Review phần mềm quản trị nhân sự Bravo (2021)
Phần 1- Giới thiệu Phần mềm quản trị nhân sự, chấm công tính lương
Ngoài ra, phần mềm Quản trị nhân sự còn là công cụ để nhân viên giao tiếp và theo dõi các thông tin liên quan đến cá nhân. Ví dụ: theo dõi bảng chấm công, phiếu lương, đăng ký nghỉ phép và quản lý nhắc việc. Tạo ra một công cụ giao tiếp và kết nối thông tin tốt giữa không chỉ bộ phận nhân sự với nhân viên mà còn giữa các bộ phận, phòng ban khác với nhau. Góp phần khuyến khích-động viên nhân viên, tăng tính minh bạch, chính xác và tức thời của thông tin trong doanh nghiệp. Đặc biệt là các thông tin liên quan đến thu nhập, cũng như các phúc lợi của nhân viên.
Nhân lực là một trong số các nguồn lực chính trong mọi doanh nghiệp. Bên cạnh Vật lực, Tài lực và Máy móc thiết bị. Phần mềm Quản trị Nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho phòng Nhân sự của công ty thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng Nhân sự, bao gồm các chức năng chính như:
- Tuyển dụng
- Đào tạo
- Quản lý thông tin nhân sự
- Chấm công
- Tính lương
- Quản lý Thuế thu nhập cá nhân và Bảo hiểm
- Quản lý đồng phục
- Đánh giá kết quả làm việc
- Quản lý nghỉ việc
Phần 2-Case study
Một khách hàng doanh nghiệp FDI chuyên sản xuất mặt hàng da công nghiệp, đặt ra bài toán quản lý nhân sự-chấm công-tính lương như sau:
- Yêu cầu hỗ trợ bắt công theo ca làm việc và phân luồng máy chấm công để hỗ trợ tính công nhanh hơn:
- Quy trình hiện tại: kể từ ngày cuối tháng, có 1 ngày sắp ca, gửi cho kế toán trước 1 ngày trả lương (ngày 5 hàng tháng). Do đó, chỉ có 02 ngày để tính lương.
- Người dùng phải sắp ca, tốn nhiều thời gian thao tác thủ công trên excel nên đưa hệ thống phần mềm vào để xử lý và lưu trữ dữ liệu.
- Khối nhà máy có 3 ca 6am-2pm; 2pm-10pm; 10pm-6am
- Khối Văn phòng: 8-4pm; 8-4.45pm (khối văn phòng chấm công riêng với khối nhà máy)
- Bộ phận bếp 2 người: ca cố định
- Bộ phận xử lý nước thải – khoảng 10 người: ca 7am-3pm
- Chính sách lương, thưởng, phúc lợi thường xuyên thay đổi, dẫn đến công thức tính lương cũng phải điều chỉnh theo. Yêu cầu hệ thống phần mềm có thể tự động cập nhật chính sách và tự động điều chỉnh công thức tính lương:
- Chính sách lương có sự thay đổi các yếu tố:
- Lương cơ bản.
- Ngày công chuẩn, Ngày công của tháng
- Phụ cấp (theo ngày công)
- Một số lưu ý đặc biệt
- Có tính lương cho người nước ngoài, lương người nước ngoài là net
- Tính công cho tháng có nhiều hơn 26 ngày công và có nghỉ phép
- Trường hợp: Một tháng vừa có lương thử việc và lương chính thức
Phần 3- Giải pháp
Với các công ty sản xuất tương tự như trường hợp nêu trên, trọng tâm yêu cầu là tính lương : đầy đủ-kịp thời-chính xác. Căn cứ trên giải pháp chuẩn của phân hệ Nhân sự-chấm công-tính lương, Bravo thực hiện hiệu chỉnh để đáp ứng nhu cầu như sau:
1. Tính công:
-
B1: Phân luồng máy chấm công vật lý:
- Văn phòng_1 máy,
- Nhà máy_02 máy in_02 máy out (khối hành chính + khối sản xuất)
- Và bộ phận ca đặc biệt_01 máy ( Nhà bếp + bộ phận xử lý nước thải)
- B2: Khai báo phân ca.
-
- Đối với bộ phận hành chính-văn phòng thì đơn giản nhất: Có thể tạo Ca hành chính và Phân ca cả năm cho Bộ phận: Hành chính-tổng hợp; Kinh doanh; Ban giám đốc; Chuyên gia nước ngoài.
- Đối với bộ phận sản xuất và công nhân, tiến hành phân ca theo các cấp độ chi tiết:
Level 1: Ca. Ví dụ: Ca 1; Ca 2; Ca 3.
Level 2: Tháng/ tuần, nói chung là từ ngày … đến ngày. (linh động, không cần cố định)
Level 3: Bộ phận/ chuyền sản xuất
Level 4: Nhân viên được phân ca
-
- Đối với bộ phận đặc biệt: Bếp và Xử lý nước thải: thực hiện tương tự như bộ phận Hành chính
- B3: Tự động kết nối dữ liệu chấm công; bắt chấm công theo ca làm việc khai báo.
