30 phút để đấu thầu qua mạng – Phần mềm ERP top 1 Việt Nam (2021)
Chào tất cả mọi người, hôm nay mình sẽ giới thiệu cho mọi người cách đấu thầu qua mạng và xử lý thông tin từng bước từ phân tích hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư đến hoàn thiện và nộp hồ sơ thầu. Đây cũng là bài post đầu tiên của mình. Mọi người có thể xem thêm thông tin và liên lạc với mình ở đây nhé.
Giới thiệu hệ thống đấu thầu điện tử, đấu thầu qua mạng
Nói về hệ thống đấu thầu điện tử: http://muasamcong.mpi.gov.vn/, đây là một platform, một sàn giao dịch business-to-business, nơi doanh nghiệp, cơ quan mời thầu và nhà thầu tiến hành giao dịch với nhau . Các bên tham gia vào hệ thống đấu thầu qua mạng đều phải đăng ký thông tin tài khoản và được cơ quan cấp chứng thư số- Bộ kế hoạch đầu tư xét duyệt đăng ký.
Việc cài đặt, thiết lập ban đầu là cực kỳ quan trọng, mọi người cứ thực hiện theo hướng dẫn chi tiết của hệ thống. Mọi người có thể vào mục Hướng dẫn cài đặt môi trường máy tính, chi tiết bao gồm các thông tin: (nhớ phải cài đặt đầy đủ các chương trình này nhé):
-
- Điều kiện hạ tầng CNTT, môi trường máy tính và cài đặt phần mềm
- Hướng dẫn cài đặt phần mềm active-X và tải phần mềm active-X
-
- Hướng dẫn cài đặt phần mềm tải file dung lượng lớn
Đối tượng sử dụng cần khai báo những danh mục data nào ?
Tiếp theo là phần khai báo master data, những dữ liệu dùng chung cho các gói thầu trên hệ thống. Có những thông tin quan trọng trong hồ sơ năng lực của nhà thầu, bắt buộc mọi người phải cập nhật đầy đủ:
-
- Thông tin doanh nghiệp: trong đó bao gồm: quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, sơ đồ tổ chức.
- Năng lực tài chính: cập nhật báo cáo tài chính đã kiểm toán qua các năm.
- Đối với danh sách các hợp đồng đã/ đang thực hiện: chỉ cần khai báo thông tin các hợp đồng phục vụ cho năng lực của gói thầu.
- Tương tự cho phần Nhân sự chủ chốt và Thiết bị thi công.
Phân tích chi tiết thông tin gói thầu phần mềm ERP
Đối với Phần mềm ERP, có hai loại gói thầu phổ biến: Hàng hóa và Tư vấn. Hàng hóa tức là xem ERP là sản phẩm hữu hình, còn đối với gói thầu tư vấn: điểm khác biệt chủ yếu là ở cách tính giá dự toán: gói thầu được tính theo số ngày công tư vấn.
Khi nghiên cứu thông tin của một hồ sơ mời thầu, mọi người sẽ tập trung nghiên cứu các tài liệu đính kèm, đặc biệt tập trung vào các tài liệu sau:
-
- Chương III-Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.
- Chương IV- Mục 3-Biểu mẫu dự thầu: Tập hợp các biểu mẫu mà nhà thầu phải điền thông tin.
- Chương V-Yêu cầu về kỹ thuật: Mọi người có thể hình dung, đây là một tài liệu mô tả yêu cầu nghiệp vụ, tính năng của từng phân hệ phần mềm ERP. Nhà thầu sẽ căn cứ vào tài liệu này để xây dựng hồ sơ giải pháp.
Các chương tiếp theo VI-VII-VIII liên quan đến điều kiện hợp đồng, chúng ta sẽ nghiên cứu tiếp ở các bước sau, khi nhà thầu đã được đơn vị mời thầu gửi thông báo lựa chọn và tiến hành đàm phán hợp đồng đấu thầu qua mạng.
Chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Với vai trò là nhà thầu, trong bước này, mọi người hãy liệt kê chi tiết các biểu mẫu mời thầu và các tài liệu đính kèm tương ứng để chứng minh cho từng biểu mẫu. Sau đó, tập hợp tập các biểu mẫu và tài liệu đính kèm thành một file duy nhất để tiện quản lý cũng như xin duyệt nội dung nội bộ. Đây là bước tốn nhiều thời gian và công sức nhất. Một vài biểu mẫu tiêu biểu như:
-
- Giấy ủy quyền
- Bảo lãnh dự thầu
- Đơn dự thầu
- Đề xuất nhân sự
- Hợp đồng tương tự
- Đề xuất kỹ thuật và chi phí
- Tình hình tài chính
Nộp hồ sơ dự thầu đấu thầu qua mạng
Để nộp hồ sơ dự thầu, các bạn thực hiện chi tiết theo các bước sau:
Bước 1: Giải nén file xác thực chứng thư số vào ổ đĩa cứng (không phải ổ hệ thống, ổ C:\; Ví dụ: Ổ D:\)
- Ghi chú: Phải lưu ở thư mục gốc ổ đĩa, không lưu ở các thư mục con vì khi đăng nhập sẽ phải trỏ đến chứng thư số và theo quy định thì sẽ là thư mục gốc ổ đĩa.
Bước 2: Tạo môi trường đăng nhập.
- Tắt Firewall
- Trusted sites ( http://muasamcong.mpi.gov.vn/)
- Ghi chú: Xem video hướng dẫn đường link: https://www.youtube.com/watch?v=sHRn1CwFDbE
Bước 3: Đăng nhập
- Truy cập website http://muasamcong.mpi.gov.vn/ , click “Đăng nhập” và Hệ thống yêu cầu cập nhật mâu khẩu.
