Đặt mục tiêu trong công việc theo BSC quan trọng như thế nào?
Phần 1- Những dấu hiệu của việc không đặt mục tiêu trong công việc?
Bản thân mình tự nhận thấy một số dấu hiệu, xuất phát từ kinh nghiệm bản thân sau khi: 3 năm -4 job-điển hình của một zombie chốn công sở:
- Không chủ động trong công việc, có công việc được giao thì thực hiện, không thì không biết làm gì
- Không có kế hoạch làm việc hàng tuần, tháng , ngày và không có báo cáo theo dõi công việc thực hiện hàng tuần
- Không biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
Dẫn đến, một số tình trạng như:
- Bất mãn với quản lý, sếp, khi công việc chậm tiến độ. Đặc biệt liên quan đến quy trình duyệt. Bởi lẽ, bản thân không quản trị mục tiêu tốt nên không thể hiểu và biết cách để thuyết phục sếp, quản lý của mình
- Nguy hiểm nhất, là dễ chán nản, mất động lực công việc đãn đến tình trạng nhảy việc.
Phần 2 – Cách mình đặt mục tiêu trong công việc sales marketing phần mềm ?
Trước tiên là về mặt tư duy, mình học tập phương pháp tư duy BSC để đặt mục tiêu trong công việc:
+ Khách hàng:
Đối tượng khách hàng mục tiêu của mình là ai, cụ thể là kế toán trưởng, giám đốc tài chính. Cụ thể hơn nữa là ngành nghề gì (ngành nghề gì thì mình có một bài viết mới đây, phân tích về nhóm ngành tiềm năng và phù hợp với bản thân) và số lượng là bao nhiêu? Ví dụ: Mục tiêu của mình là triển khai 100 hệ thống kế toán quản trị cho khách hàng. Tuy nhiên ở cấp độ năm 2022, mình đặt mục tiêu: mỗi tháng 1 phần mềm kế toán quản trị: tương ứng là một năm 12 khách hàng mới. Đây là công việc bề nổi của hầu hết nhân viên kinh doanh.
+ Tài chính: cụ thể ở con số doanh số ký mới là bao nhiêu ? Kế hoạch dòng tiền là như thế nào?
Với mình, lộ trình trong năm 2022, doanh số kế hoạch là 4,5 tỷ VNĐ. Ngoài ra, mình còn quan tâm đến Kế hoạch dòng tiền, tương ứng là dòng tiền dương: thu hồi công nợ sau nghiệm thu, các hợp đồng bảo trì: mục tiêu là 3 tỷ. Để làm được việc này, mình cần hỗ trợ kế toán thu tiền. Dĩ nhiên thưởng cuối năm cũng có gắn đến con số này.
+ Hệ thống, quy trình:
Hỗ trợ kỹ thuật nghiệm thu đúng tiến độ. Mình sẽ follow các dự án nghiệm thu trong năm. Quy ra doanh số thì tương ứng với kế hoạch dòng tiền: thu 3 tỷ. Để làm được việc này, mình cần hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình triển khai, làm việc với đối tác để tháo gỡ các vướng mắt.
+ Con người:
Mình đặt mục tiêu xây dựng và phát triển hệ thống các đối tác. Đối tác ở đây mình định nghĩa là những đối tác phát sinh đơn hàng lặp lại, đó là những anh chị mình đã có dịp cộng tác ở các dự án trước, phát sinh các phụ lục, hợp đồng ký mới. Mình đặt mục tiêu năm 2022 là có phát triển được 4 đối tác phát sinh đơn hàng lặp lại. Để làm được việc này, mình cần chăm sóc, liên lạc với khách hàng sau nghiệm thu, chia sẻ về những ứng dụng mới có thể ứng dụng vào giải pháp đã có của khách hàng, mục đích là ngày càng hoàn thiện, mở rộng hơn giải pháp cho khách hàng.
Phần 3 – Công cụ quản lý công việc ?
Công cụ mình lựa chọn để theo dõi mục tiêu công việc là Excel và Power BI. Việc áp dụng công cụ này vào công việc không phải một sớm một chiều, bản thân mình cũng không phải là chuyên gia nên trên tinh thần là không sáng tạo lại bánh xe, mình chia sẻ nguồn học liệu mình nghiên cứu để học hỏi theo xây dựng công cụ bản thân. Đảm bảo nếu mọi người chịu khó xem hết tất cả các video hướng dẫn này và apply vào ý tưởng cho bản thân mình, mọi người có thể có được kết quả như template mình tự xây dựng cho bản thân dưới đây.
