính sách dịch vụ. Xem thêm bài viết: Thử tính chi phí xây dựng phần mềm ERP ở đây.
Bước 5:
Ở bước này, sau khi nắm được tình hình nội bộ và khả năng đáp ứng của thị trường. Tiến hàng làm việc nội bộ lại với các phòng ban + ban giám đốc lần nữa để xác định scope of work, phân chia các giai đoạn và tiến độ triển khai cụ thể + tương ứng với chi phí phát sinh. Phê duyệt ngân sách và bắt đầu chạy dự án.
Bước 6:
Mở thầu chính thức (tìm kiếm nhà cung cấp chính thức).
Phần 4-Ví dụ một khách hàng ngành giáo dục
Đây là một khách hàng điển hình cho bài toán viết yêu cầu mời nhà cung cấp phần mềm ERP báo giá. Từ các nguồn tham khảo tài liệu catalogs sản phẩm, trưởng dự án có những đầu mục công việc cần triển khai cho các phòng ban (xuất phát từ mong muốn của ca nhân trưởng dự án_là đối tác làm việc với Bravo. Mong muốn có phần mềm để các phòng ban sử dụng, hạn chế các thao tác nhập liệu, kiểm soát tốt bài toán quản lý chi phí, ngân sách, kế hoạch tài chính của công ty và các chi nhánh.
Đây là hình ảnh minh họa các đầu mục do khách hàng gửi sang.
Rõ ràng, những đầu mục này chưa thể gọi là yêu cầu để gửi cho NCC phần mềm ERP báo giá được. Do đó, một cách thân tình, mình cần hỏi thăm để nắm phạm vi, chốt phương án để báo tham khảo cho khách hàng.
- Làm rõ quy mô: chi nhánh là cơ sở.
- Quy mô là như thế nào ? Cấp độ nào; loại hình trường; bao nhiêu lớp ?
- Mục đích để biết thử lượng dữ liệu phát sinh là Nhiều; vừa phải hay ít.
- Mua hàng/ Kho.
- Quy trình duyệt chứng từ qua bao nhiêu cấp ? Lấy ví dụ: Kế hoạch mua sắm chi tiết đến mức độ nào: theo tháng; theo khoản mục; theo mã; bộ phận ? Phát sinh từ Bộ phận quản lý –> Bộ phận Cơ Sở Vật chất –> Mua hàng –> Ban giám đốc của trường –> Trụ sở/ công ty mẹ.
- Quy trình có chia ra theo nhóm vật tư/ tài sản-ccdc hay không ?
- Với quy trình không phải mua sắm thay thế mà là quy trình sửa chữa lớn; mua sắm tài sản hay dự án xây dựng cơ bản thì như thế nào ?
- Đối với Kho thì hiện tại đang có những kho nào. Quản lý theo barcode; vị trí cũng có nhiều cấp độ:
- Cấp độ 1: Là đã có sẵn thiết bị quét barcode cầm tay; đã có quy trình tạo và thiết bị in tem barcode; đã có sơ đồ kho; vị trí và quản lý nhập xuất-kiểm kê theo vị trí.
- Cấp độ 2: Ứng dụng app mobile để kiểm kê kho; kiểm kê tài sản/ccdc. Chụp hình hiện trạng để phát hiện sự cố/ báo hỏng tài sản/ccdc.
- Kế toán:
- Quản lý vốn vay theo quy trình như thế nào? Cũng có nhiều cấp độ khác nhau như: Đi từ Kế hoạch tín dụng –> Hợp đồng thế chấp –>Hợp đồng vay. Quản lý được chi tiết như này thì quá tốt rồi. Nhưng cũng phải xem lại quy trình hiện tại và nhân sự có đang làm như trên không. Bởi áp dụng thì cần có quy trình duyệt; phân quyền cho các cấp lập; duyệt.
- Có Tính giá thành và giá vốn sp không? Nếu có thì bài toán hạch toán lương thực hiện như thế nào: lấy dữ liệu lương đã phân bổ sẵn để import vào phần mềm hay là dùng chức năng kết nối với EMS.
- Có cần chức năng Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản không?
- Tài chính –> Cấp độ quản lý tài chính tùy thuộc vào quy mô của mỗi công ty mà độ phức tạp khác nhau.
- 1 trụ sở chính với 2 chi nhánh hoạt động tương tự nhau sẽ khác với mô hình trụ sở chính quản lý 1 nhóm các công ty; 1 nhóm các trường đại học; rồi 1 nhóm các trường K1-2.
- Về mặt chức năng cũng có nhiều gói chức năng, thường thì Mô hình tài chính mỗi công ty mỗi khác nhau nên Khách hàng lúc ký hợp đồng chỉ chốt ý tưởng; gửi các mẫu excel đang theo dõi sang cho Bravo và Bravo xác nhận là có làm được hay không thôi. Chứ chức năng này thực sự không phải là 1 module chuẩn và cũng không có công thức tính giá chuẩn; gọi là Case by case; tùy vào yêu cầu của khách hàng mà tính toán khối lượng công việc và báo giá. Ví dụ như các gói chức năng:
- Lập mô hình tài chính dài hạn và thẩm định dự án đầu tư: theo kinh nghiệm thì một số khách hàng có quản lý nội dung này bằng excel; nhưng để đưa vô phần mềm thì là 1 bài toán khó. Một số khách hàng có ký nội dung này nhưng khi thực tế triển khai thì không có nhân sự phụ trách –> thanh lý nội dung này.