- B4: Tạo và tính bảng công.
Dĩ nhiên là sẽ có nhiều bước điều chỉnh trước khi chạy ra bảng chấm công, như:
-
- Chấm công bổ sung
- Chấm công đặc biệt
- Bổ sung đi trễ về sớm
Và phần mềm thực hiện tổng hợp số liệu tạo ra kết quả đầu ra quan trọng nhất của bước chấm công : chính là Bảng công. Về mặt giao diện, mọi người có thể thấy một sự tương đồng với cấu trúc bảng excel thủ công. Ngoài ra, dữ liệu bảng công có thể kết xuất ra các định dạng như excel, csv….
2. Tính lương:
- B1: Khảo sát và diễn giải tất cả trường hợp lương (chi tiết theo bảng tính lương excel của khách hàng)
- B2: Điều chỉnh công thức tính lương trên phần mềm.
Việc điều chỉnh công thức lương trên phần mềm chính là việc xây dựng danh mục tham số lương
- B3: Hỗ trợ nhập liệu và test dữ liệu bảng tính lương (ước lượng thời gian khoảng 2-3 tháng)
Phần 4- Áp dụng KPI vào phần mềm quản trị nhân sự như thế nào ?
Mình đã có một bài viết giới thiệu về Quy trình lập và xây dựng Ngân sách công ty. Có thể nói kiểm soát Ngân sách trong hạn mức chính là một trong những chỉ tiêu hàng đầu để đánh giá kết quả hoạt động của các phòng ban và nhân sự trong công ty.
KPI (Key Performance Indicator: chỉ số hiệu quả hoạt động cốt lõi)
Chi tiết hơn, để đánh giá nhân viên một cách định kỳ, làm tiền đề để có những đề xuất thưởng phạt cũng như tăng giảm bậc lương, ta sử dụng các KPI để đo lường. Một trong những mô hình được áp dụng phổ biến để đánh giá năng lực nhân viên đó là ASK với 03 tiêu chí đánh giá chính: Thái độ- Kỹ năng-Kiến thức. Phần mềm làm nhiệm vụ lưu trữ và quản lý các phiếu chứng từ: Phiếu đánh giá nhân viên; Phiếu đề xuất thưởng phạt. Kết quả đánh giá sẽ được cập nhật vào thông tin hồ sơ nhân sự của nhân viên.
-Quy trình đánh giá kết quả nhân viên-
-Phiếu đánh giá kết quả nhân viên-
-Xây dựng Danh mục tiêu chí đánh giá-
Phần 5 – App mobile cho nhân viên
Phần 6- Lợi ích và lưu ý
Tóm tắt lại ứng dụng của khách hàng cụ thể lần này, có một vài lợi ích có thể liệt kê ở đây.
Tiến độ
- Đảm bảo tiến độ:
- 01 ngày kiểm công;
- 02 ngày tính lương
Chất lượng
- Bảng công, bảng lương: tự động và chính xác
- Tính năng gửi email cho nhân sự.
- Báo cáo bảng công, bảng lương qua app điện thoại.
- Quản lý quy trình duyệt nghỉ phép trên app điện thoại.
Ngân sách
Câu hỏi đặt ra là Chi phí đầu tư hệ thống phần mềm quản lý nhân sự trên thị trường là bao nhiêu ? Tham khảo các đơn vị:
- Bravo
- Diginet
- Vnresource
- Lạc Việt
Trong quá trình triển khai có không ít khó khăn cần lưu ý. Với mình, khó khăn nhất nằm ở hai điểm:
- Hiểu và hệ thống hóa công thức tính lương: có một thực tế là file tính lương excel ở nhiều doanh nghiệp sản xuất được xây dựng qua nhiều năm, có tính kế thừa. Ngay cả bản thân người phụ trách đôi lúc cũng chưa diễn giải được hết ý nghĩa và các trường hợp áp dụng công thức tính lương. Thêm vào đó là việc thay đổi các chính sách lương thưởng phúc lợi thường xuyên cũng ảnh hưởng đến tính ổn định khi đưa vào phần mềm. Do đó, cần khảo sát kỹ và làm việc ở bước tư vấn xây dựng danh mục tham số lương thật chi tiết và chính xác.
- Chạy và kiểm thử số liệu: ở bước này cần có số liệu mẫu 3-4 tháng lương để chạy và kiểm tra số liệu. Bước này cần có sự phối hợp giữa cả khách hàng và đơn vị triển khai. Qúa trình này có thể xem là tốn nhiều thời gian nhất của quá trình triển khai này.
Ngoài ra, mọi người cũng có thể tham khảo lại bài viết: Thử tính chi phí xây dựng phần mềm ERP để tham khảo cách dự toán chi phí phần mềm nhé.