Kế toán không có KPI, cuối năm không có thưởng?
Phần 1- Tại sao làm kế toán thường không có KPI, cuối năm không có thưởng nhiều như những bộ phận khác?
Số là có một hợp đồng của mình gần đây bị chậm thanh toán, khách hàng công nợ quá hạn đã lâu nhưng vẫn chưa liên hệ được. Kế toán chuyển thông tin sang để kinh doanh liên hệ.
Mình có gọi điện liên lạc với khách hàng để nêu vấn đề và hỗ trợ cho kế toán thu hồi công nợ.
Nhắn tin hỏi thăm thì mới phát hiện ra. Cứ tưởng, thu hồi công nợ thì không chỉ kinh doanh mà kế toán cũng được thưởng. Nhưng không, các bạn bảo: “ChỈ làm vì đam mê thôi anh”.
Haizz. Khảo sát một vòng trên mạng, thì vấn đề lương thưởng, xây dựng KPI cho khối quản lý tổng hợp như: Kế toán, Hành chính gần như rất ít được quan tâm. Về mặt nguyên tắc, muốn có thưởng thì phải có KPI đo lường các chỉ tiêu, lấy đó làm tiêu chí để đánh giá hiệu quả công việc. Ví dụ như kinh doanh thì lấy doanh số làm KPI; sản xuất-dịch vụ thì lấy tiến độ làm KPI; đối với kế toán: khâu cuối trong quy trình chứng từ của doanh nghiệp, rất ít doanh nghiệp đặt KPI cho phòng kế toán vì bởi lẽ mặc định là Kế toán phải xử lý chứng từ cho các phòng ban khác và hạch toán kế toán để lên báo cáo.
Vậy, để giải quyết câu hỏi này thì giải pháp chính là phải xây dựng dựng được KPI cho phòng kế toán.
Gắn KPI phòng kế toán với KPI-mục tiêu chung của doanh nghiệp. Chỉ khi nào đặt lên bàn cân KPI phòng kế toán có độ quan trọng ngang ngửa với các phòng ban khác như: Kinh doanh, sản xuất thì khi đó, vấn đề thưởng cuối năm của Phòng kế toán mới được giải quyết.
Phần 2 – Công việc hằng ngày, bao nhiêu là đủ KPI?
Theo một số chuyên gia xây dựng KPI thì KPI của phòng tài chính kế toán phải được xây dựng từ 2 hướng:
-
Mục tiêu doanh nghiệp: tức hướng tiếp cận từ trên xuống.
Cụ thể hơn nữa, lấy ví dụ từ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp năm 2022 là Doanh thu 20 tỷ, lợi nhuận 20% tương ứng 4 tỷ. Trong đó:
+ Mục tiêu doanh số giao cho phòng kinh doanh: 20 tỷ.
+ Mục tiêu tiến độ sản xuất: giao cho khối sản xuất: đảm bảo đúng tiến độ giao hàng với sản lượng dự kiến năm; chia nhỏ từng quý; tháng.
+ Mục tiêu tuyển dụng năm: theo định biên nhân sự năm 2022, công ty cần tuyển mới 50 công nhân; 10 KTV; 10 nhân viên khối văn phòng. Giao chỉ tiêu cho phòng nhân sự.
+ Mục tiêu chi phí: Kiểm soát chi phí giá vốn sản xuất, từ 52à 50%, tương ứng 10 tỷ. Giao cho bộ phận mua hàng; Kho; Giao nhận : tức khối Kế hoạch và Logistics.
+ Mục tiêu chi phí tài chính và dòng tiền: căn cứ trên kế hoạch kinh doanh và sản xuất năm. Nhiệm vụ của phòng tài chính-kế toán là đảm bảo chính sách công nợ của doanh nghiệp, kế hoạch dòng tiền tài trợ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh, với chi phí vốn là 5% (trên doanh thu). Bao gồm các nghiệp vụ : chiếm dụng vốn nhà cung cấp, khách hàng; hạn mức tín dụng và các nguồn vốn vay ngắn hạn; dài hạn khác.
-
Từ mô tả công việc: hướng tiếp cận từ dưới lên.
Căn cứ trên mục tiêu năm của từng phòng ban, trưởng phòng ban có nhiệm vụ phân bổ và xây dựng các tiêu chí công việc theo mô tả công việc để đạt được mục tiêu của phòng. Từ đó xây dựng nên bộ chỉ số đo lường công việc cho từng cá nhân trong phòng.
Ví dụ: Phòng kinh doanh: để đạt được doanh số 20 tỷ, căn cứ trên mức ngân sách lương kinh doanh là 10%, tương ứng là 2 tỷ/ năm. Trưởng phòng kinh doanh sẽ phải cân đối giữa chi phí lương và KPI cho từng nhân viên. Cụ thể, phương án có thể là:
1 trưởng phòng: KPI 6 tỷ_ lương: 50×12 =600 triệu/năm
1 trưởng nhóm: KPI 4 tỷ_lương 30×12= 360 triệu/năm
8 nhân viên: KPI 2 tỷ/ nv_lương 10x8x12= 960 triệu/năm
Phần còn lại là quỹ phòng, thưởng; phúc lợi khác.