- Lập; quản lý và dự báo kế hoạch tài chính: dừng lại với bài toán Lập và quản lý BCTC Kế hoạch (gồm cả KQKD kế hoạch; Dòng tiền kế hoạch); phần mềm chưa lên được dự báo từ số liệu có sẵn.
- Hay cụ thể hơn là quản lý kế hoạch mua sắm; kế hoạch doanh thu; kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản. Và lưu ý là đứng dưới góc độ chủ đầu tư thì Đầu tư xây dựng cơ bản sẽ khác với tổng thầu xây dựng.
- Kết nối với CRM.
- Tại không lại không cần chức năng kết nối với phần mềm EMS. Các nội dung như: danh mục đối tượng HSSV; Lớp; học phần rồi đơn hàng; Thu chi; đặc biệt là phần phân bổ doanh thu; bù trừ cũng quan trọng trong phần kế toán mà.
- CRM thì định nghĩa bao gồm: Marketing; Sales và CSKH. Vậy dữ liệu cần đồng bộ sang như: Khách hàng tiềm năng; Danh sách các chương trình/ chiến dịch Marketing và chi phí phát sinh tương ứng; Đơn hàng/ hợp đồng; là đã đủ rồi chăng ?
Rồi ngoài lề 1 chút là vấn đề nhu cầu này là từ trên xuống hay là từ dưới lên.
Và hiện tại thì anh đối tác của mình đã có file mô tả chi tiết nhu cầu RFQ chưa?
Chứ tóm tắt đầu mục như trên thì Bravo chưa thể báo giá chính xác được. Do mỗi khách hàng của Bravo có quy mô và chức năng khác nhau. Các đầu mục lớn như trên chỉ là chỉ dẫn để nắm thông tin thôi. Vì bảo mật nên không liệt kê chi tiết phạm vi và độ khó của từng đầu mục.
1. Nếu là từ trên xuống (tức là chỉ thị của ban giám đốc) thì theo kinh nghiệm của Bravo được thấy ở quy trình một số công ty khi mời thầu là: Có thể xin ban giám đốc chỉ thị để có chi phí khảo sát. Tức là có thể thuê bộ phận tư vấn thuê ngoài hoặc chỉ định bộ phận IT nội bộ tự khảo sát các phòng ban và lập file RFQ (Requests for Quotation) cấp độ chi tiết hơn. Kết quả này được tập hợp từ các buổi Survey thu thập ý kiến nội bộ; quy trình và yêu cầu nội bộ. –> Gửi yêu cầu này cho các nhà cung cấp để chào giá cạnh tranh sẽ chính xác hơn.
2. Nếu là từ dưới lên (tức là anh đối tác đang làm các bước chuẩn bị để trình phương án sơ bộ + chi phí dự kiến để trình lên ban giám đốc xin chủ trương).
Để có mức ngân sách dự kiến đảm bảo bộ tin cậy để tham khảo. Đối tác_trưởng dự án cần đánh giá chi tiết hơn yêu cầu của các phòng ban bên dưới. ” Có thể em sẽ gửi anh 1 bảng tổng hợp câu hỏi để anh làm việc trước các phòng ban.”
“Ví dụ cà phê hay nói chuyện thân mật chẳng hạn. Rồi sau đó em sẽ gửi anh file tổng hợp nhu cầu và giải pháp để anh tham khảo –> Lên ngân sách dự án và làm tờ trình trên đó. Em cũng hiểu là khó để có thể setup buổi họp với các phòng ban lúc này, vì đây là dự án anh ấp ủ thôi, chứ chưa có bgđ thông qua và các phòng ban cũng chưa biết họ có ý định hay nhu cầu chuyển đổi hay không.”
3.Nếu mà kết hợp được cả hai hướng thì quá tốt. Xin ban giám đốc chỉ đạo để 1 đơn vị qua khảo sát rồi lấy yêu cầu chi tiết đó gửi cho các NCC khác. Bravo tình nguyện làm đơn vị khảo sát đó.
Phần 5- Tổng kết
Chuyên gia chuyển đổi số nội bộ hay trưởng dự án phần mềm quản trị doanh nghiệp là một chiếc mũ mới cho quản lý và các giám đốc trong các doanh nghiệp. Các công ty vừa và lớn cũng đã quan tâm nhiều hơn đến việc xây dựng đội ngũ IT inhouse để xây dựng và phát triển hệ thống ERP của doanh nghiệp.
Cám ơn mọi người đã đọc hết bài viết. Hẹn mọi người trong những bài viết tiếp theo của series: Chuyên gia chuyển đổi số nội bộ. Cùng xem lại bài viết: Chân dung của một chuyên gia chuyển đổi số nội bộ để xem bạn có đang có chiếc mũ này không nhá.