Video_ Power BI
Về Power BI mình đã có một bài viết trình bày ở đây. Còn đây là template mình dùng để quản lý công việc, sắp xếp độ ưu tiên và follow các dự án tiềm năng để đạt mục tiêu doanh số: Mục số số 2 trong BSC: 4,5 TỶ trong năm 2022 này.
-Template mình đang sử dụng-
Trong đó:
- Tình trạng: tương ứng là công việc thực hiện với dự án: Demo, báo giá, chờ phản hồi, giải trình báo giá, thương thảo hợp đồng.
- Dự kiến chốt: thời gian dự kiến ký hợp đồng.
- Tỷ lệ cơ hội: 100 %: thành công; 70%: thương thảo và khả năng thành công rất cao; tương tự các mức % khác theo đánh giá cá nhân.
- Gía trị dự toán: giá trị báo giá.
- Độ ưu tiên = ( tỷ lệ cơ hội x giá trị dự toán )/ Mục tiêu doanh số năm.
- Dự báo đạt KPI cuối năm = Sum ( Giá trị dự toán of Dự kiến chốt trong năm)
PHẦN 4 – Nói chuyện với cậu đồng nghiệp về: “Sao sếp duyệt báo giá lâu quá”?
Cậu đồng nghiệp nói nhỏ: “Báo giá em gửi 3 ngày rồi mà chưa thấy sếp duyệt?”. Nhìn dáng vẻ hậm hực và có phần khó chịu ra mặt. Mình nhìn thấy hình ảnh quen thuộc của mình cũng như của đa số mọi người. Ai cũng đã đang và sẽ trải qua cảm giác này. Trước đây, mình cũng vậy, còn bây giờ cũng đã tìm ra cách khắc phục. Mình nhắn cậu em: “Nhân viên kinh doanh ai cũng từng gặp và bức xúc vì báo giá gửi sếp đã lâu mà không được duyệt. Cái này anh rút ra từ trải nghiệm của anh nên có thể đúng hoặc sai, em nghe tham khảo thôi nhé.”
” Mỗi quản lý đều có KPI về doanh số cho bản thân và team.
Mỗi ngày sẽ có rất nhiều công việc của bản thân và của thành viên trong team gửi lên cần xử lý. Thử hình dung: ví dụ trong hàng chờ có 10 công việc thì quản lý sẽ ưu tiên xử lý công việc nào trước. Mỗi người có cách xếp sếp công việc khác nhau. Như anh thì anh sẽ lượng hóa ra để dễ sắp xếp ưu tiên: Độ ưu tiên = Giá trị khả năng ký (báo giá-hợp đồng-phụ lục) x Tính khả thi
Tính khả thi thì đánh giá theo mức độ tiềm năng. Ví dụ :0,1 là không tiềm năng; 0,3 là cũng hơi hơi; 0,5 thì ngon ngon; 0,7 thì thơm; 1 thì chắc ăn chẳng hạn. Rồi filter theo độ ưu tiên giảm dần, cái nào độ ưu tiên lớn nhất thì làm trước.”
Nên, để sếp sớm duyệt báo giá, anh hay hightlight một số nội dung khi nộp báo giá cho sếp
+ Một là giá trị báo giá phải thật cao.
+ Hai là cung cấp thông tin cho sếp rằng dự án này rất khả thi.
Mục tiêu là để đẩy hệ số tiềm năng lên cao, từ đó tăng độ ưu tiên của công việc anh đề xuất lên cho sếp. Khả năng cao sếp sẽ xếp thứ tự ưu tiên cho việc này cao hơn.
Còn nếu không may, sếp đang có nhiều công việc cá nhân, sắp chốt hợp đồng hoặc các bạn khác trong team có báo giá thơm hơn, thì xem như em bị sắp sau rồi. Âu cũng là lẽ thường. Thành ra trong nội bộ team cũng phải khảo sát mấy bạn khác nữa để nắm tình hình.
Vì vậy, lần sau đừng có bực bội chi cho mệt. Nghĩ cho sếp xíu nhé.”