Rồi thì từ KPI doanh số năm của từng nhân viên, chiếu theo quy trình kinh doanh, trưởng phòng sẽ xây dựng KPI chi tiết hơn, gọi là các chỉ tiêu công việc để hướng dẫn cho nhân viên, làm định hướng và động lực công việc. Quy trình: Tìm kiếm khách hàng à Demo trao đổi nhu cầu à Báo giá à Hợp đồng à Repeat. Với giá trị trung bình sản phẩm/ đơn hàng là 300 triệu. Tương đương sẽ có cần khoảng 7 đơn hàng/ mỗi nhân viên. Từ đó suy ra các chỉ số về báo giá: 28; Demo trao đổi nhu cầu: 28; Tìm kiếm khách hàng: 1400 khách hàng (giả sử tỷ lệ là 50/1), tương ứng khoảng 117 khách hàng/ tháng.
Ví dụ: Phòng tài chính-kế toán, mục tiêu của ban giám đốc đưa ra là giảm chi phí tài chính doanh nghiệp xuống, từ mức 7%–> 5% chẳng hạn. Nhiệm của kế toán trưởng, giám đốc tài chính là phải lên giải pháp để đạt được mục tiêu này và phân bổ thành KPI hoạt động cho các nhân viên trong phòng cũng như xây dựng chích sách lương, thưởng cho phòng dựa trên mức ngân sách công ty phân bổ. Các KPI hoạt động có thể là:
1. Thời gian tồn kho trung bình giảm từ: 45-> 35 ngày.
-
Gán KPI này cho nhân viên kế toán Kho. Căn cứ trên mô tả công việc, lại chia nhỏ ra thành các chỉ tiêu công việc như:
- Giảm thời gian tồn kho trung bình của nhóm hàng A; B; C bằng cách thanh lý hàng tồn kho; định kỳ lập báo cáo cảnh báo hàng tồn kho quá hạn để tham mưu cho bộ phận kinh doanh; mua hàng xử lý.
- Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho: thực hiện nhập trước xuất trước.
2. Tuổi nợ Khách hàng giảm từ 45 –> 30 ngày.
-
Gán KPI này cho nhân viên kế toán công nợ phải thu.
- Xây dựng chính sách chiết khấu khi thanh toán công nợ trước 30 ngày (từ 45 ngày) à chiết khấu 1% công nợ chẳng hạn.
3. Nâng hạn mức tín dụng lên 20%.
Gán KPI này cho nhân viên kế toán ngân hàng.
-
- Xây dựng tốt mối quan hệ với nhân viên tín dụng ngân hàng.
- Hoàn thiện và điều chỉnh hồ sơ sổ sách tín dụng.
- Kiểm soát hạn mức và số dư tín dụng ngân hàng.
Phần 3 – Thực trạng có như lý thuyết?
Với mô hình như trên điều kiện cần là công ty phải có mục tiêu và ngân sách rõ ràng ngay từ đầu năm và trong mục tiêu đó, có mục tiêu giao cho phòng kế toán. Hay nói đúng hơn là cách nhìn của chủ doanh nghiệp, trong mục tiêu và ngân sách, có đưa ra đề bài cho phòng kế toán. Ví dụ, chuẩn bị hồ sơ giấy tờ để mời gọi nhà đầu tư bên ngoài. Tương ứng là các phòng ban phải đều hiểu và đăng ký chỉ tiêu, phân bổ từ mục tiêu năm của doanh nghiệp do chủ doanh nghiệp đưa ra.
Sau đó, Trưởng phòng tài chính-kế toán sẽ phải thương lượng, đề xuất, giải trình và được phê duyệt ngân sách hoạt động phòng và tương ứng là chính sách lương thưởng phải được thông qua ngay từ đầu. Có như vậy thì việc xây dựng KPI và thưởng cuối năm cho phòng kế toán mới được giải quyết.
Có thể thấy, vai trò của KTT-CFO là rất quan trọng trong việc quyết định đến KPI và Lương thưởng của phòng kế toán.
Không chỉ nắm bắt và hiểu ý, đôi lúc còn phải khơi gợi sếp. Đồng thời, tổ chức tốt bộ phận nhân sự phía dưới, xây dựng KPI hoạt động cho từng nhân viên. Nâng cao năng lực của KTT-CFO, chính là chìa khóa. Nói về vấn đề này, mình thấy có một khóa học rất hay của CLERVERCFO, mọi người có thể tham khảo ở đây nhé.
Còn bạn thì sao, công ty và phòng kế toán của bạn đang giải quyết bài toán KPI và thưởng như thế nào. Comment xuống bên dưới để cùng trao đổi nhé.