- Nhập mật khẩu: ******
- Chọn chứng thư số để xác nhận tài khoản nhà thầu.
- Lưu ý: Phải sử dụng trình duyệt Internet Explorer mới có thể đăng nhập được.
Bước 4: Tìm gói thầu để nộp thầu.
- Click “Trang chủ”
- Click “Hàng hóa”
- Lọc tìm gói thầu cần tham và bấm nút “Tham dự”, làm theo hướng dẫn và yêu cầu để nộp hồ sơ.
Bước 5: Thực hiện làm hồ sơ đấu thầu trên mạng
- Thực hiện khai báo các thông tin hồ sơ dự thầu:
-
- Thông tin nhà thầu tham dự: phần mềm tự động linhk dữ liệu đã khai báo khi lập tài khoản và người dùng không phải khai báo.
- Thông tin gói thầu: phần mềm tự động linhk dữ liệu theo hồ sơ mời thầu à người dùng không phải khai báo.
- Nội dung dự thầu: người dùng tự khai báo theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu
- Đính kèm nội dung hồ sơ dự thầu: người dùng đính kèm bản scan hoặc word theo từng nội dung yêu cầu của hồ sơ mời thầu (thư bảo lãnh, giấy ủy quyền (nếu người đại diện PL ủy quyền cho người được ủy quyền ký các giấy tờ của hồ sơ dự thầu, các tài liệu giải pháp mô tả phương án,……).
- Cam kết dự thầu: Click chuột vào 02 nút trên màn hình cam kết.
- Nhập các bảng biểu dự thầu:
-
- Click chuột vào ô trên hồ sơ để thực hiện cập nhật các thông tin theo mẫu biểu của hồ sơ dự thầu và người dùng cập nhật từng biểu mẫu một theo thứ tự khi hết biểu mẫu thì kích vào ô tiếp theo để cập nhật biểu mẫu kế tiếp cho đến khi hoàn thành tất cả các biểu mẫu của hồ sơ.
- Hoàn thiện xong thì người dùng kiểm soát hết các thông tin và Click chuột vào ô gửi hồ sơ dự thầu để hoàn tất yêu cầu
- Lưu ý: trước khi cập nhật các biểu mẫu dự thầu cần “Input” các dữ liệu đầu vào phần hồ sơ năng lực nhà thầu để kế thừa các thông tin khi cập nhật biểu mẫu, cụ thể:
- Người dùng quay lại trang “người dùng nhà thầu để cập nhật lại thông tin”
- Click chuột vào ô Nhà thầu phía trên và Click chuột vào phần Hồ sơ năng lực góc trái.
- Phần thông tin doanh nghiệp (phần này sẽ kế thừa sang phần biểu mẫu năng lực của nhà thầu) và người dùng không phải cập nhật thông tin gì ở mục này:
- Phần năng lực tài chính (phần này sẽ kế thừa sang phần biểu mẫu năng lực tài chính của nhà thầu): Việc này đã khai báo đến 2019 (BCTC) và các năm tiếp theo 2020, 2021,… người dùng có thể bổ sung theo thực tế thời gian và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
- Phần hợp đồng đã thực hiện (phần này sẽ kế thừa sang phần biểu mẫu hợp đồng đã triển khai của nhà thầu): Việc này người dùng có thể bổ sung theo thực tế yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
- Phần nhân sự chủ chốt (phần này sẽ kế thừa sang phần biểu mẫu hợp đồng đã triển khai của nhà thầu): Việc này người dùng có thể bổ sung lấy từ danh mục nhân sự sang và cập nhật theo hồ sơ mời thầu. Phần này cho phép Import từ excel theo mẫu của trang Web nhưng rất chậm à nên nhập trực tiếp trên hệ thống.
Theo dõi kết quả mở thầu và chuẩn bị hợp đồng
Mọi người tiếp tục theo dõi các chương tiếp theo để chuẩn bị tài liệu giải trình và hợp đồng. Đi đến bước này, xem như mọi người đã gần hoàn tất quy trình đấu thầu trên mạng rồi, chỉ cần kiên nhẫn chờ đợi và chuẩn bị sẵn các tình huống xảy ra như:
-
- Chờ thông báo chính thức mở thầu và lựa chọn nhà thầu qua email đăng ký.
- Bên mời thầu yêu cầu bổ sung thông tin, giải trình nội dung chưa rõ.
- Chuẩn bị bộ hồ sơ dự thầu bản cứng để nộp cho nhà thầu khi được phê duyệt.
- Soạn sẵn dự thảo hợp đồng và bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Một số lưu ý cho lần đầu nộp hồ sơ thầu phần mềm ERP
Những hồ sơ thầu lần đầu đấu thầu qua mạng, mọi người sẽ rất bỡ ngỡ. Mọi người có thể lựa chọn thông báo thử nghiệm để test quy trình. Đối với nhà thầu và cả đơn vị mời thầu, ai cũng trải qua lần đầu. Việc thử nghiệm sẽ cho kết quả tốt hơn khi thực hiện chính thức. Mọi người có thể chọn thông báo mời thầu với loại thông báo: thông báo thử nghiệm để tự tin hơn khi làm chính thức.
Ngoài ra, mọi người có thể xem video mình làm chi tiết trên youtube nhé:
Tham khảo một số đơn vị triển khai phần mềm ERP uy tín
Bài viết cũng đã rất dài, tuy nhiên mình vẫn muốn add thêm một ý nhỏ, đó là một số sản phẩm ERP uy tín tại Việt Nam. Mọi người đã cất công đọc đến cuối này, rất cám ơn mọi người. Enjoy nhé.